試論企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新環(huán)境下的人事檔案信息化建設(shè)

（廣東粵華發(fā)電有限責(zé)任公司，廣東 廣州 510000）

一、概述

檔案信息化是傳統(tǒng)檔案邁向現(xiàn)代檔案的一個(gè)時(shí)代性標(biāo)志，也是檔案管理工作中的一場(chǎng)革新；充分利用迅速發(fā)展的信息技術(shù)，開(kāi)展檔案文件信息化管理，在檔案工作中的創(chuàng)新具有非常重要的作用；詳細(xì)地來(lái)說(shuō)，檔案信息化要求檔案管理工作者對(duì)檔案管理的思路重新進(jìn)行思考，確立網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中檔案管理及服務(wù)的框架和方法，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息社會(huì)化服務(wù)。所以，檔案信息化已逐漸成為檔案工作中創(chuàng)新的客觀需要，創(chuàng)新是一個(gè)蓬勃發(fā)展社會(huì)企業(yè)的全新動(dòng)力與源泉，同時(shí)創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的主要流潮趨勢(shì)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)把人類(lèi)帶進(jìn)了一個(gè)全新的時(shí)代—信息化時(shí)代，而人事檔案工作當(dāng)然也要與時(shí)代發(fā)展同步，大膽加快步伐開(kāi)拓創(chuàng)新，如何加快檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的迫切需要，也是檔案創(chuàng)新工作的主要內(nèi)容。

二、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1 對(duì)檔案的管理不夠重視

圖2 電子檔案材料分類(lèi)圖

包括一些領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的大部分工作人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)存在錯(cuò)誤，總是覺(jué)得檔案工作就是簡(jiǎn)單抄寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，談不上企業(yè)單位主要工作，未能給企業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，能夠不丟失、不泄露，可以應(yīng)付進(jìn)行查檔、外調(diào)即可；這種輕視檔案工作的想法，表明部分工作人員對(duì)檔案工作不了解，忽視檔案工作將難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。

2 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施欠齊全

對(duì)檔案管理必備的首要條件，是解決落實(shí)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施建設(shè)，有些企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有些企業(yè)檔案室狹小、檔案資料多、潮濕、“六防”設(shè)備配套欠缺，從而會(huì)出現(xiàn)檔案資料蟲(chóng)蛀、霉變，影響檔案的完整性及整潔美觀，有的管檔企業(yè)必備統(tǒng)一的檔案夾、切刀等都無(wú)法購(gòu)置齊備。

3 管理力量不強(qiáng)，管理手段滯后，管理水平低下

大多數(shù)工作人員未經(jīng)過(guò)檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)管檔要求、檔案的重要性、檔案資料的收集整理（圖1所示）、裝訂歸檔等業(yè)務(wù)了解甚少，收集檔案意識(shí)薄弱，并且大部分檔案工作者為兼職，沒(méi)有認(rèn)真投入到檔案工作中去，日常事務(wù)只是把資料放進(jìn)檔案盒，未及時(shí)整理，嚴(yán)重影響檔案管理。

另外一部分歸檔資料欠缺準(zhǔn)確與真實(shí)性，傳統(tǒng)陳舊的檔案管理已難以適應(yīng)時(shí)代飛速的發(fā)展，在新形勢(shì)之下要求企業(yè)一定要改變傳統(tǒng)模式，進(jìn)行現(xiàn)代信息化建設(shè)。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)

1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張、圖片、音頻、視頻等當(dāng)作檔案管理的實(shí)體，大多是以手動(dòng)去完成檔案的收集、整理、編制、鑒別、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等方面管理的過(guò)程，工作量非常的巨大，步驟又是相當(dāng)?shù)姆彪s。由于存儲(chǔ)量大，檔案管理人員不能對(duì)被封存的檔案資料進(jìn)行信息提取與加工處理，檔案信息資源已經(jīng)大多被閑置或變成廢物浪費(fèi)掉。隨著現(xiàn)代管理技術(shù)與引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，尤其是電腦、CD-ROM光盤(pán)、微縮膠片，以及多媒體現(xiàn)代化技術(shù)的記錄管理，提供了良好的環(huán)境，現(xiàn)代化信息技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著一個(gè)嶄新的挑戰(zhàn)。

檔案管理重點(diǎn)在于適應(yīng)數(shù)字化記錄管理需求，從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理向信息資源的管理轉(zhuǎn)變，將信息作為管理對(duì)象，對(duì)形成的不同檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采取現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。而經(jīng)過(guò)信息化處理的檔案資源可以多平臺(tái)、重復(fù)使用，只有通過(guò)信息化管理才可充分體現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的價(jià)值。

2 實(shí)施人事檔案管理信息資源數(shù)字化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的基礎(chǔ)與前提，也是對(duì)檔案原件得以保護(hù)的重要方式；檔案數(shù)字化需要通過(guò)利用現(xiàn)代化先進(jìn)的信息手段，將檔案部門(mén)的各種不同物質(zhì)載體形式處理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，并創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件以便于提供服務(wù)。形成數(shù)字信息化檔案管理未必意味著傳統(tǒng)的檔案管理要取消，其兩者應(yīng)互相補(bǔ)充、長(zhǎng)期共存。

規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，也是衡量檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)管理信息，根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)與需求，制定標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部管理，在實(shí)踐中逐步改進(jìn)。數(shù)據(jù)庫(kù)文件的目錄，要有利于實(shí)際性的操作，又要符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要對(duì)企業(yè)檔案資料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫(kù)格式與結(jié)構(gòu)等作出規(guī)定，還應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的數(shù)據(jù)指標(biāo)、硬件與軟件的文檔格式等進(jìn)行規(guī)范。

3 人事檔案信息安全保障體系的建立

在建設(shè)檔案信息安全保障體系主要有兩個(gè)方面：一是檔案信息存儲(chǔ)安全，另外是檔案信息利用安全。在信息存儲(chǔ)安全方面，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)與檔案信息安全，通過(guò)有效的管理措施與技術(shù)手段，做好密鑰管理與身份認(rèn)證，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效監(jiān)控，在存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備中加裝預(yù)防病毒軟件，所有外部網(wǎng)要與內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行物理性隔離，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行對(duì)不同數(shù)據(jù)庫(kù)作好備份，以滿(mǎn)足存儲(chǔ)需求又能離線脫機(jī)使用，確保檔案信息的系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠與安全保密。

在使用安全性上，不可單強(qiáng)調(diào)使用而將保密疏忽掉，把不該上網(wǎng)公開(kāi)的內(nèi)容透露或未設(shè)置好訪問(wèn)權(quán)限，又不能單強(qiáng)調(diào)保密而限制使用，致使可利用的檔案信息過(guò)少，應(yīng)堅(jiān)持使用與保密兩者并重的原則。

4 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息管理與服務(wù)水平

人類(lèi)社會(huì)推動(dòng)信息化技術(shù)發(fā)展的目標(biāo)，是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的環(huán)境下，使信息最大程度的利用與信息的公開(kāi)得以實(shí)現(xiàn)；對(duì)檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，該發(fā)展目標(biāo)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案信息化建設(shè)應(yīng)有一個(gè)過(guò)程，在此過(guò)程當(dāng)中，伴隨著在檔案管理中應(yīng)用程度的變化及其信息技術(shù)水平的提高，其信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也應(yīng)及時(shí)地做出應(yīng)有的調(diào)整，所以在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須意識(shí)深遠(yuǎn)并且立足當(dāng)前，積極解決檔案信息化建設(shè)中會(huì)碰到的不同方面的問(wèn)題。

5 加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)

檔案工作者綜合素質(zhì)的高低，會(huì)影響到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，檔案工作者是檔案信息資源和用戶(hù)兩者互相聯(lián)結(jié)的紐帶與橋梁，在檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理中，渴求擁有一大批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。管理工作者應(yīng)掌握好檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，利用其專(zhuān)業(yè)知識(shí)指導(dǎo)電子檔案文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔（圖2所示）。

需掌握檔案信息化、數(shù)字化及電腦應(yīng)用技術(shù)，使他們的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與知識(shí)結(jié)構(gòu)能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，為創(chuàng)建檔案新模式提供強(qiáng)有力的人才保障。檔案工作者若對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息現(xiàn)代化的管理不夠熟練，就難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求，更加難以高效率地實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理與服務(wù)。

因此，不僅要為檔案管理部門(mén)配備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)化人才，還應(yīng)采用不同方式加強(qiáng)管理工作者的在職培訓(xùn)，快速提升檔案工作者對(duì)電子文件管理基礎(chǔ)知識(shí)、實(shí)踐應(yīng)用能力的掌握，使他們肩負(fù)起電子文件歸檔管理的重任。

[1]淺談人事檔案管理信息化建設(shè)[Z].