淺談科學(xué)構(gòu)建高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型

文/天津職業(yè)大學(xué) 張少芳

當(dāng)前高職院校人才培養(yǎng)由職業(yè)能力訓(xùn)練轉(zhuǎn)變到綜合素質(zhì)培養(yǎng)，而對(duì)于不同專業(yè)學(xué)生綜合素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)及評(píng)價(jià)問(wèn)題的研究還比較薄弱，且多采用定性描述方法，缺乏定量分析方法和現(xiàn)代人才測(cè)評(píng)方法，界定的素質(zhì)要素缺乏數(shù)據(jù)支撐，主觀性強(qiáng)，科學(xué)性和準(zhǔn)確性不夠。高職文秘專業(yè)存在同樣的問(wèn)題，因此我們嘗試構(gòu)建高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型框架，明確高職文秘學(xué)生素質(zhì)指標(biāo)，并運(yùn)用模糊數(shù)學(xué)理論確定指標(biāo)權(quán)重，為素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)定性與定量統(tǒng)一提供了理論依據(jù)，為完善人才培養(yǎng)方案提供理論指導(dǎo)，為高職文秘學(xué)生的量化測(cè)評(píng)提供工具和方法。

一、高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型構(gòu)建的依據(jù)

（一）高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型構(gòu)建的理論依據(jù)

素質(zhì)模型理論，1973年美國(guó)著名心理學(xué)家、哈佛大學(xué)教授麥克里蘭博士（David McClelland）在《Testing for CompetencyRatherThan forIntelligence》一文首次提出，這一理論改變了一直以來(lái)只強(qiáng)調(diào)智力和能力傾向?yàn)槿温氋Y格的主要因素及其占有獨(dú)特地位的歷史和事實(shí)，受到學(xué)者及企業(yè)的廣泛關(guān)注，國(guó)內(nèi)學(xué)者和企業(yè)也紛紛投入素質(zhì)模型的研究和應(yīng)用實(shí)踐中，素質(zhì)模型成為國(guó)內(nèi)公認(rèn)的一種人力資源管理的有效工具，被廣泛應(yīng)用于員工招聘、員工培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬管理中。麥克里蘭將素質(zhì)明確界定為能明確區(qū)分在特定工作崗位優(yōu)秀者與一般者的個(gè)人特征。素質(zhì)模型是指擔(dān)任某一特定角色或達(dá)成某一績(jī)效目標(biāo)的一系列勝任特征素質(zhì)的組合。麥克里蘭把素質(zhì)劃分為知識(shí)、能力、自我認(rèn)知、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)五個(gè)層次。他認(rèn)為不同層次的素質(zhì)在個(gè)體身上的表現(xiàn)形式不同。

麥克里蘭將人員個(gè)體素質(zhì)的不同表現(xiàn)形式劃分為表面的“冰山以上部分”和深藏的“冰山以下部分”（冰山理論）。知識(shí)和能力，是外在表現(xiàn)，屬于海平面以上的淺層次的部分，而自我認(rèn)知、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)是內(nèi)在特質(zhì)，屬于潛伏在海平面以下的深層次的部分,真正能夠把優(yōu)秀人員與一般人員區(qū)分開(kāi)的是深層次的部分。因此麥克里蘭把不能區(qū)分優(yōu)秀者與一般者的知識(shí)與能力部分，稱為基準(zhǔn)性素質(zhì)，而把能夠區(qū)分優(yōu)秀者與一般者的自我認(rèn)知、特質(zhì)、動(dòng)機(jī)稱為鑒別性素質(zhì)。

高職文秘學(xué)生素質(zhì)按基準(zhǔn)性素質(zhì)和鑒別性素質(zhì)進(jìn)行界定，構(gòu)建高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型，便于有的放矢地培養(yǎng)和提高學(xué)生的崗位勝任素質(zhì)。

（二）高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

為有效掌握天津地區(qū)企業(yè)基層文秘人員的素質(zhì)需求，為學(xué)生素質(zhì)評(píng)價(jià)確定指標(biāo)，構(gòu)建高職文秘學(xué)生素質(zhì)層次分析評(píng)價(jià)模型，我們于2013年1月份分別向天津市(以濱海新區(qū)為主)企業(yè)負(fù)責(zé)人、人資部門人員、基層文秘，10所高職院校校長(zhǎng)、文秘專業(yè)教師和文秘專業(yè)畢業(yè)生代表發(fā)放封閉式問(wèn)卷1000份，回收983份，其中有效問(wèn)卷959份，問(wèn)卷有效率為97.5%。同時(shí)，對(duì)天津?yàn)I海新區(qū)各行業(yè)企業(yè)公開(kāi)發(fā)布的文秘人員招聘信息，咨詢機(jī)構(gòu)和學(xué)者發(fā)表的研究結(jié)果、秘書職業(yè)資格鑒定教材、文秘專業(yè)書籍等資料進(jìn)行梳理，收集了企業(yè)基層文秘人員素質(zhì)需求狀況。

通過(guò)對(duì)問(wèn)卷結(jié)果進(jìn)行頻數(shù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)比文獻(xiàn)研究，分析和整合數(shù)據(jù)，我們得出企業(yè)基層文秘人員重要素質(zhì)，主要包括：1.事務(wù)綜合處理能力、2.服務(wù)意識(shí)、3.嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、4.人際溝通能力、5.敬業(yè)精神、6.公關(guān)意識(shí)、7.溝通知識(shí)、8.文書擬寫與處理能力、9.會(huì)務(wù)組織與管理能力、10.堅(jiān)持原則、11.信息意識(shí)、12.保密意識(shí)、13.角色意識(shí)、14.敬業(yè)精神、15.認(rèn)真負(fù)責(zé)、16.法律知識(shí)、17.禮儀知識(shí)、18.檔案管理知識(shí)等。在以就業(yè)為導(dǎo)向高職教育中，上述素質(zhì)自然是高職文秘學(xué)生素質(zhì)培養(yǎng)的重點(diǎn)，成為文秘學(xué)生素質(zhì)模型構(gòu)建的基礎(chǔ)和依據(jù)。

二、高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型的構(gòu)建

（一）高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型指標(biāo)框架的確定

按照麥克里蘭的素質(zhì)理論，我們將上述調(diào)查所得出的18項(xiàng)素質(zhì)特征（即素質(zhì)模型二級(jí)指標(biāo)）進(jìn)行聚類分析，確定了高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型一級(jí)指標(biāo)，概括為職業(yè)知識(shí)、職業(yè)能力、職業(yè)意識(shí)和人格品質(zhì)。

高職學(xué)生的職業(yè)知識(shí)和職業(yè)能力體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)學(xué)生基本知識(shí)和能力的要求，主要包括溝通知識(shí)、禮儀知識(shí)、檔案管理知識(shí)、法律知識(shí)和辦公室管理知識(shí)，事務(wù)綜合處理能力、會(huì)議管理與服務(wù)能力、文書擬寫與處理能力。這些是勝任文秘崗位的前提和必備條件，可稱為基準(zhǔn)性素質(zhì)。職業(yè)意識(shí)是指學(xué)生對(duì)未來(lái)職業(yè)的認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)和態(tài)度等心理成分，文秘學(xué)生職業(yè)意識(shí)主要包括服務(wù)意識(shí)、公關(guān)意識(shí)、保密意識(shí)、角色意識(shí)和信息意識(shí)。人格品質(zhì)包含了企業(yè)對(duì)高職學(xué)生的道德品質(zhì)、責(zé)任感及性格特點(diǎn)的期望和要求，文秘學(xué)生應(yīng)該具備的人格品質(zhì)主要包括穩(wěn)重成熟、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、敬業(yè)精神、認(rèn)真負(fù)責(zé)、堅(jiān)持原則。這些是能夠區(qū)分學(xué)生發(fā)展成為優(yōu)秀員工還是一般員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)屬于潛伏在海平面以下的鑒別性素質(zhì)。我們初步建立起高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型指標(biāo)框架，如圖1。

（二）高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型指標(biāo)權(quán)重的確定

為提高素質(zhì)模型的科學(xué)性和可測(cè)量性，我們突破一般素質(zhì)模型構(gòu)建中只采用定性分級(jí)方法的局限，運(yùn)用模糊數(shù)學(xué)理論確定指標(biāo)權(quán)重，實(shí)現(xiàn)在素質(zhì)評(píng)價(jià)中定性與定量的統(tǒng)一。

我們參照國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T4754-2011分類，選擇天津?yàn)I海新區(qū)的電子產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、貿(mào)易類企業(yè)、酒店服務(wù)企業(yè)、金融企業(yè)、網(wǎng)絡(luò)科技類公司和工程建筑公司的基層文秘人員6名,有豐富經(jīng)驗(yàn)的人力資源專家4名組成評(píng)委組。評(píng)委運(yùn)用李克特法(按照指標(biāo)的重要程度,從高到低分別填寫 1，2，3，4，5 作為各指標(biāo)的順序）進(jìn)行重要性排序，經(jīng)回收整理最終確定指標(biāo)的權(quán)重。結(jié)果如表1。

其中ki為各評(píng)委給定該指標(biāo)重要程度排序的序和,ai為各指標(biāo)分配的權(quán)重,其計(jì)算公式為:ai=2[m(n+1)-ki]/[m×n(1+n)]①。式中m為評(píng)委數(shù),n為指標(biāo)個(gè)數(shù),在該例中 m=10，n=4 。

按照同樣的方法，邀請(qǐng)上述10位專家對(duì)二級(jí)指標(biāo)進(jìn)行重要性排序,統(tǒng)計(jì)排序結(jié)果計(jì)算得到二級(jí)指標(biāo)權(quán)重值，至此，我們建立起由素質(zhì)模型指標(biāo)框架及其權(quán)重值構(gòu)成的高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型，見(jiàn)表2。

文秘學(xué)生素質(zhì)模型指標(biāo)框架圖1

表1 文秘學(xué)生素質(zhì)一級(jí)指標(biāo)權(quán)重表

由素質(zhì)模型可見(jiàn)，職業(yè)意識(shí)在學(xué)生素質(zhì)中所占比重最大，人格品質(zhì)排在第二，其次是職業(yè)能力和職業(yè)知識(shí)。這與調(diào)研過(guò)程中企業(yè)反復(fù)提到的對(duì)文秘人員的要求一致，也和我們?cè)诖罅空衅感畔⒅惺占降男畔⒁恢?。說(shuō)明當(dāng)前職業(yè)意識(shí)是決定學(xué)生畢業(yè)后能否成為優(yōu)秀文秘人員的最重要的因素，只有具備強(qiáng)烈的職業(yè)意識(shí)才能為領(lǐng)導(dǎo)提供良好的綜合性輔助服務(wù)，獲得領(lǐng)導(dǎo)的信賴。企業(yè)需要干得好并且留得住的人才，"留得住"就需要文秘人員能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成紛繁復(fù)雜事無(wú)巨細(xì)的基層文秘工作,干一行愛(ài)一行,所以人格品質(zhì)也成為企業(yè)最看重的素質(zhì)之一。同時(shí)，職業(yè)能力和職業(yè)知識(shí)也不可或缺，它是文秘專業(yè)重要的培養(yǎng)目標(biāo)，是勝任文秘崗位的前提和必備條件。

在企業(yè)對(duì)學(xué)生職業(yè)意識(shí)的要求中，服務(wù)意識(shí)和公關(guān)意識(shí)分列第一位和第二位。文秘人員作為行政管理層的參謀和助手，只有擺脫“領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，讓怎么干就怎么干”的傳統(tǒng)意識(shí)，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，主動(dòng)自覺(jué)地開(kāi)展工作，才能成為一名優(yōu)秀的文秘人員。文秘人員肩負(fù)著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的責(zé)任，要處理好上下左右內(nèi)外的各種關(guān)系，不具備強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)就無(wú)法勝任文秘工作。在文秘人員的人格品質(zhì)中，敬業(yè)精神是重中之重。它不僅包括對(duì)文秘工作的敬重?zé)釔?ài)之心，還包括能從文秘工作中獲得職業(yè)榮譽(yù)感和幸福感。只有具備敬業(yè)精神，才能腳踏實(shí)地任勞任怨做好文秘工作。

素質(zhì)模型顯示，事務(wù)綜合處理能力在職業(yè)能力中最重要。因?yàn)榻哟螂娫?、接待工作、信息工作、保密工作、督促檢查工作、擋駕工作、綜合協(xié)調(diào)工作等各項(xiàng)基層文秘日常工作都需要文秘人員具備事務(wù)綜合處理能力，可見(jiàn)其重要性。職業(yè)知識(shí)中企業(yè)最看重文秘人員是否有良好的溝通知識(shí)，這是由秘書機(jī)構(gòu)的中樞位置決定的，只有具備豐富的溝通知識(shí)及由其轉(zhuǎn)化成的良好的溝通能力，才能在處理上下級(jí)關(guān)系，平行部門之間關(guān)系及公司內(nèi)外關(guān)系中游刃有余，左右逢源，歷練成為優(yōu)秀文秘人員。

表2 高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型

三、高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型的應(yīng)用

高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型反映了當(dāng)前基層文秘崗位對(duì)學(xué)生素質(zhì)的需求，是衡量文秘學(xué)生素質(zhì)水平的量化測(cè)評(píng)工具，同時(shí)，也可作為完善人才培養(yǎng)方案的理論依據(jù)。

（一）運(yùn)用素質(zhì)模型進(jìn)行高職文秘學(xué)生素質(zhì)狀況量化測(cè)評(píng)

高職文秘素質(zhì)模型可作為文秘學(xué)生素質(zhì)狀況量化測(cè)評(píng)的工具。學(xué)生素質(zhì)狀況的量化測(cè)評(píng)可設(shè)置入學(xué)測(cè)評(píng)、學(xué)期測(cè)評(píng)、學(xué)年測(cè)評(píng)及畢業(yè)測(cè)評(píng)等環(huán)節(jié)。通過(guò)測(cè)評(píng)，掌握文秘學(xué)生素質(zhì)的總體水平及具體素質(zhì)的狀況，學(xué)生可借此明確自己的職業(yè)方向，有針對(duì)性地進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，教師可根據(jù)學(xué)生的素質(zhì)現(xiàn)狀因材施教因人施教，以切實(shí)提高學(xué)生的素質(zhì)水平。對(duì)文秘畢業(yè)生進(jìn)行測(cè)評(píng)，可作為推薦就業(yè)和參評(píng)優(yōu)秀畢業(yè)生的重要依據(jù)。據(jù)此，可實(shí)現(xiàn)教育全過(guò)程測(cè)評(píng)，有利于將“終結(jié)性”的語(yǔ)言測(cè)評(píng)轉(zhuǎn)變?yōu)椤皠?dòng)態(tài)性”的量化測(cè)評(píng)。

（二）根據(jù)素質(zhì)模型完善高職文秘人才培養(yǎng)方案

高職文秘素質(zhì)模型中素質(zhì)指標(biāo)及其權(quán)重為文秘人才培養(yǎng)方案調(diào)整提供了理論依據(jù)。根據(jù)素質(zhì)模型完善專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、課程設(shè)置體系，例如從模型我們可以看出就業(yè)崗位對(duì)文秘學(xué)生職業(yè)意識(shí)和人格品質(zhì)（鑒別性素質(zhì)）的要求非常高，因此，培養(yǎng)目標(biāo)中應(yīng)明確重視培養(yǎng)和提高學(xué)生的職業(yè)意識(shí)，促進(jìn)學(xué)生人格品質(zhì)的優(yōu)化。課程設(shè)置時(shí)應(yīng)開(kāi)設(shè)秘書心理學(xué)等相關(guān)的課程。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)素質(zhì)指標(biāo)權(quán)重值的大小，根據(jù)企業(yè)對(duì)文秘人員的素質(zhì)需要，調(diào)整課程設(shè)置及課程時(shí)安排。

此外，高職文秘學(xué)生素質(zhì)模型也可廣泛用于企業(yè)文秘人員招聘、培訓(xùn)、考核、選拔等各環(huán)節(jié)，該模型的科學(xué)構(gòu)建也為其他專業(yè)學(xué)生素質(zhì)定性與定量評(píng)價(jià)提供了可借鑒的參考。以上素質(zhì)模型中素質(zhì)指標(biāo)及其權(quán)重是以本次調(diào)研為依據(jù)，反映出當(dāng)前文秘就業(yè)崗位對(duì)高職文秘學(xué)生素質(zhì)的要求，隨著社會(huì)的發(fā)展，該素質(zhì)模型也應(yīng)隨著環(huán)境的變化與時(shí)俱進(jìn)，定期組織一定規(guī)模的調(diào)研活動(dòng)，對(duì)素質(zhì)指標(biāo)及其權(quán)重進(jìn)行適時(shí)修正，可以保證素質(zhì)模型的準(zhǔn)確性。

注釋：

①汪培莊,韓立巖.應(yīng)用模糊數(shù)學(xué)[M].北京經(jīng)濟(jì)學(xué)院出版社,1998：147-166.

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