淺談如何做好辦公室行政管理工作

摘要：辦公室行政管理工作是企業(yè)一項極為重要的工作。在辦公室的行政管理過程中，將現(xiàn)代化的管理模式及管理理念充分融入其中，建立完善的企業(yè)行政管理模式，提升從業(yè)人員的職業(yè)素質，將會大力提升企業(yè)的整體工作效率。

關鍵詞：行政管理 辦公室 探討

1 辦公室行政管理工作的主要特質

行政管理工作對于一個企業(yè)而言，顯得十分重要。行政管理的日常工作非常繁瑣和復雜，它不但要求各個部門以及各個人員之間要相互協(xié)調(diào)和配合才能完成，而且還需竭力將其轉變?yōu)榭茖W化、系統(tǒng)化的行政管理模式，看似簡單、瑣碎、繁雜的行政管理工作，近則影響著企業(yè)正常工作的開展，遠則影響著企業(yè)未來的發(fā)展。尤其是對于辦公室的行政管理工作而言，它具有自身的諸多特點，它能為企業(yè)的發(fā)展奠定一個良好的基礎。換句話說，企業(yè)中，辦公室行政管理工作好比一座橋梁，它是連接高層管理人員與基層的一個中樞機構，在二者之間傳遞著相關信息，是一個重要紐帶。在企業(yè)內(nèi)部，無論職位大小，級別高低，任何重要的信息以及消息都需要通過辦公室的行政管理來進行傳達。在對外交流以及后勤工作方面，行政管理也起著至關重要的作用。總而言之，企業(yè)的行政管理部門是一個包含了參謀、服務、運轉以及指揮于一體的重要部門。由于行政管理的特殊性，要求行政管理人員都具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務知識，行政管理人員除了要具備較強的敏銳性以及洞察力之外，還應具備豐富的管理才能及一定的工作經(jīng)驗。因為行政管理中，如果稍有不慎，或出了半點差錯，都會直接影響到企業(yè)的形象和未來的發(fā)展。因此，辦公室的行政管理工作主要具備以下特性：

1.1 服務性 如上所述，辦公室的行政管理工作是一座橋梁，它是連接企業(yè)高層與基層的一個中樞機構，因此它具備最基本的特征，那就是具有服務性。對于辦公室的行政管理人員而言，他們每天除了要完成各種各樣繁雜的工作以外，還要和企業(yè)中各階層、人員進行相互溝通協(xié)調(diào)。從另一層含義上講，辦公室的行政管理人員實際上就是為其他部門或者成員所服務的人員。所以，從這些地方我們也不難看出，行政管理部門實質上就是一個服務部門，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1.1 為領導服務。辦公室行政管理的主要工作，無非就是做領導的助手，幫助領導完成一系列輔助性工作，使領導的工作得以順利開展。因此，辦公室的行政管理人員在日常的工作中，必須要著眼于實際，理解領導的意圖和目的，不斷提升自我素質。

1.1.2 為各部門服務。除了做領導的參謀以外，辦公室的行政管理部門還應該和各個部門之間保持密切聯(lián)系，與之相互溝通、相互協(xié)調(diào)，完成份內(nèi)的一切事務。辦公室的行政管理工作在部門和部門之間的協(xié)調(diào)性上起著至關重要的作用，企業(yè)的總體發(fā)展完全依賴于行政管理高效運轉的工作機制。

1.1.3 為員工服務。除上述之外，辦公室行政管理具有服務性還體現(xiàn)在為企業(yè)內(nèi)部員工服務上。因為辦公室的行政管理部門擔負著企業(yè)的行政管理職能，所以有責任和義務為企業(yè)的所有員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境。出于這樣的原因，辦公室的行政管理部門更要盡力幫助企業(yè)員工，解決好他們在日常工作中的實際困難，激發(fā)出每一位員工對工作的熱情，從而進一步將辦公室的服務性落到實處。

1.2 繁雜性 繁雜性是辦公室行政管理工作又一明顯特征。在日常工作中，企業(yè)的大小行政事都要經(jīng)過行政管理部門。從表面上看，行政管理部門所做的似乎都是一些較為繁雜的小事，但這些繁雜、瑣碎小事將會積少成多，如在細節(jié)上沒處理好，則會直接影響到企業(yè)的工作秩序、工作效率和工作質量，久而久之必將影響企業(yè)的發(fā)展。在整體的辦公室行政管理工作當中，一定要注意細節(jié)，處理好各種各樣繁雜的工作，因為正如前面所說，行政管理工作在各個部門之間起到相互連接、相互溝通的重要作用，在每一個環(huán)節(jié)上都應該認真仔細，防止失誤。

1.3 困難性 對于辦公室的行政管理而言，其任務多、往往時間緊，且領導對一些工作的要求、目標不具體，實施起來困難較大。所以，工作中具有困難性的特點。這一特點主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1.3.1 職責范圍廣。企業(yè)辦公室行政管理工作責任范圍廣，上至領導的會議日程安排、下至公司必需品的購買以及發(fā)放，所有的日常事務幾乎都是通過辦公室的行政管理部門來完成的。為了不影響整體的工作進度，行政管理部門不論是在為領導服務方面，還是在為基層員工服務方面都要做足全面充分的考慮，不能有絲毫松懈和怠慢，稍有不慎就會直接影響到企業(yè)的整體工作。

1.3.2 協(xié)調(diào)溝通多。對于企業(yè)內(nèi)部而言，辦公室行政管理人員既要處理好上下級之間的關系，又要協(xié)調(diào)好與企業(yè)同級之間的關系，還要對企業(yè)出現(xiàn)的各種行政事務問題進行及時妥善處理；對外，要同兄弟企業(yè)以及與企業(yè)相關的各個行政部門處理好之間的關系。簡而言之，對于企業(yè)內(nèi)部來講，要處理好上層和下層之間的人際關系，不斷增強企業(yè)自身的向心力；對外而言，辦公室的行政管理部門要樹立起一個良好的企業(yè)形象，與企業(yè)之外的行政部門保持密切聯(lián)系和溝通。

1.3.3 質量要求高。辦公室的行政管理工作對外具有窗口性，對內(nèi)部管理層具有從屬性，對內(nèi)部其它部門具有服務性。這些特性決定了辦公室行政工作，隨機事件多，可預見性弱，任務剛性強，不論存在多少困難，時間多么緊迫，但各種任務必須保證按時完成，且不出差錯、符合要求、對方滿意。

2 做好辦公室行政管理的有效手段

在石化企業(yè)中，辦公室的行政有效管理需要做到科學化，而能否做到這一點，則要看企業(yè)內(nèi)部高層領導及自身隊伍對其是否重視。

2.1 不斷加強辦公室自身建設 只有將辦公室內(nèi)部機構進行合理配置，才可以做到科學管理。正如之前所說，在行政管理的中樞機構里，辦公室是最為關鍵的一環(huán)，它一方面綜合了辦事機構的事物，另一方面，它還是企業(yè)領導的參謀部，同時具備辦事、咨詢以及服務等功能，辦公室的行政管理任務非常繁重。假設辦公室內(nèi)部機構沒有得到科學管理，再加上人員素質低下或者配置不合理，勢必直接影響到行政管理工作的有效發(fā)揮。所以，為了徹底讓辦公室的行政工作得到科學化管理，應該合理設置機構，明確工作職責，合理配備人員，健全管理制度，規(guī)范工作流程，提高辦公自動化水平，打造高效管理部門。

2.2 不斷加強員工思想作風建設 辦公室是企業(yè)的中樞機構，承擔著企業(yè)的綜合管理職能，這就迫使辦公室人員不但要有較寬的知識面，掌握一定的公共關系處理技巧，具備辦公自動化技術的應用技能，而且要有一定的政策理論素養(yǎng)和過硬的工作作風。因此，企業(yè)辦公室必須做好思想作風建設。可從以下幾方面著手：

①要不斷提高全員的政策理論水平。無論是對上的報告、對下的行文，還是其它日常事務的處理，均屬理論或政策性很強的工作，每位從業(yè)人員都要不斷學習黨的理論、上級文件要求和企業(yè)的各項管理制度，做到行文不偏離黨的路線方針政策和企業(yè)的核心價值觀，處事符合企業(yè)的制度、流程要求。②要不為名利累，甘當“鋪路石”。主動為領導、基層和員工服務，克己奉公、樂于奉獻。③要深入一線掌實情，實事求是處問題。辦公室人員的工作范圍不只是限于辦公室內(nèi)，還應該走入實際中，掌握第一手資料，實事求是向領導匯報情況，按政策規(guī)定、制度流程、領導指示妥善處理問題。④要熱情待人，認真處事，不管是日常事務處理，還是內(nèi)外來訪，均要謙遜禮貌待人，熱情認真處事，堅決杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。

3 結語

辦公室是企業(yè)的中樞機構，承擔著為企業(yè)領導服務、為各部門服務、為員工服務的綜合管理職能，其工作職責范圍廣、協(xié)調(diào)溝通多、質量要求高、繁雜困難大。為履行好管理職能，企業(yè)辦公室要不斷加強自身建設，加強員工思想作風建設。

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