淺議人事檔案管理工作的重要性及其發(fā)展現(xiàn)狀

人事檔案是指在人事管理活動中形成的，記述了個人在國家機構(gòu)、社會組織中的活動情況包括個人學習歷程、工作經(jīng)歷、家庭背景情況、品德才能業(yè)績等方面，同時以個人為單位集中保存起來以備查證的資料，傳統(tǒng)上存在文字、表格、照片、錄音及其他等形式。當下，我國正不斷深入事業(yè)單位改革，在事業(yè)單位轉(zhuǎn)制、重構(gòu)、重組以及轉(zhuǎn)型等新的變革中，經(jīng)常存在大量的人員調(diào)整，而人事檔案資料就是保證此項工作高效、有序以及協(xié)調(diào)運行的重要的基礎(chǔ)。因此，進一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作，加強檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)培養(yǎng)，吸納現(xiàn)代化管理技術(shù)，對于推動我國事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的作用。

一、人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案是匯集單位員工各方面信息的一個數(shù)據(jù)庫，它為國家單位人力資源的管理工作奠定了重要的信息基礎(chǔ)。而做好人事檔案的管理工作，即圍繞輸入或輸出人事檔案信息開展的業(yè)務(wù)，同樣為該單位的發(fā)展提供了重要保障。換句話說，做好單位人事檔案相關(guān)工作，可以極大的促進人力資源管理工作，進而提高國家相關(guān)單位的核心競爭力。具體來講，人事檔案管理工作具有以下重要作用：

1.在現(xiàn)代勞動用工管理工作中的重要作用

對事業(yè)單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養(yǎng)老保險金、失業(yè)保險金；辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌，進行工資調(diào)整；辦理職稱申報工作；計算退休年限；為員工出具相應(yīng)的證明材料等。如遇到從事有毒、有害工作的員工，可根據(jù)其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。

2.在選拔和任用干部人員時的重要作用

人事檔案中可以較為詳細的反映每個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)績表現(xiàn)、專長愛好等情況，是一個單位人事管理活動的主要對象和內(nèi)容，是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料，是體現(xiàn)個人全面信息的具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性等特點的卷冊。在考察任用干部時，是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性，國家相關(guān)單位的發(fā)展。

二、計算機技術(shù)在人事檔案管理中的合理高效利用

從前傳統(tǒng)的手填式紙質(zhì)檔案資料的管理，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化社會信息資料的更新速度。而單位人員的不斷增加和流動，也導致了紙質(zhì)檔案資料錄入工作量的日趨繁重。除此以外，由于紙質(zhì)檔案容易破損和變質(zhì)，還提高了檔案管理的成本。因此，隨著計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作的形勢也在發(fā)生著日益變化，檔案信息化建設(shè)正不斷的融入到人們的工作中。

1.計算機技術(shù)的應(yīng)用減少了人事檔案管理人員的工作量

計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展使人事檔案的建立從信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的整個過程，實現(xiàn)了智能化、系統(tǒng)化與自動化，極大程度的縮減了人力資源管理部門以及相關(guān)工作人員的勞動負荷量，提高了單位人力部門的工作效率?？梢?，計算機技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，是體現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、科技化和信息化的重要標志。

2.計算機技術(shù)的應(yīng)用簡化了人事信息檢索的難度

在我國，人事檔案管理工作長期實行封閉式管理，加之傳統(tǒng)的檔案管理方法繁瑣，操作復雜，導致檔案信息不能很好的被用于發(fā)現(xiàn)人才和舉薦人才的實際工作中。而信息檢索卻是計算機技術(shù)最基本的功能之一，檢索人可以迅速的從人事檔案數(shù)據(jù)庫中查詢相關(guān)內(nèi)容，僅是依據(jù)不同的檔案管理系統(tǒng)需要輸入不同的檢索關(guān)鍵詞，有的以姓名檢索，有的以時間來檢索，有的則以檔案編號來檢索等。這樣的操作，可以大大節(jié)約從頭到尾找信息的時間。同時，檔案所查閱的大部分內(nèi)容更有利于發(fā)現(xiàn)人才，推薦人才，為人事決策工作提供重要依據(jù)。

3.計算機技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案信息化管理的水平

由于工作單位幾乎每天都會有新的人事變動，及時收集新的檔案信息，及時跟上信息變動腳步，及時錄入人事變更內(nèi)容，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫，這就對人事檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求。由于計算機技術(shù)和軟件的應(yīng)用，減少了人事檔案管理人員的工作量，為人事檔案管理人員提供了更為充分的搜集人事信息的時間。此外，計算機技術(shù)的操作簡便，更提高了相關(guān)信息的錄入效率。

三、人事檔案管理工作中存在的不足

1.缺少專業(yè)的人事檔案管理人才

首先，由于新老工作人員更替、機構(gòu)科室重組等原因，難免造成人事檔案管理人員的崗位變動。而接任的管理人員往往沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，僅能將相應(yīng)材料裝入檔案盒，缺乏對檔案重要性的專業(yè)認識，不具備檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識和基本技能，對檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)也不了解，嚴重影響了檔案管理工作的水平。而在這些管理人員中，更有相當一部分人員缺乏對檔案管理工作的系統(tǒng)規(guī)劃，深深制約著本單位檔案管理工作的開展。其次，由于檔案管理信息化技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)包括計算機操作、軟件應(yīng)用等，才能成為一名合格的檔案管理人員并進行科學的檔案管理工作。

2.缺少完善的人事檔案管理制度

就目前情況來看，大部分單位并沒有建立專門的檔案管理領(lǐng)導小組，并定期對檔案管理工作進行檢查和督促，及時做好檔案核查和修復工作。此外，也少有單位專門建立人事檔案管理的專門制度，針對人事檔案的收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等方面進行詳細的規(guī)定，有的管檔部門建立了制度也存在不執(zhí)行或不嚴格現(xiàn)象，導致常常出現(xiàn)檔案混亂，裝訂不完善，不能真實詳盡的反映個人信息的現(xiàn)象。

3.缺少人事檔案信息化管理下的保護保密意識

由于現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，針對檔案管理所設(shè)計的軟件也越來越全面和智能化，部分檔案管理人員對計算機技術(shù)產(chǎn)生了依賴性，而忽視了紙質(zhì)檔案材料的重要性，降低了對檔案信息的保護意識。需要強調(diào)的是，屬于格外機密和重要的檔案信息，相關(guān)單位仍應(yīng)同時采用紙質(zhì)檔案管理的方式進行備案，以防止電子檔案不慎丟失或損壞而造成的信息無法恢復。此外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，進行檔案管理工作的人員更要樹立和加強保密和防范意識，以防一些機密檔案內(nèi)容從網(wǎng)絡(luò)途徑被竊取。

四、對人事檔案管理工作的展望

人事檔案管理是一項政策性兼具系統(tǒng)性、科學性、專業(yè)性的工作，在每一個相關(guān)單位中，都需要領(lǐng)導與其他同事們的重視、支持和配合，這是人事檔案管理工作更好的服務(wù)于本單位的重要前提。同時，給予人事管理部門相應(yīng)的人力、物力、財力等方面的支持，也是加強人事檔案的管理，推動人事檔案管理工作順利開展的重要保證。隨著人事改革制度的不斷深入，單位內(nèi)部、單位之間、地區(qū)之間的人員流動也會越來越頻繁，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。此外，如何將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存與利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創(chuàng)新意識，勇于探索，敢于開拓，努力實踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好。

（作者單位：張家口市宣化區(qū)人力資源和社會保障局）