秘書(shū)公務(wù)活動(dòng)中的“先”和“后”

李展

公務(wù)活動(dòng)中，孰先孰后，看似小事，實(shí)則是一件關(guān)乎原則性、政治性的大問(wèn)題。如果不能妥善安排，有時(shí)甚至?xí)l(fā)難以預(yù)料的負(fù)面影響。因此，如何安排好公務(wù)活動(dòng)中的先后順序，常常秘書(shū)需要在遵守相關(guān)規(guī)則的前提下，結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真推敲，反復(fù)考量。

一、會(huì)議活動(dòng)中的“先”與“后”

公務(wù)活動(dòng)中，遇到最多的就是會(huì)議活動(dòng)。會(huì)議中有關(guān)孰先孰后的問(wèn)題非常復(fù)雜，幾乎貫穿會(huì)議的始終。比如，在議程安排上，常常先進(jìn)行一些具體事項(xiàng)或其他人員的講話(huà)，而把最重要的領(lǐng)導(dǎo)放在最后做總結(jié)講話(huà)。在主席臺(tái)座次上，常以職務(wù)高低為標(biāo)準(zhǔn)安排座次。領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。有時(shí)，外來(lái)領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)即使低于本單位最高領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)，出于尊重，也會(huì)把外來(lái)領(lǐng)導(dǎo)居中安排。一些重要的會(huì)議還設(shè)有主席團(tuán)，在其位次安排上，前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)。

會(huì)議群眾席的排座，可以不進(jìn)行統(tǒng)一安排，由大家各自擇位而坐；也可以安排與會(huì)者在群眾席上按單位、部門(mén)或者地位、行業(yè)就座。如果是后者，其座次也有孰先孰后的問(wèn)題。這時(shí)，座次既可以按照與會(huì)單位、部門(mén)的漢字筆畫(huà)的多少、漢語(yǔ)拼音字母的前后來(lái)安排，也可以按照平時(shí)約定俗成的習(xí)慣來(lái)序列。按單位就座時(shí)，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。

會(huì)議召開(kāi)時(shí)，常常是與會(huì)者先入座坐好。隨后，主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)按照職務(wù)高低的先后順序依次由等候區(qū)步入，并對(duì)照事先放好的桌簽，從座位左側(cè)就座。有時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)步入主席臺(tái)時(shí)，會(huì)和現(xiàn)場(chǎng)群眾進(jìn)行鼓掌、致意等互動(dòng)。這時(shí)，其他領(lǐng)導(dǎo)要等最高領(lǐng)導(dǎo)落座后才能就座。

會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人常常需要介紹與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，特別是介紹在主席臺(tái)就座的領(lǐng)導(dǎo)。介紹順序一般是和主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)的座次保持一致。

會(huì)議進(jìn)行時(shí)，有時(shí)需要根據(jù)實(shí)際情況提供茶水服務(wù)。服務(wù)人員在為主席臺(tái)上就座的領(lǐng)導(dǎo)加水時(shí)，一般從最高領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始，然后根據(jù)退場(chǎng)出口方向決定倒水順序。如果主席臺(tái)只有一側(cè)可以退場(chǎng)，給最高領(lǐng)導(dǎo)加完水后，就依次為距離出口較遠(yuǎn)的領(lǐng)導(dǎo)加水，全部加完后再返回身依次為出口一側(cè)的領(lǐng)導(dǎo)加水。如果主席臺(tái)兩側(cè)都可以退場(chǎng)，就要按照先從1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)開(kāi)始這個(gè)順序來(lái)加水，然后再返回身去給另一側(cè)領(lǐng)導(dǎo)加水。

一些重要的會(huì)議結(jié)束時(shí)，常常是先請(qǐng)主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)退席，其他與會(huì)者才能離場(chǎng)。一些會(huì)議，特別是一些涉及外單位人員較多的會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后，還要進(jìn)行合影留念。合影留念時(shí)的位次、前后排順序基本上等同于主席臺(tái)和主席團(tuán)的安排。

二、握手、介紹、交換名片時(shí)的“先”與“后”

公務(wù)活動(dòng)中，人們見(jiàn)面時(shí)，常常一見(jiàn)面就互相握手。握手往往表示友好，是一種重要的公務(wù)社交禮儀，可以溝通情感，加深雙方的理解、信任，也可以表示對(duì)對(duì)方的尊敬、景仰、祝賀、鼓勵(lì)。握手時(shí)，按照尊者優(yōu)先、女士?jī)?yōu)先的原則，主人、長(zhǎng)輩、上司、女士先伸出手，客人、晚輩、下屬、男士再相迎握手。有時(shí)，女士?jī)?yōu)先要服從于尊者優(yōu)先，職務(wù)高者先伸手，女士再伸手。公務(wù)活動(dòng)中，雙方握手時(shí)稍微用力握一下即可放開(kāi)，時(shí)間一般為2至5秒。有時(shí)，握手的結(jié)束時(shí)間也由主動(dòng)伸手方?jīng)Q定，當(dāng)其松手時(shí)即意味著握手結(jié)束，另一方也應(yīng)立刻終止握手。

在公務(wù)活動(dòng)中，除了向別人作自我介紹外，有時(shí)還需要為他人作介紹。為他人作介紹也需要注意介紹的先后順序，一般也要遵守尊者、女士具有優(yōu)先知情權(quán)的原則，即受到特別尊重的一方有了解對(duì)方的優(yōu)先權(quán)，應(yīng)把男士介紹給女士，把晚輩介紹給長(zhǎng)輩，把客人介紹給主人，把未婚者介紹給已婚者，把職位低者介紹給職位高者，把個(gè)人介紹給團(tuán)體，把晚到者介紹給早到者。在口頭表達(dá)時(shí)，先稱(chēng)呼長(zhǎng)輩、職位高者、主人、女士、已婚者、先到場(chǎng)者，再將被介紹者介紹出來(lái)。這種介紹順序的共同特點(diǎn)是“尊者居后”，以表示尊敬之意。介紹語(yǔ)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，并使用敬辭，可以說(shuō)：“王市長(zhǎng)，請(qǐng)?jiān)试S我向您介紹一下……”或說(shuō)：“張局長(zhǎng)，這就是我和你常提起的李偉博士?！?/p>

名片是現(xiàn)代公務(wù)活動(dòng)中一種重要的媒介，名片不僅可以用作自我介紹，而且還可用作祝賀、答謝、拜訪(fǎng)、慰問(wèn)等。當(dāng)今社會(huì)，交換名片也是一種比較常見(jiàn)的公務(wù)社交方式。交換名片也有一定的先后順序，一般是“先客后主，先低后高”，客人先向主人遞名片，位低者先向位高者遞名片，年輕者先向年長(zhǎng)者遞名片，男性先向女性遞名片。當(dāng)對(duì)方不止一人時(shí)，應(yīng)先將名片遞給職務(wù)較高或年齡較大者；或者由近至遠(yuǎn)處遞，依次進(jìn)行。遞送時(shí)應(yīng)將名片正面面向?qū)Ψ?，雙手奉上，可以說(shuō)一些“你好，我叫×××，這是我的名片，請(qǐng)笑納”“這是我的名片，請(qǐng)您收下”等客套話(huà)。

三、行進(jìn)過(guò)程中的“先”與“后”

當(dāng)外單位人員到本單位參加公務(wù)活動(dòng)時(shí)，常常需要引導(dǎo)，以便其能夠準(zhǔn)確、快速地到達(dá)目標(biāo)地點(diǎn)。按照“以右為尊、以客為尊”的理念，引導(dǎo)人員走在來(lái)賓的左前方，距離來(lái)賓1米左右。來(lái)賓人數(shù)越多，引導(dǎo)的距離越遠(yuǎn)，以免照顧不周，給人厚此薄彼之感。行進(jìn)時(shí)，一般讓對(duì)方走道路、走廊的中央或內(nèi)側(cè)，自己走在道路、走廊的一側(cè)或外側(cè)。

除了引導(dǎo)行進(jìn)外，還可以與客人并排行進(jìn)或單行行進(jìn)。并排行進(jìn)時(shí)，中央高于兩側(cè)，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，一般情況下，應(yīng)該讓客人走在中央或者內(nèi)側(cè)。與客人單行成一條線(xiàn)行進(jìn)時(shí)，前方高于后方，以前方為上，如果沒(méi)有特殊情況，應(yīng)該讓客人在前面行進(jìn)。

行進(jìn)過(guò)程中，有幾種特殊情況需要特別注意孰先孰后的問(wèn)題。

一是上下樓梯時(shí)。上樓梯時(shí)，一般讓來(lái)賓走在前面，引導(dǎo)人員走在后面，并且是走在扶手的一邊。下樓梯時(shí)，引導(dǎo)人員可以走在前面，來(lái)賓走在后面。拐彎或有臺(tái)階的地方應(yīng)使用手勢(shì)，提醒客人“這邊請(qǐng)”或“請(qǐng)注意樓梯”等。

二是乘坐電梯時(shí)。陪同客人來(lái)到電梯門(mén)前，先按電梯呼梯按鈕。出入有人控制的電梯，陪同者應(yīng)后進(jìn)后出，讓客人先進(jìn)先出。出入無(wú)人控制的電梯時(shí)，陪同人員應(yīng)先進(jìn)后出，并控制好按鈕。

三是進(jìn)出門(mén)時(shí)。如果沒(méi)有特殊原因，出入房間時(shí)應(yīng)該是位高者先進(jìn)或先出。但需要開(kāi)關(guān)門(mén)時(shí)，要格外注意。開(kāi)門(mén)時(shí)如遇手拉門(mén)，引導(dǎo)人員應(yīng)先拉開(kāi)門(mén)，并拉住門(mén)站在門(mén)旁，請(qǐng)來(lái)賓或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)出，最后自己把門(mén)關(guān)上；如遇手推門(mén)，引導(dǎo)人員先推開(kāi)門(mén)，握住門(mén)把手，請(qǐng)來(lái)賓出入。如果是進(jìn)入室內(nèi)，要先請(qǐng)來(lái)賓坐下，看到來(lái)賓坐下后，自己再坐下或離開(kāi)。

四、上下車(chē)的“先”與“后”

轎車(chē)是公務(wù)活動(dòng)中最為常見(jiàn)的交通工具。一般情況下，上下轎車(chē)時(shí)，應(yīng)該請(qǐng)位尊者先上車(chē)，最后下車(chē)；位低者最后上車(chē)，最先下車(chē)。有時(shí)，主人或位低者還要為客人、位高者拉開(kāi)車(chē)門(mén)，同時(shí)一手固定在車(chē)門(mén)上方，一手護(hù)住車(chē)門(mén)，請(qǐng)其上下車(chē)。如果多人同乘一輛車(chē)，由方便程度決定誰(shuí)先下車(chē)。

乘坐轎車(chē)時(shí)，最重要的位次問(wèn)題。公務(wù)活動(dòng)中，一般的轎車(chē)均配有專(zhuān)職司機(jī)。如果是雙排五座轎車(chē)，由尊而卑依次應(yīng)為：后排右座、后排左座、后排中座、副駕駛座。如果是三排七座轎車(chē)，由尊而卑依次應(yīng)為：后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副駕駛座。在公務(wù)活動(dòng)中，副駕駛座，特別是雙排五座轎車(chē)上的副駕駛座被稱(chēng)為“隨員座”，循例專(zhuān)供秘書(shū)、翻譯、警衛(wèi)、陪同等隨從人員就座。

此外，還有一些公務(wù)活動(dòng)也需要注意先后問(wèn)題。比如，接聽(tīng)和撥打電話(huà)時(shí)，一般要先主動(dòng)自報(bào)家門(mén)。按照預(yù)約見(jiàn)面時(shí)，應(yīng)先到10分鐘左右。參加公務(wù)宴請(qǐng)，一般是位尊者先入座，先動(dòng)筷。參加公務(wù)舞會(huì)，一般情況下，男士應(yīng)主動(dòng)有禮貌地邀請(qǐng)女士；如果是上下級(jí)的關(guān)系，不論男女，下級(jí)都應(yīng)主動(dòng)邀請(qǐng)上級(jí)跳舞。

（責(zé)編 / 郭建民）