勘察設(shè)計(jì)型企業(yè)的知識(shí)管理研究與實(shí)踐——以中鐵二院專業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)為例

張潔茹

中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司信息技術(shù)中心，四川省成都市 610031

引言

中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司是我國(guó)大型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)中的龍頭單位，屬于知識(shí)密集型的企業(yè)，隨著國(guó)內(nèi)高速鐵路、地鐵建設(shè)的快速發(fā)展和信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，企業(yè)每天都在不斷接觸、掌握和創(chuàng)造越來(lái)越多的知識(shí)，知識(shí)已經(jīng)成為中鐵二院獲得持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的核心動(dòng)力。

1 知識(shí)管理的必要性

一個(gè)企業(yè)擁有和能夠利用的知識(shí)種類、數(shù)量和質(zhì)量，將直接決定它的產(chǎn)出、績(jī)效和競(jìng)爭(zhēng)地位。如何能夠更好地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累、傳承、共享、利用和創(chuàng)新？企業(yè)迫切地需要管理階層采取一系列科學(xué)的管理手段和方法加以應(yīng)對(duì)，提高企業(yè)駕馭知識(shí)的能力，這就是所謂的知識(shí)管理。

知識(shí)管理的目標(biāo)就是力圖能夠?qū)⒆钋‘?dāng)?shù)闹R(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜耍员闶顾麄兡軌蜃龀鲎顪?zhǔn)確的決策。只有加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)資源的充分開(kāi)發(fā)和利用，增強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新的深度和廣度，才能獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

中鐵二院充分認(rèn)識(shí)到了知識(shí)管理的必要性，在國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院中，是少數(shù)真正有意識(shí)的進(jìn)行知識(shí)管理實(shí)踐的企業(yè)，較早便開(kāi)始了知識(shí)管理的步伐，并且肯花費(fèi)成本，投入技術(shù)和資金不斷地摸索和嘗試實(shí)踐的方式，開(kāi)展全方位的知識(shí)管理。

2 知識(shí)管理面臨的困難

由于中鐵二院存在人員眾多（目前已達(dá)6000多）、涉足技術(shù)面廣（鐵路、公路、地鐵以及市政建設(shè)等）、專業(yè)多（43個(gè)技術(shù)專業(yè)）、分支機(jī)構(gòu)多（全國(guó)各地分支機(jī)構(gòu)21處）、臨時(shí)性項(xiàng)目部多等特點(diǎn)，實(shí)施知識(shí)管理所面臨的難度很大：

(1)知識(shí)分散，難以獲取

中鐵二院多年來(lái)積累下來(lái)的項(xiàng)目成果和專業(yè)技術(shù)資料，由于企業(yè)自身的各生產(chǎn)單位、子公司或項(xiàng)目部在地理上分散，企業(yè)涉及的專業(yè)眾多，涉及的技術(shù)面廣，往往以項(xiàng)目化的形式由專人負(fù)責(zé)整理和匯總，缺乏有效的收集管理，仍然有很多資料（特別是中間過(guò)程資料）散落在各個(gè)單位、各個(gè)設(shè)計(jì)人員手中。

(2)知識(shí)管理模式較混亂

各個(gè)單位對(duì)于項(xiàng)目成果資料的管理模式不同，沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多資料管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)于收集到的技術(shù)資料只是單純的進(jìn)行存儲(chǔ)，并沒(méi)有在此基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納整理和提煉、沉淀，更不要說(shuō)梳理出企業(yè)的知識(shí)體系。

(3)知識(shí)的共享和傳遞

企業(yè)缺乏一個(gè)知識(shí)共享的平臺(tái)，應(yīng)該以何種模式開(kāi)發(fā)和搭建共享平臺(tái)，既要確保知識(shí)共享平臺(tái)本身的優(yōu)良性，又要保障共享平臺(tái)的使用能夠達(dá)到預(yù)期的效果。在短時(shí)間內(nèi)做到知識(shí)的共享不是件容易的事，企業(yè)內(nèi)部也存在競(jìng)爭(zhēng)，人人都愿意從別人那里獲得知識(shí)，卻不愿意將自己所擁有的知識(shí)拿出來(lái)進(jìn)行共享，認(rèn)為共享可能會(huì)降低自己的競(jìng)爭(zhēng)力。

(4)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)

知識(shí)的共享和保密是一個(gè)沖突。如何讓知識(shí)被正確的人獲取，同時(shí)減少管理的復(fù)雜性，是企業(yè)知識(shí)管理的一個(gè)難題，在提倡知識(shí)共享的同時(shí)也要想辦法做好對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。

(5)知識(shí)的利用

近幾年設(shè)計(jì)院承接了大量的高速鐵路、地鐵建設(shè)項(xiàng)目，繁重的生產(chǎn)任務(wù)需要大批的具有一定設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才來(lái)完成，但是目前培養(yǎng)人才所花費(fèi)的成本較高、周期較長(zhǎng)。傳統(tǒng)的效率低下的紙介質(zhì)的資料管理模式，嚴(yán)重制約了設(shè)計(jì)人員獲取知識(shí)資源的效率，減緩了將知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的過(guò)程。

3 中鐵二院知識(shí)管理的實(shí)踐

企業(yè)的知識(shí)庫(kù)是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理又需要借助于信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。中鐵二院信息技術(shù)中心采取開(kāi)展座談會(huì)、問(wèn)卷調(diào)查等方式先后對(duì)十多家下屬生產(chǎn)單位和子公司的知識(shí)資源、管理現(xiàn)狀、規(guī)章制度等進(jìn)行了深入的調(diào)研，決定通過(guò)建設(shè)和推廣“專業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)”來(lái)打造一個(gè)企業(yè)信息共享和知識(shí)創(chuàng)新的平臺(tái)，借助信息化手段提升知識(shí)管理的水平。

3.1 系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃

考慮到“專業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)”建設(shè)的復(fù)雜程度，應(yīng)用人員的范圍廣、層次多，涉及的管理業(yè)務(wù)非常關(guān)鍵，我們采取“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、逐漸深入、改進(jìn)提高”的原則，計(jì)劃分三期開(kāi)展實(shí)施建設(shè)工作：

第一期主要實(shí)現(xiàn)對(duì)中鐵二院集團(tuán)本部以及各生產(chǎn)單位和子公司的圖文資料的收集、存儲(chǔ)、整合，實(shí)現(xiàn)這些知識(shí)資源的“可查、可用、可管”；第二期主要是進(jìn)一步深化知識(shí)應(yīng)用方面的需求，實(shí)現(xiàn)知識(shí)更方便的推送到工作人員桌面，促進(jìn)知識(shí)的交流；第三期是在未來(lái)根據(jù)知識(shí)的積累，逐步建設(shè)人工智能型知識(shí)管理平臺(tái)，輔助企業(yè)知識(shí)的創(chuàng)新。

3.2 系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)

“專業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)”的建設(shè)目標(biāo)是采用C/S與B/S相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)中鐵二院所有單位的專業(yè)技術(shù)資料和項(xiàng)目資料的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔管理，實(shí)現(xiàn)資料目錄結(jié)構(gòu)的分級(jí)、分專業(yè)靈活定制。同時(shí)根據(jù)用戶角色、專業(yè)不同對(duì)資料借閱進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，提供靈活的借閱審批定制流程，提供高效的搜索引擎、全圖全文檢索和輔助決策的統(tǒng)計(jì)分析功能。

3.3 系統(tǒng)的部署模式

由于中鐵二院分支機(jī)構(gòu)眾多，各二級(jí)生產(chǎn)單位、子公司和項(xiàng)目部遍布全國(guó)各地，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和最終匯總，我們采用多服務(wù)器、多數(shù)據(jù)庫(kù)的異地分層式的分布式部署方式，更加符合大型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)“跨子公司”、“跨單位”的管理模式和使用習(xí)慣。

圖1 系統(tǒng)部署示意圖

各地的分服務(wù)器由下屬各單位自行管理，通過(guò)位于中鐵二院總部的中央服務(wù)器可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各地所有分服務(wù)器的集中管理和數(shù)據(jù)同步，不受地域與時(shí)間上的限制，數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程加密，支持多應(yīng)用服務(wù)器并行，實(shí)現(xiàn)負(fù)載均衡，滿足大用戶并發(fā)操作。通過(guò)中央服務(wù)器集中管理的功能，最終可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)中鐵二院各部門知識(shí)資源的互通互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)全院的知識(shí)共享，為整個(gè)中鐵二院的知識(shí)管理打造一個(gè)良好的信息共享平臺(tái)。

4 系統(tǒng)的管理和應(yīng)用模式

（1）規(guī)范知識(shí)庫(kù)的目錄架構(gòu)

各單位根據(jù)工作性質(zhì)的不同，可以在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建獨(dú)立的目錄架構(gòu)，比如一級(jí)基礎(chǔ)資料庫(kù)可以設(shè)置為“標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖”，“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”，“項(xiàng)目庫(kù)”，“實(shí)物庫(kù)”，“技術(shù)規(guī)定辦法”等，二級(jí)目錄、三級(jí)子目錄又分別按照項(xiàng)目名稱、職能部門、年份時(shí)間等多種劃分方式相結(jié)合的方法進(jìn)行靈活定制，形成各單位各具特色的目錄架構(gòu)，最終形成中鐵二院總體的知識(shí)體系。這種劃分方式直接面對(duì)知識(shí)的使用者，以各單位廣大員工的意愿和使用習(xí)慣，作為知識(shí)的傳遞和應(yīng)用的引導(dǎo)，提高了知識(shí)利用的有效性。

圖2 系統(tǒng)C/S端界面

圖3 系統(tǒng)B/S端界面

（2）知識(shí)資源的收集管理

各單位設(shè)置專職的系統(tǒng)管理人員，負(fù)責(zé)資料整理、權(quán)限設(shè)置和運(yùn)行維護(hù)工作。此外我們還采取了分級(jí)、分專業(yè)的多點(diǎn)資料整理及收集的模式。由于中鐵二院項(xiàng)目眾多，涉及的專業(yè)眾多，目錄架構(gòu)復(fù)雜，再加上部分單位的管理員對(duì)有些專業(yè)不太熟悉，管理員通過(guò)設(shè)置臨時(shí)管理員的形式，將基礎(chǔ)資料庫(kù)中的部分權(quán)限暫時(shí)地下放給項(xiàng)目總體或各專業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，由這些專業(yè)設(shè)計(jì)人員在規(guī)定期限內(nèi)自行整理上傳資料。

（3）統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程

知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化是知識(shí)管理的應(yīng)用基礎(chǔ)，通過(guò)將企業(yè)的核心知識(shí)全面梳理、形成標(biāo)準(zhǔn)才能更好地傳播與復(fù)制。我們鼓勵(lì)各單位規(guī)劃“設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化模塊”，整理出設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化圖紙和文檔資料，在系統(tǒng)中按照一定權(quán)限開(kāi)放共享，使公司內(nèi)部員工，特別是一些新進(jìn)員工受益匪淺，加快了他們理解與消化專業(yè)技術(shù)知識(shí)的過(guò)程，輔助企業(yè)加快了人才培養(yǎng)的進(jìn)程。

（4）知識(shí)的共享和利用

設(shè)計(jì)人員通過(guò)使用“專業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)”，在網(wǎng)上即可完成對(duì)技術(shù)資料和項(xiàng)目成果資料（包含電子資料和實(shí)物資料）的高效查詢、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)等一系列的操作。出于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和資料安全性的考慮，我們?cè)谙到y(tǒng)應(yīng)用的初期將資料的安全級(jí)別設(shè)置的較高，并且對(duì)系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，跨單位、跨專業(yè)的資料借閱都需要多級(jí)審批。此外，系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和操作記錄可以進(jìn)行實(shí)時(shí)或者定時(shí)的信息提取、匯總、分類和統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提供給領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)人員查看決策支持，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。

（5）知識(shí)的梳理和創(chuàng)新

清晰的知識(shí)體系能夠促進(jìn)知識(shí)共享與創(chuàng)新，各單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位知識(shí)資源進(jìn)行及時(shí)的整理分類，在此基礎(chǔ)上不斷整合，梳理出中鐵二院的企業(yè)知識(shí)體系。知識(shí)體系是動(dòng)態(tài)發(fā)展不斷演化的，只有及時(shí)梳理才能使企業(yè)快速應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的變化。此外，我們還注重引進(jìn)企業(yè)的外部知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)，邀請(qǐng)專家開(kāi)展技術(shù)講座和培訓(xùn)，鼓勵(lì)企業(yè)員工通過(guò)對(duì)現(xiàn)有知識(shí)的挖掘，對(duì)新知識(shí)的了解和再建，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新。

5 系統(tǒng)的推廣應(yīng)用

“專業(yè)知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)”采用先示范、后推廣的實(shí)施方法，由信息技術(shù)中心牽頭以重慶院做為試點(diǎn)單位首先推廣應(yīng)用，并就前期實(shí)施推廣階段遇到的問(wèn)題，對(duì)知識(shí)管理模式進(jìn)行合理的整合和改進(jìn)。后期以重慶公司推廣應(yīng)用的成功案例開(kāi)展宣傳活動(dòng)，同時(shí)組織各單位核心業(yè)務(wù)成員參與制定推廣應(yīng)用方案，發(fā)布系統(tǒng)的管理辦法和規(guī)章制度，為系統(tǒng)在各單位的逐步滲透和應(yīng)用起到了良好的推動(dòng)作用。

截止到2012年12月，系統(tǒng)已經(jīng)在中鐵二院下屬重慶院、電化院、通號(hào)院、地鐵院、建筑院、交通院等十家單位部署運(yùn)行,系統(tǒng)目前正在按總體規(guī)劃推廣應(yīng)用，將知識(shí)管理逐漸滲入到中鐵二院的所有生產(chǎn)單位、子公司和所有設(shè)計(jì)專業(yè)。該系統(tǒng)符合中鐵二院的知識(shí)管理習(xí)慣和使用模式，減輕了資料管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使設(shè)計(jì)人員的工作效率得到了很大的提升，產(chǎn)生了顯著的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，同時(shí)中鐵二院的企業(yè)知識(shí)體系也已經(jīng)初具規(guī)模。

6 結(jié)語(yǔ)

“專業(yè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)”不僅僅是一套信息管理系統(tǒng)，還是一種管理的思維、方法和體系，中鐵二院更致力于解決知識(shí)管理在我國(guó)勘察設(shè)計(jì)型企業(yè)中應(yīng)用遇到的一些實(shí)際問(wèn)題。現(xiàn)階段中鐵二院的知識(shí)管理還處于總體規(guī)劃的第一期階段，未來(lái)的發(fā)展必需進(jìn)一步深化知識(shí)應(yīng)用的需求：結(jié)合中鐵二院企業(yè)門戶系統(tǒng)，將知識(shí)推送到工作人員的桌面，實(shí)現(xiàn)知識(shí)找人；通過(guò)構(gòu)建企業(yè)完整的知識(shí)地圖，實(shí)現(xiàn)人工智能型的知識(shí)管理平臺(tái)。知識(shí)管理的道路仍然需要我們不斷探索、不懈努力。

[1]劉霽，王輝，謝衛(wèi).用知識(shí)管理帶動(dòng)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的信息化.中國(guó)勘察設(shè)計(jì)，2011/03

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[3]謝立群，錢鵬飛.面向集團(tuán)型制造企業(yè)的分布式知識(shí)管理模型[J].控制工程，2011（S1）

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