關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化、信息化若干問題的思考

文/濟(jì)寧市任城區(qū)文化館 任緒娥

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷提高，信息技術(shù)在社會(huì)中的應(yīng)用越來越廣泛，尤其是在檔案管理中的作用日益凸顯。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、資料檢索的綜合需求所代替。實(shí)踐證明運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案不僅提高了檔案管理水平，也促進(jìn)了檔案管理工作近一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。這要求檔案管理人員在檔案管理中熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。在社會(huì)高度信息化的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案管理人員角色已發(fā)生轉(zhuǎn)變，不僅是檔案的保管員，而且還是檔案信息的擁有者和提供者，檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心、和信息技術(shù)的用戶。檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制或公布，特別是檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。

電子信息時(shí)代檔案管理發(fā)生著巨大的變化。一、檔案的整理程序發(fā)生了變化。檔案管理人員在檔案整理過程中需把上年度形成的文件材料按年度、級(jí)別、機(jī)構(gòu)、問題期限等特征進(jìn)行分類組合、系統(tǒng)排列、逐頁(yè)編號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄，并擬寫案卷標(biāo)題，這一些繁瑣的程序都需要手工操作。而在電子檔案的整理過程中，檔案信息的排列是無形的、分散性的，只要給它一個(gè)條件指令，就能解決檔案整理過程中手工操作的繁瑣和精力的浪費(fèi)等問題，并極大地為檔案查找提供了方便，提高了查找速度，減少了勞動(dòng)強(qiáng)度。二、檔案表現(xiàn)的形式發(fā)生了很大變化。在過去的檔案表現(xiàn)形式中，檔案的載體和所表現(xiàn)的信息都是一體的，具有原始性，是不能復(fù)制的。而電子檔案中內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不再有固定的儲(chǔ)存載體，而且可以根據(jù)需要復(fù)制內(nèi)容或是復(fù)制在不同的載體上。三、檔案學(xué)研究體系發(fā)生了變化。檔案表現(xiàn)的形式發(fā)生了變化，檔案學(xué)理論內(nèi)涵也會(huì)產(chǎn)生變化。電子文件不像紙質(zhì)文件那樣容易識(shí)別，它拋棄了紙質(zhì)文件形式上得原始性，允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，電子文件容易修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，它的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)文件大得多，所以要時(shí)刻對(duì)電子文件進(jìn)行比較和鑒定，并檢查歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性。病毒鑒定也成為電子文件鑒定工作的重要環(huán)節(jié)。

電子檔案的優(yōu)越性：一、檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大減輕，工作效率有了明顯提高。在傳統(tǒng)的檔案整理過程中，檔案管理人員要把大量的文件進(jìn)行分類組合、排列、逐頁(yè)編號(hào)、編制文件目錄，并寫出案卷標(biāo)題，這些工作都需要大量的精力和時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為文件的歸檔就大大節(jié)約了檔案管理工作人員的財(cái)力和精力，提供了簡(jiǎn)捷的管理手段，而且也使信息利用更方便、快捷，辦公自動(dòng)化的大量采用，使檔案管理人員可以對(duì)相關(guān)部門歸檔工作進(jìn)行有效的監(jiān)控，可以隨時(shí)查找漏洞，補(bǔ)充欠缺，使文件歸檔不形成積存。二、有利于檔案的安全性和保密性，傳統(tǒng)檔案在整理過程中，在紙張大小的使用和打孔粗細(xì)的不同，加上裝訂時(shí)有壓字、脫頁(yè)等情況，影響了檔案材料的完整性。以往的檔案利用者只是需要利用卷中的一份文件，但是他卻能夠看到整卷檔案的內(nèi)容，所以在檔案利用過程中就有可能造成泄密現(xiàn)象。而電子檔案的利用只能看到與他有關(guān)的檔案，無法接觸到其他的文件，從而達(dá)到了文件保密工作的要求。另一方面，也從根本上杜絕了利用環(huán)節(jié)上的檔案丟失和篡改現(xiàn)象的發(fā)生。三、有利于電子檔案的開發(fā)利用。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，便于檔案信息的共享。檔案管理部門可以根據(jù)檔案本身的保密程度不同，設(shè)定不同的開放程序，對(duì)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員規(guī)定不同的使用權(quán)限范圍?；ヂ?lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，使同一份材料能夠讓更多的人利用。

隨著檔案管理的深入發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)了許多等待解決的問題，如檔案的數(shù)量越來越多，數(shù)量的增大給保管和利用帶來了困難：管理方法手段的落后直接影響到檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能更好地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。目前電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了。因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。

檔案材料聚集著大量的信息，成為一種豐富的信息資源。但是傳統(tǒng)的檔案整理工作中檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減、到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都需要大量的時(shí)間和精力。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段來整理檔案，不僅節(jié)省了大量的時(shí)間，還降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。在傳統(tǒng)的檔案整理時(shí)，盡管檔案整理有著統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因?yàn)槊總€(gè)人的理解能力不同，所以同一個(gè)文件有著很多種不同的分類，因此就產(chǎn)生了分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，而利用計(jì)算機(jī)整理檔案，按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，也可以按文件形成的先后順序排列打印出來，這樣既降低了文件歸檔工作中人工立卷時(shí)人為因素的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，不僅減少了手工操作，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，壓縮了勞動(dòng)時(shí)間，還提高了工作效率。

信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，只有掌握現(xiàn)代化管理技能，才能提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，則可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與辦公自動(dòng)化銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的操作管理技術(shù)，都需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用，檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。這就要求檔案管理工作者要結(jié)合自己的工作性質(zhì)，要邊學(xué)習(xí)邊操作，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、歸檔、使用和維護(hù)，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。