淺談建立房屋登記檔案管理的主要途徑

黃雅丹

【摘 要】文章首先談到了阻礙房屋登記檔案良性循環(huán)機(jī)制建立的三大難題，提出建立房屋登記檔案管理的主要途徑，從而提高檔案管理整體水平。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)；檔案管理；房屋登記；途徑

引言

《物權(quán)法》中規(guī)定：“不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)是權(quán)利人享有該不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的證明。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)記載的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)與不動(dòng)產(chǎn)登記簿一致；記載不一致的，除有證據(jù)證明不動(dòng)產(chǎn)登記簿確有錯(cuò)誤外，以不動(dòng)產(chǎn)登記簿為準(zhǔn)?！边@里面提到的“證據(jù)”，既包括當(dāng)事人重新提交的證據(jù)，也包括已經(jīng)形成的證據(jù)。而已經(jīng)形成的證據(jù)，無(wú)疑就是指房屋登記檔案。在房屋登記工作中，理順?lè)课莸怯洐n案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成良性的循環(huán)機(jī)制，是房屋登記機(jī)構(gòu)自我保護(hù)的一道強(qiáng)有力的“防火墻”。筆者從工作一線的實(shí)際出發(fā)，就房屋登記檔案工作的管理模式創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新等方面略抒己見(jiàn)，以拋磚引玉，共同推動(dòng)該項(xiàng)工作規(guī)范、迅速地向前發(fā)展。

一、阻礙房屋登記檔案良性循環(huán)機(jī)制建立的三大難題

1.管理技術(shù)相對(duì)落后。與各行各業(yè)的檔案管理整體水平相比，房屋登記檔案管理的技術(shù)水平已經(jīng)走到了前列。但是，從房屋登記工作本身來(lái)看，房屋地理信息技術(shù)、分幅分丘技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)等已經(jīng)廣泛運(yùn)用于受理申請(qǐng)、資料審核和登記審批的各個(gè)環(huán)節(jié)，而房屋登記檔案管理技術(shù)卻始終沒(méi)有取得全面性的突破，這讓房屋登記檔案的管理工作總是處于吃力追趕的被動(dòng)地位，成為整個(gè)房屋登記工作中最弱的一環(huán)，極大地制約了房屋檔案管理發(fā)展的手腳。

2.管理資金難以保障。檔案管理工作的軟硬件建設(shè)規(guī)范，在《檔案法》《檔案法實(shí)施條例及住建部的《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》中都有明確規(guī)定。這些標(biāo)準(zhǔn)的具體實(shí)施，需要大量的資金支持。并且，從應(yīng)用新型管理技術(shù)、完善先進(jìn)管理手段、提高科學(xué)管理水平的角度看，引用新技術(shù)及新設(shè)備的經(jīng)費(fèi)，并不亞于完成檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施所需的資金。而房屋登記檔案管理資金長(zhǎng)期依賴外部“輸血”的模式，常常會(huì)引發(fā)房屋登記檔案管理資金的不足，這也成為限制房屋登記檔案管理工作再上新臺(tái)階的一個(gè)重要因素。

3.管理理念尚需突破。長(zhǎng)期以來(lái)，一種錯(cuò)誤的觀念一直妨礙著房屋登記檔案管理工作的發(fā)展，即檔案管理部門(mén)是一個(gè)單位的“冷部門(mén)”，其地位和作用與單位的主業(yè)根本無(wú)法相提并論。其實(shí)，具有物權(quán)證據(jù)、區(qū)域壟斷、使用頻繁、動(dòng)態(tài)發(fā)展等特性的房屋登記檔案管理工作，才是整個(gè)房屋登記工作的核心環(huán)節(jié)，只有它在管理體制、工作流程等方面突破了思維定勢(shì)，呈現(xiàn)出勃勃生機(jī)，房屋登記工作才能夠真正走出一片新天地。

二、建立房屋登記檔案管理良性循環(huán)機(jī)制的主要途徑

筆者對(duì)于建立房屋登記檔案管理良性循環(huán)機(jī)制的總體構(gòu)想是：檔案管理部門(mén)要以房屋登記檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案管理上檔升級(jí)；要利用檔案數(shù)字化成果對(duì)外提供有償查詢服務(wù)，以積累資金保障檔案管理工作上檔升級(jí)的需要。

（一）以檔案數(shù)字化建設(shè)為突破口，夯實(shí)模式創(chuàng)新基礎(chǔ)

1.購(gòu)置硬件。進(jìn)行房屋登記檔案數(shù)字化，必須擁有大內(nèi)存的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼像機(jī)、高質(zhì)量防火墻、微機(jī)終端等設(shè)備，并且要建立起完善的局域網(wǎng)，以應(yīng)對(duì)數(shù)碼成像、數(shù)據(jù)傳輸、信息儲(chǔ)存等工作的需要。因此，在硬件配置時(shí)，要充分考慮其屬性特征，確保其能夠滿足數(shù)字化管理的要求。同時(shí)，各硬件間要能夠有效聯(lián)接、系統(tǒng)兼容，形成一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一的工作機(jī)組。

2.開(kāi)發(fā)軟件。選擇科學(xué)實(shí)用的數(shù)字化管理軟件，直接關(guān)系到房屋登記檔案數(shù)字化工作的速度、質(zhì)量、管理效果和應(yīng)用水平。因此，在進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)時(shí)，要充分考慮各方面的因素：一是要與現(xiàn)有房屋登記程序有效銜接，即將房屋登記檔案數(shù)字化成果作為一個(gè)子模塊，加載到現(xiàn)有登記程序之中。在進(jìn)行房屋權(quán)屬登記時(shí)，能夠在同一界面之下調(diào)取檔案數(shù)字化信息，為交易與權(quán)屬管理工作服務(wù)。二是能夠進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。軟件在試運(yùn)行和正式運(yùn)行過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，因此，不能將數(shù)字化軟件作“死”，要留有充分的修改余地。同時(shí)，也要充分考慮不斷提高管理水平的需要，為版本升級(jí)做好鋪墊。三是要注意分析統(tǒng)計(jì)工具的設(shè)置，為全面、便捷、準(zhǔn)確地開(kāi)發(fā)利用房屋登記檔案信息做好準(zhǔn)備。

3.整理數(shù)據(jù)。房屋登記檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化后，各種數(shù)據(jù)將直接進(jìn)入到房屋登記工作之中。如果數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，那么房地產(chǎn)管理工作將從信息源頭開(kāi)始即是不正確的，并將引起連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致房地產(chǎn)交易與權(quán)屬管理出現(xiàn)一連串錯(cuò)誤。這就要求在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)，必須對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的質(zhì)量檢查，例如錄入的數(shù)據(jù)是否正確、掃描圖像是否清晰、圖像與著錄內(nèi)容是否相對(duì)應(yīng)、上下手產(chǎn)權(quán)關(guān)系與實(shí)際是否相符等等，確保房屋登記檔案的數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，為安全起見(jiàn)，還應(yīng)建立異地容災(zāi)制度，將整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份儲(chǔ)存。

（二）以流程再造為突破口，提高檔案查詢效率

房屋登記檔案的利用主要分為內(nèi)部利用與外部利用兩種。以往大部分房屋登記機(jī)構(gòu)在利用檔案時(shí)都是一條人工通道，即受理窗口發(fā)調(diào)檔指令檔案管理部門(mén)把登記檔案送至調(diào)檔窗口檔案利用使用完畢歸檔。在整個(gè)過(guò)程中，不僅效率低下，并且還增加了檔案損毀丟失的風(fēng)險(xiǎn)，影響辦事群眾的滿意程度。而檔案數(shù)字化后，便可輕松實(shí)現(xiàn)檔案查閱對(duì)內(nèi)、對(duì)外兩條線服務(wù)。

1.內(nèi)部查閱自主化。將形成的房屋登記數(shù)字檔案儲(chǔ)存在專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并與房屋登記信息相聯(lián)。在辦理房屋登記業(yè)務(wù)的過(guò)程中，如果需要查詢房屋登記檔案確認(rèn)相關(guān)事項(xiàng)，受理人員可直接通過(guò)自己的電腦終端讀取數(shù)字檔案。為確保數(shù)字檔案安全，每名查閱數(shù)字檔案的操作者都必須使用密碼，軟件系統(tǒng)自動(dòng)生成操作記錄。操作者查閱的數(shù)字檔案應(yīng)為辦理房屋登記業(yè)務(wù)所必須的，所辦業(yè)務(wù)應(yīng)與自動(dòng)生成的數(shù)字檔案查閱記錄一致，以防止任意查閱導(dǎo)致房屋登記數(shù)字檔案信息外泄事宜，避免對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)造成損害。

2.外部查閱人性化。一是查閱窗口前置，房屋登記檔案管理部門(mén)可以直接在房地產(chǎn)交易與登記場(chǎng)所設(shè)立專門(mén)的查詢窗口，利用者查閱房屋登記檔案的，由檔案管理部門(mén)直接辦理。二是查閱人只需查看檔案內(nèi)容而不需復(fù)印相關(guān)材料的，可以采取“一機(jī)雙屏”的查閱模式，為查閱人設(shè)置一塊顯示屏顯示數(shù)字檔案，供查閱人查看。查閱人需要復(fù)印檔案材料的，可以直接打印數(shù)字檔案。讓整個(gè)外部查閱過(guò)程全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操作。

（三）以有償服務(wù)為突破口，積累檔案管理資金

有償服務(wù)是檔案利用工作中保護(hù)檔案的有效措施。在房屋登記檔案利用工作，除法律法規(guī)規(guī)定的公安、檢察院、法院等部門(mén)不須交納檔案利用費(fèi)外，其他情況下檔案的查閱、復(fù)印、出具證明等都可以按要求收費(fèi)，以積累管理資金，實(shí)現(xiàn)“以檔養(yǎng)檔”的目標(biāo)。目前，對(duì)于檔案查閱利用收費(fèi)全國(guó)尚沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。各地檔案行政主管部門(mén)都是通過(guò)申請(qǐng)物價(jià)部門(mén)核準(zhǔn)的收費(fèi)方式實(shí)行檔案的有償使用。目前不少地區(qū)的房屋登記機(jī)構(gòu)通過(guò)申請(qǐng)物價(jià)部門(mén)核準(zhǔn)的方式開(kāi)始進(jìn)行房屋登記檔案利用收費(fèi)。例如，查詢房產(chǎn)檔案并出具證明材料的每份50元；只查詢房產(chǎn)檔案不出具證明材料的每次30元。房屋登記檔案的有償使用，為房屋登記機(jī)構(gòu)每年積累起了大量的經(jīng)費(fèi)，有效地緩解了長(zhǎng)期以來(lái)房屋登記檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，為房屋登記檔案管理不斷上檔升級(jí)做好了資金準(zhǔn)備。