淺談高校檔案的信息化建設(shè)管理

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種歷史的原始記錄。檔案既是高校教育事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的深化，加快了檔案工作走向信息化建設(shè)的步伐，檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理現(xiàn)代化的重要發(fā)展方。

一、高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要文本、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。它是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。其最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校館藏信息資源數(shù)字化，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。

二、高校檔案信息化建設(shè)的存在的問題

1.檔案意識(shí)淡薄，受重視程度不夠

高校內(nèi)部分單位、部門檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化與本單位本部門日常工作之間的聯(lián)系，認(rèn)為檔案信息化只是檔案館工作的改進(jìn)與提高，與自己的工作無(wú)關(guān)，每年只需按部就班做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，對(duì)本部門形成的電子檔案監(jiān)管不力，導(dǎo)致疏于管理、電子檔案流失嚴(yán)重等諸多不良后果，直接影響到學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案管理工作的信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實(shí)的要求，結(jié)果是高校檔案管理工作仍用手工操作的現(xiàn)象還比較多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備，大大制約了檔案工作的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理者扮演著舉足輕重的角色。而部分高校檔案人員不熟悉計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)，較難快速適應(yīng)信息化的管理趨勢(shì)。也有一些人對(duì)高校檔案數(shù)字化的理解不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為只要把紙質(zhì)文檔變成電子文檔就代表實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化了。這些認(rèn)識(shí)只是對(duì)高校檔案信息化認(rèn)識(shí)的片面性理解。高校檔案數(shù)字化不僅僅是檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的變革，其中更需要引入先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，需要檔案管理人員具有與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代感和不斷學(xué)習(xí)提高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，電子文件歸檔困難

檔案信息化工作的基本任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享及其全過程安全管理。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)的顯著特點(diǎn)是具有極強(qiáng)的相關(guān)性，如檔案信息的傳輸、流轉(zhuǎn)、共享必然涉及諸多相關(guān)主體及其相互間的關(guān)聯(lián)；電子文件歸檔管理更使檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、各種計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)等的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語(yǔ)言，更加需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但從現(xiàn)狀看，學(xué)校檔案信息化工作中的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后，其系統(tǒng)性、配套性，不能完全滿足當(dāng)前檔案信息化工作的實(shí)際需要。

三、高校檔案管理信息化管理的措施

1.加大宣傳，更新管理方式，積極推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

依托校園網(wǎng)絡(luò)主動(dòng)做好電子文件歸檔、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作，提高廣大師生對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等高新技術(shù)手段的應(yīng)用，學(xué)校各種信息逐漸實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，電子檔案與日俱增，高校檔案館應(yīng)充分采用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加快檔案館局域網(wǎng)的建設(shè)進(jìn)程，利用校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的有效聯(lián)結(jié)，使檔案館通過校園數(shù)字化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源收集和傳遞方式的網(wǎng)絡(luò)化。

開展檔案信息網(wǎng)上利用，這將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，逐步實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。到那時(shí)任何一位利用者將不受任何時(shí)間、空間的限制，在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間，只需要有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入高校檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息。這使得編研工作、檔案查閱工作變得更為簡(jiǎn)易、方便、快捷。通過多媒體技術(shù)改善利用電子檔案的環(huán)境，解決目前檔案信息提供少、傳遞慢、效率低的問題，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，進(jìn)而提高服務(wù)速度和質(zhì)量。

2.加強(qiáng)檔案信息專門人才的培養(yǎng)

檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，對(duì)從事檔案工作信息化的管理人員而言，不僅要求他們掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，而且還要熟悉檔案工作的專業(yè)知識(shí)。要掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識(shí)，培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利用的能力、信息選擇能力、信息預(yù)測(cè)能力、信息加工、開發(fā)、傳輸、存儲(chǔ)、調(diào)閱和吸收等能力，又要能對(duì)信息進(jìn)行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

隨著信息技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力，創(chuàng)造新知識(shí)信息，努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更高的綜合素質(zhì)。因此，現(xiàn)代檔案人員應(yīng)由一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點(diǎn)的高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。有針對(duì)性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

3.提高信息安全意識(shí)，確保檔案信息利用安全

在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)與利用時(shí)必然會(huì)涉及多方面的信息安全問題。首先，我們應(yīng)重視檔案信息內(nèi)容的安全。凡是涉及國(guó)家安全、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生。其次，必須保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)安全。使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證、訪問權(quán)限控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護(hù)方面，除了對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、用戶身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷跟進(jìn)了解新的安全防護(hù)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問題。最后，檔案部門要不斷進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定切實(shí)可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對(duì)信息的保密與安全意識(shí)。

4.暢通檔案信息服務(wù)渠道，提高資源利用率

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，建立電子閱覽室，利用網(wǎng)絡(luò)終端、多媒體、觸摸屏等現(xiàn)代技術(shù)，使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務(wù)是檔案館發(fā)展的必由之路。故應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段的多樣化，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)，充分發(fā)揮和拓展現(xiàn)有檔案館網(wǎng)站的作用，使檔案館網(wǎng)站真正成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布；提供在線電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、視頻點(diǎn)播服務(wù)等功能，開展檔案信息咨詢服務(wù)，與用戶進(jìn)行交互式信息咨詢，運(yùn)用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶構(gòu)建制定全方位的檔案信息服務(wù)體系。

高校檔案是高校最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識(shí)資源。隨著高校自身發(fā)展的需要，高校應(yīng)越來(lái)越重視檔案信息的管理工作，檔案工作者也必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理，努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息，開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動(dòng)態(tài)的信息資源，更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，服務(wù)于社會(huì)。

（作者單位：河北化工醫(yī)藥職業(yè)技術(shù)學(xué)院）