我國(guó)高校學(xué)生檔案管理工作探討

文/江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳蓉

學(xué)校的學(xué)生檔案反應(yīng)了學(xué)校整體教育的一個(gè)真實(shí)的狀況，它全面的體現(xiàn)了學(xué)校的整體教學(xué)活動(dòng)，它可以全面的評(píng)價(jià)該學(xué)校的辦學(xué)水平。檔案管理為教學(xué)研究、整體學(xué)校的管理、監(jiān)督教育提供了必要的資料，以便參考。在如今競(jìng)爭(zhēng)力非常激烈的狀態(tài)下，學(xué)生們的檔案可以作為學(xué)生們畢業(yè)后的重要依據(jù)，有著很重要的作用。本文對(duì)學(xué)生的檔案管理提出了相應(yīng)的管理對(duì)策。

一、學(xué)生檔案中管理的意義

（一）學(xué)生檔案可以更能深入的了解該學(xué)生個(gè)人背景情況

學(xué)生的檔案可以更能深入的了解到該學(xué)生整個(gè)學(xué)生時(shí)代的學(xué)習(xí)情況。對(duì)于學(xué)生們本身而然，無論你以后有什么發(fā)展，這段歷史檔案都會(huì)記錄下你這段時(shí)間的學(xué)習(xí)情況、品行情況、情感狀況等等，對(duì)自身的發(fā)展起到了決定性的作用。

（二）學(xué)生檔案可以更深入的從學(xué)生管理上還是思想上起到重要的作用

學(xué)生檔案可以促使孩子們本身不斷的完善自我綜合素質(zhì)的提高，也是教師們可以更深入的從學(xué)生管理上還是思想上起到重要的作用。為此，學(xué)生的檔案工作不單單可以深入的了解學(xué)生們的歷史背景，也對(duì)教育管理、思想教育等方面起到?jīng)Q定性作用。

（三）檔案管理對(duì)教育評(píng)估的重要性

如何判斷該校的教育情況？通過教育的評(píng)估可以考察該校的教育情況，育人培養(yǎng)等方面的教育質(zhì)量如何，唯一的辦法就是通過認(rèn)真查閱學(xué)生們的檔案工作，認(rèn)真的閱讀分析，為評(píng)估提供了一個(gè)可靠的依據(jù)。完整的學(xué)生檔案可以更準(zhǔn)確的將學(xué)生們的教育情況一一備案。為此，做好學(xué)生們的檔案管理工作是十分重要的。

（四）學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)中發(fā)揮的重要性

合理的利用好學(xué)生檔案，可以為應(yīng)聘的公司提供真實(shí)的個(gè)人依據(jù)，根據(jù)該生的學(xué)生檔案，應(yīng)聘的公司可以全面的分析該生是否適合該公司，能否勝任該公司的工作。這也對(duì)用人制度改革起到了很好的推動(dòng)作用。例如：有個(gè)應(yīng)屆的畢業(yè)生在應(yīng)聘的過程中，不慎丟失了自己的畢業(yè)證書，為了讓應(yīng)聘的公司不會(huì)懷疑自身的學(xué)歷的時(shí)候，查閱了自己在學(xué)校的檔案資料，辦理了相應(yīng)的學(xué)校證明，這樣一來，可以避免一些學(xué)生通過偽造的學(xué)歷證書欺騙應(yīng)聘企業(yè)，起到了打假的作用。

二、檔案管理工作的不足

以下將從幾個(gè)方面分析當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中的不足：

（一）檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高，缺乏責(zé)任心

現(xiàn)如今，檔案管理已經(jīng)在不斷的進(jìn)步和發(fā)展，但是管理工作者實(shí)際的專業(yè)知識(shí)以及文化修養(yǎng)還未能滿足于現(xiàn)在社會(huì)開展工作的要求，特別是現(xiàn)在現(xiàn)代化信息的高速發(fā)展，能夠非常熟悉檔案的要素，運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化技術(shù)開展檔案管理的人才還是非常的缺乏的。很多的管理者都是人為這項(xiàng)工作是一項(xiàng)很枯燥乏味的工作，為此，失去了責(zé)任心，不愿去鉆研該業(yè)務(wù)研究。

（二）管理沒有規(guī)范性，管理的手段相對(duì)落后

很多的學(xué)校在進(jìn)行學(xué)生們的檔案管理工作時(shí)候，都是統(tǒng)一的讓學(xué)生管理部門管理的，并且檔案工作的整理都是有院系來整理完成的。由于在這個(gè)管理部門與院系之間沒有配設(shè)專職的管理工作者，一般的管理者都是看到檔案進(jìn)行編號(hào)接受，都是按照傳統(tǒng)的學(xué)校接受辦法來完成的，為此，很多的學(xué)生檔案都是很不規(guī)范的，總會(huì)有問題和錯(cuò)誤出現(xiàn)，沒有統(tǒng)一的模式、紙質(zhì)不規(guī)范、沒有用鋼筆填寫、錯(cuò)字連篇等。

（三）沒有完善的管理制度，不被學(xué)校重視

現(xiàn)在，高校中全面抓取的是教學(xué)管理，檔案管理的工作不被學(xué)校重視。雖然，檔案管理工作是高校中的一部分，很多的學(xué)校未能將檔案信息化建設(shè)開展起來，沒能全面的認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)、沒能深入探討研究，未能將自動(dòng)化與信息化管理一同建設(shè)，還有的學(xué)習(xí)沒有檔案管理室，都是由每個(gè)班主任協(xié)同進(jìn)行管理。

（四）檔案在傳輸管理中存在漏洞

由于檔案管理工作處于一個(gè)很小的地位，沒有受到學(xué)校的高度重視，為此，在檔案管理二級(jí)的機(jī)構(gòu)中很少有專職的管理人員進(jìn)行配置，沒有合理的進(jìn)行相關(guān)的管理指導(dǎo)工作，更未能將管理工作的好與壞提到日程上，甚至檔案管理工作都不會(huì)受很多的領(lǐng)導(dǎo)重視，還有很多的畢業(yè)生都無法查到自己的檔案歸屬。

（五）檔案造假，以權(quán)謀私

很多的畢業(yè)生慢慢的都將離開學(xué)校，走向應(yīng)聘崗位，現(xiàn)在的就業(yè)狀況又不容樂觀，很多的學(xué)生都想有一個(gè)很好的企業(yè)來接收他們，導(dǎo)致了很多的人們打起了壞主意。他們利用這樣的漏洞，鉆空子，私自篡改偽造了學(xué)生在學(xué)校期間的表現(xiàn)情況和評(píng)價(jià)意見，提供給用人單位查閱，私底下勾結(jié)學(xué)生們用金錢買賣。甚至還有的學(xué)生將自己的成績(jī)單造價(jià)騙取更高的學(xué)歷、學(xué)位，這樣都其他的學(xué)生和用人單位造成了很多的傷害。

三、學(xué)生檔案管理策略

要想提高高校的檔案管理工作就必須著眼于顯示的問題，發(fā)現(xiàn)根本的問題所在，提出相應(yīng)的解決策略：

（一）從思想上正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作

從思想上正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作是最基礎(chǔ)的。要從很大的程度上著眼于認(rèn)真的學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《檔案法》，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，樹立良好的工作意識(shí)，學(xué)校各部門之間的相互配合也是極為重要的。

（二）壯大檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

要強(qiáng)大我們管理工作的隊(duì)伍，不斷的加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，以便適應(yīng)新時(shí)代的要求。應(yīng)采取的對(duì)策如下：1.配備專職的業(yè)務(wù)人員，比較可靠穩(wěn)定；2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，為管理工作者提供好的學(xué)習(xí)條件，開展業(yè)務(wù)交流會(huì)，取之長(zhǎng)補(bǔ)己之短；3.強(qiáng)化學(xué)校的綜合檔案室來幫助指引該工作的檔案管理，以便提高業(yè)務(wù)水平。

（三）設(shè)立檔案管理規(guī)章要求

要不斷的完善學(xué)校的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，更能規(guī)范學(xué)生檔案的管理工作和制度的制定，以確保學(xué)生檔案工作的有效性、真實(shí)性、全面性。從檔案的采集、整理、管理及歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)規(guī)范。依據(jù)《人才流動(dòng)管理暫行條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》的要求，根據(jù)高校自身的情況，制定符合學(xué)校制度的相關(guān)管理要求，無論是檔案的歸檔環(huán)節(jié)還是傳遞的環(huán)節(jié)都要做到按照規(guī)范要求嚴(yán)格把關(guān)。

（四）檔案管理工作手段要及時(shí)更新

隨著現(xiàn)在檔案數(shù)量的日益增多加之網(wǎng)絡(luò)招聘不斷的在信息時(shí)代中發(fā)展，進(jìn)行全過程的動(dòng)態(tài)管理是必然的要求，必須要采用有效的管理對(duì)策，加快用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段來完善高校學(xué)生檔案的建設(shè)。因此，必要要完善加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，開發(fā)研究適合于高校檔案管理要求的管理系統(tǒng)軟件，讓學(xué)生們及時(shí)知道自己檔案的信息情況，讓更多的應(yīng)聘企業(yè)及時(shí)的跟蹤了解應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)習(xí)情況及個(gè)人情況。

四、結(jié)語

高校的學(xué)生管理工作具有負(fù)責(zé)性，具有系統(tǒng)性。只要從思想上高度重視管理，完善制度要求，規(guī)范管理工作，才能將學(xué)生檔案工作做到實(shí)處，才能發(fā)揮檔案管理工作的作用，為高校學(xué)生的教育事業(yè)起到了關(guān)鍵的作用。身為學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)該隨著學(xué)校改革事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，更應(yīng)該從信息化管理的角度來分析問題，認(rèn)真對(duì)待新的挑戰(zhàn)，要不斷的用現(xiàn)代化的方式來解答問題，拜托傳統(tǒng)的觀念，不斷的創(chuàng)新，才能將檔案信息化管理工作發(fā)揮到極致，并且要將學(xué)校的最中心的工作與管理工作相結(jié)合，尋求其共同性，將本校信息化建設(shè)做到位。合理的運(yùn)用人才的優(yōu)勢(shì)，不斷的開發(fā)更新適應(yīng)自身高校的檔案信息管理的系統(tǒng)，加快跟上現(xiàn)代化的信息技術(shù)，只有不斷的加強(qiáng)，不斷的完善才能將學(xué)生們的檔案管理用于現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，發(fā)揮其自身的作用。