論企業(yè)人力資源信息化的必要性

夏智武

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)的發(fā)展不僅在資金、技術(shù)等方面進(jìn)行激烈競(jìng)爭(zhēng)，更是對(duì)人才的競(jìng)爭(zhēng)。具備了管理、人才優(yōu)勢(shì)的企業(yè)將占有生存的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)集團(tuán)的高速發(fā)展。加強(qiáng)人力資源管理的信息化建設(shè)，提高人力資源管理水平已勢(shì)在必行。開(kāi)展人力資源管理信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)先進(jìn)的人力資源管理信息系統(tǒng)，將有助于解決集團(tuán)機(jī)構(gòu)組織龐大、地域分布廣、信息分散，人力信息無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確掌握和人工成本控制力較弱的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】人力資源；信息化；管控

一、大型企業(yè)集團(tuán)人力資源管理目前存在的問(wèn)題

在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境下，隨著信息化程度的不斷提高，國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)人力資源管理上出現(xiàn)了無(wú)法忽視的問(wèn)題：

1、下屬企業(yè)地域分散，業(yè)務(wù)迥異，大量人力源管理信息不能共享，人力資源動(dòng)態(tài)情況無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確獲悉，查詢(xún)難，統(tǒng)計(jì)分析難。

2、組織規(guī)模復(fù)雜，時(shí)常發(fā)生變動(dòng)，原有的管理方式無(wú)法適應(yīng)集團(tuán)的規(guī)模化快速擴(kuò)張的需求。崗位職責(zé)不清晰、不標(biāo)準(zhǔn)，難以進(jìn)行骨干調(diào)配。

3、子公司的真實(shí)人力成本（直接薪酬成本、招聘成本、培訓(xùn)成本等）和人員編制難以掌握，無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控。

4、績(jī)效考核流程不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、考核不公平，無(wú)法準(zhǔn)確實(shí)施戰(zhàn)略計(jì)劃的有效落地。

5、集團(tuán)總部匯集了海量的各類(lèi)零散數(shù)據(jù)與信息，在企業(yè)重大決策過(guò)程中，卻不知如何利用這些重要的數(shù)據(jù)。

二、解決方法

如何解決這些問(wèn)題，如何在保持企業(yè)活力的同時(shí)，建立起一個(gè)強(qiáng)勢(shì)總部，發(fā)揮集團(tuán)人力資源的整體優(yōu)勢(shì)，是擺在每一個(gè)人力資源管理者面前的課題。解決這個(gè)問(wèn)題至少要實(shí)現(xiàn)以下管理方式的轉(zhuǎn)變：

1、人力信息由分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾恚瘓F(tuán)總部建立全系統(tǒng)的人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，各個(gè)單位按照權(quán)限分層、分級(jí)維護(hù)，總部可以動(dòng)態(tài)分析集團(tuán)人力信息狀況，實(shí)現(xiàn)決策分析數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)獲取和下級(jí)單位人員變化的實(shí)時(shí)監(jiān)控；

2、人力資源業(yè)務(wù)規(guī)范由細(xì)節(jié)控制轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵谋O(jiān)控，集團(tuán)總部根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略制訂全集團(tuán)以及子公司的人力資源核心戰(zhàn)略和管理規(guī)范，在保障集團(tuán)統(tǒng)一基本體系的基礎(chǔ)上，子公司建立具有靈活性的管理模式，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)規(guī)范管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)；

3、建立集團(tuán)人力資源的共享機(jī)制、協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人才資源、培訓(xùn)課程資源、績(jī)效方案資源等的集團(tuán)共享，統(tǒng)一調(diào)配，發(fā)揮集團(tuán)整體優(yōu)勢(shì)，提高人力競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；

4、配合企業(yè)文化建設(shè)，建立集團(tuán)有效的激勵(lì)機(jī)制、考核體系，不斷在文化方面、人才環(huán)境方面、人力開(kāi)發(fā)方面增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

三、信息化的優(yōu)點(diǎn)

1、有效幫助集團(tuán)戰(zhàn)略落實(shí)

通過(guò)績(jī)效管理將集團(tuán)企業(yè)的價(jià)值觀與行為規(guī)范作為考核指標(biāo)對(duì)員工進(jìn)行考核，通過(guò)薪酬激勵(lì)體系對(duì)集團(tuán)企業(yè)期望的員工行為和關(guān)鍵事件進(jìn)行激勵(lì)，并根據(jù)集團(tuán)戰(zhàn)略和員工的個(gè)人意愿制定員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，從而使成員企業(yè)的部門(mén)、團(tuán)隊(duì)及個(gè)人的績(jī)效目標(biāo)與集團(tuán)的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，有效落實(shí)集團(tuán)戰(zhàn)略。

2、規(guī)范流程，業(yè)務(wù)處理不斷優(yōu)化

通過(guò)工作流軟件平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事事務(wù)的信息化處理，貫徹集團(tuán)精細(xì)化管理理念，規(guī)范集團(tuán)企業(yè)人事業(yè)務(wù)流程，全面提升工作效率。通過(guò)應(yīng)用公共網(wǎng)絡(luò)HR平臺(tái)使溝通效率大大提高，為集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范，高效的員工管理。

3、信息透明，加強(qiáng)了集團(tuán)管控力度

從數(shù)據(jù)分散屏蔽管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓泄蚕砉芾淼哪Ｊ?，使全集團(tuán)所有人事信息透明化，避免下屬機(jī)構(gòu)暗箱操作，強(qiáng)化了集團(tuán)管控力度。

4、資源共享，降低成本

通過(guò)培訓(xùn)資源管理和招聘人才庫(kù)管理，全集團(tuán)共享信息，資源利用率得以提高；通過(guò)培訓(xùn)和招聘費(fèi)用管理，投入產(chǎn)出比不斷提高。通過(guò)組織和人力規(guī)劃管理，使組織、崗位設(shè)置和人員編制數(shù)量與企業(yè)的發(fā)展相匹配；通過(guò)薪酬和預(yù)算管理的接口，集團(tuán)可及時(shí)掌控各公司人力成本總額。

5、提升組織能力，保障績(jī)效達(dá)成

基于能力素質(zhì)模型構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)的“選、育、用、留”人員管理體系，使員工能力有一個(gè)客觀的判斷標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)能力素質(zhì)模型在招聘選拔、培訓(xùn)發(fā)展，薪酬晉升，績(jī)效管理模塊的應(yīng)用，有效促使企業(yè)組織能力全面提升，為績(jī)效達(dá)成提供能力保障。

6、溝通順暢，改善勞資關(guān)系

依托先進(jìn)的自助平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理高層、直線經(jīng)理、HR工作人員和普通員工共同參與的全面的人力資源管理，增進(jìn)人員間的溝通和交流，改善勞資關(guān)系。

四、人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展及其對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)各方面的強(qiáng)力滲透，無(wú)疑對(duì)人力資源及其管理也產(chǎn)生了深刻的影響。

首先，加強(qiáng)人力資源管理信息化建設(shè)，有利于整合管理資源，降低管理成本。通過(guò)開(kāi)發(fā)或者引入人力資源管理系統(tǒng)，企業(yè)可以整合現(xiàn)有的管理資源，為其他管理系統(tǒng)提供基礎(chǔ)平臺(tái)。人力資源信息包括最為完善的員工背景信息，可以說(shuō)是企業(yè)所有員工作為豐富的信息庫(kù)。對(duì)人力資源進(jìn)行信息化管理可以方便企業(yè)在進(jìn)行其他 管理時(shí)方便地調(diào)取各種信息。

其次，加強(qiáng)人力資源管理信息化建設(shè)是提高管理效率的需要?？记?、工資發(fā)放、員工信息管理等工作作為人力資源管理日常性的事務(wù)，往往要持續(xù)占據(jù)人力資源管理人員的大量時(shí)間，手工操作不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。同時(shí)，因?yàn)槿狈τ行У募夹g(shù)手段，一些基礎(chǔ)性的人力資源信息收集和分析工作顯得十分繁雜，并且收集到 的信息不能有效的共享。人力資源管理信息化可使上級(jí)的有關(guān)信息和資料直接傳遞到基層，有利于管理和政策的實(shí)施。另外，人力資源管理信息化有助于企業(yè)迅速、 有效地收集各種信息，加強(qiáng)內(nèi)部溝通，加強(qiáng)對(duì)全系統(tǒng)人力資源管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高人力資源管理部門(mén)的工作效率。

最后，辦公室的自動(dòng)化也和人力資源信息化管理的關(guān)系極為密切。因?yàn)槿肆Y源管理從廣義上來(lái)講，也是屬于辦公系統(tǒng)的一部分，如果人力資源管理實(shí)現(xiàn)了信息化， 也可以說(shuō)是辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。傳統(tǒng)的人力資源管理技術(shù)主要以紙和筆為主要工具，其效率較低，并且檢索性較差。再以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)飛速發(fā)展的今 天，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已成為人力資源管理者的主要?jiǎng)趧?dòng)工具，無(wú)論是人員培訓(xùn)、崗位分析、招聘和錄用資料的處理，還是面試、筆試、績(jī)效評(píng)估，都可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成。

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