淺析人事檔案管理存在的問題及對策

人事檔案與人事工作是密不可分的，在日常人事管理工作中，人事檔案經(jīng)常要為人事管理服務(wù)。人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。加強(qiáng)干部人事檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范化，最終目的是為了更好地利用干部人事檔案，充分發(fā)揮干部檔案的實(shí)際效能，使其更好地為人事管理服務(wù)。

一、人事檔案在人事管理工作中存在的問題

人事檔案的內(nèi)容相當(dāng)豐富，檔案的特性決定了檔案的憑證價(jià)值，它是其他材料都不能取代的，可靠性較強(qiáng)，具有法律上的權(quán)威性，是能夠取信于人的證據(jù)。但是長期以來，相當(dāng)一部分人員對人事檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，重視不夠，管理落后。大部分管檔人員由于缺乏專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)了解不夠，檔案收集意識淡薄，嚴(yán)重影響了檔案管理水平，導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。以下例舉一些在日常人事工作中遇到的、由于檔案內(nèi)容上的出入給人事管理工作帶來的困撓。

（一）人事檔案內(nèi)容前后記載的一致與否，直接影響到人事手續(xù)的辦理。

在辦理退休手續(xù)時(shí)，審批部門經(jīng)常要核對出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷、工資信息等，這些信息的認(rèn)定都是以人事檔案記載為基礎(chǔ)的。而人事檔案內(nèi)容記載的完整、一致、真實(shí)與否，直接影響到退休手續(xù)的正常辦理。在日常的工作中，檔案記載的出生年月與本人實(shí)際的出生年月不一致的情況經(jīng)常存在，少則差一兩個(gè)月，多則相差一年。為了保證干部職工的切身利益，不因檔案記載的不一致而使個(gè)人利益受到影響，這就要求我們檔案管理人員需要根據(jù)政策規(guī)定對每個(gè)人“三齡二歷一身份”進(jìn)行確認(rèn)，并將這些個(gè)人信息建一份檔案。發(fā)現(xiàn)有不一致情況的，與本人及時(shí)溝通并經(jīng)上級主管部門重新認(rèn)定，重新認(rèn)定后，本人再簽字確認(rèn)，這樣再辦理業(yè)務(wù)時(shí)，就杜絕了出錯(cuò)的機(jī)會(huì)，也減少了干部職工對人事工作發(fā)生誤解的情況，使業(yè)務(wù)工作進(jìn)展順利。

（二）是否嚴(yán)格按照規(guī)定填寫履歷表等重要表格，影響到個(gè)人信息的確認(rèn)。

一個(gè)單位招工時(shí)，會(huì)要求個(gè)人填寫一份非常重要的招工表，當(dāng)單位有新進(jìn)人員的時(shí)候，常常會(huì)需要填一份履歷表，這些都是重要的檔案資料。這些表格內(nèi)容的填寫，對個(gè)人信息的確認(rèn)起著舉足輕重的作用。履歷表中明確說明“表內(nèi)所列項(xiàng)目，由本人實(shí)事求是地填寫。如本人確實(shí)不能填寫，可由別人代筆?！钡呛芏鄷r(shí)候大家只是應(yīng)付性地填寫信息，對于一些記憶模糊的內(nèi)容也就隨意一填，更有甚者請人代填的情況非常普遍，檔案資料的隨意性填寫造成了檔案內(nèi)容記載前后不一致的情況，對于后來的認(rèn)定工作增添了不少的麻煩。在工作中我們遇到過這樣的問題，人事檔案中招工表的內(nèi)容不是由本人親自填寫的，而履歷表是由本人親自填寫的，但是兩個(gè)表的參加工作時(shí)間卻填寫不一致，造成后來參加工作時(shí)間需要重新認(rèn)定，也引起本人的強(qiáng)烈不滿。因此，檔案管理者要起到監(jiān)督核查的重要作用，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。

（三）、檔案內(nèi)容的完整與否對個(gè)人經(jīng)歷地認(rèn)定起著至關(guān)重要的作用。

檔案里面有許多不可復(fù)制的原始材料，對一些重要經(jīng)歷的認(rèn)定工作起到關(guān)鍵作用。我們曾遇到一個(gè)新調(diào)入的工人，當(dāng)時(shí)查閱檔案沒有發(fā)現(xiàn)招工表，但是有技工學(xué)校畢業(yè)的報(bào)到證，這樣很容易就認(rèn)定了參加工作時(shí)間。設(shè)想如果這個(gè)報(bào)到證當(dāng)時(shí)沒有被收入檔案的話，會(huì)對個(gè)人造成多么大的影響。遇到這些問題以后，我就有意地查閱了一些大中專畢業(yè)生錄用為工作人員的人事檔案，發(fā)現(xiàn)沒有報(bào)到證的情況竟然真實(shí)存在。再比如有下鄉(xiāng)經(jīng)歷的，在招工表上還需要有下鄉(xiāng)經(jīng)歷的明確記載，不然在接工齡工作中就很難確認(rèn)。我們就遇到過這樣一個(gè)案例，在接工齡時(shí)，本人的招工表上沒有寫明下鄉(xiāng)的經(jīng)歷，而審批部門認(rèn)定下鄉(xiāng)經(jīng)歷的關(guān)鍵看招工表上是否有下鄉(xiāng)經(jīng)歷的記載，這樣就給工齡認(rèn)定工作帶來困難，進(jìn)而影響到個(gè)人的切身利益。

隨著干部制度的改革，考察、考核、學(xué)歷、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料越來越多，給人事檔案材料的收集工作也提出了新的要求。這些體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷的重要材料在整理檔案時(shí)特別要注意，一定要收集歸檔。

二、解決的對策

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好人事檔案管理工作的基本前提。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對待，大力推進(jìn)檔案工作的開展。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，是做好人事檔案管理工作的決定因素。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，并定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，切實(shí)提高檔案管理的技術(shù)水平。

（三）健全制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平，是提高干部檔案管理水平的重要保證。結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。進(jìn)一步完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整。不斷推進(jìn)人事檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，使其為人事工作的順利開展起到積極的保障作用。

（作者單位：華北軍區(qū)烈士陵園管理處）