做好計(jì)量檔案工作的要點(diǎn)

文/王佳梅

信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻變化，給檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，做好新時(shí)期計(jì)量檔案管理工作，筆者有以下幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

注重計(jì)量檔案資源整合

1.做好檔案資料收集工作。在日常的檔案收集中，檔案室應(yīng)明確檔案的歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)要求，及時(shí)修訂和完善檔案整理細(xì)則、保管期限等，以確保檔案歸檔不交叉、不重復(fù)歸檔。同時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)、考察帶回的材料、單位形成的照片、錄音錄像資料、設(shè)備儀器隨機(jī)材料及時(shí)催要，保證檔案的齊全完整。

2.處理好質(zhì)量與數(shù)量的關(guān)系。在做好檔案資料收集的同時(shí)，檔案人員還應(yīng)處理好檔案數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，不能只片面追求數(shù)量，將無(wú)保存價(jià)值的文件歸到檔案中。

3.走“特色”發(fā)展之路。檔案人員要了解利用者需求，貼近行業(yè)發(fā)展，結(jié)合本行業(yè)特點(diǎn)，在特色上做文章，突出抓好計(jì)量檔案、設(shè)備儀器檔案等與人民群眾生活息息相關(guān)的檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的工作。

強(qiáng)化計(jì)量檔案現(xiàn)代化管理

1.檔案資源信息化。檔案資源信息化是通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各種門(mén)類檔案的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，即檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

2.檔案保護(hù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案實(shí)體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

3.管理手段現(xiàn)代化。管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先，檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用，是通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次，先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，是要不斷將現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

4.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)。

加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

1.加強(qiáng)宣傳，不斷普及檔案法律觀念。只有加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)的宣傳，才能不斷提高單位領(lǐng)導(dǎo)、工作人員以及社會(huì)各界的檔案法制觀念。一要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，掌握其內(nèi)容和具體要求。二要加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高檔案法制建設(shè)水平。三要依法治檔，強(qiáng)化檔案法律的權(quán)威，維護(hù)檔案法律的尊嚴(yán)。四要加大檔案法制宣傳教育力度，不斷增強(qiáng)遵守《檔案法》及相關(guān)法規(guī)的自覺(jué)性。

2.強(qiáng)化監(jiān)督職能和力度，健全檔案管理體系。要做好本單位及下屬各站、所計(jì)量檔案管理的監(jiān)督與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對(duì)單位和個(gè)人違反《檔案法》的，要及時(shí)上報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)，對(duì)工作成績(jī)突出的，要及時(shí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)。