知識管理視角下的國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)

王利偉

知識經(jīng)濟與信息化時代，國防科技工業(yè)檔案作為一種重要的戰(zhàn)略資源，其重要性很大程度上體現(xiàn)在國防科技工業(yè)檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為知識，能夠服務(wù)于生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進步。而以知識共享與服務(wù)為首要目標(biāo)的知識管理，則為國防科技國防科技工業(yè)檔案工業(yè)信息資源的開發(fā)指明了發(fā)展方向和實現(xiàn)途徑。運用知識管理來提高國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的水平，對于發(fā)揮國防科技工業(yè)檔案的功能與潛在信息價值具有十分重要的意義。

一、知識管理與國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的關(guān)系

知識管理興起于20世紀(jì)90年代，主要是指組織為了提高生存能力和競爭優(yōu)勢，對于存在于組織內(nèi)部的個人、群組或團體內(nèi)有價值的知識，進行有系統(tǒng)地定義、獲取、存儲、分享、轉(zhuǎn)移、利用和評估等工作。知識管理作為知識經(jīng)濟催生的一種全新的管理理念與管理方法，致力于對各種知識的連續(xù)性管理，通過知識交流與共享推動知識創(chuàng)新，著力培育和提升組織的集體創(chuàng)造力。知識管理是將可獲得的海量信息轉(zhuǎn)化和升華為知識，并且使得知識能夠為人們所應(yīng)用的過程。信息是現(xiàn)代社會中的一種重要戰(zhàn)略資源，但是，信息并不等同于知識。只有經(jīng)過一系列的有機地結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的信息才能夠稱之為知識。因此，知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展，組織（或個人）可以運用知識提高其在信息社會中的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。從這個意義講，知識管理可以促進信息資源得到最大程度地開發(fā)。

1.國防科技工業(yè)檔案信息資源具有知識屬性

從信息屬性角度分析，國防科技工業(yè)檔案具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，國防科技工業(yè)檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。國防科技工業(yè)檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。國防科技工業(yè)檔案信息資源的管理主要是針對文檔這種顯性知識的管理。

2.知識管理是國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的延伸

國防科技工業(yè)檔案中不但包含大量的顯性知識，而且也蘊藏著許多有待挖掘的隱性知識。因此，國防科技工業(yè)檔案信息資源的開發(fā)，不僅僅是對分散、無序的國防科技工業(yè)檔案信息進行收集、鑒別、整理、加工，更為重要的是發(fā)掘國防科技工業(yè)檔案中的隱性知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯性知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。而知識管理同樣是對知識進行收集、加工、整合、配置、傳輸，其主要目標(biāo)是管理組織的顯性知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。從這個角度上，國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)和知識管理具有共同的目的和動機。

3.知識管理是國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的必然要求

當(dāng)前，國防科技工業(yè)檔案信息資源的作用日益凸現(xiàn)，國防科技工業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容不斷升華。隨著我國經(jīng)濟和社會的不斷發(fā)展，利用者到國防科技工業(yè)檔案館查詢信息，希望得到的不只是簡單的數(shù)據(jù)、單純的史實或者一紙證明，而是更加完整的、專題的、成套的結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的“國防科技工業(yè)檔案知識資源”，這即是國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)在更高的層面上的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，知識管理是國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)新與發(fā)展的必然要求。

4.知識管理是對國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)內(nèi)涵的豐富

國防科技工業(yè)檔案信息資源是適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過人員的參與而獲取的可利用的國防科技工業(yè)檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內(nèi)向性。我國傳統(tǒng)的國防科技工業(yè)檔案管理工作一般包括“六個環(huán)節(jié)”：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。后來，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入國防科技工業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容。隨著知識管理時代的到來，國防科技工業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)理論發(fā)生了變革，國防科技工業(yè)檔案信息資源建設(shè)的工作內(nèi)容也日益豐富。國防科技工業(yè)檔案信息資源建設(shè)按照國防科技工業(yè)檔案信息的加工處理程度劃分為兩個階段：實體收藏(收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計)和國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)(編目與檢索、編輯與研究)。實體收藏是國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，其成果是收集齊全、整理有序的國防科技工業(yè)檔案實體。國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)是圍繞社會需要，利用專業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從收藏實體中發(fā)掘有用的信息材料進行編輯和研究，強調(diào)對國防科技工業(yè)檔案信息的加工處理，是國防科技工業(yè)檔案信息資源建設(shè)的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的國防科技工業(yè)檔案信息資源庫。

二、知識管理視角下國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的內(nèi)容

1.國防科技工業(yè)檔案信息資源的知識組織

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，辦公自動化與無紙化操作在許多機構(gòu)已經(jīng)成為現(xiàn)實，數(shù)字化方式深刻影響了國防科技工業(yè)檔案的生成存在方式與館藏結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的實體館藏增量急劇減少，而電子文件則成為機構(gòu)國防科技工業(yè)檔案的重要來源與存在形式。國防科技工業(yè)檔案館的館藏結(jié)構(gòu)正逐步從傳統(tǒng)紙質(zhì)的實體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募榷嗝襟w形式存在的數(shù)字檔案。這一轉(zhuǎn)變，一方面為利用者提供了更為豐富的國防科技工業(yè)檔案信息資源，另一方面，數(shù)字檔案呈幾何倍數(shù)的增長，則可能會讓我們?nèi)缑绹磥韺W(xué)家奈比斯特所說的:“淹溺在信息的海洋中，卻不得不面臨知識的饑渴。”僅僅依靠傳統(tǒng)的組織方法根本無法滿足利用者對于知識的渴求，因此，就需要通過知識的組織方法，在數(shù)目龐雜的國防科技工業(yè)檔案信息資源中找出各種信息之間的聯(lián)系。

所謂知識組織是指通過一定的方法來揭示知識單元(其中包括顯性的知識因子和隱性的知識因子)，挖掘知識的關(guān)聯(lián)過程及行為，從而為人們提供有效的信息和知識。對于國防科技工業(yè)檔案館來說，檔案信息資源的知識組織就是運用知識的組織方法對檔案信息資源的內(nèi)容進行提煉和精簡，找出其中的聯(lián)系，獲取有用的知識單元，并對這些知識單元進行組織與集合，最后將這些知識單元的內(nèi)容及其相關(guān)的地址全部貯存于國防科技工業(yè)檔案館的知識庫中，用來固化這些所提取的知識，方便知識的傳遞、共享與使用。

2.國防科技工業(yè)檔案信息資源的知識開發(fā)

國防科技工業(yè)檔案信息資源的開發(fā)，是指在信息資源知識組織的基礎(chǔ)上，按照檔案館自身發(fā)展的特定目標(biāo)以及機構(gòu)內(nèi)不同層次的需求，對貯存在知識庫內(nèi)大量的知識單元進行全面的系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化、綜合化的分析，通過知識重組與知識再造流程，將知識與檔案館人員的智慧與創(chuàng)造互相融合，從而形成適應(yīng)不同層次需求的知識產(chǎn)品的過程。這一過程中，檔案館人員發(fā)揮了關(guān)鍵作用，他們在運用檔案信息資源的基礎(chǔ)上，通過自身獨特的知識與能力對館藏的檔案信息和知識進行深層次的加工，從而形成新的知識產(chǎn)品。這不但解決了機構(gòu)內(nèi)不同層次的需求，也為自身的知識創(chuàng)新與創(chuàng)造找到了實現(xiàn)途徑，與以往的檔案館單純提供檔案的借閱利用相比有了質(zhì)的飛躍。

對國防科技工業(yè)檔案信息資源的知識開發(fā)，可以通過館藏國防科技工業(yè)檔案的知識重組來實現(xiàn)。所謂知識重組，是指在特定目標(biāo)引導(dǎo)下，對知識客體(這里特指國防科技工業(yè)檔案信息資源)中的相關(guān)知識單元及知識關(guān)聯(lián)在結(jié)構(gòu)上進行重新組合并有序化之后形成新的知識產(chǎn)品的過程。知識重組的優(yōu)勢是通過對知識客體的重新組合，可以為提供特定主題的知識索引指南，從而幫助人們克服因為知識分散而帶來的檢索困難，還可以專門為解決某一問題而進行知識重組，從而為人們提供經(jīng)過加工序化后的知識情報。從本質(zhì)上來說，檔案信息資源的知識重組是一種高級形式的檔案統(tǒng)計與編研工作。首先，知識重組的實際效用性更加突出，國防科技工業(yè)檔案館通過對自身掌握的國防科技工業(yè)檔案信息資源進行知識重組，可以為機構(gòu)提供各種類型的知識情報、知識索引指南、知識方案等，以便為機構(gòu)解決問題、進行決策提供幫助。其次，從得到的產(chǎn)品內(nèi)容看，傳統(tǒng)的檔案統(tǒng)計編研更注重內(nèi)容的知識性，而知識重組的內(nèi)容更具針對性。

三、知識管理視角下國防科技工業(yè)檔案信息資源開發(fā)的途徑

1.從檔案收集到知識積累

收集本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案是國防科技工業(yè)檔案部門的職能使命。國防科技工業(yè)檔案工作者在長期的工作實踐中積累了這方面的經(jīng)驗，具備了檔案信息資源收集的專業(yè)優(yōu)勢。如今，國防科技工業(yè)檔案不僅是組織內(nèi)本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰(zhàn)略資源，除了發(fā)揮國防科技工業(yè)檔案的憑證價值外，更要注重檔案參考價值的開發(fā)。因此，基于知識管理的國防科技工業(yè)檔案信息資源收集要在注重檔案實體收集的基礎(chǔ)上，還要注重數(shù)據(jù)、信息和知識的收集，將收集的范圍擴大到機構(gòu)外部信息資源和隱性知識資源。另外，收集歸檔要堅持?jǐn)?shù)量與質(zhì)量并重的原則，注意優(yōu)化檔案信息資源的結(jié)構(gòu)。這樣建立的檔案信息資源體系才有利于國防科技工業(yè)檔案信息連續(xù)性的管理和隱性知識的挖掘。因此，必須對傳統(tǒng)的收集工作進行創(chuàng)新，將其內(nèi)涵與外延進行擴展，使之發(fā)展成為知識積累工作。

知識積累工作主要是運用一定的方法和手段，將機構(gòu)內(nèi)國防科技工業(yè)檔案信息資源、外部信息資源和隱性知識資源三大信息資源中所蘊含的知識進行獲取，從而實現(xiàn)對這些知識的積累。

2.從檔案整理到知識組織

傳統(tǒng)的國防科技工業(yè)檔案整理，在本質(zhì)上是根據(jù)一定的檔案分類法對收集來的國防科技工業(yè)檔案進行分類、編號、入庫、保存和提供利用?？梢哉f，檔案的分類法在一定意義上決定了檔案館內(nèi)檔案的構(gòu)成和檔案的排列方式。有些學(xué)者指出：“由于檔案實體排放具有單向線性存放的特點，建立在這種基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)上的檔案信息資源開發(fā)，無論是在用戶需求的適應(yīng)性，還是檔案信息內(nèi)容的利用上都受到一些限制，客觀上制約了檔案信息資源的深層次開發(fā)與利用”。因此，國防科技工業(yè)檔案的保管不能拘泥于歷史記錄的保管，而應(yīng)組織其內(nèi)容信息并融入價值創(chuàng)造過程中，為現(xiàn)實服務(wù)，充分發(fā)揮國防科技工業(yè)檔案的情報價值。

要實現(xiàn)對機構(gòu)中的三大信息資源進行整合，進而對其所蘊含的知識進行有效組織，就需要一定的知識分類體系來提供保障。從分類的管理對象以及分類的目標(biāo)導(dǎo)向上看，知識分類體系與檔案內(nèi)容信息分類體系十分類似。因此，知識分類體系可以說是檔案內(nèi)容分類體系一種，它是對以往偏重檔案實體的分類體系的有益補充和完善，可以使檔案管理更為有序和規(guī)范化。從機構(gòu)內(nèi)檔案借閱者的角度來看，完整的檔案分類體系為借閱者多提供了一條檔案借閱維度，借閱國防科技工業(yè)檔案不再只依靠檔案實體分類中的檔號來進行，借閱者也可以通過知識檢索來查找自身所需要的信息，使得國防科技工業(yè)檔案的提供利用更為有效。

3．從檔案鑒定到知識評價

國防科技工業(yè)檔案鑒定是指國防科技工業(yè)檔案管理部門根據(jù)一定的原則、準(zhǔn)則和方法，對國防科技工業(yè)檔案價值進行科學(xué)判斷，確定檔案的保管期限，并且通過質(zhì)量檢查和價值核查等手段，對已經(jīng)失去保存價值或嚴(yán)重缺失的檔案按照規(guī)定手續(xù)進行處理的檔案管理活動。

知識評價是指以知識為對象，按照一定的準(zhǔn)則和方法科學(xué)地判定知識的價值，保存有價值的知識而剔除無價值知識的知識管理活動。比較國防科技工業(yè)檔案鑒定與知識評價這兩項活動可以發(fā)現(xiàn)，二者本質(zhì)上都是對信息價值的判斷過程。但是，它們的信息價值標(biāo)準(zhǔn)的側(cè)重點有所不同。國防科技工業(yè)檔案鑒定更多地是偏向于檔案的憑證價值和歷史價值，而知識評價則更關(guān)注的是情報價值、現(xiàn)實價值和利用價值?；谥R管理的國防科技工業(yè)檔案知識評價，在功能上要兼顧檔案管理與知識管理對不同價值的關(guān)注，在方法上要借鑒檔案鑒定的方法，同時遵循知識特性來進行評價。

4．從檔案服務(wù)到知識服務(wù)

傳統(tǒng)的國防科技工業(yè)檔案服務(wù)方式主要是通過對國防科技工業(yè)檔案提供借閱來完成的，由于檔案的密級、檔案分類體系的限制，導(dǎo)致了檔案在提供利用上存在著許多問題。在知識管理的全新理念下，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R服務(wù)，這是對國防科技工業(yè)檔案服務(wù)內(nèi)容與方式的變革與創(chuàng)新。

傳統(tǒng)的國防科技工業(yè)檔案服務(wù)是以提供檔案以及檔案信息來滿足人們的需求，屬于被動型的服務(wù)。而知識服務(wù)所強調(diào)的是為人們提供各種各樣的知識，從而幫助其解決問題，屬于主動型的服務(wù)。知識服務(wù)環(huán)境下，國防科技工業(yè)檔案部門要主動向機構(gòu)內(nèi)的其他部門了解情況，通過調(diào)研和散發(fā)調(diào)查表等方式，知曉機構(gòu)內(nèi)其他部門所急需的知識和信息是什么，之后對這些信息進行統(tǒng)計，再由國防科技工業(yè)檔案館對其所掌握的資源進行加工，并將這些知識和信息推送到有關(guān)部門面前。同時，國防科技工業(yè)檔案館還要將這一行為常態(tài)化，保證服務(wù)的主動和及時。就服務(wù)手段而言，知識服務(wù)是強調(diào)在借助網(wǎng)絡(luò)化和辦公自動化環(huán)境下，使檔案借閱者可以不用走出自己辦公室就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的借閱。通過將國防科技工業(yè)檔案全部數(shù)字化和國防科技工業(yè)檔案全文數(shù)據(jù)庫以及以Web為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)借閱系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)借閱者在一定權(quán)限內(nèi)的自助式檔案查閱服務(wù)。

知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇。利用知識管理的理念和方法進行檔案信息資源的開發(fā)，是國防科技工業(yè)檔案工作適應(yīng)時代要求的理性選擇。

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