檔案管理：堅持實用主義不搞“花架子”

系統(tǒng)是直銷人運作市場最強大的后援力量，盡管直銷崇尚自主創(chuàng)業(yè)、自我管理，但同時也強調(diào)復制，能否正確復制并且復制到位，這就關系到系統(tǒng)當中的檔案管理。整理、記錄、更新資料雖然算不上高難度作業(yè)，但關平業(yè)務開展的條理性和市場運作的效率。正如家庭主婦承擔的作用，柴米油鹽醬醋茶。在瑣碎的細節(jié)中構筑起一個溫暖的家。

自“圓桌論壇”欄目開設以來，本期的嘉賓陣容構成實為不易，5位不同職位、不同地域、采用不同運作方式的直銷系統(tǒng)領袖，根據(jù)自己的切身經(jīng)歷，為正在摸索和前進當中的直銷人提供借鑒。

李巖松，東升偉業(yè)華星系統(tǒng)領導人，世界直銷（亞太）研究中心專家委員會專家。跟隨中國直銷行業(yè)的發(fā)展而成長，有豐富的市場運作經(jīng)驗和直銷管理經(jīng)驗。2012年榮獲“風云2012亞太地區(qū)最具影響力品牌直銷領袖”，其帶領的系統(tǒng)被評為“風云2012最具影響力品牌直銷系統(tǒng)”，市場業(yè)績令業(yè)界稱贊。

張海林，國家一級企業(yè)培訓師，2001年從事職業(yè)培訓工作，先后研習管理學、市場學、營銷學、消費心理學、公共關系、商務談判、市場營銷策劃、網(wǎng)絡營銷、目標學研究、系統(tǒng)運作、團隊激勵和潛能訓練等培訓課程。2010年8月創(chuàng)立隆力奇海峰國際系統(tǒng)并任執(zhí)行總裁。

黃遵林，眾智國際系統(tǒng)創(chuàng)始人，中國直銷界系統(tǒng)策劃與管理大師，擁有十余年的直銷實戰(zhàn)經(jīng)驗，六年的職業(yè)培訓師經(jīng)歷，曾擔任多家知名直銷公司教育總裁。正統(tǒng)的系統(tǒng)運作概念，一流的系統(tǒng)管理方案，快速的人才培養(yǎng)流程，讓他成為中國直銷界不可或缺的卓越系統(tǒng)領袖。

譚權勇，隆力奇星級董事，國家恢復高考后首批財經(jīng)大學的高材生，天津市榜上有名的證券分析師，財經(jīng)專欄撰稿人。1998年接觸直銷，2009年走進隆力奇，創(chuàng)辦的空降部隊系統(tǒng)創(chuàng)造了中國直銷三個第一：中國第一個采用網(wǎng)絡地面結合運作的直銷系統(tǒng)；中國第一個在網(wǎng)上以真名實姓運作的直銷系統(tǒng)；中國第一個利用微信公眾平臺展業(yè)的直銷系統(tǒng)。

Lusy：從1990年雅芳進入中國開始，她就對新營銷產(chǎn)生濃厚的興趣并開始從業(yè)。1995年開始服務于某中國著名的民族企業(yè)，2006年又與世界著名的系統(tǒng)建造專家、T公司國外市場的教育培訓大師及開拓者之一的陳湛先生一同打造了中國著名的優(yōu)秀系統(tǒng)。

主持人：系統(tǒng)管理中建立檔案的重要性？

Lusy：建立一個系統(tǒng)猶如組建一個家庭，因此，在這個從無到有、從想象變現(xiàn)實的過程中，檔案建立是一個必須的首要環(huán)節(jié)，就像一個人出生后一定要上戶口一樣重要，關系到整個系統(tǒng)成員（家族）的命運！

張海林：隨著系統(tǒng)不斷向前發(fā)展，系統(tǒng)建立初期的政策、人員組成、市場拓展等內(nèi)容與現(xiàn)階段的系統(tǒng)情況有很大差別，系統(tǒng)領導人和系統(tǒng)成員可以從檔案上看到整個團隊的成長過程，經(jīng)過對比總結，會在今后的發(fā)展中少走很多彎路。對于系統(tǒng)成員而言，整理出來的課件、文檔、VCD等資料可以讓他們快速成長。

黃遵林：讓所有的系統(tǒng)成員能夠看到自己成長的過程和系統(tǒng)不斷壯大的過程，增加系統(tǒng)成員的自信心，激勵系統(tǒng)成員的斗志，增強系統(tǒng)的凝聚力。

李巖松：檔案是輔助經(jīng)銷商開拓市場、回顧發(fā)展經(jīng)歷、總結進步、宣傳擴大影響的重要資料。

譚權勇：建立檔案的目的是計劃安排工作，是制定目標。作為系統(tǒng)領導人，必須要有每個時段的總體規(guī)劃和各種活動安排，有了目標與計劃才能保證整個系統(tǒng)工作有條不紊地進行。

主持人：系統(tǒng)中，一般由哪些人建立和管理檔案？

黃遵林：以我的經(jīng)驗來看，系統(tǒng)中會安排專人管理檔案，這一兩個人必須熟悉電腦常用軟件，有比較專業(yè)的攝像和照相水平，同時文筆較好。他們一方面負責建立和管理系統(tǒng)檔案，另一方面維護、編輯系統(tǒng)網(wǎng)站，以便于資料隨時傳到網(wǎng)站上保存和傳播。

張海林：我們曾經(jīng)專門招募辦公管理人員，但他們沒有團隊運作經(jīng)驗，不涉足團隊又沒辦法制作出與系統(tǒng)發(fā)展相契合的資料。后期經(jīng)過調(diào)整，我們對于涉及系統(tǒng)運作層面的檔案，大部分由系統(tǒng)骨干建立和保存；涉及培訓的檔案，系統(tǒng)當中的團隊領導人基本都有保存，辦公人員在這一時期主要起到的作用是存檔。細化到團隊成員，如講師、團隊領導人、團隊骨干等，他們都會根據(jù)自己的工作需求在系統(tǒng)的大方向上建立屬于自己工作范疇的檔案。

李巖松：系統(tǒng)網(wǎng)站可以稱之為我們最大的“檔案庫”。在系統(tǒng)管理委員會中，我們有專門負責檔案管理的人員，他是多年跟隨我、熟知系統(tǒng)風格和理念的老朋友，由他負責攝像、拍照、資料整理、網(wǎng)站內(nèi)容更新等細節(jié)事務。

Lusy：初級階段，管理每個成員必須親力親為，產(chǎn)生精英小組后由小組長管理。但是各組的檔案，系統(tǒng)領導人一定要有總的存檔和備份，由助理來管理保存。

譚權勇：系統(tǒng)的核心成員是檔案的建立者和執(zhí)行者，大家共同商討，分工合作。每一次具體的活動都會由指定人員負責。

主持人：系統(tǒng)檔案中主要包括哪些內(nèi)容，具體體現(xiàn)形式是怎樣的？

李巖松：系統(tǒng)當中建立的檔案不像公司中大多以紙質(zhì)文件的形式出現(xiàn)。系統(tǒng)當中的更多東西是以實戰(zhàn)成績來體現(xiàn)的，因此，但凡對系統(tǒng)發(fā)展有幫助的資料，我們都會用照片或聲像記錄，放在網(wǎng)上或者硬盤當中儲存，文字很難給人直觀的感受，圖片和聲像資料對市場的沖擊力會更強。我們專門制作了一個精選的資料光盤，里面的素材是從歷屆大型會議當中精心挑選出來的照片和視頻，根據(jù)腳本進行編輯，并邀請專業(yè)播音員進行配音。

黃遵林：我的系統(tǒng)檔案當中主要有以下內(nèi)容：系統(tǒng)核心成員的名單（比如策略委員會名單、發(fā)展委員會名單、新增系統(tǒng)人員名單等）；每次大型活動的重要通知、邀請函等；每次會議的照片、動感影集、視頻等。檔案里還要收集一些系統(tǒng)包裝的各種媒體宣傳資料以及各領導人所獲得的一些獎項、證書等。

張海林：從形式上來看，一般有文字、照片和聲像資料。文字資料這一方面，我們會把每一次招商會需要印刷的資料、促銷政策、課件、流程等做成電子檔保存在電腦中。照片包括招商、培訓、管理、慶典、表彰、促銷、聯(lián)歡、研討、交流、旅游等。聲像資料包括大型活動的VCD、會議音樂、產(chǎn)品介紹視頻、公司宣傳視頻等。

Lusy：具體到個人，需要記錄在案的內(nèi)容包括與你的生意成長相關的工具的購置與保管記錄（書、影音資料、演示工具、電腦、硬盤、紙筆、服裝等），如何時購置、何時讀完、是否借出等每次活動的支出統(tǒng)計（收費項目的來源與支出要清晰并且透明、公開）等。

譚權勇：系統(tǒng)檔案多以文字和圖表的形式，而且標注有明確的時間。

主持人：系統(tǒng)管理中，會議管理占到絕大部分比例，會議需要保存的資料有哪些？

李巖松：我們在任何重要活動或會議當中，都會安排專人收集照片和音像資料。一場會議，包括會前的準備工作，會議中的流程、資料收集以及會后總結。會前就要把一場會議需要達到的效果提前預估，如何鋪墊，如何開展，以便讓大家目標明確。特別是大型表彰會議，任何一個環(huán)節(jié)都是絕對真實的，如果能將這些資料存檔，經(jīng)銷商看后，一方面受到鼓勵，另一方面也會成為開拓市場的動力，因此就需要及時保存會議資料，以便后期經(jīng)銷商復制。一般的會后，不見得會將經(jīng)驗總結記錄在案，一方面是時間不允許，另一方面還是需要實際效果來驗證的。

大型培訓一定會錄制光盤，內(nèi)容包括方法、震撼性的花絮和場面、產(chǎn)品和課程、公司政策等，這些必要的東西全部錄下來后進行分類歸檔，此外公司領導的講話、系統(tǒng)領導人的培訓、系統(tǒng)骨干的培訓等經(jīng)典課程都要有所收錄，從而方便團隊中的經(jīng)銷商學習和借鑒。此外，培訓照片也會及時整理，發(fā)布到系統(tǒng)網(wǎng)站上。

張海林：按照類型可以分為培訓、公司的產(chǎn)品課件、招商會錦囊、PPT資料、會議音樂、骨干會議的培訓等。按時間進行分類歸檔，每隔一年，再將檔案重新歸納整理，將一些同性質(zhì)的、重要的東西收集在一個文件夾中，并且根據(jù)實際情況的變化，對內(nèi)容進行重新編輯和調(diào)整。

主持人：以上各位老師談到了會議、活動的檔案管理。“人”是系統(tǒng)的中堅力量，他們的發(fā)展情況和動向至關重要，如何做到層級分明？

Lusy：我談談自己在這一方面的心得。我將每個人的檔案按照基本資料、成長階段、成熟階段進行劃分?；举Y料包括姓名、年齡、性別、出生年月、學歷、工作簡歷、簽約時間等。個人成長階段需要記錄參加系統(tǒng)活動、會議的時間、地點及內(nèi)容，開始使用產(chǎn)品的時間、種類、效果反饋，公眾分享的時間、地點及內(nèi)容，讀書筆記及學習心得記錄，零售記錄，個人收入及支出記錄等。

小組成熟階段，則需要對自己的近族成員和體系精英成員進行管理：

對于近族成員管理，內(nèi)容包括每個新成員的上述基本資料的整理和管理，每一個精英運作小組（5人運作小組）的成立時間、地點、人員名稱，每周2小時的精英運作小組的會議地點以及會議內(nèi)容記錄，每月精英小組成員向你做咨詢的咨詢圖及咨詢問題的存檔，每個精英小組組長的成長指標記錄，如完成當月計劃指標、晉升、褒獎等。

對于體系精英成員的管理，內(nèi)容包括當?shù)鼐⒚吭掳剷h記錄，各地精英小組運作情況每月統(tǒng)計記錄（產(chǎn)生小組數(shù)量、小組會議每周是否如期、每周計劃完成情況等），每月各地零售及體系銷售業(yè)績統(tǒng)計等。

張海林：Lusy老師談到的內(nèi)容非常細致，涉及到了系統(tǒng)中的普通經(jīng)銷商和骨干，但同時還有一批人群是單純消費的客戶?？蛻魴n案基本是依照公司的電子檔案管理。每家公司的操作又不相同，舉例來說，有的公司會將每一個會員建立在每一個服務中心里面，一個系統(tǒng)下面可能會有一個服務中心，這個服務中心隸屬于公司，對系統(tǒng)本身而言只起到服務自己團隊的作用。

李巖松：系統(tǒng)面對的對象有純消費者、普通經(jīng)銷商、骨干，人數(shù)眾多，不可能一一建立檔案，這就需要分配到系統(tǒng)團隊下的各個團隊當中。但前提是系統(tǒng)要對如何建立檔案進行系統(tǒng)說明，傳達到團隊領導人，團隊領導人再逐層向下傳達。整個系統(tǒng)要做的工作就是針對高級別領導人和核心的把控，使其做到思想與系統(tǒng)同頻率。

主持人：建立檔案的過程中應當注意哪些問題？

張海林：檔案中有很內(nèi)容是工具流，我們在以往制作工具流的時候，廣告和實際運用資料的比例基本是3：7或者2：8。廣告的資料如果超出這個比列，就會讓系統(tǒng)偏離中心。

李巖松：任何措施的目的都是為了讓系統(tǒng)更完善，運轉更高效。直銷系統(tǒng)中的檔案是時刻服務于市場開拓的，不是領導檢查之類的形而上的東西。檔案的效果是通過業(yè)績來驗證的。

張海林：對，一定要從“需求”出發(fā)建立檔案，在我單純做系統(tǒng)教育和培訓的階段，可能建立的檔案更多是以企業(yè)為主。當自己創(chuàng)立系統(tǒng)以后，一心希望帶領系統(tǒng)創(chuàng)造出好的業(yè)績，那么此時圍繞這個需求點就會建立一系列的檔案。檔案不是三兩天建立起來的，它是一個循序漸進的過程，很多速成的東西一般不實用?！澳脕碇髁x”只能擺樣子，在“拿來”的基礎上整理、修改并應用到實際才是屬于自己的東西。

譚權勇：系統(tǒng)檔案設立后，還需根據(jù)公司的活動和行業(yè)性會議等隨時做調(diào)整。

黃遵林：檔案管理沒必要復雜化?？傊到y(tǒng)管理不能太復雜。我在運作系統(tǒng)的時候，制作了系統(tǒng)核心成員名單表，以及每月的行程表、日計劃表等。主要目的是層層檢查系統(tǒng)成員的基本功和工作量，這些也可以存檔。

Lusy：檔案建立要自然還要科學，也就是說既要尊重人性又能對每個成員快速成長起到推波助瀾的作用，從而使整個系統(tǒng)建設的工作有章可循，做到科學管理。需要注意的是，新的市場要及時快速地復制正確的檔案管理方法，這是你的系統(tǒng)管理中的體系門戶建立，絕對是重中之重，不可輕視，否則你所有的努力和付出都會功虧一簣。

主持人：正如五位老師的經(jīng)驗之談，眾多入行多年的直銷人也頗多感慨：團隊已經(jīng)成為自己的第二個家。檔案當中記錄的不僅是系統(tǒng)的嬗變，更是眾多伙伴一路相隨、奮力開拓的縮影，留一份檔案，存一份心路，讓回憶不遺憾。