淺談提高房產(chǎn)檔案管理水平的途徑策略

嚴少倩

【摘 要】文章首先介紹房產(chǎn)檔案管理的特點，提出了房產(chǎn)檔案管理的新路徑，完善的管理體制和高效的管理手段，提高房產(chǎn)檔案管理部門的工作效率。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；檔案管理；信息化；管理機制

引言

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得越來越重要。房地產(chǎn)檔案具體指的就是房地產(chǎn)行政管理部門在進行一系列的管理活動時按照一定的規(guī)則記錄反映房屋產(chǎn)權(quán)變化的資料。它能夠真實的反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化情況，是一種重要的憑證。既然房地產(chǎn)檔案對房地產(chǎn)發(fā)展和城市建設(shè)會產(chǎn)生這么重要的影響，我們就必須重視對檔案的管理工作，使其能夠更加的規(guī)范。

一、房產(chǎn)檔案管理的特點

新時期下，房產(chǎn)檔案管理具備以下特點：其一，法律性。房產(chǎn)檔案是除房產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認可的，是確認房產(chǎn)權(quán)利歸屬方，鑒證房產(chǎn)處置的有效法律證明。在司法執(zhí)法的過程中，可將房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案作為執(zhí)法的重要依據(jù)；其二，區(qū)域壟斷性。房產(chǎn)管理部門是本地區(qū)房產(chǎn)管理的唯一部門，是政府的行政管理機構(gòu)，對在本地區(qū)內(nèi)的所有房產(chǎn)檔案擁有管理權(quán)和獨占權(quán)；其三，社會性。房產(chǎn)檔案管理工作必須真實記錄和客觀反映房地產(chǎn)經(jīng)濟的運行過程，對房產(chǎn)地項目的建設(shè)情況進行詳細記錄，從而為城市建設(shè)和城市經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，促進社會經(jīng)濟的快速發(fā)展；其四，動態(tài)性。房產(chǎn)檔案一經(jīng)形成，并不是始終固定不變，而是隨著房屋損壞倒塌，城市建設(shè)和房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展，房屋買賣、繼承、交換、贈與等權(quán)屬轉(zhuǎn)移的不斷發(fā)生而變動，這就要求房產(chǎn)檔案必須實施動態(tài)管理，對房產(chǎn)檔案資料進行及時更新；其五，服務(wù)多元化。房產(chǎn)檔案管理所提供的服務(wù)是針對所有信息的全部披露，是一種多元化、全方位的服務(wù)模式，房產(chǎn)檔案管理部門通過建立網(wǎng)站，實現(xiàn)多元化服務(wù)的目標(biāo)，并為信息利用者提供了一個相互交流和溝通的平臺。

二、房產(chǎn)檔案管理的新路徑

（一）加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進程

1.提高房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認知

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，將這些技術(shù)應(yīng)用于房產(chǎn)檔案管理工作中，利用先進的設(shè)備儀器和應(yīng)用軟件實現(xiàn)檔案的自動化檢索、存儲和管理工作，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案是社會信息業(yè)的重要組成部分，必須樹立現(xiàn)代化的管理理念，以滿足社會發(fā)展的需求。在房產(chǎn)檔案管理中運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，勢必會提高房產(chǎn)檔案資源開發(fā)和利用效率，推動房產(chǎn)檔案管理深化改革和創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)信息化水平的提升。

2.推動房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)進程

房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。將房產(chǎn)檔案資料予以數(shù)字化處理，再利用計算機強大的檢索功能進行整編，可以將產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋地址、房屋面積等房產(chǎn)信息中的每一個組成要素作為檢索點，生成檢索工具，從而減輕手工檢索的工作量，提高檢索的工作效率，為檔案資料利用者提供高效、便捷的信息查詢服務(wù)。

3.建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

為了確保房產(chǎn)信息收集的全面性和準(zhǔn)確性，應(yīng)當(dāng)將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)相結(jié)合，使房產(chǎn)交易過程中生成的全部產(chǎn)權(quán)信息自動歸集到房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)中，并形成文本信息加以保存。此外，房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)利用數(shù)碼照相機、掃描儀等技術(shù)設(shè)備將房產(chǎn)資料處理成圖像信息，歸入到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進行管理。當(dāng)原始檔案數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)后，利用計算機分類、檢索、組合等功能建立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)信息具有動態(tài)變化性特點，所以應(yīng)對房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫進行及時維護和更新，實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案的實時控制，確保房屋產(chǎn)權(quán)變動狀況與檔案信息管理協(xié)調(diào)同步進行。

（二）建立健全管理機制

1.建立競爭激勵機制

競爭激勵機制是房產(chǎn)檔案管理部門進行管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容，主要包括管理理念創(chuàng)新、管理方式創(chuàng)新、管理內(nèi)容創(chuàng)新以及管理功能創(chuàng)新等。從當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理部門運行現(xiàn)狀來看，其內(nèi)部管理效率偏低，究其根本原因在于未形成有效的競爭激勵機制，導(dǎo)致管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性不高。所以，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展需要創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、獎懲制度、收入分配制度等，并將個人工作業(yè)績作為考核的重要內(nèi)容，使考核評價結(jié)果與人員勞動報酬、職位晉升相掛鉤，從而有效激發(fā)工作人員的潛能。

2.改革用人機制

房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從改革用人機制入手，完善內(nèi)部管理制度，提高內(nèi)部管理效率。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)對單位內(nèi)部所有的干部職工實施按件計酬的分配模式，根據(jù)工作任務(wù)的難易程度確定業(yè)務(wù)系數(shù)，并將其作為計件取酬的衡量標(biāo)準(zhǔn)。全體員工在完成每月任務(wù)量后，扣除差錯部分的業(yè)務(wù)量，按照實際業(yè)務(wù)量進行計件考核取酬。同時，房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)將員工工作業(yè)績和能力素質(zhì)作為收入分配的考量依據(jù)，遵循按能定崗、按崗定責(zé)、多勞多得的原則全面落實計件取酬機制。

3.建立崗位培訓(xùn)機制

房產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)高低與其內(nèi)部管理水平有著直接的關(guān)系。所以，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立崗位培訓(xùn)機制，提高全體員工的業(yè)務(wù)操作技能、豐富其專業(yè)知識，增強其管理素質(zhì)，同時使他們掌握現(xiàn)代化的管理手段和管理技術(shù)，具備工作崗位所需求的知識結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員是開展檔案管理創(chuàng)新活動的人力資源保障，也是建設(shè)檔案管理信息化和數(shù)字化的動力源泉。

（三）轉(zhuǎn)變被動式服務(wù)為主動式服務(wù)

隨著知識信息時代的到來，社會各界對房產(chǎn)檔案資料的需求日益增強，并且呈現(xiàn)出需求多樣化的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式服務(wù)觀念，樹立主動式服務(wù)意識，在服務(wù)態(tài)度、服務(wù)手段、服務(wù)機制上不斷完善和提高。首先，房產(chǎn)檔案管理部門要與時俱進地開展多樣化的服務(wù)形式，以適應(yīng)社會發(fā)展的客觀需要。房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加大對房產(chǎn)檔案的宣傳服務(wù)力度，提高社會公眾對房產(chǎn)檔案管理的認知，使其正確認識到房產(chǎn)檔案管理的重要性及其價值，掌握房產(chǎn)檔案檢索系統(tǒng)的正確使用技能；其次，房產(chǎn)檔案管理部門要做好檔案信息資料開發(fā)利用研究工作，將有使用價值的檔案信息集中向社會公布，并向檔案信息利用者提供便捷的服務(wù)，同時還應(yīng)當(dāng)著重發(fā)展檔案信息中介服務(wù)機構(gòu)。

三、結(jié)束語

總而言之，在社會經(jīng)濟與現(xiàn)代科技快速發(fā)展的今天，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認清檔案管理工作所面臨的新形勢和新變化，積極探尋有效途徑加快自身的改革與建設(shè)，以正確的管理理念、完善的管理體制和高效的管理手段，提高房產(chǎn)檔案管理部門的工作效率。同時，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視高素質(zhì)人才隊伍的培養(yǎng)，充分發(fā)揮人才的創(chuàng)造性和工作潛能，從而全面提升房產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量。

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