企業(yè)檔案管理工作邊緣化的成因分析與對(duì)策

陳銀華

[摘要]該文認(rèn)為，造成企業(yè)檔案管理工作走向邊緣化的主要原因包括：對(duì)企業(yè)檔案效益的宣傳力度和效果不夠理想，對(duì)企業(yè)檔案效益的認(rèn)識(shí)不夠全面，對(duì)企業(yè)檔案產(chǎn)生效益的作用挖掘不足。對(duì)此，企業(yè)管理者要善于發(fā)現(xiàn)和揭示檔案的效益和作用，做好檔案效益的宣傳工作，特別是提高利用率，從而促進(jìn)檔案在企業(yè)管理中充分發(fā)揮作用。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案 綜合利用 檔案效益

自上世紀(jì)80年代中后期開始，國家逐步重視檔案工作，出臺(tái)了《國家檔案法》。南于有了檔案管理工作主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的雙重重視，企業(yè)檔案管理工作有了長(zhǎng)足的發(fā)展。但是，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入和現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，出現(xiàn)了多種所有制企業(yè)并存的復(fù)雜局面，原有的企業(yè)管理體制發(fā)生了很大的變化，原有的企業(yè)檔案管理體制不能適應(yīng)這種變化，使企業(yè)的檔案管理逐漸發(fā)生了分化，這種分化還有逐漸加大的趨勢(shì)。一些企業(yè)的檔案管理開始走下坡路，檔案管理在企業(yè)的管理地位不斷下降，逐漸處于可有可無、無人重視、無人問津的境地；有些單位沒有專門的機(jī)構(gòu)或人員，從事檔案管理的部門和人員待遇低；檔案管理混亂，檔案流失嚴(yán)重等。這些問題的出現(xiàn)表明，檔案管理在企業(yè)管理中對(duì)企業(yè)效益體現(xiàn)不充分，或者說檔案管理對(duì)企業(yè)效益反映的隱蔽性，造成了企業(yè)對(duì)檔案工作的邊緣化。如何提高檔案管理在企業(yè)管理中的地位，充分反映檔案管理在企業(yè)管理工作中的作用和效益，值得人們重視和研究。

1 檔案在企業(yè)管理中地位低的主要原因

部分企業(yè)檔案管理出現(xiàn)走下坡路、檔案工作不被企業(yè)重視的原因是多方面的。從不同的角度，可以總結(jié)出不同的原因。從檔案管理對(duì)企業(yè)效益的作用方面看，以下三個(gè)方面的因素需要引起重視：

1.1對(duì)企業(yè)檔案效益的宣傳力度和效果不夠理想

宣傳不夠，容易造成信息不對(duì)稱。這里所說的宣傳，著重體現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理職能部門對(duì)檔案重要性以及企業(yè)檔案在企業(yè)獲取效益方面的作用宣傳不夠，力度不足，自信心不強(qiáng)，在那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)部門面前好像矮了一大截。

1.2對(duì)企業(yè)檔案效益的認(rèn)識(shí)不夠全面

企業(yè)對(duì)效益的追求是客觀存在的，也是企業(yè)最主要的目標(biāo)。因此，企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作是否與企業(yè)產(chǎn)生效益有關(guān)，是否發(fā)揮重要作用，成為檢驗(yàn)這項(xiàng)工作在企業(yè)中地位的試金石。檔案管理工作在企業(yè)效益中所發(fā)揮的作用毋庸置疑，但是從總體上看，一方面，企業(yè)檔案所產(chǎn)生的效益大部分極富隱蔽性，難以量化；另一方面，檔案工作與企業(yè)的效益有時(shí)不是存在著直接的關(guān)系，它的投入與產(chǎn)出傾向于一種隱性和長(zhǎng)時(shí)間的狀態(tài)。

1.3對(duì)企業(yè)檔案產(chǎn)生效益的作用挖掘不足

目前，不少企業(yè)不能主動(dòng)尋找檔案在企業(yè)日常管理、日常教育培訓(xùn)、日常業(yè)務(wù)工作的作用，而是大部分讓檔案靜靜地躺在檔案室，讓它們“靜靜安睡”。這樣即使企業(yè)有非常健全的歸檔制度和保管制度，由于它不能給企業(yè)帶來效益，只能成為一種好看不中用的東西，指望它能得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，在企業(yè)管理工作中占有一席之地，則成為一個(gè)奢望。

2 如何促進(jìn)檔案在企業(yè)管理中提升地位和發(fā)揮作用

企業(yè)是否對(duì)檔案工作重視，企業(yè)檔案工作能否做好，首先要取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度；而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)的一項(xiàng)管理工作是否重視，又取決于該項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)效益所產(chǎn)生直接或間接的作用。檔案工作是否能在企業(yè)各項(xiàng)工作中占有一席之地，完全是企業(yè)效益這根杠桿在指揮。效益是否認(rèn)可檔案管理工作的作用？答案是顯而易見的。福州港馬尾港務(wù)公司于上世紀(jì)90年代初期，在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)了1張被人遺忘的紅線圖，從而為企業(yè)挽回40多萬元的經(jīng)濟(jì)損失。福州港務(wù)局從妥善保管的檔案中找到了強(qiáng)有力的證據(jù)，因而在與古田縣造紙廠的經(jīng)濟(jì)糾紛中勝訴，這也歸功于檔案管理。實(shí)際上，這種顯性的效益作用舉不勝舉，而那些隱性的效益作用的案例也比比皆是。那么，既然檔案管理工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有許多直接和間接的作用，怎么樣才能使其成為一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)管理工作呢？筆者認(rèn)為，以下幾點(diǎn)值得我們重視和探討：

2.1善于發(fā)現(xiàn)和揭示企業(yè)檔案的效益和作用

為什么人們對(duì)企業(yè)檔案管理工作不重視，或者不認(rèn)可呢？其中很重要的原因是他們看不到檔案管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益所發(fā)揮的作用。效益和效率是現(xiàn)代企業(yè)追求的兩大目標(biāo)，因此需要企業(yè)檔案職能部門主動(dòng)揭示檔案管理工作與企業(yè)效益的關(guān)系邏輯。檔案工作是企業(yè)的一項(xiàng)管理基石¨：工作，它的作用帶有很大的隱性效果，它的大部分工作成果并不是體現(xiàn)在直接的經(jīng)濟(jì)效益層面，而是包含在企業(yè)整體成果中。

2.2善于做好檔案效益的宣傳工作

發(fā)揮檔案的效益還要善于宣傳，這種宣傳不是那種“王婆賣瓜。自賣自夸”的宣傳，而應(yīng)當(dāng)是對(duì)檔案實(shí)際作用和實(shí)際成果實(shí)事求是的肯定和必要的宣揚(yáng)。

檔案工作相對(duì)來說是一項(xiàng)比較默默無聞、不引人注目的工作，更需要加強(qiáng)宣傳工作，提高企業(yè)的認(rèn)知度。如果檔案工作部門自己不注重宣傳，擴(kuò)大影響，就容易被忽視。從現(xiàn)實(shí)情況看，雖然檔案相關(guān)法律法規(guī)已經(jīng)實(shí)施多年，但并不是說檔案法制觀念已經(jīng)在企業(yè)普及，也談不上深入人心。在企業(yè)的一些部門（包括一些領(lǐng)導(dǎo)、一部分群眾）中，對(duì)檔案是什么、檔案是做什么用的、保護(hù)檔案有何意義并不了解。在這樣的背景下，要使檔案管理工作在企業(yè)中有大作為，難度確實(shí)很大。

2.3提高利用率是企業(yè)檔案發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益的最重要措施

前文論及，現(xiàn)在企業(yè)檔案不被重視的主要癥結(jié)，在于管理者經(jīng)常讓檔案靜靜地躺著，不被利用，致使利用率低，因而失去檔案的主動(dòng)功能。實(shí)際上企業(yè)絕大部分檔案的利用，主要是靠檔案戰(zhàn)線工作者人為地去挖掘，它才會(huì)顯現(xiàn)出其作用。以港口企業(yè)檔案為例，港口調(diào)度部門每天填寫的調(diào)度日志，看似千篇一律，但從每年歸檔的調(diào)度日志上則可以找到提高工班安排、機(jī)械安排、人力安排、相互協(xié)調(diào)等等方面的措施。我們只要從每年歸檔的調(diào)度日志、業(yè)務(wù)部門的貨運(yùn)單、進(jìn)出庫單、財(cái)務(wù)票據(jù)、機(jī)關(guān)部門起草的各類文件中找尋出各種有代表性的檔案，作為每年港口企業(yè)職工培訓(xùn)的教材，既經(jīng)濟(jì)又實(shí)用，職工看到的都是自己日常工作中熟悉的東兩，經(jīng)過分析和討論，可以看到原來“可以”的做法，卻存在著那么多問題，這對(duì)于提高各部門職工的業(yè)務(wù)素質(zhì)有很大幫助，對(duì)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有非常實(shí)際的意義。1