機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案管理探析

文書(shū)檔案基本都是由一些辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化形成的。文件主要是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及個(gè)人在活動(dòng)中，為了相互聯(lián)系與處理事務(wù)等各種實(shí)際需要，通過(guò)文字、圖表等各種方式所記錄下來(lái)的擁有完整體式與處理程序的信息材料。機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案是機(jī)場(chǎng)的寶貴財(cái)富，記錄了機(jī)場(chǎng)所從事的各類(lèi)管理活動(dòng)，例如財(cái)務(wù)管理、人事管理以及業(yè)務(wù)管理等。

一、機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案分析

機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案是機(jī)場(chǎng)發(fā)展歷史的見(jiàn)證與憑據(jù)，它是有著嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性以及服務(wù)性等特點(diǎn)。

1.規(guī)范性

機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案的規(guī)范性主要是體現(xiàn)在公文的管理上，是整個(gè)文書(shū)檔案的核心，同時(shí)也是做好文書(shū)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、字跡、檢查、傳遞、文種等幾個(gè)方面。

2.標(biāo)準(zhǔn)性

相對(duì)而言，文書(shū)檔案管理工作擁有較高的技術(shù)含量，并且有著很強(qiáng)的操作性。文書(shū)檔案的收集、管理、鑒定、保管以及利用都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并且其技術(shù)流程和操作技術(shù)也是統(tǒng)一的。整個(gè)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系，層次分明，并且有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

3.保密性

機(jī)場(chǎng)和其他單位相比，技術(shù)要求高，所以信息化方面更加的完善，電子檔案較多，同時(shí)還有數(shù)量不少的紙質(zhì)檔案。這兩種形式檔案的存在為保密工作帶來(lái)了一定的難度。相對(duì)而言，紙質(zhì)的檔案在形成之后，內(nèi)容和形式基本就不會(huì)發(fā)生太大的變化，所以很容易辨認(rèn)出是否是原始資料。但是對(duì)于電子檔案，卻沒(méi)有這種特點(diǎn)，對(duì)于電子檔案往往需要進(jìn)行加密，并且還必須要不定期更換密鑰或者電子鎖。但是最重要的是保密意識(shí)，如果工作人員缺乏保密意識(shí)，這些保密手段都只能是虛設(shè)，很容易因?yàn)槭?，造成較為嚴(yán)重的后果。

4.服務(wù)性

文書(shū)檔案的服務(wù)性主要體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)或者職能部門(mén)在進(jìn)行決策分析時(shí)提供必要的資料參考，特別是在編研、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作中。想要做好服務(wù)，就必須先做好機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案的整理工作，讓文書(shū)檔案能夠在使用的時(shí)候可以滿(mǎn)足不同的要求。機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案能夠?yàn)闄C(jī)場(chǎng)內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的變遷以及職工的晉職晉升等提供相當(dāng)詳細(xì)的個(gè)人資料與依據(jù)，并能夠促進(jìn)工作效率的提高，使得工作能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按質(zhì)、按量完成。同時(shí)還能夠在機(jī)場(chǎng)進(jìn)行大規(guī)模改革的過(guò)程中提供機(jī)場(chǎng)的各種基本信息以及工作人員的一些基本情況，能讓機(jī)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)獲取必要的第一手的信息。

二、機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)文書(shū)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度存在差異，需要進(jìn)一步改善

對(duì)于文書(shū)檔案的重要性，各個(gè)機(jī)場(chǎng)的表現(xiàn)各不相同，部分機(jī)場(chǎng)在文書(shū)檔案的管理上還存在需要繼續(xù)改進(jìn)的地方，需要進(jìn)一步提高對(duì)文書(shū)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。但是從近幾年的情況來(lái)看，各個(gè)機(jī)場(chǎng)都正在改善對(duì)文書(shū)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，并且取得了較好的效果，例如在對(duì)于文書(shū)檔案的搜集、整理與歸檔上都取得了一定的成績(jī)，但是就文書(shū)檔案的利用上還需要進(jìn)一步的進(jìn)行改善。如在很多機(jī)場(chǎng)中雖然有檔案室，但是卻缺乏相應(yīng)的查閱檔案的硬件條件，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的查閱室，對(duì)于查閱檔案的制度也不夠健全，基本只有檔案部門(mén)有相關(guān)的制度，對(duì)于檔案很多人都感到神秘。

2.文書(shū)工作與檔案工作之間缺乏足夠的默契程度

嚴(yán)格的講，文書(shū)檔案管理工作包含有檔案工作與文書(shū)工作這兩個(gè)方面的內(nèi)容，因此這兩項(xiàng)工作之間存在有十分緊密的聯(lián)系。所以在實(shí)際的文書(shū)檔案管理中需要將文書(shū)與檔案管理工作進(jìn)行銜接，兩項(xiàng)工作必須要相互配合，并構(gòu)建起一套較為完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，文書(shū)工作與檔案管理基本是單獨(dú)進(jìn)行操作的，管理上也是分開(kāi)的，沒(méi)有形成一個(gè)整體。

3.文書(shū)檔案管理人員素養(yǎng)難以滿(mǎn)足文書(shū)檔案管理工作的需要

從整體上看，我國(guó)的檔案管理人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平以及文化程度等方面呈現(xiàn)出參差不齊的現(xiàn)象，難以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。雖然，機(jī)場(chǎng)的檔案管理人員的素質(zhì)相對(duì)較高。但是在專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及知識(shí)結(jié)構(gòu)上仍然是存在著老化或者不合理的情況，并且很少有檔案管理人員及時(shí)的對(duì)知識(shí)進(jìn)行更新。這些情況的存在影響到了機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，并且會(huì)進(jìn)一步使得機(jī)場(chǎng)的工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案并不重要。在很多部門(mén)中，檔案管理人員基本都是兼職缺乏足夠的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，雖然也接受過(guò)檔案管理的培訓(xùn)，但是培訓(xùn)內(nèi)容基本都集中在操作性知識(shí)方面，缺少基本理論等各種系統(tǒng)性的知識(shí)。

三、加強(qiáng)機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案管理的措施

1.對(duì)文書(shū)檔案意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化

對(duì)于文書(shū)檔案，不僅僅需要機(jī)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，所有人員都需要重視，只有這樣才能夠更好的與文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行配合，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作效率的提升。因此，必須加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案重要性的宣傳。通過(guò)宣傳，讓機(jī)場(chǎng)工作人員對(duì)于檔案不再感到神秘，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到其重要性。同時(shí)加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的資金投入，讓文書(shū)檔案管理工作的各項(xiàng)配套措施能夠得到完善，只有做好了檔案管理工作才能夠進(jìn)一步的促進(jìn)機(jī)場(chǎng)其它各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

2.實(shí)行一體化管理

文檔一體化指的是根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)周期理論，將已經(jīng)完成的文件管理與項(xiàng)目檔案管理納入到一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，并根據(jù)統(tǒng)一的要求，構(gòu)建起密切的聯(lián)系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)。對(duì)于文件材料的形成，必須要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求去進(jìn)行，讓案卷質(zhì)量能夠得到保障。文檔管理一體化對(duì)于機(jī)場(chǎng)文書(shū)檔案管理有著十分重要的作用，可以使文書(shū)檔案的收集更加完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，更加有利于對(duì)文檔進(jìn)行超前控制，提高信息檢索的效率，促進(jìn)科學(xué)決策，使行政效率得到提升，有利于機(jī)場(chǎng)對(duì)人、財(cái)、物進(jìn)行更加有效的利用。同時(shí)要做好電子文件與紙質(zhì)文件的歸檔工作，紙質(zhì)檔案和電子檔案一起進(jìn)行保存。

3.改善檔案管理人才隊(duì)伍現(xiàn)狀

要提高文書(shū)檔案管理工作的效率，人員素質(zhì)是重要基礎(chǔ)。為此，必須要將檔案管理人員的培養(yǎng)納入到機(jī)場(chǎng)人員培訓(xùn)計(jì)劃中，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種手段來(lái)提高檔案管理人員的素質(zhì)。同時(shí)，要對(duì)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行提升，特別是文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)和利用都需要檔案管理人員有著足夠的服務(wù)意識(shí)。在進(jìn)行教育和培訓(xùn)時(shí)，內(nèi)容不能僅僅放在操作性的知識(shí)上，需要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況有針對(duì)性地提供系統(tǒng)的檔案管理理論知識(shí)，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善。加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案人才的招聘力度，可以與高校進(jìn)行合作，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案人才。

總之，文書(shū)檔案的管理工作水平對(duì)機(jī)場(chǎng)的發(fā)展有著十分重要的影響。為此，機(jī)場(chǎng)的工作人員都必須要對(duì)文書(shū)檔案的管理工作進(jìn)行重視，分析當(dāng)前存在的問(wèn)題，并積極的進(jìn)行改進(jìn)。

〔（作者單位：舟山普陀山機(jī)場(chǎng)有限公司（舟山市民航局）〕