學(xué)校檔案管理工作的信息化和信息化建設(shè)

摘 要：檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)，國(guó)家檔案局提出了“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，在這樣一個(gè)大環(huán)境下，學(xué)校檔案信息化勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：檔案管理 學(xué)校檔案管理 檔案信息化 檔案信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）05（c）-0111-01

1 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化在檔案學(xué)里并沒(méi)有一個(gè)既定的概念，具體來(lái)講，檔案信息化是指將檔案信息的采集、傳遞、查詢(xún)等網(wǎng)絡(luò)化，存儲(chǔ)數(shù)字化，管理標(biāo)準(zhǔn)化，將檔案信息的采集、傳遞、儲(chǔ)存和查詢(xún)一體化，四者合一。檔案信息化建設(shè)是指利用先進(jìn)的信息技術(shù)建設(shè)檔案的信息庫(kù)，方便檔案信息的管理和查詢(xún)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)并不是依靠某一個(gè)部門(mén)或者在某一階段就可以完成的事，需要學(xué)校各個(gè)部門(mén)全方位的配合，不斷對(duì)檔案信息資源，檔案信息網(wǎng)絡(luò)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息管理制度等各個(gè)方面進(jìn)行提升、完善，特別是檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)不能間斷，一定要加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。

2 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)的必要性

信息化是一場(chǎng)新的技術(shù)革命，對(duì)社會(huì)生活方式與管理方式造成了深度影響和改變，在全社會(huì)信息化的環(huán)境下，國(guó)家檔案局提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，學(xué)校檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

學(xué)校是接收新事物、運(yùn)用新科技的前沿陣地，學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)中形成大量的以音頻、視頻等新媒介為載體的文件，要保存好學(xué)校教學(xué)、科研的信息資料，做好檔案工作，勢(shì)必要有儲(chǔ)存這些新載體的設(shè)備，因此，學(xué)校檔案信息化建設(shè)不容推遲。

2.2 檔案信息化建設(shè)可改變學(xué)校檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理大多是一種簡(jiǎn)單的保管工作，極少為公眾提供主動(dòng)的服務(wù)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)可使檔案管理的工作從單純地保管向綜合管理發(fā)展，自動(dòng)、有效、全方位的為學(xué)校工作服務(wù)，使檔案變?yōu)闉榭晒W(xué)校利用的文獻(xiàn)資料。

2.3 檔案信息化可以提高學(xué)校檔案的使用率，使檔案更大限度的為學(xué)校工作服務(wù)

學(xué)校檔案信息化的建設(shè)，使檔案手工管理向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，形成整體、系統(tǒng)、主動(dòng)的服務(wù)模式，檔案內(nèi)容更加豐富、全面，檔案查詢(xún)更加方便，無(wú)論是學(xué)校的教學(xué)工作者、科研工作者、行政工作者、抑或是學(xué)生，只要有檔案管理的訪問(wèn)權(quán)限，即可不受地點(diǎn)和時(shí)間的限制，查詢(xún)所需資料，更大限度的為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

3 如何做好檔案信息化和檔案信息化建設(shè)工作

3.1 引起領(lǐng)導(dǎo)重視，取得領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在校領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下，學(xué)校各方面配合，檔案信息化建設(shè)才能順利開(kāi)展。

3.2 做好檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)必須有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)做基礎(chǔ)，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件和軟件兩大部分，硬件設(shè)備需要服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、掃描器等，檔案數(shù)字化過(guò)程中離不開(kāi)各種軟件，辦公軟件、影像處理軟件、格式轉(zhuǎn)換軟件必須具備。另外檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、根據(jù)學(xué)校的要求構(gòu)建檔案管理的局域網(wǎng)或者INETERNET基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)。

3.3 檔案信息化建設(shè)的人才建設(shè)

（1）對(duì)既有檔案工作者的人才培養(yǎng)。

檔案管理工作的信息化和手工管理時(shí)有著較大的區(qū)別，檔案工作者需認(rèn)清這一轉(zhuǎn)變，盡快進(jìn)入新的工作環(huán)境，努力提高自身工作能力，主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公自動(dòng)化軟件工具等，定期對(duì)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、辦公軟件等基礎(chǔ)知識(shí)的考核，建立獎(jiǎng)懲制度，以激勵(lì)工作人員對(duì)新知識(shí)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案信息技術(shù)，有效應(yīng)對(duì)檔案信息化工作中的采集、轉(zhuǎn)化、保存等環(huán)節(jié)上的問(wèn)題。

（2）引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。

檔案信息化建設(shè)需要精深的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，學(xué)?？蓮男Ｍ庖M(jìn)既具有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)又具有檔案管理知識(shí)的人員，有效進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。在技術(shù)人才引進(jìn)時(shí)要慎重選擇、嚴(yán)格把關(guān)，不但要考慮技術(shù)水平的因素還要考慮個(gè)人道德素養(yǎng)問(wèn)題，建設(shè)完善的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。

4 制定檔案信息化建設(shè)的制度

學(xué)校檔案信息化建設(shè)普遍存在資金有限、設(shè)備配置不夠、人才不足等問(wèn)題，所以應(yīng)當(dāng)制定合理、完善的制度，充分考慮學(xué)校的需求和現(xiàn)狀，以在擴(kuò)大資金、配置設(shè)備、人才培養(yǎng)等各方面的工作時(shí)按照規(guī)定制度來(lái)進(jìn)行，杜絕工作中出現(xiàn)盲目性、落后性。檔案信息化建設(shè)工作是復(fù)雜且繁復(fù)的過(guò)程，各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作只有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法才能確保工作順利。

5 做好檔案管理工作中采集、錄入、存儲(chǔ)工作

采集和存儲(chǔ)是檔案管理中極為重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，是以后檔案工作進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)中的檔案采集工作應(yīng)當(dāng)全面取材、取其精華、去其糟粕。力求檔案采集的內(nèi)容既全面無(wú)遺漏又有較高的使用價(jià)值。

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要目的就是提高檔案被學(xué)校使用的效率和有效性。所以檔案在存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)分層次、分類(lèi)別，按關(guān)鍵詞、主題等錄入，既提高錄入效率，又有利于以后對(duì)檔案資料的檢索查詢(xún)。

檔案管理人員應(yīng)確保檔案信息存儲(chǔ)的安全性和規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)重要珍貴的檔案資料的保護(hù)，按照一定的規(guī)律、制度存儲(chǔ)資料，確保用戶(hù)查詢(xún)時(shí)能準(zhǔn)確地查到先關(guān)資料。

6 檔案信息化建設(shè)的安全性

檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化，將資料轉(zhuǎn)化成電子檔案供學(xué)校人員查閱會(huì)涉及到著作權(quán)益問(wèn)題，所以在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)提高對(duì)著作權(quán)、發(fā)表權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)的維權(quán)意識(shí)，保護(hù)好檔案信息的權(quán)益。

檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化也存在安全隱患，要減少網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的危險(xiǎn)應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

（1）上傳文件時(shí)，確保文件的安全性，沒(méi)有被病毒感染。

（2）做好訪問(wèn)控制策略，嚴(yán)格控制管理人員的訪問(wèn)資格和操作權(quán)限，避免人為的信息泄密和資料破壞。

（3）網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)。嚴(yán)格做好服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保護(hù)，定期更新防護(hù)體系，防止病毒侵襲和黑客侵入。

（4）檔案資料備份保護(hù)。應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，包括本地備份和異地備份。

（5）一定要確保工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，以避免操作不當(dāng)對(duì)文件資料、計(jì)算機(jī)或者數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)造成的破壞。

（6）保證硬件運(yùn)行在合適的物理環(huán)境下，比如溫濕度合適，避免電磁強(qiáng)烈干擾，定期對(duì)硬件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即處理，避免硬件損壞造成的數(shù)據(jù)丟失。

總之，學(xué)校檔案信息化建設(shè)是學(xué)校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，需要在學(xué)校各個(gè)方面的配合下才能不斷發(fā)展、完善，在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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