淺議基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

摘要：檔案工作是煙草企業(yè)整體事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和前提。做好檔案工作關(guān)鍵在人。本文針對(duì)基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍存在的問(wèn)題，提出應(yīng)從完善機(jī)制、整體聯(lián)動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、創(chuàng)新服務(wù)等環(huán)節(jié)入手，切實(shí)加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè) 檔案員 隊(duì)伍 檔案工作

煙草企業(yè)產(chǎn)生、保存的各類(lèi)檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，是煙草文化的重要組成部分。其中從事檔案工作的人員始終處于檔案工作的核心位置以及企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，作用十分突出、不可替代。

1 目前基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍存在的問(wèn)題

相對(duì)其他企業(yè)，煙草企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)較好。目前常德市及所屬7個(gè)縣級(jí)分公司全部晉升了省特級(jí)，實(shí)施了檔案工作規(guī)范化管理。盡管煙草企業(yè)基層領(lǐng)導(dǎo)普遍重視廣義上的檔案工作，但對(duì)檔案工作人員的管理則明顯滯后，存在的問(wèn)題不容忽視。

1.1 檔案員的配備不力

當(dāng)前，基層煙草企業(yè)對(duì)于檔案工作人員的編制、配置、工作權(quán)責(zé)等沒(méi)有明確的規(guī)定，配備的隨意性較大。據(jù)了解，常德市及所屬煙草企業(yè)均只配備了一名檔案員，絕大多數(shù)為兼職，工作常常是“單兵作戰(zhàn)”。一是省特級(jí)檔案室明確要求配備專(zhuān)職檔案員，但確有部分晉升了省特級(jí)的煙草公司是辦公室文秘兼職檔案工作，甚至還有檔案員沒(méi)有解決正式編制。加之檔案員評(píng)職稱(chēng)、提待遇、職位晉升等渠道有限，工作積極性可想而知。二是檔案員往往兼職過(guò)多，難有更多的精力用于做好檔案工作。這往往導(dǎo)致檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、管理欠到位、安全難保障。當(dāng)前，大部分基層煙草公司兼職檔案員自身業(yè)務(wù)不熟，沒(méi)有親自參與整理年度文件材料，而是聘請(qǐng)外面的專(zhuān)業(yè)公司或?qū)I(yè)人員集中整理。三是檔案員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。多數(shù)為半路出家，專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，專(zhuān)業(yè)程度不高，學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)不多。煙草企業(yè)檔案員不僅應(yīng)知曉檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)，還需了解規(guī)范建檔、檔案信息化等實(shí)際操作。然而檔案員隊(duì)伍中多數(shù)達(dá)不到要求，并且平時(shí)主動(dòng)學(xué)習(xí)、請(qǐng)教的也很有限。個(gè)別檔案員甚至對(duì)于本企業(yè)室藏檔案的底子也不清楚，情況也不了解，導(dǎo)致檔案目錄建立欠規(guī)范，難以準(zhǔn)確、及時(shí)地查閱檔案。

1.2 檔案員的素質(zhì)不一

檔案工作的政治性、業(yè)務(wù)性、服務(wù)性都很強(qiáng)。首先，政治性要求檔案員具有較強(qiáng)的責(zé)任心、進(jìn)取心，包括具有較強(qiáng)的安全保密、收集歸檔意識(shí)。然而部分煙草企業(yè)的檔案員身在其位，不謀其職，認(rèn)為檔案工作出不了效益，也出不了大問(wèn)題，滿足于將檔案束之高閣，“用時(shí)翻一翻，閑時(shí)放一邊”。同時(shí)工作中怕麻煩，圖簡(jiǎn)便，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，缺乏起碼檔案意識(shí)的屢見(jiàn)不鮮。如有的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)人員沒(méi)有及時(shí)移交文件材料，而檔案員沒(méi)有主動(dòng)督促歸檔，結(jié)果造成文件流失、企業(yè)損失。又如借出檔案時(shí)未登記，領(lǐng)導(dǎo)要查時(shí)到處找，影響了企業(yè)的利益。其次，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，整體水平較低。有的檔案員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不能按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段。當(dāng)然，有的檔案員是因?yàn)榧媛氝^(guò)多、企業(yè)更重看得見(jiàn)的效益等原因很少有時(shí)間、有機(jī)會(huì)參加系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加上自身檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺乏相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，平時(shí)難以自覺(jué)地學(xué)習(xí)這方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。然而如此下去，勢(shì)必直接造成檔案工作規(guī)范化水平的下降。再次，服務(wù)全局的意識(shí)和能力有待加強(qiáng)。譬如檔案員主動(dòng)利用檔案資源，匯總情報(bào)或數(shù)據(jù)服務(wù)公司的少，積極出謀劃策的少，沒(méi)有真正體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。另有部分檔案員工作效率不高。由于業(yè)務(wù)水平、服務(wù)意識(shí)欠缺，有的在檔案收集時(shí)馬虎，造成文件材料不齊全、不完整；有的在檔案鑒定時(shí)隨意，不對(duì)照歸檔范圍，“玉石混裝”，造成歸檔的遺漏或是價(jià)值劃分不準(zhǔn)確；有的在檔案整理時(shí)，檔案的分類(lèi)、裝訂不合要求等。結(jié)果到最后還得請(qǐng)外人花大力氣重新建檔，拖了公司的后腿。

1.3 檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定性不夠

由于體制不完善，缺少相關(guān)的政策依據(jù)，基層煙草企業(yè)往往在人事安排上對(duì)檔案員缺乏全面、長(zhǎng)遠(yuǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃，不僅人員素質(zhì)欠缺保障，而且隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。往往是好不容易培養(yǎng)了一個(gè)檔案員，相關(guān)業(yè)務(wù)比較熟悉了，情況比較清楚了，不久又在人員調(diào)整中離開(kāi)了檔案工作崗位，然后由另外一個(gè)新手接替，并且交接手續(xù)沒(méi)有或不規(guī)范。據(jù)反映，大多數(shù)檔案員都兼職辦公室文秘或其他工作，并且辦公室人員崗位變動(dòng)又較頻繁。辦公室人員異動(dòng)，往往檔案員也隨之變動(dòng)，隊(duì)伍很不穩(wěn)定。加之檔案員工作量大而難以得到領(lǐng)導(dǎo)重視，辛苦卻難以看到“前途”和“地位”。大家都不大情愿接受這項(xiàng)工作，已接受的大多也想把它推出去。難有檔案員愿意長(zhǎng)期做下去，或是為檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)打算。由于檔案員隊(duì)伍的流動(dòng)性大，工作往往容易停滯，難以接上，更談不上檔案工作的科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

2 關(guān)于基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)的探討

基層煙草企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持人本理念，大處著眼、細(xì)節(jié)著手，以“抓管理、抓效益、抓文化”的高度來(lái)重視和加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)，以期戰(zhàn)略性、全局性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性地推進(jìn)檔案工作，服務(wù)自身發(fā)展。筆者認(rèn)為，加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)從完善機(jī)制、整體聯(lián)動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、創(chuàng)新服務(wù)等環(huán)節(jié)入手，多措并舉，不斷推進(jìn)。

2.1 完善相關(guān)機(jī)制，強(qiáng)化檔案員地位

一是煙草企業(yè)應(yīng)切實(shí)把檔案工作列入年度工作規(guī)劃和重要議事日程，與其他工作同部署、同推進(jìn)、同考核，并讓檔案員有效參與其中。二是應(yīng)在企業(yè)人事規(guī)章制度中補(bǔ)充檔案員的配置要求，為檔案員定編定崗，規(guī)定檔案員的任職條件、職責(zé)權(quán)利、責(zé)任追究等。要結(jié)合精細(xì)化管理，將那些勤快細(xì)心、工作熱情、責(zé)任心強(qiáng)的員工選配到檔案員崗位上來(lái)。在崗位調(diào)整時(shí)，要充分考慮保持煙草企業(yè)檔案員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，慎重以及盡量少調(diào)整檔案員。如確需調(diào)整的，應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。三是要依照檔案工作規(guī)范化管理的要求，確保省特級(jí)單位配備一名專(zhuān)職檔案員。對(duì)于兼職的檔案員應(yīng)確保其60%以上的精力用于檔案工作。考慮吸收檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)等專(zhuān)業(yè)的員工進(jìn)入檔案員隊(duì)伍。四是制定適當(dāng)激勵(lì)機(jī)制，從政治上愛(ài)護(hù)、工作上關(guān)心、待遇上傾斜檔案員，鼓勵(lì)他們干一行、愛(ài)一行、專(zhuān)一行，充分激發(fā)他們的熱忱和潛能。五是學(xué)習(xí)宣傳檔案法規(guī)知識(shí)，提升上下的檔案意識(shí)，營(yíng)造一種人人重視、支持檔案工作的良好氛圍。

2.2 實(shí)施整體聯(lián)動(dòng)，促成檔案工作合力

在以住的檔案工作中，基層煙草企業(yè)經(jīng)常是辦公室個(gè)把檔案員“孤軍奮戰(zhàn)”，其他部門(mén)、其他員工則是“作壁上觀”，容易導(dǎo)致各類(lèi)失誤。當(dāng)前，煙草企業(yè)必須順應(yīng)檔案工作規(guī)范化管理的時(shí)代要求，切實(shí)健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施整體聯(lián)動(dòng)。在公司各業(yè)務(wù)部門(mén)明確一名兼職資料員，協(xié)助檔案員開(kāi)展工作。建立包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案員、兼職資料員在內(nèi)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各自的工作職責(zé)，使檔案員的工作得到多方的支持。同時(shí)發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，變“單兵作戰(zhàn)”為整體聯(lián)動(dòng)，促成檔案工作的合力。如果把檔案按人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)賣(mài)檔案、銷(xiāo)售檔案等進(jìn)行分類(lèi)，而且各業(yè)務(wù)部門(mén)兼職資料員能在檔案員、專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)下，按規(guī)定負(fù)責(zé)定期做好對(duì)口檔案的收集、分類(lèi)乃至規(guī)范整理，統(tǒng)一移交綜合檔案室，定能極大地提高基層煙草企業(yè)檔案工作的效率與質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案員要與各業(yè)務(wù)部門(mén)兼職資料員建立密切的業(yè)務(wù)交流和良好的互動(dòng)關(guān)系。檔案員負(fù)責(zé)對(duì)兼職資料員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，需經(jīng)常去各業(yè)務(wù)部門(mén)了解檔案工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題須及時(shí)解決，使兼職資料員能盡快掌握基本技能和知識(shí)，盡快進(jìn)入角色，轉(zhuǎn)為“內(nèi)行”。此外，還需建立相應(yīng)的考核機(jī)制。制定適用的考核標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)分細(xì)則，由檔案員參與考核。例如對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料收集及歸檔情況進(jìn)行檢查評(píng)分，將考核結(jié)果納入到部門(mén)和兼職檔案員的考核成績(jī)中。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)于績(jī)效考核成績(jī)突出的兼職資料員給予一定表彰或獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行批評(píng)指正和處罰。并將考核結(jié)果作為職務(wù)、職稱(chēng)晉升的參考依據(jù)。

2.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案業(yè)務(wù)水平

首先，檔案員要特別培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)、自我成才的能力。要以高度的責(zé)任感和事業(yè)心學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案室檔案資料的分類(lèi)及存放位置，掌握檔案數(shù)據(jù)錄入、檔案數(shù)字化等專(zhuān)業(yè)技能，加強(qiáng)對(duì)新形勢(shì)、新載體、新內(nèi)容檔案（如機(jī)讀型、微縮型、視聽(tīng)型檔案）的管理能力，使自己成為業(yè)務(wù)能手和復(fù)合型人才。而且，檔案員要勤于思考，善于總結(jié)，要在實(shí)際工作中積累經(jīng)驗(yàn)、探索工作規(guī)律，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。其次，要制定檔案工作規(guī)范并組織學(xué)習(xí)。譬如要在充分了解煙草企業(yè)各部門(mén)工作職能的基礎(chǔ)上，依據(jù)國(guó)家檔案局頒布的法令，確定企業(yè)歸檔文件材料的歸檔范圍和保管期限。然后組織檔案工作網(wǎng)絡(luò)全體成員參加的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓大家都熟悉理解，運(yùn)用實(shí)踐。再次，要組織檔案基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。檔案員只有領(lǐng)會(huì)、掌握檔案法律法規(guī)及檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的各種環(huán)節(jié)和基本技能，才能“先當(dāng)學(xué)生，后當(dāng)老師”?？梢愿鶕?jù)實(shí)際，適時(shí)舉辦煙草行業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。最后，要組織學(xué)習(xí)交流。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案行政主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家上門(mén)指導(dǎo)、授課；另一方面，要組織檔案工作網(wǎng)絡(luò)相關(guān)成員到本地、本行業(yè)做得好的單位考察學(xué)習(xí)檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作健康、有序發(fā)展。

2.4 創(chuàng)新服務(wù)理念，發(fā)揮檔案利用價(jià)值

檔案工作的“建、管、用”中，“用”即功用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值是終極目標(biāo)，利用檔案做好服務(wù)是落腳點(diǎn)。一是優(yōu)秀的檔案員隊(duì)伍應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)模式，加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案、重視檔案，懂得利用檔案為企業(yè)服務(wù)。檔案員應(yīng)逐步扭轉(zhuǎn)目前只應(yīng)付建檔與日常性管理的工作模式，將“等人上門(mén)”上升至“靠檔案說(shuō)話”，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。例如，煙草專(zhuān)賣(mài)人員對(duì)違法煙販的處罰幅度確定可從業(yè)務(wù)檔案中查找到其以前違法事實(shí)作依據(jù)，可查找到類(lèi)似的處罰情況作參考；在開(kāi)展有關(guān)職能檢查活動(dòng)時(shí)，可從相關(guān)的檔案中提取到有效依據(jù)；業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)政策、法規(guī)，更是隨時(shí)可從檔案中查找利用。二是利用檔案服務(wù)企業(yè)決策。企業(yè)管理的核心在于決策。檔案員應(yīng)創(chuàng)造條件，主動(dòng)整合檔案資源、編研數(shù)據(jù)、情報(bào)、材料為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考，為煙草行業(yè)的整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。編研檔案資料，除編著《煙草志》外，還可編著行業(yè)書(shū)籍公開(kāi)出版，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。三是檔案員還應(yīng)根據(jù)行業(yè)發(fā)展的要求，充分發(fā)揮檔案資源的文化價(jià)值?？梢岳脵n案這一不可再生的文化母資源，開(kāi)辟榮譽(yù)陳列室、編著行業(yè)發(fā)展歷程教材、展示企業(yè)特色文化，把“死檔案”變成“活文化”，切實(shí)有效地促進(jìn)企業(yè)的自信力、凝聚力和向心力。

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作者簡(jiǎn)介：沈艷麗，女，湖南省煙草公司常德市公司（煙草專(zhuān)賣(mài)局）工作，漢語(yǔ)言文學(xué)專(zhuān)業(yè)，研究方向：企業(yè)管理、檔案管理。