新時期檔案的數(shù)字化管理

劉敏華

【摘 要】近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化管理在檔案工作中顯得越來越重要。目前，我們常說的檔案數(shù)字化也就是通過人們在工作中以數(shù)字技術(shù)、計算機技術(shù)和信息技術(shù)將檔案文獻中所涉及到的文字、聲音、圖像等內(nèi)容經(jīng)過整理和編輯形成一種能夠被計算機識別的信息載體，這種檔案管理手段和措施是國家機構(gòu)、企業(yè)等組織從事各種活動而形成的最具真實性的記錄，是國家和社會發(fā)展中最為珍貴的原始資料。本文就新時期檔案數(shù)字化管理內(nèi)容以及管理要點進行探討，以供同行工作參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；計算機

在檔案工作中，數(shù)字化檔案已成為不可缺少的一部分，所謂的數(shù)字化檔案在目前主要是工作人員通過數(shù)字技術(shù)將檔案內(nèi)容中涉及到的文字、聲音。圖像等內(nèi)容經(jīng)過整理、編輯之后形成的，是一種存儲在光、電、磁盤等介質(zhì)上的一組代碼。在目前的社會發(fā)展中，隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸普及，檔案管理工作也得到了前所未有的發(fā)展與完善。數(shù)字技術(shù)在當(dāng)前已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在社會的各個行業(yè)之中，檔案管理工作中更是取得了舉世矚目的成績。

1.檔案數(shù)字化概述

數(shù)字化檔案在目前的檔案管理工作中越來越受到人們的重視，在現(xiàn)代化檔案工作的重要成分。所謂的數(shù)字化檔案主要是指隨著計算機技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而形成的一種以模擬存儲為主的新型檔案模式，這種檔案模式是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中具有的文字、圖表、數(shù)據(jù)等通過計算機加工之后存儲在磁盤、電能以及光能中的一種新星檔案結(jié)構(gòu)。這種檔案系統(tǒng)在工作的過程中是以計算機系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)為手段將其形成一個有序的檔案信息庫，從而為工作人員提供參考和借鑒。

檔案作為社會發(fā)展中最為原始的信息資源，其作用在近年來與日凸顯?，F(xiàn)階段，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是一種順應(yīng)時代潮流和時代發(fā)展的檔案建設(shè)模式，更是一種以高新技術(shù)為目標(biāo)來解決現(xiàn)有檔案管理工作中存在的效率低、安全性能差以及搜擎效率低的方法。因此，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理十分重要，為社會經(jīng)濟和社會主義精神文明建設(shè)做出了卓越的貢獻。

2.檔案數(shù)字化管理要點

檔案是人類社會各項實踐活動中最為真實的記錄，也是社會中最為寶貴的經(jīng)驗和財富，對于人類社會發(fā)展而言，其中智能化與數(shù)字化管理是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是現(xiàn)代化社會發(fā)展中的核心工作環(huán)節(jié)。檔案作為社會各行業(yè)發(fā)展的核心領(lǐng)域，其作為一項基礎(chǔ)性工作流程，是檔案事業(yè)走向現(xiàn)代化的核心內(nèi)容和工作模式。長期以來，受到社會生產(chǎn)力和生產(chǎn)體系的影響，使得檔案管理工作中還存在著極大的問題與缺陷。近年來的社會發(fā)展中，隨著人們認(rèn)識水平和工作力度的提升，檔案事業(yè)數(shù)字化已成為其實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，更是檔案工作得以生存和發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。長期以來的檔案管理工作中，工作人員大多都是以紙質(zhì)檔案管理為主的工作模式，這就造成了這些工作人員在目前的工作中對于數(shù)字化、信息化的認(rèn)識較低，而無法直接以計算機技術(shù)為主進行檔案研究與統(tǒng)計。在目前工作中，對于計算機技術(shù)的應(yīng)用已成為檔案事業(yè)發(fā)展的主要基礎(chǔ)，是黨建工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的重大舉措。

2.1檔案管理人員的辦公條件應(yīng)與各機關(guān)辦公自動化同步發(fā)展

數(shù)字化檔案管理來自于計算機，離開計算機則數(shù)字化檔案管理也無法實現(xiàn)。可以這么說，離開了計算機設(shè)備和計算機軟件，那么電子文件必然無法生成，其文檔的傳遞、識別和相關(guān)數(shù)據(jù)的應(yīng)用都無法達(dá)成相關(guān)的工作要求。如果各機關(guān)辦公自動化發(fā)展快，檔案管理設(shè)施滯后，將必然造成一定數(shù)量電子檔案的無法收集和丟失，帶來難以彌補的損失與歷史缺憾。配備功能齊全的機讀設(shè)備，設(shè)立規(guī)范的柜架裝具，創(chuàng)造良好的保存環(huán)境，是電子檔案順利開展的前提，否則是“巧媳婦難做無米之炊”，無法開展這一重要工作。因此，檔案管理人員的辦公條件必須而且一定要與各機關(guān)辦公自動化同步發(fā)展，這是開展和搞好數(shù)字化檔案工作的必備條件。

2.2加強數(shù)字化檔案管理，完善工作制度

數(shù)字化信息材料興盛為人 們的生活和學(xué)習(xí)提供了更多樂趣和便利，但也引起了一些傳統(tǒng)人士的憂慮。有人認(rèn)為，隨著數(shù)字化閱讀的興盛，用不了很長時間，傳統(tǒng)的紙質(zhì)讀物將逐漸被人們舍棄，這將破壞只有通過紙質(zhì)閱讀才能感受到的文化韻味。但數(shù)字化材料不利于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案材料更改能做到不留任何痕跡，文字、聲像等多種媒體信息均可單獨或相互搭配組合構(gòu)成新的內(nèi)容，同一份電子文件的信息可存在不同的載體上，其組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多，這對維護檔案的原始記錄性提出了新的要求。

引用電子檔案加密、簽署、防漏寫入、消息認(rèn)證、身份驗證、防火墻等高科技術(shù)，開展檔案防偽研究，建立必要的工作機制，依法維護檔案的原始真實性和憑證作用。二要加大對數(shù)字化檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，督促制定配套的管理措施，制定電子文件歸檔范圍和歸檔要求等規(guī)范文件，將其納入機關(guān)文件歸檔材料的重要內(nèi)容。

傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化檔案的管理既要相對統(tǒng)一，又要區(qū)別對待。數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案本來是不同門類的專業(yè)檔案，現(xiàn)代信息技術(shù)已將它們從載體的記載形式、保管的特殊條件等方面融為一體。檔案的范疇不再是單一的紙質(zhì)體材料，而有一部分已被新型媒體的電子版本所代替，在很長一段歷史時期內(nèi)已為絕大多數(shù)人所習(xí)慣和接受的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案仍將同數(shù)字化讀物共生共存，這就使檔案工作的內(nèi)容包含了傳統(tǒng)載體檔案與數(shù)字化檔案，二者合二為一。

至于管理中仍然存在的一些技術(shù)性問題，我們相信，人類創(chuàng)造了數(shù)字化媒體記錄與瀏覽方式，在今后一定時期內(nèi)會有足夠的智慧去保存和利用它，當(dāng)前我們應(yīng)不等不靠地在現(xiàn)有的條件下做好目前的工作，有待科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，一定會有更科學(xué)的管理手段。

2.3發(fā)掘檔案信息資源，采取多種形式開展數(shù)字化檔案利用工作

俗話說：“以人為鑒，可以知得失；以史為鑒，可以知興亡”。隨著人們生活水平的提高，人民群眾對文化生活的需求越來越高，加強文化建設(shè)，使人們能夠更多、更豐富的文化生活是檔案部門落實科學(xué)發(fā)展觀的要求。數(shù)字化檔案材料是人們關(guān)注和樂于接受的新型媒質(zhì)，檔案工作部門應(yīng)掌握社會對檔案信息的需求情況，結(jié)合黨和政府中心工作，運用館（室）藏檔案資料，通過網(wǎng)絡(luò)、電視、報刊等媒體，舉辦數(shù)字化檔案展覽、制作專題片、編寫圖文資料等形式的宣傳活動，通過輕點鼠標(biāo)便可人們走進檔案工作，讓人們了解歷史，謀劃未來，從而引起社會廣泛關(guān)注，提高全民檔案意識。

利用數(shù)字化檔案成果可多份復(fù)制拷貝特點，將領(lǐng)導(dǎo)和各個部門工作中所需要的資料復(fù)制送往，充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會建設(shè)的作用，以實際工作擴大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，自然也會起到提高檔案部門自身地位的作用。

3.結(jié)束語

總之，數(shù)字化檔案現(xiàn)代化管理依賴于信息技術(shù)的進步，依賴于有關(guān)法律法規(guī)的建立和完善，依賴于科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，更重要的是依賴于人對它的認(rèn)知和管理，只有做好每個環(huán)節(jié)的工作，才能科學(xué)地管好數(shù)字化檔案，維護它的原始面貌和價值，使它能更好地為社會發(fā)展服務(wù)。 [科]