談基層單位檔案管理中的問題及對(duì)策

[摘 要]檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。檔案管理是檔案部門對(duì)檔案試題進(jìn)行管理并提供服務(wù)等各項(xiàng)工作的總稱，是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。針對(duì)基層單位檔案管理中存在著缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案意識(shí)薄弱、管理?xiàng)l件落后等一系列的問題，提出了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化的可行對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]基層單位；檔案管理

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）03 — 0073 — 02

一、引言

基層單位檔案是基層組織工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，是基層單位不可再生的寶貴財(cái)富，檔案涉及的范圍廣泛，具有豐富的內(nèi)容，是翔實(shí)可靠的憑證，較之其他信息，具有自身非常大的優(yōu)勢(shì)。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸走進(jìn)人們的工作生活，我國(guó)的檔案管理在取得發(fā)展的同時(shí)，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實(shí)體的保管和利用為重心，社會(huì)的發(fā)展使檔案的管理逐步走向以檔案信息存儲(chǔ)和利用為重心，走向規(guī)范化和信息化。但是當(dāng)前的檔案管理中也存在一些問題，筆者就如何完善基層單位檔案管理的工作提出了一些建議。

二、基層單位檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.基層檔案意識(shí)淡薄

檔案意識(shí)是管理人員對(duì)于檔案及其工作等這些客觀情況的一種認(rèn)知程度，某些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這些方面的工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)，忽視了檔案本身具有的重要作用，檔案的工作被排擠到邊緣的位置，認(rèn)為檔案的工作只要不出問題就可以了，這種模糊的認(rèn)識(shí)存在于一些領(lǐng)導(dǎo)的頭腦中，因此造成在工作中檔案工作得不到重視，以致于有些管理人員不了解檔案本身的寶貴歷史財(cái)富，在工作中，流于形式，不重視檔案的積累和保護(hù)，更有甚者不知“何為檔案”，混淆了“檔案”與“文件”的概念，忽視了文件和檔案的本質(zhì)區(qū)別。有些單位還存在著檔案流失的現(xiàn)象，直接影響到基層單位的生存和發(fā)展。正是由于觀念的淡薄，造成檔案的管理處于散亂的狀態(tài)。

2.檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，管理不規(guī)范

有些基層單位的檔案管理人員中兼職的現(xiàn)象普遍，有的一人兼數(shù)職，疲于應(yīng)付日常的事情，無心從事檔案管理工作。這些人員流動(dòng)性比較頻繁，造成了很多人員對(duì)于檔案管理方面的業(yè)務(wù)一知半解，直接影響了檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。許多人員沒有接受過培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、文化程度等方面存在較大的差異，專業(yè)出身的管理人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，思想觀念和管理水品不能跟上時(shí)代的發(fā)展，這些管理人員的素質(zhì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平，以致于某些文件不能得到及時(shí)整理，造成檔案的流失，這是巨大的文獻(xiàn)資料損失。

3.檔案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基層單位對(duì)于檔案工作不是太重視，因此，對(duì)于這方面的投入也是有限的，造成在技術(shù)和管理上往往都比較落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等逐漸在一些大檔案的管理中得到運(yùn)用，但是基層單位運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的比較少，還停留在手工收集、檢索的階段，檔案的信息量較小，檔案的利用和開發(fā)不夠。

4.基層單位的檔案開發(fā)不足

當(dāng)前，很多基層單位檔案部門的內(nèi)部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通和聯(lián)系，使得各部門間較為封閉，一些館藏的信息很難實(shí)現(xiàn)資源的共享，造成了“各自為政”的尷尬局面，檔案管理的信息功效沒有充分發(fā)揮，檔案的管理效率和利用的效果不足，這是當(dāng)前一個(gè)亟待解決的問題。

5.聲像檔案的管理亟待完善

聲像檔案有很強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，這種獨(dú)特的特點(diǎn)使得它們?cè)诖鏅n時(shí)也要制定相適應(yīng)的措施，比如一些影像和照片的資料，需要及時(shí)添加文字說明，這對(duì)于以后的存檔具有非常重要的作用。如果沒有能夠及時(shí)添加，日后攝影的當(dāng)事人也很難追憶。同時(shí)聲像檔案不同于一般的文字檔案，聲像檔案的管理明顯落后于檔案工作的整體水平。多數(shù)基層單位由于受到條件的限制，在保存聲像檔案上也存在一些問題，很少具備保存聲像檔案的條件。聲像檔案存在著保管條件差、管理混亂的問題，最為突出的問題在于當(dāng)前基層單位的檔案庫無法滿足工作的需要，直接影響了聲像檔案的保管和利用。

三、應(yīng)對(duì)措施

1.提高檔案管理的意識(shí)，增強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此，檔案工作往往得不到重視，一些基層單位的檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)將工作的重心放在現(xiàn)實(shí)工作中，不重視檔案資料的積累和檔案管理的基礎(chǔ)工作，造成管理工作的混亂。針對(duì)這樣的問題，應(yīng)該提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，這是做好檔案管理工作的前提。為了使他們意識(shí)到檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是不可再生和替代的信息資源，可以讓他們學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)和相關(guān)的管理規(guī)定，提高管理人員的意識(shí)和綜合素質(zhì)。同時(shí)重視對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是開展檔案管理工作的關(guān)鍵，只有引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能夠協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的協(xié)作，一些制度建設(shè)才能夠真正落實(shí)，為開展檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。作為檔案管理人員，也要積極要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)工作的開展情況，及時(shí)反映工作中出現(xiàn)的問題，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，方便解決在檔案工作中出現(xiàn)的難點(diǎn)問題。

2.保持管理人員的穩(wěn)定性，提高綜合素質(zhì)

如前所述檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，造成了在檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，這是檔案工作能否開展的關(guān)鍵。檔案工作需要高強(qiáng)度的專業(yè)型，同時(shí)它還具有較強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性，只有扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作，才能夠取得較好的成績(jī)，這也就決定了必須加強(qiáng)和提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，提高他們的工作意識(shí)，培養(yǎng)良好的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)他們的積極性和自覺性。第二，參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，根據(jù)基層單位檔案工作的實(shí)際情況，在工作中注重實(shí)用性，采取多種多樣的培訓(xùn)方法，并根據(jù)每個(gè)人的實(shí)際情況“因材施教”。由于檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)性特別強(qiáng)的工作，這對(duì)于從事檔案工作的人員來說，既要有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)功底，還有具有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。因此學(xué)習(xí)不能僅僅停留在本單位，要實(shí)施“走出去”的學(xué)習(xí)戰(zhàn)略，將部分參訓(xùn)人員送出去參加各種專業(yè)的培訓(xùn)班，提高他們的檔案專業(yè)素養(yǎng)；同時(shí)，可以把同行業(yè)中比較優(yōu)秀的人員請(qǐng)到本單位進(jìn)行集中培訓(xùn)，通過各種各樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)會(huì)和溝通交流機(jī)會(huì)，提高管理人員的素質(zhì)，對(duì)于順利開展檔案管理工作具有積極的作用。

3.完善基層單位檔案管理的軟硬件建設(shè)

根據(jù)單位的實(shí)際情況，增強(qiáng)部門對(duì)于檔案管理的財(cái)政支持，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)和檔案管理的電子化和信息化。檔案部門要積極參與信息化建設(shè)，檔案管理要應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些新技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域主要涉及到以下幾個(gè)方面：檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱。可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，利用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具；第二，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索；第三，利用計(jì)算機(jī)登記各種數(shù)據(jù)。在檔案的管理中利用計(jì)算機(jī)、光盤掃描、縮微等設(shè)備進(jìn)行管理，可以有效地發(fā)揮其信息作用，同時(shí)注重改善檔案保管的保護(hù)條件，要具備“三鐵八防”的要求，做到檔案保管的安全統(tǒng)一，整齊規(guī)范。

4.提高檔案利用的效率

作為檔案部門最主要就是為用戶提供相關(guān)檔案資料的服務(wù)，提供準(zhǔn)確的信息是最基本的業(yè)務(wù)要求。因此，基層檔案部門必須將最基本的服務(wù)做好。檔案的管理就要打破傳統(tǒng)的模式，創(chuàng)新管理的環(huán)境，營(yíng)造開放的工作氛25960a736215c16d5ecb611e211739d3圍，獲取多渠道的信息，同時(shí)要重視本行業(yè)之間的溝通交流，搭建與其他檔案部門之間的橋梁，多多向本行業(yè)的優(yōu)秀部門學(xué)習(xí)，借此提高自己。除此之外，還要向社會(huì)開放檔案的信息，提高公眾對(duì)于信息共享的參與率，加強(qiáng)宣傳，提高服務(wù)。

5.檔案管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變

檔案管理要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這不僅體現(xiàn)在對(duì)于一些聲像檔案的保存上，還體現(xiàn)在管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變上。對(duì)于那些比較特殊的聲像檔案，應(yīng)該采取必要的措施，設(shè)定相關(guān)的責(zé)任人直接管理聲像資料，同時(shí)在單位的主要庫房里，單獨(dú)設(shè)立聲像資料室，便于查找。對(duì)于剛剛收集的聲像資料要及時(shí)記錄、及時(shí)保存，這樣才不會(huì)使資料遺失，保持資料的原始真實(shí)狀態(tài)。

在檔案的管理機(jī)制上，要不斷更新檔案管理手段，不斷提高管理水平，建立與之相應(yīng)的檔案管理體系，將不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案管理與各項(xiàng)工作的開展同時(shí)進(jìn)行。健全檔案管理的一系列規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵，要建立科學(xué)合理的管理機(jī)制可以從以下幾方面著手：第一，規(guī)章制度要科學(xué)合理。必須要符合本單位的特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際情況，這是基層單位檔案管理的發(fā)展需要。第二，規(guī)章制度要具有約束的雙向性。這些制度不僅僅要約束職工，還要約束領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的言行直接關(guān)系著這些制度的順利執(zhí)行，不能夠違反規(guī)章制度，而職工則是這些制度的主要約束對(duì)象。第三，規(guī)章制度要簡(jiǎn)明。一系列規(guī)章制度的實(shí)施要具有極強(qiáng)的可操作性，它的建立要以方便使用、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，這可以更好地發(fā)展規(guī)章制度的指導(dǎo)作用，對(duì)于管理的順利實(shí)施具有推動(dòng)作用。第四，保持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。作為檔案部門，其既是規(guī)章制度的執(zhí)行部門又是規(guī)章制度的主管部門，在這些規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行，絕不能夠“徇私枉法”，要體現(xiàn)制度執(zhí)行的權(quán)威性。在管理的過程中，要重視檔案管理的創(chuàng)新，一是思想觀念的創(chuàng)新，對(duì)管理工作有全新深刻的認(rèn)識(shí)；二是加強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新，除了傳統(tǒng)的接待查詢以外，還要為用戶提供在線咨詢等，這是服務(wù)創(chuàng)新的一個(gè)亮點(diǎn)。

6.依法治檔

作為基層單位的檔案部門，要認(rèn)識(shí)到法律法規(guī)在管理檔案中的重要性。檔案管理人員要認(rèn)真貫徹《檔案法》等法律法規(guī)，貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，依法管檔，從而確保檔案的完整性和安全性。在檔案的提供和管理環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)，同時(shí)繼續(xù)完善檔案工作責(zé)任追究制度，做到查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，避免造成檔案泄密、涂改等違法行為。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕周晶，張一楠.淺談如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理〔J〕.林業(yè)科技情報(bào)，2008，（03）.

〔2〕田東.淺談如何做好基層單位檔案管理工作〔J〕.黑龍江檔案，2011，（02）.

〔3〕秦愛華.淺議檔案管理現(xiàn)代化問題〔J〕.檔案管理，2012，（03）.

〔4〕馮慧珍，張輯哲.檔案學(xué)概論〔M〕.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006.

〔責(zé)任編輯：陳玉榮〕