打印前的“安檢”：打印預覽

打印，是辦公室中一個很常見很基本的工作，可很多人在打印文檔或者圖片的時候，卻發(fā)現(xiàn)得到的結果和自己想要的千差萬別。其實，你的眼睛欺騙了你，看到的不一定就是打印的最終效果……要想解決打印的問題，最好在打印前增加一道工序，那就是打印預覽，因為打印預覽的效果才是你最后得到的效果。

打印長表格

對于Excel文檔來說，最容易碰到的問題就是打印數(shù)據(jù)量大的Excel報表了。打印時不管橫豎都無法一頁搞定，經(jīng)常會出現(xiàn)斷頁，幾個項目吊在另外一張打印紙上，既不便于查看，又浪費紙張。它的編輯效果與打印輸出的實際效果相差最大（以Excel 2013為例）。

打開長表格，點擊“文件”，切換到“打印”，這時在頁面右方的窗格中會顯示出該表格沒有進行任何調整的打印效果（如圖1）。從圖上可以看出，該表格顯示不完整，這樣打印出來就會出現(xiàn)斷頁的現(xiàn)象。要調整打印效果，可以關注左下“設置”中的幾個選項。

對于細長的表格來說，可以將默認的“縱向”表格調整為“橫向”，這樣更符合打印紙的長寬比。調整的效果會在頁面右側的窗格中即時顯示。

如果調整了頁面方向以后，表格內(nèi)容還是超出打印的范圍，在超出的范圍不太多的情況下，可以試著調整一下邊距，比如切換成“窄邊距”（如圖2），這樣可以讓更多的表格內(nèi)容納入打印的范圍。窄邊距只是軟件提供的一個默認數(shù)值，你還可以根據(jù)需要，從該項的下拉列表中選擇“自定義邊距”，自己輸入數(shù)值（如圖3）。

如果這樣調整以后，還是不能在打印范圍中顯示完需要的表格內(nèi)容，那就在最后一個縮放項中縮小表格的縮放比例，如果不是巨型的表格（比如本例中的表格），可以直接選擇將“工作表調整為一頁”，這樣在右邊的預覽窗格中就可以看到完整的表格內(nèi)容了（如圖4），也就是實際的打印內(nèi)容。當然打印出來的文字要比實際表格中的文字小。

如果是大型的表格，可以配合“橫向”和“縱向”的設置，選擇“將所有行調整為一頁”或者“將所有列調整為一頁”。調整的時候注意觀察右側的預覽窗格，就能知道自己實際打印出的效果了。

打印長文檔

和打印長表格相比起來，用Word打印長文檔沒那么復雜，但有時候我們也會碰到這樣的情況：文檔最后一頁只有一兩行甚至幾個字，卻仍需要占用一整頁的空間。這樣打印就太浪費紙張了。在Word2007和Word2010中，可以這樣解決。

Word2007：單擊Word窗口快速工具欄上的“打印預覽”圖標，在打印預覽狀態(tài)下，可以在工具欄上找到“減少一頁”的圖標。點擊“減少一頁”，Word就會自動調整字號、間距等設置，把最后那一兩行文字調入上一頁中，以達到減少一頁的效果。如果想準確地把文檔壓縮到指定頁數(shù)內(nèi)，只要重復單擊“減少一頁”，直到所需頁數(shù)即可。需要提醒的是，如果超出的內(nèi)容行數(shù)過多，可能會導致字體過小，請慎重使用該功能。

Word2010：右鍵單擊快速訪問工具，選擇“自定義快速訪問工具欄”，依次點擊“打印預覽選項卡/減少一頁/添加”，點擊“確定”，再按照上面的方法點擊該按鈕即可。

打印網(wǎng)頁

網(wǎng)絡上有很多需要的資料，但在打印網(wǎng)頁時卻經(jīng)常出現(xiàn)問題，像頁面右側少了一半，或者頁面上下多了一些多余的文字等等。為什么會這樣呢？還是那句話，你的眼睛欺騙了你。不行，點開瀏覽器上的打印預覽試一試。

以Firefox為例，在工具欄上依次選擇“文件/打印預覽”，就能看到真實的打印效果了。不過，和我們之前看到的不一樣，這里多了網(wǎng)址、標題、日期和頁碼等我們并不需要的信息（如圖6），這是它默認的打印設置。如果不加以修改，就會得到這樣的打印結果。當然，這并不是我們想要的。

首先，把這些多余的文字去掉。在打印預覽中選擇“頁面設置”，再切換到“頁邊距和頁眉/頁腳”選項卡，在“頁眉和頁腳”選項中可以看到多出的那些文字是怎么來的。如果你都不需要，那就挨個在這些下拉列表中選擇“空白”，然后保存設置（如圖7、8）。再根據(jù)前面的方法重新回到打印預覽，就看到那些多余的文字已經(jīng)去掉了。

除此之外，還可以在“打印預覽/頁面設置”的“格式和選項”卡中，對紙張方向和縮放比例進行調整（如圖9）。大家使用的多是A4紙，要想完整打印出網(wǎng)頁，一般需要把方向設置為“橫向”，并在“頁邊距和頁眉/頁腳”選項卡中將頁邊距調到最?。ㄈ鐖D9），再通過縮放比例調整打印范圍。不過縮放比例也別太小，否則打印出來的文字就看不清楚了。

等比打印身份證

很多時候都要用到個人的證件復印件，如果之前就用掃描儀將證件保存為數(shù)字文件，這時只需要用打印機將證件打印出來即可。但如果直接打印，就會得到一整張A4尺寸的證件照，這可不行！

對于辦公族來說，這個時候就可以利用Office的所見即所得功能來調整掃描件的打印尺寸了，比如身份證，我國第二代公民身份證的標準尺寸為85.6mm×54mm，在空白Word文檔中插入身份證掃描圖片后，左鍵雙擊圖片，選擇裁剪工具將掃描件的白邊剪掉，再點擊圖片頂點即可縮放尺寸，這時可以參考Word文檔的標尺（標尺可定義為厘米，在Word 2007中點擊“Office按鈕/Word選項/高級/顯示”，設置“度量單位”為厘米并取消勾選“以字符寬度為度量單位”項即可），或者直接右鍵點擊圖片，選擇“大小”，在尺寸可旋轉中直接輸入高度5.4厘米、寬度8.56厘米即可。