簡析OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接與應用

文/山東百年電力發(fā)展股份有限公司 韓敏華

隨著企業(yè)信息化建設的不斷推進，傳統(tǒng)的公文流轉和檔案管理正在實施大規(guī)模的信息化改造。由于OA與檔案管理分屬不同的作業(yè)單元，兩者之間既有聯(lián)系，又相對獨立，檔案歸檔、查閱均需要兩個系統(tǒng)協(xié)同工作，需要有一個界面來實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的流轉和信息傳輸。本文結合我公司的實際應用，就兩者的系統(tǒng)對接、數(shù)據轉換等技術應用做簡單介紹，以求同行有所裨益。

一、數(shù)據自動采集

OA中存有全部已辦理完畢的內部發(fā)文、信息資料和上級部門的所有公文、郵件、資料信息、傳閱流轉記錄等，這些信息如不經過程序的處理，只能單獨存放在OA系統(tǒng)里，無法轉入檔案管理系統(tǒng)。檔歸檔時，檔案室需要手工掃描、錄入等，造成人力、物力的浪費，而且容易出錯。而采用OA系統(tǒng)與檔案管理的界面技術，可以隨時把OA中的數(shù)據轉換到檔案管理系統(tǒng)中來，這一功能既省時、又省力。從技術上講，如果OA的數(shù)據保存在關系數(shù)據中，則比較簡單。因為我們的檔案管理系統(tǒng)也是關系數(shù)據庫的模式，直接讀取關系數(shù)據的數(shù)據就可以了。但由于兩個系統(tǒng)數(shù)據庫的字段不盡相同，必須先把相應的字段對應起來。目前對于 domino型的OA服務系統(tǒng)需要從domino內部著手，需要將數(shù)據庫的設計模板檔設計的數(shù)據庫（.nsf）從底層讀取出來，對數(shù)據庫（.nsf）進行破解，提取相關字段。然后對應到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據庫中來，需要處理的數(shù)據庫見下表1。

表1

表2

二、集中式流程管理

OA中具備的流程是：收文、發(fā)文、閱批、簽發(fā)等，而在檔案管理中具有的流程是借閱、利用、歸檔流程等。為此我們采用了集中式流程管理技術，把OA和檔案管理的流程統(tǒng)一保存在流程管理中心，需要領導審批的界面合二為一，審批功能直接在OA中展現(xiàn)出來，這樣在一個界面下，領導完成審批事項，避免重復進入多個界面所造成的麻煩。實現(xiàn)這一功能，涉及到OA和檔案管理系統(tǒng)雙重合作，需要建立通用的流程控制界面(webservice類型)，OA和檔案管理的流程都是統(tǒng)一由這個界面管理。也就是OA和檔案管理的內核都是統(tǒng)一的。但流程的界面是放在OA系統(tǒng)中，這樣，使用者在一個界面下可以控制不同系統(tǒng)的流程。

三、界面部分的數(shù)據轉換

界面部分的數(shù)據轉換主要有以下三個部分：

表3

第一，文檔目錄信息的轉換。通過建立OA數(shù)據庫與檔案數(shù)據庫表之間的一一對應關系，運用界面模塊將OA公文的目錄信息轉接到電子檔案信息管理系統(tǒng)對應的數(shù)據庫表中，并形成能夠直接在檔案信息管理中利用的檔案目錄數(shù)據。

數(shù)據庫說明如表2：

第二，檔信息的轉換。檔信息的轉換包括：掃描檔、office檔、wps檔、gw檔等一些OA檔，通過嵌入、鏈接方式掛接的檔，還有一些用戶編輯檔的界面數(shù)據，例如：通過OA起草的檔格式，通過界面模塊的破解處理可以全部將其轉換成一個單獨的電子檔，直接將其存放在檔案管理系統(tǒng)的電子檔庫中。

第三，檔處理和電子簽名的轉換。將OA系統(tǒng)中的檔的處理記錄及領導批閱的記錄和領導的電子簽名信息（文書處理單）等轉換成標準的文檔格式轉入檔案信息數(shù)據庫。

通俗一些的說法是：界面是通過兩步來完成數(shù)據轉換的，第一步是完成每一文檔條目對應的轉換，即目錄轉換，目錄轉換完成后，檔案管理人員就無需再手工錄入；第二步是電子檔的轉換或者說是電子檔的掛接，轉換掛接完成后檔案工作人員就不用再進行掃描而產生電子檔了。兩步完成后，存放在OA系統(tǒng)中的公文信息就變成了存放到檔案系統(tǒng)中的檔案信息了，可利用檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據統(tǒng)計功能，檢查導入的數(shù)據是否與界面的導出的數(shù)據一致。數(shù)據庫導入完成后，檔案管理人員可以對接口接收過來的檔案信息進行分類、歸檔等操作來形成可以查閱、可以利用的電子檔案信息資料。

檔案數(shù)據附件連接信息說明如表3：

從技術和應用層面上講，這個界面非常科學，實現(xiàn)了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相關數(shù)據的自動傳輸、資源共享、無縫鏈接。