ERP系統(tǒng)在我國中小企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

吳再芳

【摘 要】ERP系統(tǒng)是企業(yè)信息化管理的重要工具，越來越多的學(xué)校和企業(yè)已經(jīng)開始采用ERP產(chǎn)品。本文從ERP系統(tǒng)原理介紹起，對ERP系統(tǒng)進(jìn)行了由淺入深的分析；最后結(jié)合企業(yè)信息化現(xiàn)狀，對我國中小企業(yè)如何應(yīng)用、實施ERP系統(tǒng)以及在實施過程中可能存在的問題和問題對策進(jìn)行了初步的分析、闡述，從而實現(xiàn)ERP系統(tǒng)在中小企業(yè)的廣泛應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；企業(yè)信息化；MRP系統(tǒng)

一、 企業(yè)資源計劃（enterprise resource planning，ERP）概述

1 ERP系統(tǒng)的概念

ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面地集成了企業(yè)所有資源信息，為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺。

2 ERP系統(tǒng)的原理

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴(kuò)展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

3 ERP系統(tǒng)的功能

ERP具備的功能標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括四個方面：

（1）超越MRPⅡ范圍的集成功能

（2）支持混合方式的制造環(huán)境

（3）支持能動的監(jiān)控能力，提高業(yè)務(wù)績效

（4）支持開放的客戶機(jī)/服務(wù)器計算環(huán)境

（5）財務(wù)稅務(wù)一體化管理

4 ERP系統(tǒng)的擴(kuò)展功能

（1）納入PDM功能

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）將企業(yè)中的產(chǎn)品設(shè)計和制造全過程的各種信息、產(chǎn)品不同設(shè)計階段的數(shù)據(jù)和文檔組織在一個統(tǒng)一的環(huán)境中。

（2）增加了工作流功能

對工作流（Work flow）的需求是與無紙管理及EDI，在ERP軟件中的應(yīng)用同地發(fā)生的，使用EDI以后就出現(xiàn)了電子文檔在要求的時間按照規(guī)定好的路線傳遞到指定的人員處的問題，必須采用工作流管理進(jìn)行控制。

（3）增加數(shù)據(jù)倉庫DWT和在線分析處理（OLAP）功能

90年代中期出現(xiàn)了數(shù)據(jù)倉庫DW和在線分析處理技術(shù)，新一代的ERP軟件立即將其綜合進(jìn)去，為用戶提供企業(yè)宏觀決策的分析工具。

二、 ERP系統(tǒng)在我國中小企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

1我國中小企業(yè)信息化概況

在提高信息化水平方面，ERP系統(tǒng)作為全面的資源管理系統(tǒng)成為企業(yè)進(jìn)行信息化管理的必要手段。而在實踐中，我國中小企業(yè)實施與應(yīng)用ERP系統(tǒng)的不多，成功的更是少。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，一方面是ERP系統(tǒng)的采用和實施需要大量的費(fèi)用，這對于中小企業(yè)來說是不小的負(fù)擔(dān)，對它們造成較大的資金壓力；另一方面，許多中小企業(yè)采用的是國外廠商供應(yīng)的ERP系統(tǒng)，盡管它們對于中國企業(yè)的特點也經(jīng)過相應(yīng)的調(diào)整和改變，但因國外的功能系統(tǒng)十分完善，而國內(nèi)中小企業(yè)因尚未成熟，許多功能都無法使用。造成浪費(fèi)，無法達(dá)到預(yù)期的效果。因此，如何根據(jù)我國中小企業(yè)自身的特點構(gòu)建出適合本土中小企業(yè)成長的ERP系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理至關(guān)重要。

2 中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的實施應(yīng)用特點

對于中小企業(yè)所采用的ERP系統(tǒng)實施時具有以下幾個特點。

首先，需根據(jù)ERP整體規(guī)范實施。中小企業(yè)雖然在規(guī)模上無法與大企業(yè)比擬，管理的層級和流程也相對簡單，但其所涉及的業(yè)務(wù)類信息，與大企業(yè)相同，具有生產(chǎn)、庫存等。因此，不能逃離ERP整體的實施規(guī)范。

其次，重要性不同。和大企業(yè)相比，中小企業(yè)則將ERP視作自身發(fā)展的生命線，而不僅僅是提高企業(yè)效率的這一手段，這也注定國內(nèi)中小企業(yè)在實施所借鑒的對象上和大企業(yè)不同。

第三，由于資金的局限，中小企業(yè)需要實施的ERP可短期出成效，因為無論在時間上還是資金上它們都耗不起。

最后，是對于供應(yīng)商的要求。鑒于中小企業(yè)硬件基礎(chǔ)差、員工技術(shù)水平有限、IT類人才缺乏、投入較少等特點，要求其所實施的ERP系統(tǒng)具有易操作性，容易理解、便于學(xué)習(xí)、應(yīng)用嘗試較淺、且供應(yīng)商還需要強(qiáng)大的今后服務(wù)能力包括系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)、咨詢，對于企業(yè)特點、業(yè)務(wù)流程的正確判斷和應(yīng)對企業(yè)變動進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整等服務(wù)能力。

3 ERP系統(tǒng)的實施過程

對于中小企業(yè)實施ERP系統(tǒng)主要包括兩個階段，即整體規(guī)劃階段與實施階段。第一個階段包括規(guī)劃準(zhǔn)備、現(xiàn)狀的調(diào)查評估、需求調(diào)查分析、整體實施設(shè)計以及分步實施的規(guī)劃；第二個階段則包括實施前準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)過程的規(guī)劃、系統(tǒng)選型、系統(tǒng)的培訓(xùn)、系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換系統(tǒng)運(yùn)行以及項目驗收等步驟。

3.1 項目的前期工作階段

這個階段的工作主要包括：

（1）領(lǐng)導(dǎo)層培訓(xùn)及ERP原理的培訓(xùn)。主要的培訓(xùn)對象是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及今后ERP項目組人員，使他們掌握ERP的基本原理和管理思想。

（2）企業(yè)診斷。由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)和今后各項目組人員用ERP的思想對企業(yè)現(xiàn)行管理的業(yè)務(wù)流程和存在的問題進(jìn)行評議和診斷，找出問題，尋求解決方案。

（3）需求分析，確定目標(biāo)。企業(yè)在準(zhǔn)備應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，還需要理智地進(jìn)行立項分析：如企業(yè)是不是到了該應(yīng)用ERP系統(tǒng)的階段？企業(yè)當(dāng)前最迫切需要解決的問題是什么？ERP系統(tǒng)是否能夠解決？ERP系統(tǒng)的投資回報率或投資效益的分析？在財力上企業(yè)能不能支持ERP的實施？ERP的目的所在，到底為什么？系統(tǒng)到底能夠解決哪些問題和達(dá)到哪些目標(biāo)？基礎(chǔ)管理工作有沒有理順或準(zhǔn)備在上ERP之前讓咨詢公司幫助理順、人員的素質(zhì)夠不夠高？等等。

3.2 軟件選型階段

在選型過程中，既要弄清企業(yè)的需求，又要弄清軟件的管理思想和功能是否滿足企業(yè)的需求。還要了解實施環(huán)境、行業(yè)或企業(yè)的特殊要求。根據(jù)這些來運(yùn)行流程和功能，從“用戶化”和“本地化”的角度來為ERP選型。

3.3 實施準(zhǔn)備階段

此階段包括數(shù)據(jù)和各種參數(shù)的準(zhǔn)備和設(shè)置，要做以下幾項工作：

（1）項目組織。項目組織應(yīng)該由三層組成：①領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)的一把手牽頭，并與系統(tǒng)相關(guān)的副總一起組成領(lǐng)導(dǎo)小組。特別要注意人力資源的合理調(diào)配。②項目實施小組，主要大量的ERP項目實施工作是由他們來完成的，一般是由項目經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)組織工作，其他的成員應(yīng)當(dāng)由企業(yè)主要業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)骨干組成。③業(yè)務(wù)組，這部分工作的好壞是ERP實施能不能貫徹到基層的關(guān)鍵所在。每個業(yè)務(wù)組必須有固定的人員，帶著業(yè)務(wù)處理中的問題，通過對ERP系統(tǒng)的掌握，尋求一種新的解決方案和運(yùn)作方法，并用新的業(yè)務(wù)流程來驗證，最后協(xié)同實施小組一起制定新的工作規(guī)程和準(zhǔn)則。

（2）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。在運(yùn)行ERP系統(tǒng)之前，要準(zhǔn)備和錄入一系列基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是在運(yùn)用系統(tǒng)之前沒有或未明確規(guī)定的，故需要做大量分析研究的工作。

3.4 系統(tǒng)安裝調(diào)試階段

在人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)上，就可以將系統(tǒng)安裝到企業(yè)中來了，并進(jìn)行一系列的調(diào)試活動。

3.5 軟件原型測試

這是對軟件功能的原型測試，也稱計算機(jī)模擬。由于ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng)，所以在測試時，應(yīng)當(dāng)是全系統(tǒng)的測試，各個部門的人員都應(yīng)該同時參與，這樣才能理解各個數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系。找出不足的方面，提出解決企業(yè)管理問題的方案，以便接下來進(jìn)行用戶化或二次開發(fā)。

3.6 模擬運(yùn)行及用戶化階段

這一階段的目標(biāo)和相關(guān)的任務(wù)是：

（1）模擬運(yùn)行及用戶化。在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，選擇代表產(chǎn)品，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，帶著企業(yè)日常工作中經(jīng)常遇到的問題，組織項目小組進(jìn)行實戰(zhàn)性模擬，提出解決方案。模擬可集中在機(jī)房進(jìn)行，也稱之為會議室模擬。

（2）制定工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程。針對實施中出現(xiàn)的問題，項目小組會提出一些相應(yīng)的解決方案，在這個階段就要將與之對應(yīng)的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程初步制定出來，并在以后的實踐中不斷完善。

3.7驗收階段

在完成必要的用戶化工作進(jìn)入現(xiàn)場運(yùn)行之前還要經(jīng)過企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的審批和驗收通過，以確保ERP的實施質(zhì)量。

三、目前實施運(yùn)用ERP主要存在的問題及對策

1目前實施運(yùn)用ERP主要存在的問題

（1）ERP系統(tǒng)是一種基于先進(jìn)管理思想的大系統(tǒng)，比較復(fù)雜煩瑣，所以很難與我國企業(yè)現(xiàn)有的管理體制相匹配；

（2）ERP系統(tǒng)的成功與大量的投資密不可分，而大量的企業(yè)投資不夠；

（3）ERP系統(tǒng)實施周期長，其實施過程中出現(xiàn)的變化， 如企業(yè)自身的改革、市場環(huán)境的改變、金融秩序的變動等，對正在實施的ERP系統(tǒng)會造成一定程度的影響， 有的甚至是致命的；

（4）ERP系統(tǒng)技術(shù)含量高， 對企業(yè)的管理人員和員工的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力要求較高；

（5）大多數(shù)企業(yè)無法保證實施ERP對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的要求，對運(yùn)行ERP系統(tǒng)所需的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性普遍較差；

（6）企業(yè)對應(yīng)用ERP的前期準(zhǔn)備不夠，認(rèn)為ERP項目需求分析只是一些簡單的問題歸類，沒有全面、深入分析并解決這些問題的方法和措施，同時對于ERP軟件的選擇問題， 沒有足夠的調(diào)研與論證。

2 ERP系統(tǒng)問題的對策

（1）全面提高企業(yè)人力資源素質(zhì)，普及企業(yè)信息化理念。

（2）明確ERP應(yīng)用目標(biāo)，制定企業(yè)信息化戰(zhàn)略。

（3）業(yè)務(wù)流程重組是成功應(yīng)用ERP的基礎(chǔ)，對企業(yè)的精力流程進(jìn)行根本性再思考和徹底性再設(shè)計。

（4）充分發(fā)揮咨詢、監(jiān)理的作用，確保ERP目標(biāo)的實現(xiàn)

（5）建立完善的ERP應(yīng)用績效評價體系。

（6）結(jié)合國情、廠情進(jìn)行ERP正確選型

參考文獻(xiàn)：

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