基于現(xiàn)代信息技術(shù)的文檔管理課程實(shí)訓(xùn)模式探究

摘 要：秘書文檔管理課程是高職院校文秘專業(yè)廣泛開設(shè)的一門以培養(yǎng)并提升學(xué)生文檔管理技能為目標(biāo)的技能課。目前隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展和各校教學(xué)改革的推進(jìn)，如何將信息技術(shù)融入課程教學(xué)受到普遍關(guān)注，而且在這種融合中如何基于信息技術(shù)開發(fā)并完善課程實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)更成為文秘教師普遍關(guān)注的焦點(diǎn)和課程改革推進(jìn)的難點(diǎn)。本文擬從四個(gè)方面對(duì)基于現(xiàn)代信息技術(shù)的文檔管理實(shí)訓(xùn)模式進(jìn)行一些探討。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù) 文檔管理 實(shí)訓(xùn)模式

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）05（b）-0158-01

秘書文檔管理課程是高等職業(yè)院校文秘專業(yè)的一門傳統(tǒng)核心課程，旨在培養(yǎng)并提升學(xué)生的文檔管理的職業(yè)技能，課程講究理論教授與實(shí)訓(xùn)操作并重。如今隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展和教學(xué)改革的推進(jìn)，文檔管理課程在理論講授中早已融入了諸多信息化技術(shù)因素，例如多媒體應(yīng)用，精美課件的制作，網(wǎng)絡(luò)圖文信息資料的搜集等，這些轉(zhuǎn)變提升了授課內(nèi)容的前瞻性和趣味性。與此同時(shí)，如何基于現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)并完善課程實(shí)訓(xùn)也成為高職院校文秘教師關(guān)注的焦點(diǎn)和課程改革中的難點(diǎn)?；谠撜n程的教學(xué)現(xiàn)狀、教育部的政策導(dǎo)向1以及個(gè)人的教學(xué)經(jīng)歷，本文擬從以下四個(gè)方面就基于現(xiàn)代信息技術(shù)的文檔管理課程實(shí)訓(xùn)模式進(jìn)行一些簡(jiǎn)要的探討。

1 利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，更新充實(shí)課程網(wǎng)站案例數(shù)據(jù)庫

案例分析是一種傳統(tǒng)的實(shí)訓(xùn)教學(xué)法，操作流程通常是教師提供案例，學(xué)生分析案例。這種傳統(tǒng)實(shí)訓(xùn)方法雖然可有針對(duì)性地輔助鞏固知識(shí)點(diǎn)，卻不能充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，學(xué)生基本處于被動(dòng)地位。如今信息技術(shù)的快速發(fā)展也為我們的傳統(tǒng)實(shí)訓(xùn)方法帶來了新的啟示，實(shí)訓(xùn)時(shí)可鼓勵(lì)學(xué)生利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)廣泛搜集甄選典型性案例，然后對(duì)典型案例進(jìn)行綜合分析與匯報(bào)，最終學(xué)生甄選的案例與其評(píng)析均上傳至課程網(wǎng)站案例數(shù)據(jù)庫。這種融入了信息化因素的實(shí)訓(xùn)任務(wù)，一方面能充分調(diào)動(dòng)學(xué)生積極性，提高其對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息搜集處理能力，培養(yǎng)思維創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)合作、溝通等綜合素質(zhì)；另一方面搜集來的前沿性時(shí)效性強(qiáng)的專業(yè)案例不斷充實(shí)本課程的案例數(shù)據(jù)庫，提升了課程網(wǎng)站利用率，使案例分析這種傳統(tǒng)實(shí)訓(xùn)方法煥發(fā)新的生機(jī)。

2 搜尋剪輯文檔管理視頻，引入情景討論實(shí)訓(xùn)任務(wù)

從溝通角度來講，以影像和聲音為載體的信息溝通其效果比以文字為載體的要好很多。因此，在課程實(shí)訓(xùn)中設(shè)置以視頻為依托的情景討論任務(wù)能進(jìn)一步提升教學(xué)效果。當(dāng)然搜集和剪輯文檔管理視頻是非常關(guān)鍵的前期工作，專業(yè)教師需要以廣闊的視野，敏銳的洞察力，多渠道搜尋與文檔管理相關(guān)的視頻，比如，學(xué)生的模擬情景表演的錄像、歷屆國家秘書證考試用視頻、利用會(huì)聲會(huì)影、貍窩視頻轉(zhuǎn)換器等軟件剪輯電影電視中的部分片段、新聞視頻、專題片視頻等等。在實(shí)訓(xùn)操作中，教師可仿效秘書證考試中視頻分析的操作方法，將視頻播放三遍，然后要求學(xué)生發(fā)現(xiàn)并分析視頻存在的問題、匯總分析結(jié)果。這種以視頻為依托的基于信息化技術(shù)處理后的情景討論實(shí)訓(xùn)任務(wù)以其新穎、可視、直觀的特點(diǎn)、吸引著學(xué)生的注意力，也激發(fā)著他們學(xué)習(xí)的興趣和熱情。

3 文書檔案管理軟件的搜集、對(duì)比與應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和快節(jié)奏的都市工作使很多文檔管理軟件被開發(fā)出來。這些軟件的開發(fā)和使用無疑會(huì)提高目前企事業(yè)單位文秘人員的工作效率，但另一個(gè)方面由于開發(fā)軟件的工作人員其文檔管理知識(shí)的了解程度以及個(gè)人水平的不同，目前的文檔管理軟件可謂良莠不齊。因此，通過網(wǎng)絡(luò)搜集、對(duì)比、試用和選擇文檔管理軟件就是一個(gè)具有挑戰(zhàn)性的實(shí)訓(xùn)任務(wù)，這種任務(wù)對(duì)于敢于挑戰(zhàn)的90后學(xué)生們是十分有吸引力的。

文檔管理軟件的甄選完成后，緊接著的便是軟件的試用，試用地點(diǎn)可設(shè)在計(jì)算機(jī)機(jī)房。學(xué)生根據(jù)老師提供的公文和檔案資料，逐項(xiàng)利用文檔管理軟件進(jìn)行錄入和保存，這樣可起到雙向檢測(cè)的作用，既檢查學(xué)生對(duì)文檔知識(shí)的掌握情況，也檢測(cè)軟件的適用性。例如本課程的實(shí)訓(xùn)任務(wù)收發(fā)文模擬演練便是采用這種方式完成的。

4 重視并引入電子文檔歸檔步驟模擬演練

伴隨信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，電子文檔大量產(chǎn)生。電子文檔通常指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的、以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文檔的收集、整理、鑒定、保管、檢索及提供利用對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性。在文檔教學(xué)的實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)中設(shè)置電子文檔歸檔步驟模擬演練，可促使學(xué)生認(rèn)知電子文檔這種特殊檔案的特點(diǎn)，還能提升信息處理速度和辦公自動(dòng)化水平，因此這種方式也不失為信息技術(shù)與課程實(shí)訓(xùn)相融合的一種嘗試與探索。

現(xiàn)今文書與檔案其載體、特征、形式方面都發(fā)生了巨大的變化，文檔信息自動(dòng)化處理也已是目前主流狀態(tài)，因此，信息時(shí)代下的秘書文檔管理課程必然要求與時(shí)俱進(jìn)，要求基于信息化技術(shù)的開發(fā)并完善課程實(shí)訓(xùn)模式。當(dāng)然這種探索也對(duì)教師和學(xué)生的知識(shí)結(jié)構(gòu)、思維模式、創(chuàng)新意識(shí)等多方面也都提出了更高的要求，需要我們手腦并用、思維創(chuàng)新、師生共進(jìn)。

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