中小企業(yè)成功實(shí)施ERP的策略——基于福建省中小企業(yè)ERP實(shí)施狀況的調(diào)查

黃曉敏 陳少雯 劉 洋 李榮楷 林儒敏 林思宏

(閩江學(xué)院 管理學(xué)系，福建 福州 350108）

ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫，含義為企業(yè)資源管理，是美國著名管理咨詢公司Gartner Group Inc.于1990年首先提出的。ERP是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過一些先進(jìn)管理思想和方法，對企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源進(jìn)行整合，通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)操作流程，把企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流進(jìn)行緊密集成，最終實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目的，并為企業(yè)各級管理人員提供一個(gè)有效、科學(xué)的決策管理平臺。然而，ERP在實(shí)施應(yīng)用并不是簡單的軟件應(yīng)用，特別是中小企業(yè)由于人、財(cái)。物和技術(shù)等條件的制約，在實(shí)施過程中面臨諸多問題。本文擬在調(diào)查福建省中小企業(yè)實(shí)施狀況的基礎(chǔ)上，對中小企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的成功模式進(jìn)行初步的構(gòu)建，希望能對中小企業(yè)ERP建設(shè)起到一定的作用。

1 福建省中小企業(yè)ERP建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 整體狀況

中國中小企業(yè)隊(duì)伍日益龐大，在國民經(jīng)濟(jì)過程中也占據(jù)越來越重要的地位，根據(jù)CMIC(中國市場情報(bào)中心)的相關(guān)數(shù)據(jù)，我國有中小企業(yè)5000多萬家，中小企業(yè)的工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入均超過了50%；每年提供的新增就業(yè)人口占全國的90%以上；而中國進(jìn)出口的60%以上的份額是中小企業(yè)完成的。中小企業(yè)的迅速發(fā)展，競爭越來越激烈，管理的重要性就逐漸凸顯，而中小企業(yè)要提升自身的管理水平，必須加強(qiáng)信息化的發(fā)展，中小企業(yè)越來越重視信息化管理的建設(shè)。因此，ERP軟件被越來越多的中小企業(yè)應(yīng)用來提升自身的管理水平和競爭能力。這必然使ERP市場在中小企業(yè)中迅速發(fā)展。

近年來，國內(nèi)使用的主流ERP軟件有SAP、Oracle、用友、金蝶等。其中用友在我國中小企業(yè)中所占的市場份額最大，它于2010年3月還專門成立向中小企業(yè)提供管理軟件的全資子公司暢捷通軟件有限公司，該公司的目標(biāo)是幫助中小企業(yè)“生存發(fā)展”更幸福、“經(jīng)營管理”更智慧，至2011年5月其用戶量已突破100萬。金蝶也在中國大陸市場建立了強(qiáng)大的銷售服務(wù)平臺，業(yè)務(wù)范圍已擴(kuò)展到200多個(gè)城市和地區(qū)。在國內(nèi)的ERP市場趨于成熟之后，SAP也逐漸放下了高貴的架子，從中國高端市場逐漸向中小企業(yè)擴(kuò)張。

1.2 福建省中小企業(yè)ERP的現(xiàn)狀

為了了解ERP系統(tǒng)在福建省中小企業(yè)的實(shí)施應(yīng)用狀況，我們設(shè)計(jì)了一份調(diào)查問卷進(jìn)行了專項(xiàng)的調(diào)查。問卷內(nèi)容涉及企業(yè)類型、ERP的建設(shè)現(xiàn)狀、實(shí)施時(shí)間、應(yīng)用范圍、實(shí)施狀況、獲得的效益、存在的主要問題等方面。以下是我們抽樣調(diào)查得出的一些結(jié)論。

1.2.1 ERP 應(yīng)用企業(yè)規(guī)模分布狀況

圖1

在我們針對福建省的30多家有應(yīng)用ERP的企業(yè)進(jìn)行的ERP系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用調(diào)查中，小企業(yè)占15%，中型企業(yè)占54%，大型企業(yè)占31%?？梢?，在福建省內(nèi)，ERP應(yīng)用除了在大型企業(yè)占有市場外，在中等企業(yè)得到了更廣泛的應(yīng)用。由此可見，福建中小企業(yè)已經(jīng)成為信息化應(yīng)用的主流，因?yàn)槲覀冇欣碛上嘈?，中小企業(yè)在未來一段時(shí)間內(nèi)將會更加注重自身的信息化建設(shè)，以提高自身的業(yè)務(wù)水平和企業(yè)競爭力。

1.2.2 ERP應(yīng)用所屬行業(yè)類型分布狀況

調(diào)查顯示，在福建省信息技術(shù)業(yè)是ERP應(yīng)用的主要領(lǐng)域，占到所有行業(yè)比重的48%。其他行業(yè)ERP的應(yīng)用情況為：批發(fā)零售業(yè)（15%）、制造業(yè)（11%）、建筑業(yè)(7%）、金融保險(xiǎn)業(yè)（7%）、其他（4%）。 其中4%的其他行業(yè)包括社會服務(wù)業(yè)、水電煤生產(chǎn)、供應(yīng)業(yè)、交通運(yùn)輸業(yè)、倉儲業(yè)等。

圖2

1.2.3 ERP 建設(shè)現(xiàn)狀

目前福建省內(nèi)大多數(shù)中小企業(yè)的ERP還處于建設(shè)中。調(diào)查顯示，還有超過60%的中小企業(yè)還處于正在建設(shè)或階段建設(shè)完成階段。只有24%的企業(yè)已在一年前全部建設(shè)完成。

圖3

1.2.4 ERP應(yīng)用的開始實(shí)施模塊分布狀況

ERP系統(tǒng)是由若干個(gè)既能獨(dú)立運(yùn)行，又能集成運(yùn)行的功能模塊所構(gòu)成的。這些功能模塊包客戶關(guān)系管理、銷售管理、庫存管理、計(jì)劃、生產(chǎn)管理、成本管理、人力資源管理、采購管理、財(cái)務(wù)管理等。

調(diào)查顯示，企業(yè)實(shí)施ERP模塊的側(cè)重點(diǎn)在財(cái)務(wù)模塊，調(diào)查過程顯示，已實(shí)施該模塊的用戶占到了50%，庫存管理和銷售管理也是ERP實(shí)施的重要模塊，分別達(dá)到13%和11%。

1.2.5 ERP 軟件維護(hù)、升級、二次開發(fā)的難易程度

ERP后期的維護(hù)以及根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行升級也是非常重要的。而且ERP供應(yīng)商初期所提供的軟件不可能滿足企業(yè)的所有需求，都會或多或少存在需要二次開發(fā)的地方。軟件的售后服務(wù)與供應(yīng)商能夠提供的指導(dǎo)幫助成為企業(yè)選擇ERP軟件需要考慮的一個(gè)重要因素。

調(diào)查顯示，54%的企業(yè)用戶認(rèn)為進(jìn)行ERP軟件的維護(hù)升級和二次開發(fā)還是比較困難的，只有4%的用戶認(rèn)為尚可。

圖5

1.2.6 ERP實(shí)施過程中存在的關(guān)鍵問題

調(diào)查顯示，企業(yè)ERP實(shí)施過程中存在的最關(guān)鍵的問題是人才缺失，選擇這個(gè)因素為關(guān)鍵問題的企業(yè)用戶達(dá)到了46%。其次，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對ERP不夠重視。占17%。還存在企業(yè)實(shí)施前期準(zhǔn)備不足、實(shí)施ERP目標(biāo)不明確、ERP軟件選擇不當(dāng)?shù)膯栴}，均占9%。其他軟件供應(yīng)商咨詢工作不負(fù)責(zé)等問題占3%。

從上面數(shù)據(jù)可看出，企業(yè)實(shí)施ERP的關(guān)鍵是企業(yè)自身必須進(jìn)行ERP人才培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對ERP的建設(shè)引起重視，才能發(fā)揮ERP應(yīng)有的作用。

圖6

2 中小企業(yè)ERP應(yīng)用中存在的主要問題

在對上述的調(diào)查數(shù)據(jù)整理的基礎(chǔ)上，本文對中小企業(yè)在ERP應(yīng)用中存在的主要問題，從ERP應(yīng)用前、應(yīng)用中和實(shí)施后三個(gè)方面進(jìn)行了較深入的分析。

2.1 應(yīng)用前

2.1.1 對市場走勢的調(diào)查不足

企業(yè)要盈利，就不能孤立于市場之外，企業(yè)要長存，就不能停留于目前的市場情況。ERP的運(yùn)用旨在于提高企業(yè)的效率，減支增收。大致掌握在可以預(yù)見的未來市場需要什么，ERP才更能對癥下藥，更好的進(jìn)行資源的優(yōu)化配置。

2.1.2 對企業(yè)自身的定位目標(biāo)不夠明確

企業(yè)很難找到與自己本身情況絕對適應(yīng)的ERP，在這種情況下，準(zhǔn)確的定位和對自身的誠實(shí)認(rèn)識，是選擇一個(gè)“好”的ERP應(yīng)用軟件必須要做的重要工作。小組成員在福州某ERP軟件客戶公司實(shí)習(xí)期間就發(fā)現(xiàn)由于該公司未對自身需要及軟件功能進(jìn)行了解導(dǎo)致了ERP在該業(yè)務(wù)環(huán)境下出現(xiàn)運(yùn)用效率低下的問題。

2.1.3 對人員的培訓(xùn)與溝通交流不足

實(shí)施ERP項(xiàng)目過程中如果沒有注入足夠的資源(尤其是業(yè)務(wù)部門的骨干)參與到項(xiàng)目中，沒有使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準(zhǔn)備，沒有投入足夠的支持、協(xié)調(diào)，ERP實(shí)施必然會碰到很大的阻力。同時(shí)，管理層不注重學(xué)習(xí)，將ERP看成顆萬靈丹，這實(shí)際上是以犧牲企業(yè)整體利益為代價(jià)的。

2.1.4 未對企業(yè)現(xiàn)有資源進(jìn)行系統(tǒng)完整的盤點(diǎn)和清查

為了避免在正式投入運(yùn)用ERP后不斷由于之前的錯(cuò)誤而不斷出現(xiàn)問題，企業(yè)對現(xiàn)有資源狀況進(jìn)行系統(tǒng)完整的盤點(diǎn)和清查絕對是必要的。企業(yè)的一些舊習(xí)慣和潛規(guī)則很容易變成往后ERP使用過程中的絆腳石。

2.1.5 未制定延展性長的ERP項(xiàng)目財(cái)務(wù)計(jì)劃

資金支持是項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施維護(hù)的基礎(chǔ)，一個(gè)合理的項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃是項(xiàng)目可以順利進(jìn)行的信心保證。有許多企業(yè)一方面制作粗疏的財(cái)務(wù)計(jì)劃，另一方面為了怕麻煩而對細(xì)節(jié)開支作忽略處理，導(dǎo)致當(dāng)實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃有較大出入時(shí)錯(cuò)過解決惡劣問題的最佳時(shí)機(jī)；同時(shí)對相關(guān)資料搜集的欠缺，也使得應(yīng)急解決方案沒有落到實(shí)處。

2.2 應(yīng)用過程中

2.2.1 外部因素

企業(yè)無論使用的是哪種選型方式，咨詢、指導(dǎo)和交流都是必要的，事實(shí)上這份咨詢和指導(dǎo)涵蓋在企業(yè)支付的價(jià)格費(fèi)用之中。在競爭激烈的ERP市場，重視客服已然成為一個(gè)趨勢。指導(dǎo)不夠主動，交流不夠及時(shí)，會使得客戶公司錯(cuò)失解決問題的最佳時(shí)機(jī)，同時(shí)也會使ERP軟件供應(yīng)商喪失一個(gè)完善自身產(chǎn)品的機(jī)會。這在小組成員實(shí)習(xí)期間關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷問題的爭論上也有所體現(xiàn)。客戶公司業(yè)務(wù)人員抱怨報(bào)銷單不能及時(shí)傳輸是軟件本身問題，但是其實(shí)這個(gè)問題涉及面很廣，只有在客戶公司，軟件供應(yīng)商以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商等多者共同做出溝通之后才能處理。

2.2.2 內(nèi)部因素

企業(yè)實(shí)施ERP一般會涉及到兩種人才，一種是我們經(jīng)常說到的CIO（信息主管），另外就是IT人員。由于創(chuàng)造的價(jià)值得不到客觀的評價(jià)、長期以來復(fù)合型人才的培養(yǎng)機(jī)制不合理等原因造成這兩類人才不斷處于緊缺狀態(tài);同時(shí)，在應(yīng)用過程中常常會出現(xiàn)由于時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)、成本風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、移植風(fēng)險(xiǎn)等造成的問題；最后關(guān)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能模塊，它是最早實(shí)施的模塊，卻也是最難實(shí)施的模塊。根據(jù)我們的問卷調(diào)查收回來的結(jié)果顯示，有不少企業(yè)都反映ERP中最難實(shí)施的模塊便是財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊。對于傳統(tǒng)的大型、集團(tuán)型企業(yè)，ERP使用過程中涉及模塊較多，而業(yè)務(wù)、操作人員對其的了解和熟練不夠，使得信息的上下傳遞紛繁復(fù)雜，造成各種財(cái)務(wù)信息滯后，甚至信息失真。

2.3 實(shí)施后

企業(yè)實(shí)施ERP后常常忽視的重要問題：一是，沒有及時(shí)進(jìn)行管理層和操作人員之間關(guān)于使用效果的雙向反饋；二是，未能對階段性ERP使用過程中的問題進(jìn)行歸納總結(jié)。ERP它能最大程度的發(fā)現(xiàn)問題，但是卻無法完美地解決所有問題，只有通過人這個(gè)有意識的媒介去表達(dá)ERP使用過程中反映的問題，才能把事情引向正確的發(fā)展方向。有調(diào)查資料表明，90%以上的企業(yè)都采用了計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)，但實(shí)際上這時(shí)常淪為信息孤島，未能給企業(yè)整體效益帶來明顯提高。再譬如ERP應(yīng)用程序中關(guān)于數(shù)據(jù)安全性問題，這個(gè)問題大大關(guān)系到企業(yè)的成敗。如果問題無法在發(fā)生后進(jìn)行階段性的反映歸納總結(jié)，在未來的某一刻將會給企業(yè)以致命的打擊。

3 中小企業(yè)實(shí)施ERP的對策

3.1 從企業(yè)自身的角度

3.1.1 制訂企業(yè)ERP的整體規(guī)劃

ERP將企業(yè)各種分散、孤立的資源整合起來，為保證ERP的整體性及適用性，應(yīng)根據(jù)企業(yè)具體情況，做出全盤計(jì)劃，它是指導(dǎo)企業(yè)ERP應(yīng)用的綱領(lǐng)。這些計(jì)劃主要包括：制定完整的ERP使用過程財(cái)務(wù)計(jì)劃、制定發(fā)生突發(fā)問題時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃等。企業(yè)在ERP的整體規(guī)劃制訂過程中，應(yīng)遵循一定的原則：首先，應(yīng)從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理等幾個(gè)方面明確應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的可行性；其次，規(guī)劃必須符合企業(yè)管理改善的漸進(jìn)性，不應(yīng)輕易追求“快”；最后規(guī)劃中需明確項(xiàng)目具體的實(shí)施路線和計(jì)劃，使得ERP的每一步實(shí)施緊扣企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，最大限度地減少失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

3.1.2 認(rèn)清企業(yè)自身的需求

通過詳細(xì)的企業(yè)調(diào)研，理清包括采購、倉庫管理、銷售簽單、生產(chǎn)組織、人力資源等業(yè)務(wù)流程，找出企業(yè)管理現(xiàn)有模式的弊端，特別細(xì)致到各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的癥結(jié)所在。結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)、環(huán)境和企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，提出企業(yè)實(shí)施ERP時(shí)對軟件功能、特點(diǎn)等方面的要求，以選擇合適的軟件實(shí)施ERP。同時(shí)，正確分析市場走勢，當(dāng)企業(yè)產(chǎn)業(yè)調(diào)整、規(guī)模變化，或是管理模式發(fā)生變化，也要對ERP做出適時(shí)的調(diào)整。

3.1.3 完善應(yīng)用ERP的基礎(chǔ)條件

（1）經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)

資金支持是項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施維護(hù)的基礎(chǔ)。ERP是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程，因此需要企業(yè)具備有一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，做出相應(yīng)的資金投入。但是對于中小企業(yè)來說，實(shí)施ERP系統(tǒng)動輒幾十萬、上百萬甚至上千萬資金，相對來說還是比較困難的?？墒菑闹虚L期效益來看，ERP最終能夠成為輔助企業(yè)盈利的利器。為了將來收獲更大效益，還處于生存階段的企業(yè)應(yīng)該通過各種渠道，獲得持續(xù)不斷的資金支持。

（2）管理基礎(chǔ)

企業(yè)在實(shí)施ERP之前就必須先做好基礎(chǔ)管理工作。例如，我們接觸到的某小型企業(yè)，屬于剛成立不久的成長型企業(yè)，管理基礎(chǔ)尚很薄弱，整個(gè)企業(yè)管理秩序混亂。在這種情況下，他們并不急于上ERP系統(tǒng)。我們了解到，該企業(yè)正在進(jìn)行內(nèi)部管理改革，將企業(yè)經(jīng)營活動的流程整合起來，每個(gè)部門相互了解，相互合作，避免內(nèi)部斗爭和責(zé)任的互相推諉。同時(shí)，制定規(guī)范化的管理制度。

企業(yè)管理井井有條，管理基礎(chǔ)夯實(shí)，便是ERP成功應(yīng)用的前提。

（3）人員基礎(chǔ)

調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性尤為重要。ERP系統(tǒng)的實(shí)施艱難而復(fù)雜，人才在實(shí)施和維護(hù)的不同階段扮演著至關(guān)重要的角色。因此，不管是財(cái)務(wù)人員、技術(shù)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員，一個(gè)也不能少。企業(yè)管理層應(yīng)通過一些激勵(lì)獎勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)每個(gè)員工加入到ERP的實(shí)施中來，發(fā)揮他們力所能及的作用，改變員工們“事不關(guān)己”的態(tài)度。同時(shí)，通過各種相關(guān)的培訓(xùn)，使他們掌握更新知識，提高對ERP系統(tǒng)的整體操作技能，并熟練應(yīng)用于實(shí)際工作中。以此為企業(yè)成功實(shí)施ERP做出更大貢獻(xiàn)。

3.2 從政府的角度

加大政策支持的力度。政府作為公共服務(wù)部門，應(yīng)大力普及信息化工程，在政策上對中小企業(yè)有一定的資金扶持，制定相應(yīng)的優(yōu)惠措施。例如，由企業(yè)自行申請ERP實(shí)施的總花費(fèi)，政府再根據(jù)ERP實(shí)施的效果、信息化普及推廣的亮點(diǎn)等補(bǔ)貼各中小企業(yè)。日前，福建省信息化局就公示了關(guān)于2012年福建省軟件產(chǎn)業(yè)發(fā)展專項(xiàng)資金擬扶持項(xiàng)目名單（第二批）[1]，其中就包括對泉州某科技公司石化ERP系統(tǒng)的資金重點(diǎn)扶持。通過這些方式幫助企業(yè)提高管理水平、完善管理機(jī)制、規(guī)范業(yè)務(wù)活動，從而為該公司跨越式發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 從ERP供應(yīng)商的角度

ERP供應(yīng)商首先應(yīng)致力于技術(shù)創(chuàng)新，提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，使ERP軟件所具備的功能能夠滿足企業(yè)用戶的需要。其次，關(guān)注售后客服也是軟件供應(yīng)商必須重視的。小組成員接觸到的國內(nèi)某知名ERP軟件公司的負(fù)責(zé)人告訴我們，ERP供應(yīng)商尤其不能夠簽了合同收了錢，教你怎么用，之后就撒手不管。應(yīng)根據(jù)企業(yè)用戶的不同情況，提供貫穿整個(gè)實(shí)施流程的服務(wù)，如提供咨詢、使用、升級的服務(wù)，甚至是指導(dǎo)用戶軟件的二次開發(fā)等。即使是實(shí)施后也需要與企業(yè)管理層、操作人員保持信息的暢通交流，及時(shí)溝通問題解決問題。只有這樣完善的全程咨詢和技術(shù)支持服務(wù)，才能夠真正幫助企業(yè)建立一套精準(zhǔn)的流程秩序，為企業(yè)帶來管理水平、利潤空間上的全方位價(jià)值提升。

ERP軟件在中小企業(yè)的全面應(yīng)用是必然趨勢，但是只有成功的實(shí)施ERP才能使中小企業(yè)達(dá)到提升自身的管理水平和競爭能力的目的。中小企業(yè)要成功實(shí)施ERP系統(tǒng)，不僅企業(yè)自身要做好ERP項(xiàng)目管理、還需要ERP供應(yīng)商以及政府的積極配合。

[1]福建省人民政府網(wǎng).http://www.fujian.gov.cn/zwgk/tzgsgg/201209/t20120901_503424.htm[OL].

[2]朱江，韋海英，編.企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)[M].廣東省出版集團(tuán)，2006.

[3]楊建華.企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）原理及應(yīng)用[M].電子工業(yè)出版社，2011.

[4]韓伯棠，張平淡.企業(yè)管理控制系統(tǒng)[M].高等教育出版社，2011.

[5]王慶喜.中小企業(yè)資源與競爭優(yōu)勢:基于浙江實(shí)證研究[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2012.