強化學(xué)籍檔案管理工作的思考

學(xué)籍檔案是每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的真實記錄，它反映了每個學(xué)生在校期間德智體美方面的綜合表現(xiàn)。學(xué)籍檔案管理是中小學(xué)教育教學(xué)管理工作的重要組成部分。強化學(xué)籍檔案管理，對學(xué)校規(guī)范管理體制、深化教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量和管理水平、增進辦學(xué)效益有著十分重要的現(xiàn)實意義。特別是隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的逐步完善，如何強化學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作日益成為人們研究和關(guān)注的一個問題。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

檔案意識淡薄，檔案利用率低。學(xué)籍檔案是學(xué)生入校以來最原始的資料和憑證，所以它的真實性和準確性是很重要的。如果在學(xué)籍檔案管理工作中，有些檔案管理人員檔案意識淡薄、缺乏責(zé)任心，容易出現(xiàn)學(xué)籍材料的錯報、漏報或瞞報現(xiàn)象，或者未按要求及時歸檔、未及時補充完整檔案，甚至歸錯檔……這些都會嚴重影響和阻礙學(xué)籍檔案管理工作的進程，致使學(xué)籍檔案的功能不能完全發(fā)揮。

檔案管理制度不健全。學(xué)籍檔案產(chǎn)生于學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)，是學(xué)校各處室在教育教學(xué)和科研等活動過程中既相互獨立，又相互聯(lián)系和制約而逐步形成的，因此從收集、歸檔到利用，都必須有嚴格的管理制度和相應(yīng)的執(zhí)行、監(jiān)管力度。否則，就容易出現(xiàn)學(xué)籍檔案的原始數(shù)據(jù)隨意丟失或損壞；在學(xué)籍材料填報過程中出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象或者未按要求正確填寫、隨意改動、隨意填寫；由于各處室的工作銜接和協(xié)作力度不夠，致使有些該歸檔的學(xué)籍材料不能及時歸檔等。這些都嚴重影響了學(xué)籍檔案的準確性、真實性和連貫性。

檔案管理硬件投入不足。許多學(xué)校對學(xué)籍檔案管理工作的硬件投入不重視，沒有專門的檔案室和計算機設(shè)備。即便有檔案室，庫房硬件設(shè)備也跟不上形勢，“八防”設(shè)備不配套等，造成檔案材料發(fā)霉變質(zhì)，甚至出現(xiàn)檔案缺損、不完整等現(xiàn)象。隨著學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索自動化的不斷深入，如果學(xué)校只是將歸檔材料進行簡單的收集和保存，并沒有將其以電子化的形式保存和系統(tǒng)地編排、整合，會嚴重影響學(xué)籍檔案的信息化進程。

二、提高學(xué)籍檔案管理的效率

強化檔案意識。學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)籍檔案管理人員都必須從思想上認識學(xué)籍檔案管理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃和管理制度，增強學(xué)校各職能部門收集、整理、保管和利用學(xué)籍檔案的意識，從而在學(xué)校形成良好的檔案意識氛圍，這樣各處室之間就能及時溝通工作，使學(xué)籍檔案能準確、及時地歸檔，最大限度地保持學(xué)籍檔案的完整性，順利進行檔案管理工作。

建立健全學(xué)籍檔案管理制度。學(xué)校學(xué)籍檔案管理必須制定科學(xué)、完善、配套的管理規(guī)章制度，消除各自為政、各行其是的弊端。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要樹立整體觀念，用統(tǒng)一的崗位職責(zé)、統(tǒng)一的標準行為去規(guī)范學(xué)校的各項管理工作，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他制度一樣真正得到貫徹落實。

實現(xiàn)檔案管理信息化。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)社會化的實現(xiàn)，學(xué)籍檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理向現(xiàn)代化管理邁進。因此，學(xué)籍檔案管理只有和信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等結(jié)合起來，才能和現(xiàn)代信息社會的發(fā)展相適應(yīng)。這就要求學(xué)校積極推進學(xué)籍檔案管理的信息化進程，以實用、快捷和高效為目標，利用信息技術(shù)手段對各種檔案信息進行集成管理，實現(xiàn)檔案信息資源的存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化，構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源服務(wù)體系，確保檔案信息的快速傳遞和有效共享，從而提高學(xué)籍檔案管理工作的時效性和檔案資源開發(fā)利用的水平。

主動開發(fā)、利用學(xué)籍檔案。開發(fā)和利用學(xué)籍檔案的信息資源，并使之服務(wù)于社會和參與各種教育教學(xué)活動，是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的和職責(zé)。所以，我們不能只滿足于整理、保存學(xué)籍檔案，要積極開展研究，從大量的學(xué)籍檔案信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為學(xué)校的教學(xué)和管理體制改革服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。比如，通過對不同學(xué)科考試成績公布情況的統(tǒng)計，可以發(fā)現(xiàn)不同專業(yè)課程教學(xué)管理體制中存在的問題，并有針對性地采取措施；通過對受處分學(xué)生檔案的研究，可總結(jié)學(xué)生思想教育中應(yīng)該注意的問題等。對學(xué)校檔案的研究開發(fā)利用，可以使檔案工作中靜態(tài)的分散信息變?yōu)閯討B(tài)的集中信息，使之與學(xué)校的改革與發(fā)展同步前進。

（責(zé) 編 流 水）