建筑工程簽證管理的有效途徑及要點分析

【摘 要】變更索賠是承包合同給予承包人的權(quán)利，也是承辦人保證項目經(jīng)濟效益的重要手段。但是，規(guī)范的簽證管理是變更索賠的基礎(chǔ)，也是承包人權(quán)利得到維護的重要前提。筆者基于多年相關(guān)工作經(jīng)驗，探討了簽證管理工作的意義，并就如何規(guī)范簽證管理提出了自己的意見，旨在對領(lǐng)域內(nèi)的實際工作提供有價值的參考。

【關(guān)鍵詞】簽證管理；變更索賠；經(jīng)濟效益；合同管理

引言

承包合同明確規(guī)定了承包人擁有變更索賠的權(quán)利，因此，承包人在建設(shè)工程項目建設(shè)過程中，不僅要切實履行合同規(guī)定的義務(wù)，而且還必須保證自身的合法權(quán)利得到實施。承包人在實際工作中，要基于工程項目的實際情況，深入開展變更索賠工作，努力維護自身的合法經(jīng)濟權(quán)益。由于現(xiàn)場簽證環(huán)節(jié)是變更索賠工作深入、具體開展的基礎(chǔ)，因此，承包人必須重視工程簽證管理工作，提高簽證管理的意識，為后續(xù)變更索賠權(quán)利的有效實施掃清障礙。

1.簽證管理工作的重要意義

現(xiàn)階段，國內(nèi)建設(shè)風(fēng)起云涌，整個建設(shè)市場規(guī)模已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過承包人需配備的資源，承包人的資源有限性直接導(dǎo)致了勞務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。目前，很多項目管理模式采用勞務(wù)和管理相結(jié)合的訪視，將部分工程項目通過勞務(wù)合同的方式分包給勞務(wù)單位。盡管分包管理模式在一定程度上緩解了承包人資源的限制，但是在當(dāng)前情況下，很多勞務(wù)分包方對合同管理重視不足，實際管理經(jīng)驗欠缺，整體表現(xiàn)出基礎(chǔ)簽證環(huán)節(jié)薄弱，變更索賠能力不強。分包單位簽證管理工作開展不完善，使得其一旦變更索賠工作開展滯后，致使其合理變更索賠項目無法及時處理，進而會導(dǎo)致分包單位的經(jīng)濟狀況持續(xù)惡化，最終影響到整個工程項目的順利實施。但是，承包人作為工程項目的風(fēng)險承擔(dān)者，所有的合同履約責(zé)任將無法推卸。正因為如此，如果分包單位一旦未能完全履行合同約定的責(zé)任，會直接影響承包人的項目經(jīng)濟效益及后續(xù)市場的履約能力?？傊?guī)范簽證管理，完善簽證管理制度是保證工程項目效益的重要部分。

2.規(guī)范簽證管理的有效途徑

2.1重視技術(shù)與經(jīng)濟兩種因素的結(jié)合

2.1.1提高所有管理人員的變更索賠意識

所有項目管理人員都必須提高變更索賠的意識，將這種意識融入項目的實際管理過程中，自覺地將變更索賠與平常管理工作聯(lián)系起來。技術(shù)人員是簽證管理的核心，其將編制的技術(shù)方案及措施提交至監(jiān)理工程師、發(fā)包人時，需斟酌招投標(biāo)文件規(guī)定具體條件，以及各種邊界變化。當(dāng)邊界條件變化并不是由承包人引起時，技術(shù)人員發(fā)現(xiàn)變化后，應(yīng)及時地與合同商務(wù)人員溝通，在保證技術(shù)要求的基礎(chǔ)上，同時解決后期合同商務(wù)問題。技術(shù)人員提交的技術(shù)方案和施工措施需詳細(xì)地說明和比較變化的情況，并全面地申報變化前后的技術(shù)手段、措施及資源等。若有必要，方案后還可附上工程量計算書和布置圖等，并報送至監(jiān)理單位、發(fā)包人審批，為后續(xù)變更索賠和商務(wù)問題的有效處理打下良好基礎(chǔ)。

2.1.2強化工程技術(shù)人員的溝通協(xié)作

為了提高合同管理的效率，合同商務(wù)人員要注重與工程技術(shù)人員的溝通，盡量實現(xiàn)技術(shù)與經(jīng)濟兩種因素的銜接。合同商務(wù)人員在項目實施的初始階段，應(yīng)該將合同商務(wù)方面需注意的邊界條件及有關(guān)事項及時整理成表格資料，并發(fā)送至工程技術(shù)人員，讓其深入、細(xì)致地學(xué)習(xí)和參考；同時，技術(shù)人員應(yīng)將項目的技術(shù)邊界條件仔細(xì)梳理后，反饋給合同商務(wù)人員參考和學(xué)習(xí)。工程技術(shù)人員和合同商務(wù)人員之間積極開展互相交流交底討論，并在日常管理中強化信息交流和溝通，通過文函傳閱途徑，保證工程技術(shù)資料的及時共享。特別是碰到項目實施中實際條件或者有些具體情況與合同規(guī)定不一致或者不吻合時，應(yīng)重點討論和研究，分析是否存在變更索賠的機會，提醒有關(guān)人員及時簽證。因此，工程技術(shù)人員和商務(wù)人員之間不可互不溝通，沒有信息交流，而僅采取補簽方式，這會使得簽證的可信度大打折扣。

2.2建立簽證管理制度，規(guī)范簽證管理

2.2.1完善資料信息的收集管理

變更索賠是否能夠成功辦理，必須以承包人提供及時、準(zhǔn)確、完備的基礎(chǔ)證據(jù)資料為基礎(chǔ)，否則，變更索賠無法實現(xiàn)。通行的合同條款指出：對承包人錯過索賠時效和提供證據(jù)資料不完備的，發(fā)包人只負(fù)責(zé)補償有資料支持的部分，對于沒有資料支持的費用則由承包人自行承擔(dān)。不僅如此，承包人提供的資料要求極為嚴(yán)格，如果處理不當(dāng)，可能會導(dǎo)致索賠機會流失或者僅索賠部分損失，因此，承包人需完善資料信息的收集與管理，并及時發(fā)現(xiàn)和尋找變更索賠的機會或線索，有目的、有針對性的收集資料，使資料收集做到有的放矢，為變更索賠提供基礎(chǔ)支持。

2.2.2靈活設(shè)置變更索賠制度

根據(jù)工程項目的特點，靈活設(shè)置符合實際的、可行的變更索賠制度。通過制度設(shè)置，更加清楚地界定項目職能部門、作業(yè)單位的簽證職責(zé)、簽證工作流程、簽證的格式及內(nèi)容要求等一系列內(nèi)容，并根據(jù)制度規(guī)范，具體指導(dǎo)現(xiàn)場簽證工作，使項目部的各種簽證管理工作均有章可循，這對開展變更索賠工作有非常重要的實際意義。另外，還需具體落實簽證管理制度，并對管理制度的落實情況進行檢查和評比，從整理上達到提高和整改的目的。同時，還應(yīng)建立獎懲制度，對簽證管理工作突出的個人或者單位給予獎勵，并對因簽證工作失誤造成變更索賠處理效果不佳的，則應(yīng)給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟處罰。

2.2.3設(shè)置合同變更小組和工作組制度

項目部領(lǐng)導(dǎo)及單位負(fù)責(zé)人要徹底改變對變更索賠工作的傳統(tǒng)認(rèn)識，從觀念上提高對該工作的重視和支持，完善日常工作組協(xié)調(diào)機制，建立以合同管理部門為主，并由相關(guān)工程技術(shù)、現(xiàn)場作業(yè)管理人員為輔助而組成的簽證管理工作組，具體明確責(zé)任人以及工作人員的職責(zé)，溝通協(xié)調(diào)并處理好簽證工作。

2.2.4完善簽證建檔匯總制度

充分利用計算機技術(shù)，建立實際發(fā)生的變更索賠事項的處理跟蹤臺帳，以全面記錄和反映事件發(fā)生的原因、事實、持續(xù)時間、資源投入、簽證完成情況、費用申報、責(zé)任人等具體情況。同時，固定周期內(nèi)組織簽證工作協(xié)調(diào)會，落實和監(jiān)督簽證工作的實際處理情況，整理和總結(jié)簽證管理過程存在的困難和問題，規(guī)范化簽證申報機制，即使在某些情況下，監(jiān)理工程師不愿意或者拒絕簽字，也需要采用正式發(fā)文途徑，向監(jiān)理工程師提交有關(guān)資料，以幫助后期查閱。

3.簽證管理工作過程需重點注意的問題

3.1簽證管理過程要注重與監(jiān)理、發(fā)包人的交流溝通

現(xiàn)場簽證管理工作目的是規(guī)范變更索賠管理服務(wù)，即不僅要做到承包人自身的權(quán)益得到維護，而且還要使合同規(guī)定的監(jiān)理、發(fā)包人的要求得到滿足。因此，簽證管理過程需保持三方間的溝通和交流。對于不同的項目業(yè)主，可能會存在完全迥異的管理風(fēng)格和處理方式，所以，在簽證管理前期，應(yīng)充分了解業(yè)主和監(jiān)理的意見和處理思路。承包人需初步評估發(fā)生的潛在變更索賠事件，根據(jù)情況，及時地向監(jiān)理、發(fā)包人報告具體情況。但是對于某些重大變更索賠事件，承包人需在內(nèi)部簽證策劃的基礎(chǔ)上，適時地與其他方面進行溝通和交流，深入交換意見，并取得業(yè)主和監(jiān)理的理解。正因為與監(jiān)理和發(fā)包人之間的溝通如此重要，因此，事項發(fā)生時，可及時地邀請監(jiān)理、發(fā)包人的合同管理人員了解現(xiàn)場的實際情況，這會在一定程度上增加他們對項目的認(rèn)可度，也會為后期商務(wù)問題的順利進行打下基礎(chǔ)。

3.2重視簽證申報資料的邏輯與嚴(yán)謹(jǐn)

簽證資料是合同變更索賠處理的基礎(chǔ)和前提，其必須與變更索賠報告一同提交并存檔，同時，接受監(jiān)理和發(fā)包人的審核，還可能會接收后期項目的內(nèi)外部審計。所以，承包人應(yīng)注意其簽證資料的相互關(guān)聯(lián)、引證，真正做到邏輯、嚴(yán)謹(jǐn)性均沒有任何問題，真實性符合現(xiàn)場情況。不可因申報資料的某些個別錯誤或者疏忽而造成監(jiān)理人及發(fā)包人對所有簽證申報基礎(chǔ)資料的全盤否定。

4.結(jié)語

合同變更索賠管理與工程現(xiàn)場簽證管理類似，均是需要承包人對實際工作細(xì)致處理，規(guī)范處理。只有根據(jù)合同規(guī)定，規(guī)范自身管理，結(jié)合現(xiàn)場情況做好簽證，才能讓合同變更索賠得到公平、合理地解決，從而真正實現(xiàn)項目雙方的共嬴，即雙方既切實履行了合同義務(wù)，同時又維護了承包人自身的合法權(quán)益。