摘 要:國(guó)家新資助政策體系的建立,對(duì)高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的資助措施不斷完善,為做好學(xué)生資助工作,切實(shí)加強(qiáng)管理。云南省教育廳于2009年開發(fā)了云南省高等學(xué)校學(xué)生資助管理系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“管理系統(tǒng)”)。筆者連續(xù)三年作為學(xué)校管理員操作該管理系統(tǒng)??偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)對(duì)管理系統(tǒng)的操作流程、操作重點(diǎn)難點(diǎn)、如何使管理系統(tǒng)填報(bào)工作有序、高效的開展、管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)意義等方面在本文中進(jìn)行了論述。
關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng) 操作流程 家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定 獎(jiǎng)學(xué)金 助學(xué)金
中圖分類號(hào):G420 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-9795(2013)06(a)-0095-01
云南省高等學(xué)校學(xué)生資助管理系統(tǒng)主要目的是對(duì)高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生電子檔案識(shí)別認(rèn)定、建立、完善;獎(jiǎng)學(xué)金(國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、省政府獎(jiǎng)學(xué)金、省政府勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金)和助學(xué)金(國(guó)家一等助學(xué)金、國(guó)家二等助學(xué)金)的申請(qǐng);資助資金的監(jiān)管等業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)學(xué)生信息采集、審核、上報(bào)、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)等管理環(huán)節(jié)的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。從而加快學(xué)生信息化管理、提高資助管理的現(xiàn)代化水平和工作效率,是教育電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容。
1 管理系統(tǒng)的操作流程
操作流程有四個(gè)層次,分別為學(xué)生填報(bào)、班主任操作、輔導(dǎo)員操作及學(xué)校管理員操作。據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的順序我們把管理系統(tǒng)的填報(bào)、審核、公示、上報(bào)分為以下幾個(gè)步驟。
(1)學(xué)生基本信息進(jìn)入系統(tǒng)的步驟。
該步驟是一個(gè)從上之下的過程。首先學(xué)校管理員根據(jù)高校實(shí)際情況建立院、系用戶,例如學(xué)校有工商管理學(xué)院、城市學(xué)院、體育系等八個(gè)院、系。就建立八個(gè)用戶;之后由院系輔導(dǎo)員根據(jù)自己院、系的實(shí)際情況建立下設(shè)的行政班級(jí);最后該行政班級(jí)的班主任導(dǎo)入該班學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、性別、生源地等實(shí)際信息。
(2)學(xué)生完善信息及填報(bào)申請(qǐng)的步驟。
在班主任導(dǎo)入學(xué)生數(shù)據(jù)完畢后,學(xué)生可以根據(jù)學(xué)號(hào)為用戶名進(jìn)入管理系統(tǒng),根據(jù)系統(tǒng)指示完善個(gè)人信息和家庭信息。
(3)班主任審核學(xué)生申請(qǐng)的步驟。
班主任要根據(jù)學(xué)生提供的由生源地民政局出具的《家庭經(jīng)濟(jì)困難證明》所反應(yīng)的家庭經(jīng)濟(jì)狀況、學(xué)生生活狀況掌握的信息、學(xué)生系統(tǒng)填報(bào)申請(qǐng)表由班級(jí)評(píng)定小組民主評(píng)議后在系統(tǒng)中核定貧困等級(jí)(家庭經(jīng)濟(jì)非常困難、一般困難、困難、不困難)并在系統(tǒng)中公示三天,公示期內(nèi)學(xué)生可以到系統(tǒng)查閱如有不符可以提出異議。如公示期內(nèi)無異議,上報(bào)到院系級(jí)。
(4)院、系輔導(dǎo)員審核的步驟。
班主任上報(bào)學(xué)生申請(qǐng)后,有院系專門負(fù)責(zé)資助工作的輔導(dǎo)員進(jìn)行審核,審核通過后上報(bào)到學(xué)校級(jí)。
(5)學(xué)校審核步驟。
學(xué)校管理員接院系級(jí)上報(bào)學(xué)生申請(qǐng)后,查核學(xué)生信息及申請(qǐng)表稱述理由無誤后,通過審核,并公示三天,公示期間學(xué)生、班主任、輔導(dǎo)員可以上系統(tǒng)查詢,如無異議,由學(xué)校管理員上報(bào)教育廳。
(6)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生建檔認(rèn)定工作結(jié)束后,學(xué)生可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)入管理系統(tǒng)申請(qǐng)國(guó)家一、二等助學(xué)金;國(guó)家勵(lì)志、省政府勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金;國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、省政府獎(jiǎng)學(xué)金。
2 操作過程中出現(xiàn)的重點(diǎn)、難點(diǎn)
(1)在班主任導(dǎo)入學(xué)生信息的過程中,一定要嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示下載“標(biāo)準(zhǔn)樣表”,按表格要求填入學(xué)生相關(guān)信息之后導(dǎo)入系統(tǒng),如表格內(nèi)容順序不符會(huì)出現(xiàn)不能導(dǎo)入或?qū)脲e(cuò)亂的現(xiàn)象發(fā)生。
(2)學(xué)生在填寫貧困學(xué)生認(rèn)定表過程中,“家庭人均收入”一欄所填寫的為家庭人均收入(即為家庭每月總收入×12÷家庭人口數(shù))且需與前家庭成員信息中的相關(guān)信息相符。收入只是一個(gè)單量標(biāo)準(zhǔn),還要結(jié)合該家庭是否受災(zāi)、欠巨額債務(wù)、家庭成員是否有重大疾病等等因素綜合考慮來評(píng)定是否家庭經(jīng)濟(jì)困難、貧困等級(jí)。
(3)班主任在審核學(xué)生提交的申請(qǐng)時(shí)注意三個(gè)方面:
①審核申請(qǐng)表時(shí),請(qǐng)點(diǎn)擊“申請(qǐng)表查詢”先了解申請(qǐng)的學(xué)生數(shù)量后,在逐一進(jìn)行審核。
②審核過程中,申請(qǐng)人數(shù)較多的班級(jí),班主任應(yīng)該對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案認(rèn)真點(diǎn)選貧困等級(jí)認(rèn)定,如出現(xiàn)錯(cuò)選、漏選應(yīng)該第一時(shí)間與學(xué)校管理員取得聯(lián)系,由學(xué)校級(jí)進(jìn)行刪除操作,請(qǐng)學(xué)生重新提交申請(qǐng)。
③在審核過程中,班主任需了解通過、不通過、駁回三個(gè)按鍵的實(shí)際意義。“駁回”是說明學(xué)生提交的申請(qǐng)出現(xiàn)誤差的情況,可以更改后再次提交?!安煌ㄟ^”則是說明學(xué)生實(shí)際情況不符合評(píng)選條件,一旦點(diǎn)擊該學(xué)生本年度不能申請(qǐng)?jiān)撝鷮W(xué)金或獎(jiǎng)學(xué)金。
3 如何使管理系統(tǒng)填報(bào)工作有序、高效的開展
每年進(jìn)行管理系統(tǒng)填報(bào)工作的時(shí)間為9月至10月,時(shí)間緊、任務(wù)重,如何按時(shí)、有效、準(zhǔn)確的進(jìn)行管理系統(tǒng)填報(bào)審核是此項(xiàng)工作的重點(diǎn),根據(jù)三年的填報(bào)工作的經(jīng)驗(yàn),提出以下幾點(diǎn)建議:
(1)由于管理系統(tǒng)的填報(bào)工作相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)、操作方法是由上而下的傳達(dá)的,其間會(huì)出現(xiàn)信息傳遞的弱化和失真。導(dǎo)致填報(bào)工作出現(xiàn)錯(cuò)漏、反復(fù)、效率低下等現(xiàn)象出現(xiàn)。解決此問題有如下幾點(diǎn):
①根據(jù)云南省助學(xué)貸款管理中心下發(fā)的文件精神及要求,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,擬定通知,通知中寫明填寫要求、填寫的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及應(yīng)該注意的重點(diǎn)、難點(diǎn)。
②制定操作手冊(cè)及組織培訓(xùn)。根據(jù)管理系統(tǒng)的填報(bào)流程,制定學(xué)生、班主任、輔導(dǎo)員及學(xué)校管理員操作手冊(cè),明確各級(jí)在實(shí)際操作的過程中需要注意的事項(xiàng)。
③針對(duì)上一年次填報(bào)工作出錯(cuò)較多、效率較低的院系進(jìn)行調(diào)研,深入學(xué)生了解情況,追根溯源,提出改進(jìn)方法。
(2)把系統(tǒng)填報(bào)工作作為考核輔導(dǎo)員、班主任工作的重要內(nèi)容并作為提高責(zé)任心教育的重要突破口。
①就系統(tǒng)填報(bào)工作制定工作制度,設(shè)置出錯(cuò)率表格,以數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)各二級(jí)院系填報(bào)工作的情況。
②在系統(tǒng)填報(bào)過程中,根據(jù)系統(tǒng)公平、公正、公開的原則具有一定的不可逆性。班主任、輔導(dǎo)員一旦出現(xiàn)審核上報(bào)錯(cuò)誤,需要經(jīng)過刪除錯(cuò)誤信息、重新填報(bào)、重新審核、重新公示、重新上報(bào)等一系列復(fù)雜、漫長(zhǎng)的過程才能校正錯(cuò)誤。
4 云南省高等學(xué)校學(xué)生資助系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)意義
在填報(bào)工作涉及面較廣,需要協(xié)調(diào)配合才能完成工作,所以在學(xué)校內(nèi)部,各層次群策群力、積極溝通、互相學(xué)習(xí)、班主任輔導(dǎo)員以老帶新共同完成工作,體現(xiàn)了集體主義精神。在潛移默化中增強(qiáng)了學(xué)校的凝聚力和向心力。
更重要的意義在于,管理系統(tǒng)加快信息流通,學(xué)生信息可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員,無任何中間環(huán)節(jié)。規(guī)范辦公流程,使各級(jí)管理員責(zé)任明確,權(quán)限分明,查有所依,杜絕推諉、扯皮現(xiàn)象。提高辦事效率有效協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)個(gè)層級(jí)的協(xié)同工作問題,實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公,能夠方便的隨時(shí)查看學(xué)生的基本信息和統(tǒng)計(jì)學(xué)生獲獎(jiǎng)情況、各層級(jí)的工作進(jìn)度情況,跟蹤監(jiān)督,提高執(zhí)行效率和力度。[3]
相信在不久的將來,隨著云南省高等學(xué)校學(xué)生資助系統(tǒng)進(jìn)一步完善,學(xué)生的獎(jiǎng)助評(píng)優(yōu)工作可以向無紙化辦公邁進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
[1]云南省教育廳關(guān)于做好2010年度國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)和省政府獎(jiǎng)學(xué)金及相關(guān)工作的通知[Z].云教貸[2010]21號(hào).
[2]郭宏遠(yuǎn),王恒福.淺淡輔導(dǎo)員工作責(zé)任心[Z].浙江交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院.
[3]無紙化辦公[EB/OL].百度百科.