計(jì)量樣品流轉(zhuǎn)信息的采集

顧 琴 潘 晗 蒯 翀 張 樂/上海市計(jì)量測試技術(shù)研究院

0 引言

在電子商務(wù)發(fā)展日益成熟的時(shí)代，人們可以便捷地查詢到物流信息：物品的實(shí)時(shí)位置、配送情況等。購物者通過這類信息查詢到物品的流轉(zhuǎn)過程，并可以做到隨時(shí)跟蹤、隨時(shí)監(jiān)督。同樣，對于計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)，客戶也需要了解送檢樣品的流轉(zhuǎn)情況。因此，本文將對計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品流轉(zhuǎn)信息的采集方式和內(nèi)容等進(jìn)行探討。

1 計(jì)量樣品的流轉(zhuǎn)特點(diǎn)

1.1 流轉(zhuǎn)概況

目前，省市級計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)每年的樣品量，普通規(guī)模有幾萬臺件，較大規(guī)模甚至可以達(dá)到幾十萬臺件[1]。在管理上，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)都有完整的質(zhì)量體系和程序文件來保障樣品流轉(zhuǎn)的規(guī)范運(yùn)行。在技術(shù)上，一般通過實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)（Laboratory Information Management System，簡稱：LIMS）來實(shí)現(xiàn)樣品的信息管理[2]。從客戶送檢開始，樣品需要經(jīng)過業(yè)務(wù)受理、送樣清點(diǎn)、實(shí)驗(yàn)室接收、實(shí)驗(yàn)室檢測、證書批準(zhǔn)、取樣交接、樣品落位，以及客戶取貨等諸多環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成較為完整的樣品流轉(zhuǎn)流程。對于多點(diǎn)收發(fā)多點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的機(jī)構(gòu)來說，還存在異地運(yùn)輸、異地交接的環(huán)節(jié)。如圖1所示，樣品在客戶、受理點(diǎn)、送樣點(diǎn)、實(shí)驗(yàn)室、取樣點(diǎn)以及發(fā)貨點(diǎn)之間流轉(zhuǎn)，每一個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)結(jié)束后，樣品的位置、狀態(tài)等都會發(fā)生相應(yīng)的改變[3]。

圖1 計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品流轉(zhuǎn)圖

1.2 流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)

根據(jù)樣品檢測方式不同，可分為常規(guī)送檢服務(wù)和現(xiàn)場檢測服務(wù)。常規(guī)送檢服務(wù)是指客戶將計(jì)量樣品送至實(shí)驗(yàn)室開展檢測；現(xiàn)場檢測是指檢測人員到企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場開展檢測。

在實(shí)驗(yàn)室檢測前，樣品需要經(jīng)過業(yè)務(wù)受理、送樣清點(diǎn)和接收掃碼這三個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。對于常規(guī)送檢服務(wù)的樣品來說，這三個(gè)環(huán)節(jié)都是必須經(jīng)過的。而對于現(xiàn)場檢測服務(wù)的樣品來說，因?yàn)闊o實(shí)物流轉(zhuǎn)，只是檢測信息的流轉(zhuǎn)，因此在業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)后，無需經(jīng)過送樣清點(diǎn)和接收掃碼就可開展實(shí)驗(yàn)室檢測。表1是樣品在實(shí)驗(yàn)室檢測前的流轉(zhuǎn)情況。表中●表示經(jīng)過該環(huán)節(jié)；×表示不經(jīng)過該環(huán)節(jié)。

表1 實(shí)驗(yàn)室檢測前的樣品流轉(zhuǎn)情況

對于客戶而言，計(jì)量樣品的流轉(zhuǎn)不是一個(gè)全封閉的過程。除了在樣品受理和取貨環(huán)節(jié)可以接觸到樣品，檢測人員會在檢測過程中就樣品的檢測情況及時(shí)和客戶溝通，而客戶對樣品處置意見就會影響樣品后期的流轉(zhuǎn)。因此，在證書登記環(huán)節(jié)中，根據(jù)檢測的結(jié)果會涉及兩種操作：一是證書批準(zhǔn)，二是樣品退檢。檢測后可出具證書的樣品需要經(jīng)過證書批準(zhǔn)操作，無法開展檢測或不能出具證書的樣品需要經(jīng)過樣品退檢操作。

根據(jù)樣品的后期流轉(zhuǎn)特點(diǎn)，證書登記環(huán)節(jié)可設(shè)置三個(gè)選項(xiàng)：常規(guī)取樣、客戶自取和提前取物。常規(guī)取樣是指樣品正常流轉(zhuǎn)，依次經(jīng)過取樣掃碼、樣品落位和客戶取貨環(huán)節(jié)。客戶自取是指客戶在實(shí)驗(yàn)室完成檢測后直接領(lǐng)取樣品和證書，客戶取貨的信息在證書登記時(shí)一并完成。提前取物是客戶在實(shí)驗(yàn)室完成檢測后先領(lǐng)取樣品，證書仍走正常流程。此外，經(jīng)過證書批準(zhǔn)環(huán)節(jié)后，會產(chǎn)生證書的流轉(zhuǎn)。在流轉(zhuǎn)的過程中還需要注意樣品和證書的一致性。表2是樣品在實(shí)驗(yàn)室檢測后的流轉(zhuǎn)情況。表中●表示經(jīng)過該環(huán)節(jié)；×表示不經(jīng)過該環(huán)節(jié)，○④表示不經(jīng)過該環(huán)節(jié)，但是環(huán)節(jié)功能（流轉(zhuǎn)信息）在④中完成（賦值）；*表示需要觸發(fā)短信查詢，提示客戶領(lǐng)取樣品。

表2 實(shí)驗(yàn)室檢測后的樣品流轉(zhuǎn)

2 樣品流轉(zhuǎn)信息采集的方式

對于不同流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，信息采集的方式是不一樣的。在業(yè)務(wù)受理、實(shí)驗(yàn)室檢測和證書批準(zhǔn)環(huán)節(jié)，主要通過LIMS界面操作；在樣品送樣、實(shí)驗(yàn)室接收、樣品取樣、落位以及取貨環(huán)節(jié)，則可通過無線/有線掃碼方式操作。

掃碼是指通過掃描樣品唯一性標(biāo)識條碼獲得樣品的信息。根據(jù)掃碼形式，可分為有線掃碼和無線掃碼。有線掃碼是指在LIMS界面中，通過有線掃碼槍掃描唯一性標(biāo)識后獲得樣品的信息，確認(rèn)流轉(zhuǎn)信息。無線掃碼是指通過使用智能掃碼終端，并利用無線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和掃碼軟件，實(shí)現(xiàn)樣品信息的即掃即導(dǎo)的功能。“掃”就是掃描樣品條碼，判斷樣品身份，“導(dǎo)”就是將樣品的流轉(zhuǎn)信息進(jìn)行記錄并導(dǎo)入到LIMS數(shù)據(jù)庫中。

隨著無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用越來越廣泛，掃碼設(shè)備在采集數(shù)據(jù)后即時(shí)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫也成為可能。對于大批量的樣品流轉(zhuǎn)，無線掃碼有著較為明顯的優(yōu)勢，業(yè)務(wù)部門和實(shí)驗(yàn)室交接人員可持便攜式智能掃碼終端開展樣品的送樣和取樣交接；倉庫管理人員可方便地記錄樣品落位貨架的情況，從而提高樣品交接環(huán)節(jié)和落位環(huán)節(jié)的效率，明確交接部門的雙方職責(zé)。

當(dāng)然，無線掃碼也有其限制性，一是無法脫離網(wǎng)絡(luò)環(huán)境運(yùn)行，需要保證智能掃碼終端始終處于網(wǎng)絡(luò)連接的狀態(tài)，因此在實(shí)際運(yùn)行過程中，需要根據(jù)環(huán)節(jié)情況和掃碼運(yùn)用情況進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的布置。二是智能掃碼終端與LIMS數(shù)據(jù)庫的結(jié)合程度，掃碼終端一般采用WINDOWS MOBILE系統(tǒng)，并提供標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)工具和業(yè)務(wù)線應(yīng)用程序、大量現(xiàn)成的應(yīng)用程序以及方便的應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境，因此，需要按管理要求和樣品流轉(zhuǎn)需求編制軟件對LIMS主數(shù)據(jù)庫進(jìn)行讀寫。

此外，根據(jù)實(shí)際操作的情況，智能掃碼終端還需要具有以下特點(diǎn)：一是耐用性：即使出現(xiàn)跌落、撞擊時(shí)也能提供可靠的操作； 二是掃描準(zhǔn)確性：可準(zhǔn)確采信所有一維條碼，包括損壞或質(zhì)量欠佳的條碼；三是較強(qiáng)的讀取能力：利用高級成像技術(shù)能高效采集一維和二維條碼，支持快速的全向條碼讀取，不需要將條碼與移動數(shù)據(jù)終端對齊，從而提高了工作效率；四是手持舒適性和工作時(shí)間的電源支持：整體外觀符合人體工程學(xué)設(shè)計(jì)，操作人員的手持舒適度較高。

根據(jù)環(huán)節(jié)的需要，可在智能掃碼終端和LIMS中設(shè)置掃碼操作類型，操作人員在選擇操作類型后可開展掃碼工作。圖2為智能掃碼終端和LIMS的界面。

圖2 智能掃碼終端界面圖和LIMS界面圖

3 樣品流轉(zhuǎn)信息采集的內(nèi)容

根據(jù)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品流轉(zhuǎn)的特點(diǎn)，樣品的流轉(zhuǎn)信息應(yīng)包括：流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)操作、操作人、操作時(shí)間、操作地點(diǎn)、樣品位置、記錄方式等。為了提高樣品流轉(zhuǎn)的效率，在樣品流轉(zhuǎn)信息采集的過程中，要注意三點(diǎn)，一是設(shè)計(jì)預(yù)防措施，設(shè)置環(huán)節(jié)判斷條件，防止多掃、錯(cuò)掃情況的發(fā)生；二是規(guī)范流轉(zhuǎn)用語，便于程序編制和前臺查詢；三是設(shè)計(jì)糾正措施，防止漏掃情況。

3.1 設(shè)計(jì)預(yù)防措施

信息采集要設(shè)置流轉(zhuǎn)條件符合性的判斷。設(shè)置判斷條件，檢驗(yàn)樣品是否符合該環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)要求，以減少或杜絕樣品環(huán)節(jié)操作錯(cuò)誤的可能。在獲取樣品唯一性標(biāo)識后應(yīng)對樣品狀態(tài)、服務(wù)方式、所屬部門、操作地點(diǎn)和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)符合性進(jìn)行判斷。

樣品經(jīng)過流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)后，狀態(tài)都會發(fā)生變化。如實(shí)驗(yàn)室接收后，樣品狀態(tài)為已接收；證書批準(zhǔn)后，樣品狀態(tài)為已批準(zhǔn)；退檢的樣品狀態(tài)為已批準(zhǔn)。那么在設(shè)計(jì)樣品狀態(tài)判斷條件時(shí)要結(jié)合LIMS樣品狀態(tài)的變化情況設(shè)置判斷條件。比如，在實(shí)驗(yàn)室接收環(huán)節(jié)，樣品狀態(tài)必須為未接收，如果樣品狀態(tài)為已接收或已批準(zhǔn)，就不允許進(jìn)行掃碼操作。

現(xiàn)場檢測服務(wù)與常規(guī)送檢服務(wù)的最大區(qū)別就是無實(shí)物流轉(zhuǎn)，只有信息的流轉(zhuǎn)。因此，對于服務(wù)方式為現(xiàn)場檢測的樣品，是不需要經(jīng)過樣品送樣、實(shí)驗(yàn)室接收以及樣品取樣的環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)就需要對服務(wù)方式進(jìn)行判斷。

為了避免操作人員以及實(shí)驗(yàn)室接收到非本部門檢測的樣品，需要在交接環(huán)節(jié)判斷樣品的所屬部門與操作人員所屬部門的一致性。

對于多點(diǎn)受理多實(shí)驗(yàn)室點(diǎn)的樣品來說，操作人員的操作地點(diǎn)和樣品的受理點(diǎn)、檢測點(diǎn)以及取貨點(diǎn)都要求一致。

環(huán)節(jié)的判斷是指一般必須經(jīng)過上一環(huán)節(jié)才能進(jìn)行本環(huán)節(jié)的操作，并且對于本環(huán)節(jié)的重復(fù)操作可出覆蓋的提示。表3是樣品流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的判斷條件。

表3 樣品流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的判斷條件

3.2 規(guī)范流轉(zhuǎn)用語

為了便于程序編制和實(shí)際操作，需要規(guī)范樣品的流轉(zhuǎn)用語。主要是指流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、操作方式和樣品位置的定義，定義包括數(shù)字代碼和文字名詞。數(shù)字代碼主要用于程序編制，文字名詞主要用于操作人員的前臺使用。

流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)定義為一位數(shù)字，從1到7，分別定了7個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，對應(yīng)的文字名詞依次為業(yè)務(wù)受理、送樣清點(diǎn)、接收掃碼、證書登記 、取樣掃碼、樣品落位和客戶取貨。

操作方式定義為兩位數(shù)字，第一位數(shù)字對應(yīng)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，第二位數(shù)字為順序號，如：在①業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)，操作方式有兩種，分別定義為11常規(guī)登記，12上門登記；在④證書登記環(huán)節(jié)，操作方式較為復(fù)雜，為五種。

樣品位置定義為一位字母加兩位數(shù)字，字母統(tǒng)一為L，第一位數(shù)字對應(yīng)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，第二位為順序號，如：在①業(yè)務(wù)受理環(huán)節(jié)，樣品的位置有兩種情況，分別為L11業(yè)務(wù)受理點(diǎn)，L12現(xiàn)場檢測。具體內(nèi)容如表4所示。

表4 流轉(zhuǎn)名詞的規(guī)范

3.3 設(shè)計(jì)糾正措施

預(yù)防措施是在樣品掃碼前設(shè)置判斷條件，防止樣品出現(xiàn)錯(cuò)掃、多掃的情況發(fā)生，對于漏掃的情況，就需要設(shè)計(jì)糾正措施?？筛鶕?jù)環(huán)節(jié)標(biāo)識、樣品狀態(tài)設(shè)置查詢條件，在LIMS中通過送樣清單、取樣清單以及各類文件夾的形式進(jìn)行查找。

4 結(jié)束語

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的樣品有著量大、類型多樣、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復(fù)雜等特點(diǎn)，流轉(zhuǎn)信息的采集時(shí)需要結(jié)合這些特點(diǎn)具體開展。高效的采集方式可以提高整個(gè)流轉(zhuǎn)過程的效率，達(dá)到節(jié)省人工，減少出錯(cuò)率，明確交接部門職責(zé)的作用。預(yù)防措施的設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)用語的規(guī)范和糾正措施的設(shè)計(jì)可以保障流轉(zhuǎn)信息采集的準(zhǔn)確性。通過樣品流轉(zhuǎn)信息的采集，可以實(shí)時(shí)了解樣品的位置、狀態(tài)以及樣品在各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)間，不僅方便內(nèi)部操作人員的取貨查找，更方便了客戶查詢，有助于實(shí)現(xiàn)樣品的實(shí)時(shí)監(jiān)控，達(dá)到有效監(jiān)督的目的，并為日后流程管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

[1]高春昱，李斌之，林紅，尹璽，蔚娜. 淺談計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)樣品流轉(zhuǎn)的規(guī)范化運(yùn)作[J].北京： 現(xiàn)代測量與實(shí)驗(yàn)室管理, 2011，2：63-64.

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[3]顧琴，謝處南，羅旻泓，羅佳駿. LIMS在企業(yè)信息管理方面的應(yīng)用研究[J]. 現(xiàn)代科學(xué)儀器, 2012, 2： 164-168.