新形勢(shì)下如何發(fā)揮房管檔案的社會(huì)服務(wù)作用

近年來，我國(guó)房管檔案管理部門為提高房管檔案管理質(zhì)量做了大量工作，不斷加強(qiáng)房管檔案規(guī)范化管理，提高房管檔案價(jià)值的利用效率，為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，取得明顯的成效。房管檔案關(guān)系到人民群眾的切身利益，特別是在房地產(chǎn)市場(chǎng)宏觀調(diào)控政策實(shí)施以來，檔案查詢量倍增，房管檔案的社會(huì)作用受到社會(huì)各方面的廣泛關(guān)注。但目前我國(guó)房產(chǎn)檔案在管理和服務(wù)工作中還是存在很多挑戰(zhàn)和問題。如何解決這些問題，提升檔案的社會(huì)服務(wù)功能，是擺在檔案管理人員面前的重要任務(wù)，是檔案管理部門的一項(xiàng)重要研究課題。

一、目前我國(guó)房管檔案存在的主要問題

1.檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

城市房地產(chǎn)市場(chǎng)越發(fā)活躍，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案數(shù)量也隨之激增。據(jù)統(tǒng)計(jì)目前各地的房管檔案中90%以上是權(quán)屬登記檔案。但在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的法律依據(jù)還是2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。從政府推動(dòng)房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展到宏觀調(diào)控再到限購(gòu)政策，十多年來，房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)生了巨大的變化，但由于權(quán)屬檔案管理辦法不明確，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得各級(jí)房管檔案工作各自為政，各行其是，使得房管檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)舉步維艱。

2.房管檔案資源體系不健全

房管檔案資源體系以房地產(chǎn)權(quán)屬檔案為主體，包括預(yù)售、權(quán)屬登記、物業(yè)管理、房屋拆遷、維修基金、私房落政、經(jīng)濟(jì)適用住房申請(qǐng)和歷史建筑保護(hù)等類別，基本上涵蓋整個(gè)住房保障和房屋管理的業(yè)務(wù)范圍。在當(dāng)前房管檔案管理實(shí)踐工作中，拆遷項(xiàng)目行政審批和監(jiān)督管理產(chǎn)生的拆遷檔案大部分都是存放在縣級(jí)或市區(qū)級(jí)房管局檔案管理機(jī)構(gòu)中，而拆遷實(shí)施過程中的檔案和拆遷戶安置檔案則多數(shù)存放在各家拆遷公司，如此的分散管理，容易使房產(chǎn)類型的檔案資源散失，無法使檔案資源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地產(chǎn)權(quán)屬等傳統(tǒng)檔案存在有文必檔、重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。

3.檔案信息管理水平比較低

全國(guó)各省市房管系統(tǒng)檔案信息化管理水平參差不齊，有些省市和地區(qū)檔案管理信息化水平比較成熟，正朝著數(shù)字房管的道路穩(wěn)步邁進(jìn)，如有的地區(qū)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)作為房管局管理信息綜合系統(tǒng)的子系統(tǒng)，與其他業(yè)務(wù)管理無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、服務(wù)、技術(shù)和管理的一體化，但多數(shù)地方的房管檔案管理還依然停留在信息化的初級(jí)階段，由于檔案信息管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，檔案信息資源也就無法實(shí)現(xiàn)共享，使用價(jià)值沒法發(fā)揮出來。

4.檔案開發(fā)利用方式較單一

目前檔案利用的途徑比較單一，是房管理檔案利用率低的主要表現(xiàn)，也是最大的問題，設(shè)立窗口這一途徑已無法適應(yīng)時(shí)代潮流。由于開放檔案要承擔(dān)一些風(fēng)險(xiǎn)，很多部門為了趨利避害，有的縮短查閱時(shí)間，有的盡可能使檔案處于保密狀態(tài)。房管檔案蘊(yùn)藏著豐富的資源信息，特別是一些歷史檔案，使用價(jià)值更大。但把檔案存于庫(kù)房深處，或僅為行政機(jī)關(guān)提供利用服務(wù)，這樣做大大浪費(fèi)了檔案資源，使房管檔案得不到充分利用。

5.檔案管理專業(yè)人才較缺乏

在從事房管檔案管理的專門工作人員中，一部分人員年齡偏大、知識(shí)老化，檔案管理的理念和思維陳舊。而另一部分則是年輕人，他們雖有一定的檔案業(yè)務(wù)理論知識(shí)或者計(jì)算機(jī)知識(shí)等，但經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?？傮w上，都存在著缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)相結(jié)合的綜合性技術(shù)人員，更多的是缺乏檔案知識(shí)、房管業(yè)務(wù)、歷史和法律等專業(yè)知識(shí)相結(jié)合的復(fù)合型人才。

二、加強(qiáng)我國(guó)房管檔案管理的對(duì)策

1.構(gòu)建房管檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提條件是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家要結(jié)合房地產(chǎn)業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，制定并出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，從而提高全國(guó)房管系統(tǒng)檔案管理的整體水平。各省市同行同系統(tǒng)之間不能各自獨(dú)立起來，相互之間要交流切磋和互補(bǔ)，不斷創(chuàng)新，建立房管理檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)房管檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理。

2.整合房管檔案信息資源

檔案資源整合不僅僅是對(duì)檔案實(shí)體的整合，還包括了對(duì)檔案信息的整合。加強(qiáng)房管檔案資源的整合和優(yōu)化是房管檔案工作的一大重點(diǎn)，一方面要加大重點(diǎn)檔案收集力度，另一方面要優(yōu)化檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案集約化管理，也就是做到實(shí)行前端控制，在業(yè)務(wù)辦理過程中，要對(duì)檔案文件進(jìn)行嚴(yán)格控制，加強(qiáng)管理，對(duì)一些檔案可以實(shí)行電子文檔管理，爭(zhēng)取減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)，盡可能實(shí)現(xiàn)資源信息共享。

3.加快房管檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)房管檔案的信息化建設(shè)，必須有序推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。一要建立統(tǒng)一的房管系統(tǒng)信息化平臺(tái)，建立房管檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)及檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)；二要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸有效反饋，實(shí)現(xiàn)房管檔案信息資源的高度共享和利用，進(jìn)而達(dá)到實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏檔案的信息化自動(dòng)管理，給利用者提供快捷便利的檔案信息服務(wù)。

4.開發(fā)房管檔案使用價(jià)值

充實(shí)檔案內(nèi)容。要充分了解行政部門、相關(guān)企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾對(duì)房管檔案信息的需求狀況、需求程度以及需求特點(diǎn)，從而確定房管檔案信息資源的建設(shè)內(nèi)容，完善檔案接待利用工作，滿足行業(yè)管理和社會(huì)公眾利用需求。

整合檔案資源。緊密結(jié)合本地區(qū)房地產(chǎn)行業(yè)管理實(shí)際與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)際，積極開展房管檔案編研工作?？梢酝ㄟ^與高校、科研院所、專家學(xué)者一起交流探討等合作，挖掘房管檔案的歷史文化價(jià)值，整合利用社會(huì)上的人文資源，開展課題研究，展示房管文化，傳播檔案文化。

5.提高檔案人員專業(yè)水平

建設(shè)好高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，房管系統(tǒng)檔案事業(yè)才能持續(xù)發(fā)展。一是引入系統(tǒng)外的人才，或招聘檔案專業(yè)的應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生，為管理隊(duì)伍輸入新的活力；二是加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)的人才培養(yǎng)。調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使檔案管理部門不斷涌現(xiàn)新的技術(shù)帶頭人，定期組織他們參加各種形式的房地產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)，可以以講座、模擬和辯論賽等形式進(jìn)行。通過人才引進(jìn)和培養(yǎng)，逐步建立能兼顧精通檔案管理和房地產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)管理以及計(jì)算機(jī)知識(shí)的房管檔案后備干部隊(duì)伍，提高房管檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展，為社會(huì)提供更多更便捷的檔案資源。

（作者單位：廣東省中山市國(guó)土房管檔案館）