高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新措施

摘要：高校檔案收集歸檔工作是學(xué)校和社會(huì)中重要的一部分，它發(fā)展的好壞將直接對(duì)學(xué)校和社會(huì)產(chǎn)生影響。因此，高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新必須遵循一定的原則，根據(jù)其本質(zhì)實(shí)施相應(yīng)的措施。本文主要針對(duì)高校檔案收集歸檔工作的內(nèi)容、重要性及創(chuàng)新措施進(jìn)行了詳細(xì)的分析和研究。

關(guān)鍵詞：高校檔案；收集；歸檔；創(chuàng)新；措施

高校檔案收集歸檔工作是高校管理工作的重要組成部分，收集檔案是源頭，奠定了學(xué)校開展工作的基礎(chǔ)。高校中目前堅(jiān)持“加強(qiáng)收集、深化利用”的方針，因此，檔案收集的工作無疑成為學(xué)校進(jìn)行其他工作的中心，同時(shí)也是一個(gè)難點(diǎn)。高校中的檔案是一個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄表現(xiàn)，全面反映著學(xué)校的管理水平及教學(xué)質(zhì)量，具有非常明顯的特點(diǎn)。目前，加強(qiáng)高校的檔案收集歸檔工作十分重要。

一、高校教學(xué)檔案收集的歸檔工作的特性

高校檔案的教學(xué)檔案主要是教學(xué)資料轉(zhuǎn)化而來的。教學(xué)的資料文件由上級(jí)分配下來，或者是從教務(wù)處及學(xué)生處等部門得來，抑或從各個(gè)學(xué)科、科系內(nèi)都可以總結(jié)出來，除此之外，從從事過教學(xué)的導(dǎo)師那里也可以得到局部的教學(xué)資料等。教學(xué)資料的來源具有廣泛性，這個(gè)給各高校檔案收集歸檔的工作帶來了一定的難度。

高校的檔案收集及管理具有較強(qiáng)的時(shí)間性，最常見的是運(yùn)用日歷年度進(jìn)行時(shí)間劃分、排列及進(jìn)行管理的。高校的教學(xué)活動(dòng)主要是以學(xué)生教育為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，所以，在檔案時(shí)間劃分上有一定的區(qū)別，常見的劃分方法是以日歷年度、學(xué)年（學(xué)期）及學(xué)制周等方式交叉結(jié)合的方式進(jìn)行檔案收集歸檔的。高校這種教學(xué)檔案時(shí)間的交叉性給高校的檔案收集歸檔帶來了復(fù)雜性、同時(shí)也大大增加了管理人員的工作量等。

高校教學(xué)檔案是在教學(xué)過程中自然形成的一種具有完整性無形記錄材料。整個(gè)檔案記錄著學(xué)生從新生到接受教育結(jié)束為止的所有材料，在銜接上形成了一種規(guī)律，彼此間互相制約。高校的教學(xué)檔案一般具有電子檔案、書面檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案等幾種，方式雖然不同但檔案承載著的內(nèi)容卻是差不多的，大同小異，增加了高校檔案收集歸檔工作的難度。

二、高校檔案收集歸檔工作管理創(chuàng)新的必要性

近年來，關(guān)于創(chuàng)新的教學(xué)檔案管理為高校有效教學(xué)工作的開展，提供了堅(jiān)定的保障，進(jìn)一步提高了高校的教學(xué)質(zhì)量。我國(guó)高校應(yīng)該積極創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理機(jī)制，減輕教學(xué)檔案歸檔工作管理人員的負(fù)擔(dān)，為以后學(xué)校進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的開展奠定良好的指導(dǎo)基礎(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)學(xué)校教學(xué)文件檔案的管理力度，客觀的加強(qiáng)老師對(duì)教學(xué)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格要求，促使教師們自覺提高自身的教學(xué)水平。對(duì)于學(xué)生成績(jī)、作業(yè)及試卷等檔案進(jìn)行工作歸檔，以此來規(guī)范學(xué)生們的學(xué)習(xí)，對(duì)于獎(jiǎng)勵(lì)方面，適當(dāng)?shù)奶岣呓虒W(xué)獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選活動(dòng)及學(xué)生開展活動(dòng)檔案的管理，為之后的教學(xué)檔案歸檔做鋪墊。

創(chuàng)新的高校教學(xué)檔案管理，為教學(xué)的優(yōu)缺點(diǎn)、教學(xué)研究活動(dòng)提供了重要的依據(jù)。高校的教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)的過程中形成的，主要記錄著高校教學(xué)活動(dòng)中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，彰顯著高校的教學(xué)思想，為高校教學(xué)管理提供參考的依據(jù)，屬于改革高校教學(xué)進(jìn)程及教學(xué)質(zhì)量的一手資料，更方便于日后處理學(xué)校教學(xué)中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行查證核對(duì)。各大高校應(yīng)該針對(duì)不同的教學(xué)管理進(jìn)行控制，控制教學(xué)管理力度的松緊，適度調(diào)整；不同教學(xué)檔案的橫向比較，這些足以反映各大高校教學(xué)水平以和高校教學(xué)管理水平的高低等。

創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理，為高校開展教學(xué)評(píng)估活動(dòng)和規(guī)范學(xué)?？茖W(xué)辦學(xué)提供第一手材料。根據(jù)我國(guó)上世紀(jì)90年代頒布的法律法規(guī)，明文規(guī)定我國(guó)各大高校每年必須接受兩次教學(xué)評(píng)估，根據(jù)不同情況的出現(xiàn)，進(jìn)行分析研究，并制定出新的教學(xué)評(píng)估制度等（單方面的教學(xué)評(píng)估方式較多）。我國(guó)教學(xué)的評(píng)估活動(dòng)無非是以高校教學(xué)檔案的完整性、真實(shí)性及創(chuàng)新性等方面作為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估。各大高校中評(píng)估得出的優(yōu)異成績(jī)，實(shí)質(zhì)上講均是來自于學(xué)校教學(xué)檔案的管理，由此可見，創(chuàng)新高校檔案收集歸檔工作十分必要。

三、高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新措施

（一）創(chuàng)新高校檔案收集歸檔的觀念，促進(jìn)教學(xué)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)

本質(zhì)上講，教學(xué)檔案的最大價(jià)值就是教學(xué)檔案的在教學(xué)過程中表現(xiàn)出來的公共價(jià)值。比如，一個(gè)教師的個(gè)人檔案，不僅對(duì)教師本身具有重要的指導(dǎo)意義，對(duì)學(xué)校，學(xué)生及院校方面均有指導(dǎo)意義值得學(xué)習(xí)和借鑒等。當(dāng)然，不同的老師對(duì)檔案的具有不同的認(rèn)知，同時(shí)決定著教師對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，高校中出現(xiàn)留學(xué)熱，大部分學(xué)生需要出國(guó)深造，辦理手續(xù)時(shí)沒有學(xué)校檔案是無法達(dá)到出國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)的，為此，我國(guó)各大高校中收集的檔案不單單有漢語形式，還應(yīng)該有英語形式等，這就需要高水平的英語人才的培養(yǎng)，為未來教育的發(fā)展做準(zhǔn)備。

（二）創(chuàng)新高校的檔案管理，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量

高校教學(xué)檔案主要包括教學(xué)檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管及檔案的利用等。提高檔案內(nèi)在質(zhì)量的前提是對(duì)檔案進(jìn)行有效地管理，同時(shí)也是提高有效檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新思想，提高管理人員的能力，逐漸實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化和信息化。針對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行系統(tǒng)編輯，方便查詢；對(duì)信息化電子檔案進(jìn)行整理，建立定向的數(shù)據(jù)庫(kù)，再進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案應(yīng)用，從而提高檔案的利用率級(jí)歸檔率，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的科學(xué)化，

（三）創(chuàng)新編輯研究，加強(qiáng)教學(xué)檔案信息服務(wù)開發(fā)力度

近年來，隨著我國(guó)教學(xué)檔案需求的增加，很多高校的檔案管理者開始打破傳統(tǒng)的思想觀念，積極創(chuàng)新和開拓新的管理方式，便于提供更好的檔案服務(wù)。學(xué)校的檔案部門也應(yīng)充分利用教學(xué)檔案包含的信息，進(jìn)行編制，不僅要編輯常見的編輯檢索工具，還要根據(jù)不同種類的教學(xué)檔案資料進(jìn)行綜合，編制出更多的、具有價(jià)值的信息，為教學(xué)提供的充沛的信息資源。

（四）創(chuàng)新教學(xué)檔案的基礎(chǔ)服務(wù)

高校必須針對(duì)檔案管理進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，建立新型的服務(wù)方式，服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)手段等。還要針對(duì)對(duì)教學(xué)檔案利用者的研究與分析，不管是現(xiàn)有的利用者和需要還是以后潛在的利用者和需要，均需加強(qiáng)對(duì)它們的重視，只有這樣才能最大程度的滿足利用者對(duì)教學(xué)檔案的需求。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)多媒體的廣泛應(yīng)用，建立數(shù)字化的檔案模式的趨勢(shì)不可阻擋，是教學(xué)檔案服務(wù)管理服務(wù)發(fā)展的必然性。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況適當(dāng)?shù)拈_設(shè)網(wǎng)絡(luò)、在線咨詢、移動(dòng)等服務(wù)。另外，綜合網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新在網(wǎng)站上制作檔案信息查看網(wǎng)頁(yè)，設(shè)定一定的信息專欄、個(gè)人信息等，供學(xué)生能夠自主查詢，簡(jiǎn)捷方便。所以，必須加強(qiáng)高校檔案收集歸檔管理服務(wù)的創(chuàng)新，建立一套健全的檔案收集歸檔管理機(jī)制，逐步完善對(duì)檔案收集的管理。

（五）創(chuàng)新多媒體的信息環(huán)境

隨著計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，檔案管理雖不再只局限在書面上，但由于教學(xué)檔案者花費(fèi)大量的精力在建立電子檔案上，軟件設(shè)備較落后。針對(duì)多媒體軟件及時(shí)創(chuàng)新，擴(kuò)大電子檔案開發(fā)的利用率，推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。數(shù)字化的檔案能夠有效的控制檔案的信息，自動(dòng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理，完善檔案的資料信息，準(zhǔn)備的提供可靠的信息，使信息充分發(fā)揮它的作用，此外，還可以使檔案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。因此，必須加快對(duì)多媒體技術(shù)及設(shè)備的創(chuàng)新。

（六）加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)學(xué)生意識(shí)

增強(qiáng)學(xué)校教師與學(xué)生的檔案意識(shí)，提高學(xué)生的檔案利用率，使檔案發(fā)揮最大的作用。從根本上消除部分人群認(rèn)為檔案觀念可有可無的現(xiàn)象。創(chuàng)新檔案信息化的建設(shè)，使檔案收集工作早日走上新的臺(tái)階。

四、總結(jié)

綜上所述，高校檔案收集歸檔是學(xué)校進(jìn)行文件整理重要部分，是教學(xué)檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，具有十分重要的作用，因此，必須加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新，制定健全高校的創(chuàng)新措施，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者創(chuàng)新思想的傳播，進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理工作，規(guī)范化收集、歸檔鑒定，不斷利用現(xiàn)代科技手段創(chuàng)新，豐富檔案內(nèi)容，樹立“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為教學(xué)檔案收集歸檔工作提供良好的服務(wù)。

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（作者簡(jiǎn)介：潘曉紅（1969-），女，漢族，管理學(xué)碩士，館員，南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，研究方向：檔案管理。）