淺談城建檔案信息化建設

城建檔案是城市建設中形成的具有保存價值的文字、圖表、影像等各種載體的技術資料，是社會管理和公共服務的重要信息，是建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管、執(zhí)法監(jiān)督以及城鄉(xiāng)房屋建筑和市政基礎設施工程建設、運營養(yǎng)護、維修改造等工作的重要依據；對于促進城鄉(xiāng)一體化建設和城市化進程，保證城市生產、生活秩序，維護城市安全，應對城市突發(fā)事件具有十分重要的意義。

城建檔案信息化建設，是指城建檔案機構利用現代信息技術，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平，進而提高城建檔案工作的社會效益和經濟效益的過程。

一、城建檔案信息化的現狀

經過20多年來的發(fā)展，我國城建檔案館已建立了檔案計算機檢索系統(tǒng)，大部分城市開始建立管理信息系統(tǒng)，不少城市正在積極規(guī)劃建設數字城建檔案館，例如武漢、長沙、珠海等城市的城建檔案館信息化建設已經較為成熟和先進，其中珠海市數字城建檔案館于2007年6月2日通過建設部驗收鑒定。驗收專家委員會認為：該項目是我國第一個完整意義上的數字城建檔案館，該項目在城建檔案全過程的規(guī)范管理與控制方面具有國內領先水平。目前已在全國進行推廣應用，取得較好的效果。

隨著信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案基礎業(yè)務建設的重心向檔案的信息化建設轉移。為了加快審批進度，現在全國各地的工程建設檔案除了要求提供紙質圖紙外，基本上都要求同時提供光盤材料。大量的數字信息，特別是地下管線資料、音像照片，日漸增多的豐富館藏，如果不經過信息化處理，勢必會嚴重影響城建檔案的工作效率。現有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求。因此采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開發(fā)利用為中心的現代化管理模式轉化的必然趨勢。

整體而言，我國城建檔案館信息化總體應用水平較低，信息化建設還處于初步發(fā)展階段，存在的主要問題有：一是由于各地的城建檔案館經費主要靠政府財政支出，因此信息化建設投入有限。二是信息化基礎設施落后，相當多的檔案館的電腦應用僅停留在文字處理、文件檢索、辦公自動化等方面，服務器、磁盤陣列等網絡設備擁有率較低，數據庫軟件、MIS、GIS等應用軟件的擁有率更低，就算擁有也是與規(guī)劃主管部門共享，檔案館只是附屬模塊。三是檔案館仍未走出封閉狀態(tài)，資源共享觀念淡薄，開發(fā)不足。大多數檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷幾步曲；檔案介質絕大多數仍為紙質檔案，要查閱資料一定要到館內現場查詢；地下管線、城市管網、路網、市政、公用設施等檔案信息化系統(tǒng)的資源未充分建設和利用。四是檔案館信息化水平極不平衡，各地、不同規(guī)模的檔案館信息化建設差異明顯，標準不統(tǒng)一。

二、城建檔案信息化建設的構想

城建檔案信息化建設是一個長期系統(tǒng)工程，要從實際需要和長遠打算出發(fā)，制定一個適合自身發(fā)展需要的長遠發(fā)展規(guī)劃。現代城建檔案館的信息化要從基礎建設抓起，基本上可以分為幾個階段：檔案館業(yè)務辦公自動化管理建設、城建檔案內部數字化建設、數字城建檔案館建設。

城建檔案館信息化建設在第一階段的任務主要是圍繞檔案管理進行，建立基于檔案業(yè)務管理的辦公自動化系統(tǒng)，充分利用現代信息技術改進優(yōu)化檔案管理的流程，實現城建檔案登記、監(jiān)督、指導、驗收等管理環(huán)節(jié)及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務工作全過程的計算機管理，同時系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。這一步的工作可結合主管單位辦公自動化系統(tǒng)建設進行，系統(tǒng)平臺和基礎數據庫應與主管單位的信息系統(tǒng)相互融合，避免重復建設和資源浪費。

第二階段的主要任務是將傳統(tǒng)城建檔案館紙張文檔和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數字化技術轉化成符合標準規(guī)范的信息數據。因為各城建檔案館經過近20多年的建設，館藏都比較豐富，同時，每年新增檔案數量也非常大，因此需配備高速掃描系統(tǒng)和大量人力進行此項工作。建議此項工作分步進行，在開發(fā)相應的建庫軟件后，要求竣工檔案驗收必須提供相應符合標準規(guī)范的光盤材料，建立起新增檔案資源庫，然后將傳統(tǒng)館藏資料逐步轉化成數字信息數據導入資源庫中，減輕負擔，提高效率。

第三階段的任務是各地城建檔案館信息化建設的第一階段、第二階段完成后，實現城建檔案館間的信息資源共享，成為真正意義上的數字城建檔案館。通過網絡，用戶可以不受地理位置和時間的限制對檔案資源進行訪問，實現檔案資源的最大化利用。

三、城建檔案信息化建設的幾點體會

1.實現基層城建檔案數字化

隨著我區(qū)“大部制”的實施，大部分的行政職能下放到鎮(zhèn)（街道），而當前的鎮(zhèn)（街道）城建檔案館（室）技術、人員、資金都很薄弱。為了帶動基層城建檔案信息化建設，上一級主管部門的信息系統(tǒng)應為基層城建檔案館（室）開通應用接口，共享服務器硬件資源和系統(tǒng)平臺軟件資源，通過軟件應用，統(tǒng)一信息化建設的標準與步伐，為基層解決大量的軟、硬件投入以及人力資源不足的問題，同時，也充實了系統(tǒng)內容，保證了系統(tǒng)整體結構與內容的完整性。

2.加快城建檔案信息化標準規(guī)范建設

標準規(guī)范是建設高質量的數字城建檔案館工程的重要基礎之一。根據國家關于檔案管理、電子文件管理的各項規(guī)范標準，從管理、業(yè)務、技術三個方面逐步完善城建檔案信息化標準規(guī)范體系，堅持數據開放原則，加快制定建設電子文件歸檔、數字城建檔案信息采集和整理、城建檔案信息安全管理、城建檔案網站建設與管理、數字城建檔案館建設規(guī)范等急需的城市檔案信息化標準規(guī)范，推動城建檔案信息化建設有序開展。

（三）CAD電子文件的管理

城建檔案館接收CAD文件已是常態(tài)工作，但大部分文件都存儲于光盤，且文件版本眾多，經常出現有文件但找不到對應的設計CAD版本而無法閱讀、打印，圖紙掃描后的文件質量遠不如原文件，不便使用，因此建立完善的數字化CAD電子文件管理系統(tǒng)是當今城建檔案信息化建設的重要內容。利用當今較為先進的dwg、dxf、dxt、dwf圖層和光柵轉換技術，無需安裝任何版本的AutoCAD軟件，支持筆寬設置和打印輸出，解決了不同版本軟件生成電子文件的閱讀、封裝問題，是現今建立CAD電子文件管理系統(tǒng)較為成熟的方法。

4.建立保障檔案信息化安全的管理體系

作為城市建設信息服務平臺，城建檔案館在為城市規(guī)劃、建設、管理等提供支撐、保障和信息服務的同時，需要利用網絡實現數據交換和數據共享。首先要嚴格用戶管理，實行系統(tǒng)用戶分級管理，設置不同的訪問權限。改變傳統(tǒng)容易被破解的用戶名口令登錄方式，引入數字證書加密技術和密匙技術，確保系統(tǒng)安全。其次要保障數據信息安全，建立綜合備份系統(tǒng)，數據服務器安裝防火墻和防病毒軟件，避免非法訪問和病毒感染。

總之，城建檔案信息化工作是一項長期而系統(tǒng)的工程，應堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，加強宣傳和交流，努力提升城建檔案管理水平，促進城建檔案信息資源的開發(fā)利用。

（作者單位：佛山市三水區(qū)發(fā)展規(guī)劃統(tǒng)計檔案館）