中小型大學(xué)出版社應(yīng)收賬款管理淺論

[摘要]隨著圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，應(yīng)收賬款問(wèn)題越來(lái)越突出，對(duì)中小型大學(xué)出版社經(jīng)營(yíng)影響也越來(lái)越明顯，必須采取切實(shí)有效的措施加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理。

[關(guān)鍵詞]中小型大學(xué)出版社；應(yīng)收賬款管理；措施

[作者簡(jiǎn)介]崔青峰，鄭州大學(xué)出版社。

轉(zhuǎn)企改制后的大學(xué)出版社是獨(dú)立核算、自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的經(jīng)濟(jì)組織，從企業(yè)的角度看，盈利是其目的，只有盈利才可能有較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)管理的核心是財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)管理的關(guān)鍵是資金管理，而應(yīng)收賬款管理是資金管理的重要部分。出版社應(yīng)收賬款是指因信用購(gòu)銷形式銷售圖書所產(chǎn)生的具有一定賬期的實(shí)銷賬款，包括兩種情況：一是供購(gòu)雙方已確認(rèn)銷售的圖書及金額，出版社未收到的貨款；二是供購(gòu)雙方未結(jié)算、未確認(rèn)銷售的貨款。應(yīng)收賬款管理是出版社有關(guān)部門和人員對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制的過(guò)程。中小型大學(xué)出版社規(guī)模小，抗風(fēng)險(xiǎn)能力弱，應(yīng)收賬款管理顯得更加重要。

一、應(yīng)收賬款管理存在的主要問(wèn)題

第一，圖書賒銷是應(yīng)收賬款產(chǎn)生的原因。隨著圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，為了提高市場(chǎng)占有率，多數(shù)出版社不得不采用賒銷銷售模式。近年來(lái)，圖書結(jié)算周期越來(lái)越長(zhǎng)，由原來(lái)的3個(gè)月到現(xiàn)在的6個(gè)月、9個(gè)月甚至1年。購(gòu)貨方對(duì)中小型出版社賬期要求則更是苛刻，不給較長(zhǎng)賬期就不要貨，這無(wú)疑使得應(yīng)收賬款越積越多。

第二， 出版社應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差。在圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大環(huán)境下，出版社業(yè)務(wù)部門為擴(kuò)大銷售，提高市場(chǎng)占有率，完成銷售任務(wù)，往往下大力氣拓寬銷售渠道，對(duì)客戶資信情況不作深入調(diào)查，對(duì)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)不進(jìn)行正確評(píng)估，盲目采用寬松的信用政策和賒銷方式去銷售圖書。出版社財(cái)務(wù)部門重視賬面利潤(rùn)，對(duì)客戶拖欠占用的流動(dòng)資金能否收回、能否及時(shí)收回的認(rèn)識(shí)、重視不夠，從而加大了應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。

第三，出版社應(yīng)收賬款管理不善。多數(shù)出版社對(duì)應(yīng)收賬款的管理缺乏完善的規(guī)章制度，或有章不循，形同虛設(shè)。業(yè)務(wù)部門不及時(shí)催收、清理，財(cái)務(wù)部門不及時(shí)與業(yè)務(wù)部門核對(duì)，監(jiān)督管理不力，銷售與核算脫節(jié)，問(wèn)題不能及時(shí)暴露，應(yīng)收賬款數(shù)額越積越多，拖欠時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)。

第四，圖書經(jīng)銷商惡意拖欠。近年來(lái)，多數(shù)圖書終端采購(gòu)單位采用招投標(biāo)制度采購(gòu)圖書，圖書中間經(jīng)銷商為了中標(biāo)，競(jìng)相壓低折扣，經(jīng)銷商利潤(rùn)極低，甚至是零利潤(rùn)，為維持現(xiàn)金流，經(jīng)銷商長(zhǎng)期拖欠出版社書款。一些經(jīng)銷商或?qū)⑼锨返臅钣糜诶麧?rùn)較高的其他行業(yè)經(jīng)營(yíng)，或采用變更企業(yè)法人、注銷企業(yè)等方式惡意賴賬，這種現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。

二、應(yīng)收賬款對(duì)中小型大學(xué)出版社的影響

中小型大學(xué)出版社出書品種少，出版規(guī)模小，多數(shù)以出版教材教輔和學(xué)術(shù)著作為主要出書方向。經(jīng)銷商多是在有訂數(shù)的情況下向出版社要書，經(jīng)銷商向終端推銷的情況少見(jiàn)，因此，通過(guò)寄銷擴(kuò)大市場(chǎng)、提高圖書占有率的策略很難實(shí)現(xiàn)，應(yīng)收賬款的正面影響小，負(fù)面影響較大。

第一，影響資金周轉(zhuǎn)。應(yīng)收賬款的存在導(dǎo)致流動(dòng)資金被占用，影響流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn)，使貨幣資金短缺。對(duì)中小型出版社來(lái)講，如應(yīng)收賬款長(zhǎng)期大量存在，勢(shì)必會(huì)影響出版社的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

第二，增加企業(yè)成本。為回收應(yīng)收賬款，出版社必然要投入人力、物力和財(cái)力，產(chǎn)生催討費(fèi)用，增加管理成本。應(yīng)收賬款存在無(wú)法收回的可能性，就會(huì)帶來(lái)壞賬損失，增加壞賬成本。被占用在應(yīng)收賬款上的資金喪失其時(shí)間價(jià)值，也喪失贏利機(jī)會(huì)，增加資金的機(jī)會(huì)成本。

第三，增加經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。依據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，圖書賒銷收入應(yīng)全部記入當(dāng)期收入，使得賬面有利潤(rùn)，而無(wú)資金，出現(xiàn)賬面狀況不錯(cuò)但資金運(yùn)轉(zhuǎn)困難的情況。這時(shí)，出版社不得不用有限的流動(dòng)資金支付各種稅金和費(fèi)用，從而加速現(xiàn)金流出。如果現(xiàn)金短缺，將會(huì)影響資金循環(huán)，嚴(yán)重影響出版社正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，增加經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的措施

鑒于中小型大學(xué)出版社以教材為主的產(chǎn)品特點(diǎn)，經(jīng)銷商多是在有明確終端用戶和用量情況下才向出版社采購(gòu)，如果出版社對(duì)經(jīng)銷商信用了解不夠或經(jīng)銷商不能提供足夠信譽(yù)保證，出版社應(yīng)將經(jīng)銷商作為現(xiàn)金客戶管理（可降低折扣讓利），或讓其從信譽(yù)較好的賬期客戶拿貨（出版社給賬期客戶適當(dāng)讓利），這樣就從根本上避免了應(yīng)收賬款的產(chǎn)生或新增賬期客戶。對(duì)于經(jīng)考察有足夠信用的經(jīng)銷商，出版社可將其作為賬期客戶管理，對(duì)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款采取切實(shí)有效的措施加強(qiáng)管理。

1. 建立嚴(yán)格的賬期客戶信用管理制度

（1）建立和完善客戶檔案。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)建立和更新客戶檔案，檔案應(yīng)包括客戶名稱、性質(zhì)、法人代表、注冊(cè)登記號(hào)、銀行賬號(hào)、稅號(hào)、組織結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、信用狀況、業(yè)務(wù)往來(lái)歷史、當(dāng)?shù)刂饕?jìng)爭(zhēng)對(duì)手等基本信息。客戶檔案由業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人分別保存，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)聯(lián)系和更新，客戶檔案須保證能夠隨時(shí)查閱。

（2）嚴(yán)格賬期客戶審批。出版社在已有較為完備客戶檔案和對(duì)客戶詳細(xì)考察的基礎(chǔ)上，對(duì)符合一定條件（如有不低于信用額度的押金或能提供足夠抵押或擔(dān)保）的客戶，方可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請(qǐng)，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，才可作為賬期客戶或由現(xiàn)金客戶轉(zhuǎn)為賬期客戶。除經(jīng)批準(zhǔn)為賬期客戶的，其他客戶均為現(xiàn)金客戶。與現(xiàn)金客戶發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，出版社應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行折扣管理規(guī)定和款到發(fā)書規(guī)定。當(dāng)不符合有關(guān)賬期客戶條件時(shí)，賬期客戶須及時(shí)變更為現(xiàn)金客戶，按現(xiàn)金客戶管理。

（3）與賬期客戶簽訂圖書銷售合同。銷售合同須載明結(jié)算周期和最高信用額度。結(jié)算周期由購(gòu)銷方式、合作關(guān)系中的主被動(dòng)地位、銷售圖書類型、企業(yè)性質(zhì)和企業(yè)資信狀況等綜合因素確定，由業(yè)務(wù)部門掌握并在合同中明確規(guī)定。一般情況下，經(jīng)銷業(yè)務(wù)（客戶被動(dòng)接到訂單）的結(jié)算周期不超過(guò)120天，代銷業(yè)務(wù)（客戶推廣銷售而形成的訂單）的結(jié)算周期不超過(guò)270天。最高信用額度一般為上年度銷售額度的一半，由財(cái)務(wù)部門核算，經(jīng)業(yè)務(wù)部門核對(duì)后確定。

2. 加強(qiáng)日常應(yīng)收賬款的清對(duì)和催收

（1）建立電子銷售臺(tái)賬，實(shí)行銷售報(bào)告制度。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對(duì)所分管業(yè)務(wù)分客戶建立電子銷售臺(tái)賬，臺(tái)賬內(nèi)容包括客戶基本情況、本月銷售實(shí)洋、未結(jié)算累積總金額、未結(jié)算金額與信用額度差、結(jié)算周期、客戶聯(lián)絡(luò)情況等。臺(tái)賬應(yīng)及時(shí)更新（至少每個(gè)月更新一次）。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人每季度結(jié)束5個(gè)工作日內(nèi)向部門主任呈報(bào)季度銷售報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容包括所分管業(yè)務(wù)中的總體銷售情況、結(jié)算回款情況和逾期賬款情況等。

（2）及時(shí)清對(duì)和催收應(yīng)收賬款。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人適時(shí)掌握分管賬期客戶的應(yīng)收賬款情況，及時(shí)與客戶保持電話、QQ、電子郵件等方式的有效溝通，了解客戶的經(jīng)營(yíng)狀況，及時(shí)清對(duì)和催收應(yīng)收賬款。清對(duì)和催收應(yīng)收賬款時(shí)須保存對(duì)賬單、催討信函、聯(lián)系記錄等證據(jù)資料。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人每月向部門主任報(bào)告逾期賬款情況（特殊情況須及時(shí)報(bào)告），并按有關(guān)規(guī)定采取相應(yīng)措施。

（3）及時(shí)結(jié)算應(yīng)收賬款。規(guī)定賬期客戶最晚結(jié)算時(shí)間，對(duì)已到賬期結(jié)算周期未結(jié)算或達(dá)到最高信用額度或開(kāi)票3個(gè)月內(nèi)未付款的賬期客戶，則暫停發(fā)書，待結(jié)算賬款后，再給予供貨發(fā)書。情況特殊的客戶，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人報(bào)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，方能供貨。

3. 加強(qiáng)應(yīng)收賬款的財(cái)務(wù)監(jiān)督

財(cái)務(wù)部門須有專人負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的信息溝通、督促和服務(wù)工作，定期（如每月5日前）以書面形式向業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)上月應(yīng)收賬款已回收情況、到結(jié)算周期未結(jié)算情況、已開(kāi)票未回款情況等。財(cái)務(wù)部門每季度在與相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人核對(duì)后，于每季度前10個(gè)工作日內(nèi)將應(yīng)收賬款情況（包括應(yīng)收賬款已回收情況、到結(jié)算周期未結(jié)算情況、已開(kāi)票未回款情況等）形成報(bào)告向出版社報(bào)告，并通報(bào)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門。

4. 加強(qiáng)逾期賬款管理

（1）加強(qiáng)賬期客戶的逾期賬款管理。對(duì)于賬期客戶不能按期付款的，要求賬期客戶出具延期付款說(shuō)明書，寫明延期付款的金額、延期原因，承諾付款時(shí)間等。

（2）加強(qiáng)逾期賬款催討。對(duì)于賬期客戶不能按期付款的，除按與賬期客戶簽訂的圖書銷售合同管理（如停止供貨等）外，業(yè)務(wù)人員要定期采用電話催要、電子郵件催要、上門催要等措施，并保留催討證據(jù)，作為日后依法起訴的證據(jù)。

（3）建立賬期管理激勵(lì)和約束制度。將賬期管理納入業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)相關(guān)人員的考核體系，與績(jī)效掛鉤，對(duì)賬期管理特別優(yōu)秀或追討貨款特別有效的非原責(zé)任人實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度。明確應(yīng)收賬款的責(zé)任人，對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行終身負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格逾期賬款責(zé)任追究，逾期賬款在年終根據(jù)逾期時(shí)間和金額按一定標(biāo)準(zhǔn)扣除責(zé)任人的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。逾期達(dá)到一定時(shí)間，責(zé)任人須及時(shí)向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人出具書面報(bào)告，該逾期賬款轉(zhuǎn)由業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)催收和追討。能夠證明確因不可控因素導(dǎo)致應(yīng)收賬款的拖欠或呆壞賬的發(fā)生，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，逾期賬款的責(zé)任人可不承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（4）依法處置逾期賬款。對(duì)于惡意拖欠賬款的賬期客戶，除積極追討外，必要時(shí)采用法律途徑追要貨款。

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