在機關辦公室檔案管理工作中堅持“四性”推動單位可持續(xù)發(fā)展
——淺析四川省煤田地質局機關辦公室檔案管理工作

文/四川省煤田地質局 程愷

辦公室檔案管理工作是任何性質的單位都要涉及到的非常具體實際的管理工作，對于國有企事業(yè)單位機關而言，辦公室檔案管理工作顯得尤為重要。因為國有企事業(yè)單位機關辦公室承擔著上傳下達、公文往來、統(tǒng)籌協(xié)調等職責，是國有企事業(yè)單位機關的樞紐部門，所以做好國有企事業(yè)單位機關的辦公室檔案管理工作意義重大。

一、機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”

四川省煤田地質局是四川省直屬事業(yè)單位，在貫徹學習黨的十八大精神系列活動中，就進一步搞好局機關工作提出了堅持“四性”，即機關工作必須堅持權威性、示范性、服務性和規(guī)范性，要求機關全體干部職工在崗位工作中都要堅持“四性”，把貫徹學習黨的十八大精神引向深入，切實改進機關工作作風，為順利實現(xiàn)局“十二五”發(fā)展規(guī)劃各項目標任務貢獻力量。

局機關辦公室積極響應局黨委行政的號召，要求辦公室全體人員率先垂范，在工作中堅持“四性”，發(fā)揮好辦公室這個窗口和樞紐部門的作用。辦公室檔案管理工作作為辦公室工作的重要組成部分，在實際工作中把要求落到了實處，不僅改進了工作方式方法，提高了工作效率，而且為局屬單位檔案管理工作作出了表率，有效地推動了相關工作開展，為單位可持續(xù)發(fā)展作出了貢獻。

二、“四性”在機關辦公室檔案管理工作中的體現(xiàn)

四川省煤田地質局作為四川省政府直屬事業(yè)單位，下屬7個縣處級事業(yè)單位和4個企業(yè)，業(yè)務涵蓋了煤炭、石油、煤層氣資源及其他礦種的勘查與評價、鉆探與地球物理勘探、環(huán)境地質、水文地質、工程地質、礦山地質、災害地質勘查與治理、測試化驗，房屋建筑、地基與基礎、市政工程、道路、橋梁、隧道、礦山、水電建設，機械制造與修理、賓館服務、彩色印刷包裝等領域，是一個以大地質為主的綜合性地勘單位。由于局下屬單位數(shù)量較多，且從事工作性質有差異，加之人員構成較復雜，事業(yè)編制人員、企業(yè)招聘人員和臨時人員都有，導致了全局上下辦公室檔案管理水平參差不齊。局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，為局屬各單位的辦公室檔案管理工作作出了表率，有效地推進了全局辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

（一）權威性在機關辦公室檔案管理工作中的體現(xiàn)

局機關作為全局的領導部門，是帶領全局發(fā)展的“火車頭”，在工作的各個方面都要體現(xiàn)出權威性，辦公室檔案管理也不例外。一直以來，局機關辦公室檔案管理都有嚴格的制度，檔案管理流程清晰，檔案管理人員職責明確，隨著時代的發(fā)展，辦公室檔案管理制度也在不斷修改完善，更加貼近工作實際。局機關辦公室保存檔案包括收發(fā)公文、相關刊物、活動資料、照片、音像資料等，這些檔案資料很多都需要局屬單位提供，辦公室檔案管理人員在工作中及時與局屬單位相關人員溝通，對遞交資料的截止時間有明確要求，不能以各種理由隨便拖延歸檔時間，對各種歸檔資料的格式、數(shù)量等也有明確要求，局屬單位在遞交之前必須認真檢查，確保按要求遞交。這樣的工作作風和制度就充分體現(xiàn)出了局機關辦公室檔案管理的權威性，同時也為局屬單位改進各自的辦公室檔案工作提供了學習的榜樣。

（二）示范性在機關辦公室檔案管理工作中的體現(xiàn)

局機關辦公室檔案管理工作除了有前文提到的管理制度和責任落實到人，在歸檔工作方面也有創(chuàng)新和突破。各種需要保存的檔案都分門別類地進行編號，各種檔案資料除紙質形式外，還進行了電子版存檔，所有發(fā)文均有電子版存檔，編制了發(fā)文和收文的電子目錄。發(fā)文分為黨委、行政、公函紀委、工會等不同目錄，不屬于辦公室職責范圍內的發(fā)文，每年年底檔案管理人員也會找相關部門索要發(fā)文清單和電子文檔，確保各種發(fā)文都有電子文檔和電子目錄的存檔；收文按來源不同細分為中央及辦公廳、省委及辦公廳、省政府及辦公廳、省直機關工委、其他省級部門、局屬各單位等，嚴格按照分類目錄進行收文存檔。每年年底，各種文件、照片、圖像、音像資料都會由辦公室檔案管理人員使用專用刻錄機和空白光盤進行刻盤存檔，一式兩份，一份送至局檔案館保存，另一份在辦公室保存，按類別、年份細致分類，存放在專用柜里，保證了辦公室存檔資料的質量。

局機關辦公室檔案管理的各項工作為局屬各單位辦公室檔案管理工作提供了范本，起到了示范性作用，這對加強和改進局屬各單位辦公室檔案管理工作是很有好處的。

（三）服務性在機關辦公室檔案管理工作中的體現(xiàn)

局機關的一個重要職能就是為局屬各單位發(fā)展提供全方位的服務，包括政策支持、決策研究、資源整合、資質管理、人才培養(yǎng)等，機關工作的服務性也是機關工作人員在平時工作中體現(xiàn)得最多的，機關辦公室檔案管理同樣要為全局發(fā)展提供服務。局機關辦公室所保存的檔案隨時都要供全局干部職工查閱和使用，為此建立了專門的檔案借閱登記簿，嚴格劃分了可借閱資料與不可借閱的秘密、機密資料，如果確實需要借閱涉密資料的，必須由檔案管理人員到分管領導和局長處請示，得到允許后方可借閱并作好專門記錄。對于電子存檔資料，在允許借閱的范圍內，可將電子資料提供給查閱人員，用U盤等存儲工具拷貝帶走，最大限度地為服務全局發(fā)展提供了便利。

此外，局機關辦公室還堅持每年對局屬各單位辦公室工作人員進行相關業(yè)務知識的培訓，編制了《辦公室工作實用手冊》，對包括辦公室檔案管理在內的各項辦公室工作進行了詳細的講解，并配插圖，深入淺出地對全局辦公室工作涉及到的方方面面都進行了講解，受到局屬各單位的一致好評。局機關辦公室檔案管理工作方法與流程也通過這些渠道更多地被局屬各單位辦公室檔案管理工作人員所了解與接受，這也是局機關辦公室檔案管理工作為全局發(fā)展提供服務的另一種形式。

（四）規(guī)范性在機關辦公室檔案管理工作中的體現(xiàn)

俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，作為局機關，更是要把規(guī)范性作為衡量工作質量的重要標準之一，上行下效，只有局機關工作堅持規(guī)范性，局屬各單位才會堅持規(guī)范性。局機關辦公室檔案管理工作有詳細制度，但很多細節(jié)是不會在管理制度中寫出來的，這就要求檔案管理人員在日常工作中嚴格要求自己。例如存檔公文的格式，凡是局機關發(fā)文都嚴格按照統(tǒng)一標準進行排版和印制，但收文就不能保證格式的統(tǒng)一了，盡管如此，機關辦公室檔案管理人員還是隨時對局屬各單位來文格式提出意見和建議，要求他們嚴格按照局統(tǒng)一格式印發(fā)公文，時間一長，局屬各單位的公文質量得到了明顯改善。全局上下開展的重大活動，如慶祝建黨90周年系列活動，攝影展，局第一屆、第二屆職工運動會，歌詠大賽等，都是全局參與，局機關辦公室要收集這些活動的照片進行存檔，就需要各單位的支持與配合，機關辦公室檔案管理人員對照片的內容、格式、數(shù)量等進行了要求，并要求了遞交時間，這也是規(guī)范性的具體表現(xiàn)。

局機關辦公室檔案管理具有嚴格的規(guī)范性，會對局屬各單位辦公室檔案管理工作的細節(jié)產生積極影響，促使他們也在辦公室檔案管理工作中不斷改進、不斷規(guī)范，從而增強各自單位檔案管理工作的規(guī)范性。

三、局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”對單位可持續(xù)發(fā)展產生的積極作用

前面說到了局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”所起到的積極作用，不僅改進和完善了本職工作，也為局屬各單位改進辦公室檔案管理工作起到了很好的引導作用。在當前形勢下，從全局發(fā)展的實際情況和程度來看，要增強局可持續(xù)發(fā)展能力，不斷提升科學發(fā)展水平，就要在經濟發(fā)展方式、產業(yè)布局、經營工作、管理工作、體制機制創(chuàng)新、解決大事難事、提高職工生活水平、加強班子建設和隊伍建設、加強黨建及精神文明建設等方面有新突破，這些方面涵蓋了局發(fā)展的方方面面，需要集中全局力量重點加以發(fā)展。局機關辦公室檔案管理工作只是全局各項工作中一個很小的方面，甚至可以說很不起眼，那么，它如何對全局可持續(xù)發(fā)展產生積極作用呢？

（一）局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，更好地為局領導班子作決策提供支持

局機關辦公室檔案管理的內容主要包括與局機關工作密切相關的各項資料，尤其是關系到局發(fā)展的重大決策、管理制度與辦法等，這些重要資料都只由局機關辦公室負責存檔。當內外形勢方式變化，局領導班子需要調整工作重點并作出戰(zhàn)略部署時，局機關辦公室檔案管理的重要性就得以體現(xiàn)。局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，在日常工作中嚴格按照檔案管理流程和步驟進行工作，確保重要檔案資料能迅速及時調出，為領導班子決策提供支撐。完整而翔實的檔案資料能總結出很多經驗和教訓，為局發(fā)展提供可靠的參考，少走彎路、避免錯誤，由此可見局機關辦公室檔案管理工作對領導班子作決策的重要作用。

（二）局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，更好地為局屬各單位發(fā)展提供參考

四川省煤田地質局是一個大單位，局屬單位多，性質不同，發(fā)展的主業(yè)也不同。各單位盡管有發(fā)展的側重點，也在不斷開拓新領域，提升綜合素質，不斷做大做強。局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，為局屬各單位辦公室檔案管理起到了很好的示范作用，局屬各單位辦公室檔案管理越來越規(guī)范，能為各自單位和兄弟單位提供參考的資料也就越多。同時，局機關辦公室存檔資料的一個重要組成部分是各類宣傳資料，涵蓋了全局各單位，包括局刊和局屬各單位內部刊物，這些刊物對局及局屬各單位發(fā)展情況有持續(xù)的報道和介紹，登載了大量文字和圖片資料，可供局機關及局屬各單位學習參考，對局屬各單位的發(fā)展大有裨益。

（三）局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，更好地服務全局廣大干部職工

單位發(fā)展的根本目的，是為了提高全體干部職工的生活水平，這也是四川省煤田地質局可持續(xù)發(fā)展的最終目的。局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，不斷改進和完善檔案管理工作，同樣是為了更好地服務全局廣大干部職工，不論是單位發(fā)展還是個人發(fā)展，局機關辦公室檔案管理工作都能提供相應的服務。單位發(fā)展可以從檔案資料中總結大量經驗和教訓，不斷改進和完善各領域的工作，個人發(fā)展同樣可以從檔案資料中獲得大量幫助，局開展的一系列學術相關的比賽活動，包括論文競賽、公文寫作競賽、演講比賽、創(chuàng)業(yè)大賽等，相關成果和資料都由局機關辦公室存檔，職工們可以從中找到自己需要的學習資料，用于充實自己，還有各類慶?；顒樱捏w娛樂活動等的存檔資料，需要開展類似活動時，可以從檔案中找到諸如活動策劃、物品采購、確定人員等的相關資料，能夠為各項活動的開展提供幫助。單位職工可以在完成崗位工作的同時，使自己的工作能力得到鍛煉，提高自身綜合素質，使自己成為更加符合社會需求的人才。

綜上所述，四川省煤田地質局機關辦公室檔案管理工作堅持“四性”，是理論用于指導實際的生動例子，促進機關辦公室和局屬單位辦公室檔案管理工作不斷改進和完善，更為推動單位可持續(xù)發(fā)展起到了積極作用。任何單位的機關辦公室檔案管理工作都不能被忽視，應該根據(jù)形勢的變化，結合單位發(fā)展實際，不斷加以重視和改進，使機關辦公室檔案管理為單位發(fā)展、職工幸福作出應有貢獻。

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[1]高山，向英明.推進辦公室精細化管理全面提升工作整體水平[J].辦公室業(yè)務,2008(9).

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