國際檔案著錄標準體系研究

王大青

（南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系，上海，200433）

國際檔案著錄標準體系研究

王大青

（南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系，上海，200433）

文章針對我國檔案著錄標準的建設需求，從宏觀視角剖析國際檔案著錄標準體系的總體架構，提煉和總結其制定原則，并概括其基本結構、功能和特點，分析其啟示作用。這對于我國檔案工作者從總體上把握國際檔案著錄標準體系，認識各標準之間的關系具有重要意義。尤其是對于我國檔案著錄系列標準的頂層規(guī)劃、建設路線具有很好的參考指導作用，從而為我國檔案著錄工作的發(fā)展奠定堅實的基礎。

檔案著錄 國際標準 主要原則 基本框架 基本功能［分類號］G 272.6

檔案著錄是檔案工作者對檔案實施智力控制的過程，是關系“三個體系”建設質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)。檔案著錄的目標是為了確認和說明檔案的背景、內(nèi)容和結構信息，以便促進檔案的檢索和理解，同時保障檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。它不僅是檔案信息資源體系建設的重要保證，直接影響著檔案價值的發(fā)揮，而且對檔案管理甚至是檔案生命周期全程管控起著重要保障作用。在檔案著錄過程中，單一的內(nèi)容著錄標準是遠遠不夠的，只有將檔案著錄標準作為一個系統(tǒng)來對待，從不同維度加以豐富和發(fā)展，才能適應檔案著錄工作的需要，為提高檢索質(zhì)量發(fā)揮應有的作用，推動檔案管理工作的深入發(fā)展。

國際檔案著錄標準體系是國際檔案領域最前沿研究成果的概括和反映，是無數(shù)專家、學者理論探索和實踐經(jīng)驗總結的文字記錄，具有很強的實踐指導性。對國際檔案著錄標準體系進行研究，是加速推進我國檔案著錄標準體系建設的一個重要途徑，是促進我國檔案著錄工作健康發(fā)展的理論保證，也是我國檔案著錄工作實踐的迫切要求。

1.國際檔案著錄標準體系概況

目前，從著錄內(nèi)容控制來看，國際檔案著錄標準主要有4個［1］，其最新版本情況如下：《國際標準———檔案著錄規(guī)則（總則）》（General International Standard Archival Description［2］，以下簡稱ISAD(G))，1994年發(fā)布第 1版，2000年發(fā)布第2版；《國際標準——團體、個人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則》（International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families［3］，以下簡稱 ISAAR(CPF)），1996年發(fā)布第1版，2004年發(fā)布第2版；《國際標準———職能著錄規(guī)則》（International Standard for Describing Functions［4］，以下簡稱 ISDF），2007年發(fā)布第1版；《國際標準———檔案保管機構著錄規(guī)則》（In-ternational Standard for Describing Institu-tions with Archival Holdings［5］，以下簡稱 ISDIAH），2008年發(fā)布第1版。

從著錄數(shù)據(jù)的規(guī)范化形式描述來看，現(xiàn)有3個檔案置標標準已成為實踐中的國際著錄標準，被多個國家應用：《檔案置標著錄》（Encoded Archival De-scription［6］，以下簡稱 EAD），最初由美國檔案工作者協(xié)會于1998年發(fā)布，2002年發(fā)布EAD2002版；《檔案背景信息置標著錄》（Encoded Archival Context［7］，以下簡稱 EAC），最初發(fā)布于2001年，2010年發(fā)布EAC-CPF 2010版（全稱Encoded Archival Context-Corporate bodies, Per-sons and Families，檔案背景信息置標著錄———團體、個人和家族）；《檔案保管機構指南置標著錄》（Encoded Archival Guide［8］，以下簡稱EAG），最初發(fā)布于2001年（西班牙語），2008年發(fā)布EAG第2版。此外，還有2個各類信息資源通用的標準：《機讀目錄》》（Machine Read-able Catalog,簡稱MA R C，可用于解決檔案信息與其它信息資源交換格式問題）；《元數(shù)據(jù)置標和交換標準》（Meta-data Encodingand Transmission Standard，簡稱METS，可用于解決跨語言數(shù)據(jù)交換格式等問題）。

2.國際檔案著錄標準體系的制定原則

國際檔案著錄標準體系是對檔案著錄的科學把握，強調(diào)著錄是一個動態(tài)過程、是多維度的、時間上是延續(xù)的。它擴展了著錄范圍，不僅涵蓋了檔案內(nèi)容和形式特征，還囊括了檔案背景及來源系統(tǒng)的信息。它的制定體現(xiàn)了以下幾個原則。

2.1 尊重全宗原則

從檔案本質(zhì)屬性出發(fā)，無論載體形式特征如何，皆從檔案文件源頭開始，對其進行全生命、實時著錄，反映了檔案管理級次和整理體系，很好地體現(xiàn)了尊重全宗原則，維護了檔案之間的有機聯(lián)系和檔案來源。著錄條目聯(lián)結規(guī)則，有助于將保管于不同機構的檔案信息整合至一個系統(tǒng)，實現(xiàn)著錄對象之間的鏈接和關聯(lián)查閱。

2.2 兼容性原則

每個標準都最大限度地采用相應的國際標準。例如，在數(shù)據(jù)值的著錄上，就引用了時間、國家代碼等多個標準，并強調(diào)各著錄標準與相應國家標準的結合使用。數(shù)據(jù)交換標準遵循XML規(guī)則，使其很好地獨立于計算機軟硬件，具有較好的自說明性、向后兼容性和可讀性，便于數(shù)據(jù)移植、交換和長久保存，有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享和交換。

2.3 系統(tǒng)性原則

從宏觀上來看，層次分明。從文件形成者到檔案保管機構，從職能活動到所產(chǎn)生檔案，從智力控制到機器實現(xiàn)，均有具體著錄標準，動態(tài)地將它們相互關聯(lián)，形成一個完整的檔案著錄系統(tǒng)；從微觀上來看，每個標準皆由前言、介紹、術語、引用標準、結構、內(nèi)容、著錄規(guī)則、適用范圍和實例等部分組成，自成體系，是一個個結構良好的子系統(tǒng)。依據(jù)國際檔案著錄標準體系，檔案著錄不易發(fā)生語義或語法理解的偏差。

2.4 動態(tài)性原則

整個標準體系密切關注實踐和理論發(fā)展，以其嚴謹?shù)目茖W精神，定期（或不定期）地進行修訂。國際檔案著錄標準體系是一個開放性系統(tǒng)，具有良好的可擴展性，每一個標準從其設計、起草到定稿，都一直處于不斷完善之中，具有較好的動態(tài)性。例如，文件連續(xù)體理論的運用，由S G ML至XML的變遷，由DTD至Schema的發(fā)展都體現(xiàn)了動態(tài)性原則。

2.5 注重利用需求原則

為了確保檔案著錄標準能夠滿足用戶利用需求和檢索效率，著錄項的設置和檢索點的選擇均是面向用戶的，將檔案工作者的信息服務職責充分體現(xiàn)在著錄系統(tǒng)之中。各標準中著錄規(guī)則的應用方式，所產(chǎn)生的著錄條目和檢索點可以滿足用戶多途徑檢索利用需要，確保了普通用戶對檔案著錄信息的準確理解。著錄標準體系的建設以檔案信息資源全球共享、乃至全部信息資源共享為目標，為實現(xiàn)用戶無需考慮信息資源實體地點的“一站式”智能查詢提供了可能。

3.國際檔案著錄標準體系基本結構

國際檔案著錄標準體系可以分為兩個層次，如圖1所示。第一層為檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準，主要用于規(guī)范檔案著錄內(nèi)容項目的設置。其中，ISAD(G)用于規(guī)范檔案全宗、類別、案卷和文件等的著錄，ISAAR(CPF)用于規(guī)范檔案形成者的著錄，ISDIAH用于規(guī)范檔案保管機構的著錄，ISDF用于規(guī)范檔案形成者職能的著錄。第二層為檔案著錄數(shù)據(jù)交換標準，即在當今利用計算機管理檔案的網(wǎng)絡環(huán)境下，為了實現(xiàn)檔案著錄信息的機器理解、存儲和數(shù)據(jù)交換，而制定的形式化表述標準。其中，EAD用于解決檔案著錄信息即ISAD(G)著錄條目的機讀格式問題，EAC用于解決檔案形成者著錄信息即ISAAR(CPF)著錄條目的機讀格式問題，EAG則用于解決檔案保管機構著錄信息即ISDIAH著錄條目的機讀格式問題，用于解決職能著錄信息即ISDF著錄條目機讀格式問題的標準尚未發(fā)布。

圖1 國際檔案著錄標準體系框架

3.1 檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準基本結構

檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準針對文件連續(xù)體中所涉及的文件形成者、職能活動、文件、檔案、檔案保管機構等諸要素的著錄進行了規(guī)范，如圖2所示。

ISAD（G）設置了7個著錄大項，即特征說明項、背景信息項、內(nèi)容與結構項、檢索和利用條件項、相關檔案項、著錄控制項、附注項。共設26個著錄小項，依次著錄從全宗、類別、案卷到文件的相應等級檔案文件信息，逐級建立等級結構清晰的有序著錄條目，直觀地反映著錄的層級結構及其相互關系。

ISAAR（CPF）設置4個著錄大項，即特征說明項、描述項、關系項、控制項。共設27個著錄小項，分別從著錄文件形成者實體名稱、類型、特征、背景、活動、與其它實體間關系等，建立規(guī)范的形成者檢索點，是實現(xiàn)關聯(lián)檢索和智能檢索的重要基礎。

ISDF設置4個著錄大項，即特征說明項、背景信息項、關系項、控制項。共設23個著錄小項，主要著錄文件形成者實體名稱、類型、職能特征、背景信息、職能之間關系等，以及定義標準化檢索點，實現(xiàn)職能信息的準確描述。

ISDIAH設置6個著錄大項，即特征說明項、聯(lián)系方式項、描述項、利用項、服務項、控制項。共設31個著錄小項，主要著錄保管機構類型、名稱、聯(lián)系方式、歷史沿革、館藏結構、收集策略、檢索工具、開放服務方式等，以及定義標準化檢索點，以方便用戶利用。

此外，檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準中還提供數(shù)據(jù)鏈接模型，用于規(guī)范數(shù)據(jù)內(nèi)容著錄條目之間的鏈接。例如，ISAD(G)著錄條目至ISAAR(CPF)著錄條目、ISDI-AH著錄條目和ISDF著錄條目的鏈接。同時，還允許鏈接至其它相關資源著錄條目，比如由同一形成者所形成的資料條目、以此形成者為主題的圖書條目等。

3.2 檔案著錄數(shù)據(jù)交換標準基本結構

目前，EAD、EAC和 EAG選用可擴展置標語言XML，對著錄信息進行全文置標，使其可被計算機理解，并形成語義鏈接。它們具有相似的結構，首先定義一系列元素及其屬性，規(guī)定其層次和語義，而后舉例說明其應用。主要區(qū)別是在具體表達著錄信息的元素和屬性的定義、使用上。其標準文件分別由可擴展置標語言模式定義（即XMLSchema，包括語義Schema和語法Schema，或早期的文檔類型定義DTD）、置標標志詞詞典（Taglibrary）和使用指南（包含實例）三部分構成。

XMLSchema從語義和語法角度，定義若干層次的元素組合，以清晰的結構描述各元素之間的關系，它的作用是用于驗正檔案著錄信息XML數(shù)據(jù)文檔。置標標志詞詞典用于定義具體出現(xiàn)于XMLSchema中的元素和屬性名稱。使用指南以實例方式，說明XML Schema和TagLibrary的應用方法。在實際著錄中，可依據(jù)此三部分編寫具體的檔案著錄信息XML數(shù)據(jù)文檔。

圖2 檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準邏輯結構圖

4.國際檔案著錄標準體系基本功能

總體來說，現(xiàn)有國際檔案著錄標準體系較好地實現(xiàn)了下列4項基本功能：如實地記錄和反映檔案形成、保管和利用過程以及控制信息；為檔案信息的組織和共享創(chuàng)造條件；滿足數(shù)據(jù)交換需求；為整合來源于不同保管機構的檔案信息提供便利。在網(wǎng)絡環(huán)境下，規(guī)范檔案智力控制，實現(xiàn)檔案著錄信息的全文表述，對檔案文件進行全周期標準化管控，從而實現(xiàn)檔案信息高效共享。

4.1 檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準的基本功能

ISAD(G)基于多維控制的視角，對檔案的內(nèi)容、結構和背景信息進行確認和說明，方便管理和利用，可促進檔案的理解，其著錄條目是文件檢索的主要入口。著錄條目構成要素齊全、組織模式科學，建立了著錄條目與檔案實體之間的準確映射關系。實現(xiàn)了對文件整個生命周期的動態(tài)、全程著錄，進而保障所著錄對象的真實性、可靠性、完整性和可用性。

ISAAR（CPF）通過建立一致的、適當?shù)暮妥哉f明的文件形成機構、人員和家族著錄條目，支持檔案規(guī)范記錄共享，建立著錄條目標準化檢索點，其著錄條目可作為文件檢索入口。可以準確區(qū)分具有相同名稱或相似名稱的不同文件形成者，尤其是記錄機構行政沿革或者人員變化信息?？蓪⑽募纬芍洍l目鏈接至多樣的、物理分散的檔案文件著錄條目，幫助用戶理解檔案文件的形成、使用背景。

ISDF利用所生成的著錄條目，控制檢索點的創(chuàng)建和使用，其著錄條目可作為文件檢索入口。它可以記錄不同職能之間的關系，以及職能與機構之間的聯(lián)系，比其行政組織結構更具穩(wěn)定性，可補充說明ISAD（G） 著錄條目和ISAAR（CPF）規(guī)范記錄。ISDF是文件整理、分類、鑒定和著錄的基礎，可作為文件檢索和分析的工具。有助于將文件更加安全地置于其形成和使用背景中，幫助說明文件創(chuàng)建、使用方式和原因，明確文件擬完成的組織目標或功能，反映一份文件是如何與機構所產(chǎn)生的其它文件進行關聯(lián)的。

ISDIAH可提供識別和聯(lián)系檔案保管機構的信息，編寫檔案利用服務指南，生成檔案保管機構目錄和管理機構列表，在地區(qū)、國家或國際層面上建立和記錄檔案管理機構之間聯(lián)系，對檔案保管機構進行相關統(tǒng)計。準確記錄保管機構與所保管檔案之間的聯(lián)系，實現(xiàn)保管機構著錄條目與檔案其它著錄條目的鏈接。幫助用戶了解檔案保管機構的基本職能，增進用戶對檔案的綜合理解。在目錄系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)或者網(wǎng)絡內(nèi)，檔案保管機構著錄條目可作為文件檢索的輔助入口。

4.2 檔案著錄數(shù)據(jù)交換標準的基本功能

檔案著錄數(shù)據(jù)交換標準（EAD、EAC和EAG）是既適合檔案工作人員（或用戶）理解，又適合計算機理解的新一代檔案著錄標準，是結構化和形式化的檔案著錄信息描述規(guī)范，是XML在檔案領域的具體應用。它們分別實現(xiàn)了檔案著錄信息、背景著錄信息和保管機構著錄信息的XML表述，以其規(guī)范性本質(zhì)確保著錄信息乃至檔案的長久保存。有助于高效獲取檔案,了解相關信息,更好地理解檔案內(nèi)容。它是支撐檔案信息交換的關鍵性條件，有利于跨平臺、跨機構、跨區(qū)域、跨語言、跨資源地實現(xiàn)檔案信息交換、共享和利用，為實現(xiàn)世界范圍內(nèi)檔案保管機構之間數(shù)據(jù)交換、檔案著錄信息的網(wǎng)絡傳輸和共享奠定基礎。

檔案著錄數(shù)據(jù)交換標準以XML語言實現(xiàn)了對檔案著錄條目及其相互關系、檔案之間相互關系、檔案實體與著錄條目之間映射關系的準確描述，是實現(xiàn)智能檢索的前提條件，是本體理論在檔案領域的重要應用?；诖?，可實現(xiàn)檔案信息組織模式的重要創(chuàng)新，推動知識服務的發(fā)展，為檔案信息融入整個社會信息服務發(fā)揮作用。

5.國際檔案著錄標準體系的特點

國際檔案著錄標準體系是一個邏輯結構合理、層次清晰和功能齊全的規(guī)范系統(tǒng)。國際檔案著錄標準體系對檔案著錄的理解具有時代氣息，緊密融合技術發(fā)展，從整個標準體系到各項子標準，都體現(xiàn)著科學性、理論性、前瞻性和應用性等特點。

5.1 科學性

國際檔案著錄標準體系的各項標準均有深厚的實踐基礎，對檔案著錄需求和實踐問題作了科學的理性思考。負責標準制定的各國專家嚴格遵循科學思維的一般原則，在擬定初稿后，多次征求意見并修訂完善，用科學研究的思維方法確保了國際檔案著錄標準體系的整體科學性。

5.2 理論性

各項子標準的制定者均是本領域的理論權威，他們將檔案工作中的前沿理論充分體現(xiàn)在標準之中，從總體上確保了國際檔案著錄標準體系鮮明的理論特征。例如，ISAD（G）對全宗理論、多級著錄原則的體現(xiàn)，EAC－CPF對本體理論的體現(xiàn)等等。

5.3 前瞻性

國際檔案著錄標準體系中的各項子標準不但充分運用了國際檔案著錄的前沿知識，而且具有前瞻性地解決了檔案著錄中的實踐問題。在考慮時代發(fā)展和技術進步等因素的前提下，將檔案信息共享和知識服務的長遠目標充分體現(xiàn)于標準中。

5.4 應用性

各項子標準具有很強的針對性和指導性，分別承擔某一方面信息的著錄或形式化表述。每項子標準中既有對規(guī)則的詳細描述，又有應用實例，從檔案信息著錄到實現(xiàn)機器可理解的形式化表述，均有實踐檢驗標準的適應性，因而具有很強的應用性。

當然，國際檔案著錄標準體系在展現(xiàn)其完善性的同時，也帶來了另一個問題，那就是專業(yè)性———對其理解和把握需要有較高的專業(yè)理論知識，普通檔案工作者難以進行準確而系統(tǒng)的把握，這就造成了其普及和推廣應用的障礙，如何克服這個困難，是時代賦予研究者的重要課題。

6.啟示

在世界上，我國屬于較早制定檔案著錄規(guī)則的國家，但隨后的發(fā)展進展緩慢。尤其是隨著電子文件的大量涌現(xiàn)和檔案信息共享的迫切需求，我們的著錄標準滯后了。作為檔案工作者，我們需要系統(tǒng)地思考檔案著錄標準體系框架，建設和完善以我國《檔案著錄規(guī)則》為牽引的系列標準，為規(guī)范檔案著錄，進而為科學地管理和利用檔案、實現(xiàn)檔案的智能檢索發(fā)揮作用。

6.1 重新審視檔案著錄理論，不斷提升其科學性

我國著錄標準發(fā)展較慢的原因之一，就是將著錄工作僅僅看作是建立檢索工具的手段，而忽視了著錄對于檔案收集、保存、管理和利用的保障作用。理論來源于實踐，理論的發(fā)展離不開實踐的推動，但理論又必須體現(xiàn)其對實踐的引領性?；诖耍覀儜J真開展實踐調(diào)研和分析，增強檔案著錄理論研究工作力度，促進檔案著錄理論的發(fā)展，確保其蘊含時代特征和符合檔案工作現(xiàn)實需要。

6.2 從頂層設計視角，構建脈絡清晰的檔案著錄標準體系構架

檔案著錄系列標準建設離不開科學的頂層規(guī)劃，否則極易出現(xiàn)標準實施過程中的合力不理想現(xiàn)象。我們可以充分借鑒國際檔案著錄標準體系框架的構建理念，在健全和完善檔案著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容標準的基礎上，制定檔案著錄數(shù)據(jù)存儲和交換標準。這個架構的建設需求應體現(xiàn)檔案全程管控、智能檢索、知識服務和信息共享等具體目標，在科學論證和聚合各類需求的前提下，構建檔案著錄標準體系框架，包括明確其微觀結構。

6.3 以與時俱進的發(fā)展眼光逐步豐富我國檔案著錄標準體系

檔案著錄標準體系建設是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程，不會亦不可能一蹴而就。檔案著錄標準體系應符合實踐發(fā)展需要（如電子文件著錄需求），及時對社會需求和實踐發(fā)展做出快速反應，以發(fā)展的眼光前瞻性地體現(xiàn)檔案工作的實踐特點。唯有如此，才能科學地、準確地、有針對性地始終指導檔案著錄實踐工作。例如，信息共享的社會需求和檔案信息數(shù)量的日益增長、云計算服務模式對檔案業(yè)務流程影響等等，都對檔案著錄標準提出了適應性需求，為此，我們應有計劃地對各項具體標準進行修訂、豐富和完善。

注釋

［1］趙芳. 國際檔案著錄系列標準述評［J］.標準科學，2009（3）：24-26。

［2］InternationalCouncilonArchives.ISAD(G)-General InternationalStandardArchival Description［S］. 2000. ［2011-11-20］. http://www.ica.org/sites/default/files/ isad_g_2e.pdf.

［3］International Council on Archives. ISAAR(CPF)-International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ［S］. 2004. ［2011-11-20］.http://www.ica.org/sites/default/files/ isaar2en.pdf.

［4］International Council on Archives. ISDF- International Standard for Describing Functions［S］, 2008. ［2011-11-20］. http://www.ica.org/sites/default/files/isdf%20eng.pdf.

［5］International Council on Archives. ISDIAH- International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings ［S］. 2008. ［2011-11-20］. http://www.ica.org/sites/default/files/isdiah%20eng_0.pdf.

［6］EAD-Encoded Archival Description［S］.［2012-01-10］.http://www.loc.gov/ead/.

［7］EAC-EncodedArchival Context［S］.［2012-01-10］.http://www.eac.staatsbibliothek-berlin.de/.

［8］EAG-Encoded Archival Guide［S］.［2012-01-10］.http://www.archivschule.de/uploads/forschung/retrokonversion/vortraege_ kolloquium/ 13_desantes.pdf.

Study on the System of International Standards for Archival Description

Wang Daqing(The Department of Military Information Management of Shanghai Branch of Nanjing Political College, Shanghai, 200433)

From the top-layer view, this paper analyzes the general framework of the system of international standards for archival description. Then, it generalizes the basic structure, functions and the main features of the system, summariz the developing principles and revelations between the standards.It is very important for the archivists to fathom the system of international standards, understand the relations between the standards. Especially, this paper can serve to the design of top-layer and the construction route for our national standards system.

Archival Description; International Standards; Primary Principles; Basic Framework;Basic Functions

王大青，男，南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系博士生，主要研究方向：電子文件管理、信息安全、云計算，已發(fā)表專業(yè)論文30余篇。