淺析電力企業(yè)檔案信息化發(fā)展

摘 要：目前，我國(guó)電力企業(yè)的檔案管理多是依賴經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及智能化的推廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用范圍不斷得到擴(kuò)展，檔案信息化成為檔案管理中的新課題。本文將從紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)以及共存性出發(fā)，對(duì)電力企業(yè)檔案信息化的建設(shè)展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：信息化；紙質(zhì)檔案；電子檔案

電力企業(yè)尤其是電力設(shè)計(jì)院中大量的檔案，既是企業(yè)知識(shí)的積累，資產(chǎn)的憑證，更是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的依據(jù)。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，日積月累的大量紙質(zhì)檔案作為企業(yè)寶貴的資產(chǎn)，如何通過(guò)信息化進(jìn)行合理有效地管理，成為擺在我們面前的緊迫任務(wù)。

檔案信息化建設(shè)，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心，向以檔案信息為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)以及利用的過(guò)程[1]。在我國(guó)，數(shù)字化（digitization）是指“用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程”[2]而澳大利亞則是使用另一種包含性概念，將檔案數(shù)字化作為文件“轉(zhuǎn)化”的一種形式，其所定義的“轉(zhuǎn)化”（conversion）意指“將文件從一種介質(zhì)向其他介質(zhì)或從一種格式向其他格式轉(zhuǎn)化的過(guò)程。例如將紙質(zhì)文件微縮或數(shù)字成像，或者改變屬性設(shè)置”。澳大利亞所定義的概念，正是我國(guó)電力企業(yè)檔案信息化所要執(zhí)行的工作。本文將分三點(diǎn)對(duì)電力企業(yè)檔案信息化發(fā)展工作進(jìn)行分析。

1、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的客觀性

以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，是檔案信息存儲(chǔ)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化標(biāo)志。

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)，長(zhǎng)期以來(lái)被人們作為主要的信息載體所使用。它具有較強(qiáng)的原始記錄性，能客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的原始憑證功能。同時(shí)，它作為檔案信息的主導(dǎo)存儲(chǔ)介質(zhì)，具有耐久性。美國(guó)國(guó)家檔案局在對(duì)30億頁(yè)處于危險(xiǎn)狀況的紙質(zhì)檔案，研究確定其保護(hù)措施時(shí)，數(shù)十位專家對(duì)5種常用介質(zhì)（磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進(jìn)行論證，最后結(jié)論是紙張、膠片是最適宜檔案文獻(xiàn)的長(zhǎng)期保存。

具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件稱為電子檔案。電子檔案的存儲(chǔ)具有高密度性。其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，能減少了檔案的存儲(chǔ)空間，對(duì)于電力企業(yè)，尤其是電力設(shè)計(jì)院來(lái)說(shuō)無(wú)疑是非常有效地存儲(chǔ)方式。另外，電子檔案具有高效的信息共享性。然而，電子檔案的使用又具有一定的局限性，電子檔案的管理要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成可識(shí)讀的記錄。

根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案需要互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展。然而，紙介質(zhì)與磁介質(zhì)雙軌制的收集、整理、編目和保管，將會(huì)給檔案工作者帶來(lái)雙倍或超雙倍的工作量。所以，要在兩者之間找到相應(yīng)的工作重點(diǎn)，在合理管理紙質(zhì)檔案的同時(shí)，大力發(fā)展電子檔案，以提高工作效率，更好的服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作。

2、電力企業(yè)檔案信息化得必然性

如上文所論述，電力企業(yè)檔案室內(nèi)存在大量紙質(zhì)檔案，檢索費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)空間大，維護(hù)不方便。隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案資料管理收集工作帶來(lái)一定難度。此時(shí)，檔案庫(kù)存爆滿、檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案整理方法復(fù)雜、檔案檢索利用困難等問(wèn)題都逐漸凸顯。在這樣的大前提下，

建立一套從檔案的收集、整理、到檢索的電子檔案管理體系是目前電力企業(yè)檔案管理所要解決的迫切問(wèn)題。

3、并存時(shí)期檔案管理策略

3.1建立電力企業(yè)工程檔案信息化全過(guò)程管理體系

電子檔案的管理工作與紙質(zhì)檔案以卷盒和柜架為裝具的機(jī)械整理方式不同。他需要檔案部門深入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，從產(chǎn)生電子檔案的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。電力企業(yè)檔案部門應(yīng)擺脫原有的被動(dòng)工作模式，找準(zhǔn)為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)，在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中就加入電子檔案的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。電力工程檔案隨著電力建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，又隨著電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。在這一過(guò)程中，檔案管理部門也應(yīng)與之同步。并做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，利用網(wǎng)絡(luò)化、信息化等手段，在檔案的傳輸、歸檔和利用過(guò)程中，減少重復(fù)勞動(dòng)出現(xiàn)的可能性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制

管理，最終要落實(shí)到人員。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案管理工作，面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，對(duì)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。除了需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)外，還要具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案管理人員也需在實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并以此建立相應(yīng)規(guī)范的管理體系，從而促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

3.3健全電力企業(yè)檔案管理信息化制度

要使電力企業(yè)檔案管理信息化工作有序進(jìn)行，就必須建立一套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度。對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制等提出具體要求。

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大前提下，新型載體檔案取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。在此形勢(shì)下，電力企業(yè)紙質(zhì)檔案的功能將逐漸轉(zhuǎn)化為資料的存檔，強(qiáng)調(diào)其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強(qiáng)的實(shí)用性功能，可以很好的聯(lián)系電力企業(yè)各個(gè)部門之間的關(guān)系，并以此提高工作效率。同時(shí)，電力企業(yè)檔案管理部門需要進(jìn)一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關(guān)系，以加快電力企業(yè)檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶碧云 論檔案信息化內(nèi)涵及其相互關(guān)系[J]. 《檔案學(xué)通訊》 2002.6

[2]國(guó)家檔案局. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范[S]. 2005