企業(yè)檔案信息化建設(shè)略論

□ 省公司辦公室 曾 禎

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理由紙質(zhì)管理逐步向電子管理轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案成為檔案的主要傳播介質(zhì)。本文針對目前企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀、問題，提出了提高檔案信息化水平的初淺認(rèn)識。

檔案是重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，是加強(qiáng)管理、推動發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息收集處理、數(shù)據(jù)庫存儲壓縮、辦公自動化等技術(shù)在檔案管理得到全面運(yùn)用，檔案管理由實(shí)物保管逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，突破了時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化收集、存儲、共享、利用、服務(wù)等功能，檔案在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局的作用越來越明顯，影響越來越突出。

檔案信息化的概念

檔案信息化是通過計(jì)算機(jī)對形成的電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、整編、分類、存儲和管理，對已有的紙質(zhì)、實(shí)物及聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為企業(yè)提供有效檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的新型檔案管理模式。檔案信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，為檔案信息的接收、傳遞、存儲、共享和利用提供便利條件。這是檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、提高服務(wù)能力的必然選擇。

檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理可以達(dá)到自動化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地克服實(shí)體檔案管理的缺點(diǎn)，充分發(fā)揮檔案信息優(yōu)勢，豐富信息資源內(nèi)容和數(shù)量，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作提供服務(wù)。

檔案信息化管理克服了紙質(zhì)檔案保存條件限制。由于紙質(zhì)實(shí)體檔案需長期保存，受環(huán)境因素影響較大，保管條件較苛刻，難免存在因溫濕度不適宜造成的霉變、蟲蝕現(xiàn)象，給檔案管理帶來困擾，影響檔案使用壽命。檔案信息化管理突破了檔案庫房的條件限制，打破了日益增長的入庫檔案對庫房面積不斷增長的要求，且對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，使檔案永久保存。

檔案信息化管理可以大幅提高檔案檢索利用率。一方面通過掃描等技術(shù)手段，將檔案館的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)為成計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，使檔案管理從依靠人腦進(jìn)行單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理模式，發(fā)展到依靠信息技術(shù)進(jìn)行全方位、多角度、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理模式，克服依據(jù)數(shù)據(jù)記錄到檔案庫房查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力的問題，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)；另一方面最大限度地減少了原始紙質(zhì)檔案的使用次數(shù)，盡可能地延長紙質(zhì)檔案的壽命，保護(hù)了實(shí)體檔案的安全和完整。

如何搞好檔案信息化管理

檔案管理信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理在實(shí)際操作過程中涉及面廣，內(nèi)容也較多。因此檔案管理的信息化工作，要逐步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和信息化。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化工作取得成功的第一步。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。企業(yè)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重點(diǎn)應(yīng)推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)，將現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化，加大電子文件的推廣運(yùn)用力度。同步建立健全檔案管理制度，對數(shù)字檔案的歸檔、借閱、使用進(jìn)行規(guī)范，使檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。這樣不僅方便檔案的整合，而且也為檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)提供了便利。在信息化建設(shè)中，加快信息系統(tǒng)的開發(fā)步伐。

加強(qiáng)電子文件的歸檔管理。電子文件的歸檔是檔案信息化工作的基礎(chǔ)。為確保電子文件和電子檔案的安全保管和有效利用，檔案部門應(yīng)將歸檔電子文件拷貝至耐久性好的載體上，并一式兩套，一套封存保管，一套加以利用。要嚴(yán)格控制電子文件和電子檔案的使用權(quán)限，正確處理電子文件和電子檔案安全保密與資源共享的關(guān)系。另外，要正確認(rèn)識和把握紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，堅(jiān)持電子文件與紙質(zhì)文件長期并存的原則，在做好電子文件歸檔管理的同時(shí)，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作。

培養(yǎng)企業(yè)檔案管理部門的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。企業(yè)檔案管理信息化，離不開計(jì)算機(jī)信息的管理，這需要企業(yè)有一支計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和維護(hù)的人才隊(duì)伍。因此，培養(yǎng)一批既精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂檔案管理的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍是企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前，企業(yè)可通過引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，即引進(jìn)急需人才和高端人才，培養(yǎng)現(xiàn)有管理人才。企業(yè)只有建立起知識結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，才能適應(yīng)企業(yè)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等問題。

確保檔案信息的安全管理。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案部門還須采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。檔案部門要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞。在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺做好檔案安全保密工作。另外，還應(yīng)制定相應(yīng)的檔案安全管理體系，解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾。通過建立相應(yīng)的技術(shù)和制度體系，對檔案信息全過程進(jìn)行管理，更直接、更有效地解決信息化企業(yè)檔案管理工作中的檔案保密問題。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)要以適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)和企業(yè)信息化為總目標(biāo)，堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、檔案信息化與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。目標(biāo)概括為：檔案資料數(shù)字化、檔案信息結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化、信息利用全員化。

檔案管理實(shí)現(xiàn)高效智能化。從過去的以檔案載體管理為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息管理為主，實(shí)現(xiàn)檔案的形成、管理、利用一體化。在提供網(wǎng)上檔案信息資源共享服務(wù)的基礎(chǔ)上，檔案部門可以有計(jì)劃地在網(wǎng)上開辟重要檔案專題，如企業(yè)年檢專題、組織機(jī)構(gòu)專題、重要檔案內(nèi)容信息表專題，或?qū)⑸婕奥毠だ嬲咝缘任募诰W(wǎng)上發(fā)布。

檔案信息利用方便快捷。通過建立科學(xué)高效的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的方便快捷，大大提高檔案的利用效率。檔案部門應(yīng)結(jié)合史志年鑒編纂工作需求、經(jīng)營管理和發(fā)展需要，開發(fā)檔案信息資源為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。通過對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如年鑒新聞相片、省部級及以上榮譽(yù)名錄、年度本單位重要文獻(xiàn)、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)、重大工程、職工待遇等專題性重要檔案內(nèi)容信息表，以及歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析等。