論高速公路機(jī)電工程采購管理

聶蕾

【摘 要】本文結(jié)合作者的項(xiàng)目實(shí)踐，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購，以制定采購計(jì)劃、合同編制、招標(biāo)、供方選擇、合同管理、合同收尾為工作流程來指導(dǎo)項(xiàng)目的采購管理，通過流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的采購管理和運(yùn)作，達(dá)到降低成本、增加利潤的作用，本文主要討論了采購管理的6個(gè)過程以及在過程中所用的技術(shù)和工具，實(shí)施過程中有針對(duì)性地對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行了自制和外購分析，合同編制中使用了專家判斷，供方選擇采用了篩選系統(tǒng)及合同談判的方式，邀請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)專家進(jìn)行討論、選取最優(yōu)供貨商，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部溝通。最終在保證質(zhì)量和進(jìn)度的前提下，達(dá)到了降低成本增加利潤的目的，一次性通過驗(yàn)收，得到業(yè)主的一致好評(píng)。

【關(guān)鍵詞】高速公路；機(jī)電工程

0.項(xiàng)目概況

2010年6月，我公司通過參加投標(biāo)，成功承攬了省內(nèi)某高速公路機(jī)電工程施工項(xiàng)目，該項(xiàng)目為省內(nèi)重點(diǎn)信息化項(xiàng)目，建設(shè)周期一年，總投資為人民幣5000多萬元，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)高速聯(lián)網(wǎng)貫通。本項(xiàng)目由監(jiān)控、收費(fèi)、通信三大系統(tǒng)組成，收費(fèi)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)及通信系統(tǒng)主要承擔(dān)省收費(fèi)中心、區(qū)拆帳中心、收費(fèi)分中心、收費(fèi)站和收費(fèi)車道之間的數(shù)據(jù)傳輸和實(shí)時(shí)進(jìn)行通信，保證各類數(shù)據(jù)的上傳、下發(fā)工作；同時(shí)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，對(duì)各類工作進(jìn)行有效分工，滿足管理上的要求，保證整個(gè)收費(fèi)系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運(yùn)作。監(jiān)控系統(tǒng)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)、圖像的采集，直接上傳至分中心，在分中心進(jìn)行存儲(chǔ)、解碼顯示及視頻事件檢測(cè)等；主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)子系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)視子系統(tǒng)、信息采集子系統(tǒng)、信息發(fā)布子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)傳輸子系統(tǒng)、軟件子系統(tǒng)。通信系統(tǒng)主要是為高速公路運(yùn)營管理及監(jiān)控、收費(fèi)系統(tǒng)實(shí)施提供話聲業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)、圖像傳輸通道。本項(xiàng)目采用選用華為OSN3500傳輸設(shè)備組建干線傳輸系統(tǒng)，選用華為HONETF02AV和OSN1500設(shè)備組建綜合業(yè)務(wù)接入網(wǎng)系統(tǒng)。項(xiàng)目涉及的技術(shù)領(lǐng)域多，人員多，環(huán)節(jié)多，為了保證項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度及成本，作為負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的主要管理人員，我深知進(jìn)行采購管理是必不可少的環(huán)節(jié)。

1.采購管理

任何項(xiàng)目都要進(jìn)行項(xiàng)目采購，項(xiàng)目采購是從項(xiàng)目外部購買項(xiàng)目所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程，采購過程涉及到具有不同目標(biāo)的雙方或多方，各方在一定市場(chǎng)條件下相互影響和制約。因而，通過流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的采購管理和運(yùn)作，為了達(dá)到降低成本、增加利潤的目的，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，下面我分別從采購計(jì)劃、合同編制、招標(biāo)、供方選擇、合同管理、外包管理加以論述。

1.1制定采購計(jì)劃

項(xiàng)目在中標(biāo)后，我立即組織相關(guān)人員召開清單交底會(huì)議，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度估計(jì)、資金情況、物流估計(jì)、質(zhì)量計(jì)劃等，討論并制定了初步的項(xiàng)目的采購計(jì)劃，最終通過公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織的決策會(huì)，邀請(qǐng)專家技術(shù)性判斷來評(píng)估采購過程的輸入和輸出，最終明確項(xiàng)目采購計(jì)劃，如怎樣采購，采購多少，什么時(shí)候采購、合同類型等內(nèi)容，定立了采購準(zhǔn)備階段的《采購管理計(jì)劃》《工作明細(xì)表》《更新的項(xiàng)目管理計(jì)劃》。

1.2合同編制

根據(jù)采購管理計(jì)劃中確立的合同類型，根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行的先后，套用標(biāo)準(zhǔn)合同后，采購專家判斷的方式再次進(jìn)行確立。如：軟件合同、設(shè)備采購合同、維護(hù)合同、施工合同等。

1.3招標(biāo)和供方選擇

該項(xiàng)目為交鑰匙工程，我公司為施工單位，因而不再進(jìn)行采購招標(biāo)，而是我公司自行采購。在供方選擇上，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予了極大的重視，從采購計(jì)劃的制定一直到合同的立訂，都要進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估和篩選。中標(biāo)后，工程量清單確定后，每種設(shè)備要進(jìn)行三家及三家以上供貨商的評(píng)估，從資質(zhì)、價(jià)格、技術(shù)能力、付款方式、供貨周期等方面綜合比對(duì)。若是確立品牌和型號(hào)的供貨商也會(huì)從代理商或廠家的各項(xiàng)條件進(jìn)行比對(duì)。通過加權(quán)的方式及合同談判的方式對(duì)各個(gè)供貨商進(jìn)行評(píng)分，比如價(jià)格占0.3，付款方式占0.2……，最終評(píng)選出最優(yōu)供貨商，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，出具最優(yōu)供貨商資金使用計(jì)劃、投標(biāo)資金使用計(jì)劃、我?guī)ьI(lǐng)小組成員進(jìn)行全方位分析后，邀請(qǐng)技術(shù)專家、其他項(xiàng)目經(jīng)理一同討論，從進(jìn)度、資金、質(zhì)量、成本方面綜合考察，最終選定供貨商，并由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。因該項(xiàng)工作做的很充分，為應(yīng)急情況下備選方案也提供了重要的依據(jù)。會(huì)后，根據(jù)供貨商的確立及合同有的人內(nèi)容，正式立訂合同。

1.4合同管理

合同的管理就是確保供方執(zhí)行合同要求，它是管理不同供貨商之間的接口，在各統(tǒng)一協(xié)調(diào)合同關(guān)系，包括資金管理，審核并記錄供方績效，進(jìn)行糾偏措施，合同變更控制。合同簽訂后，我們對(duì)合同進(jìn)行錄入系統(tǒng)，并進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。比如在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，依據(jù)變更批復(fù)的文件，需要增加硬盤錄像機(jī)及視頻分配器，涉及金額約7萬元。因提供此項(xiàng)變更時(shí)，同類設(shè)備正在進(jìn)行采購階段，較原計(jì)劃其他同類設(shè)備的安裝時(shí)間還有二個(gè)月時(shí)間，我立即與供貨商簽訂了增加合同，采用設(shè)備陸續(xù)到貨，交錯(cuò)施工的辦法，提前站設(shè)備安裝進(jìn)度計(jì)劃。最終滿足質(zhì)量及工期的要求。資金方面因到貨驗(yàn)收合格，業(yè)主將支付70%，在管理好工程的同時(shí)，及時(shí)與業(yè)方、監(jiān)控方做好溝通工作，確保了項(xiàng)目的順利進(jìn)行。此外，通過合同變更控制系統(tǒng)、績效評(píng)審、績效報(bào)告等工具技術(shù)對(duì)合同進(jìn)行管理，最終輸出糾偏措施、合同變更 、支付或支付請(qǐng)求等。另外、我們依據(jù)合同、及驗(yàn)收要求通過采購過程審計(jì)來進(jìn)行合同收尾，進(jìn)行產(chǎn)品和服務(wù)的核實(shí)，進(jìn)行正式的驗(yàn)收，確保項(xiàng)目的順利。

1.5外包管理

外包是在項(xiàng)目管理中，必要時(shí)不可替代的管理方式。例如，在項(xiàng)目施工過程中考慮施工方便以及通車后運(yùn)營的實(shí)際要求，經(jīng)研究決定對(duì)機(jī)電系統(tǒng)增加部分設(shè)備及工程量，此變更依據(jù)某管理處關(guān)于某機(jī)電系統(tǒng)增加工程量的通知，拿到該通知后，我立即對(duì)需要進(jìn)行調(diào)整的內(nèi)容召集項(xiàng)目骨干開了有關(guān)變更進(jìn)度及人員安排的會(huì)議，討論決定了應(yīng)對(duì)方案之后提交公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示。此項(xiàng)變更需要增加超寬車道計(jì)重基礎(chǔ)制作3座，普通車道收費(fèi)站計(jì)重基礎(chǔ)制作16座，涉及金額約27萬元。變更單價(jià)依據(jù)原合同清單的價(jià)格。因在原有進(jìn)度計(jì)劃中未對(duì)此項(xiàng)內(nèi)容作安排，如果進(jìn)行人員上的調(diào)整，會(huì)影響主干工程的進(jìn)度，于是我決定將此內(nèi)容進(jìn)行了外包。與有經(jīng)驗(yàn)的施工方簽訂有此項(xiàng)內(nèi)容的外包合同，并加強(qiáng)外包管理。

2.小結(jié)

經(jīng)過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的共同努力，在按期保質(zhì)的前提下，最終使項(xiàng)目大大的降低了成本，增加了利潤，一次性通過驗(yàn)收，得到業(yè)主的一致好評(píng)。項(xiàng)目成功很大程度上歸功于項(xiàng)目采購的管理和過程的控制。當(dāng)然，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，也遇到一些問題，比如原設(shè)計(jì)法蘭與實(shí)際需求不符，與土建方溝通的不足，項(xiàng)目成員在發(fā)現(xiàn)變更后士氣高漲有所減弱等。這些問題都有待在今后項(xiàng)目完善和改進(jìn)。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]謝黎.對(duì)高速公路機(jī)電工程管理問題的探討[J].大科技·科技天地，2011（05）.