新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理工作

□文/朱煥芝 陸尚偉 朱秀春

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山廣播電視大學(xué)；3.唐山市中醫(yī)院 河北·唐山）

檔案在人類發(fā)展史上具有重要的歷史地位，其演變與人類社會(huì)物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進(jìn)步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平。進(jìn)入新世紀(jì)，檔案這個(gè)歷史的產(chǎn)物面臨著深刻的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案的管理與研究應(yīng)自覺與社會(huì)進(jìn)步的要求相適應(yīng)。作為“國(guó)家人事檔案的組成部分”，高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長(zhǎng)過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生立足社會(huì)和社會(huì)選拔任用人才的“原始依據(jù)”，關(guān)系著學(xué)生的前途命運(yùn)。但由于復(fù)雜的歷史和現(xiàn)實(shí)原因，高校學(xué)生檔案一方面未能得到應(yīng)有的重視，管理效率和現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平不高；另一方面未能充分發(fā)揮作用，為高等教育改革的深化和社會(huì)人才選拔機(jī)制的完善做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀

1、在社會(huì)觀念層面。隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，檔案造假、履歷造假、學(xué)歷造假等不道德的事件時(shí)有發(fā)生，使學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性受到影響，難以得到應(yīng)有的重視?，F(xiàn)在很多用人單位不再把學(xué)生檔案作為選拔錄用人才的依據(jù)，甚至還會(huì)發(fā)生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學(xué)生對(duì)檔案的重視程度也在逐漸弱化。

2、在社會(huì)體制層面。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的穩(wěn)步推進(jìn)，非公有制經(jīng)濟(jì)得到長(zhǎng)足發(fā)展，逐漸成為吸納高校畢業(yè)生就業(yè)的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權(quán)，事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場(chǎng)接軌，而作為我國(guó)“新型人事管理社會(huì)化模式”的人事代理制度尚不完善，導(dǎo)致很多用人單位不過問學(xué)生的檔案，以勞動(dòng)合同關(guān)系完全取代人事關(guān)系。這也是很多畢業(yè)生成為“棄檔戶”的原因。

3、在管理制度層面。高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)，制度的缺位是制約高校學(xué)生檔案管理水平提高的主要原因。總體來說比較籠統(tǒng)，對(duì)具體操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指標(biāo)體系。

4、在管理操作層面。高校學(xué)生檔案管理在體制機(jī)制、人員隊(duì)伍、建設(shè)開發(fā)、技術(shù)應(yīng)用以及學(xué)生檔案意識(shí)培養(yǎng)等方面均存在一定的不足。增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，是學(xué)生檔案管理工作的一個(gè)重要部分。

二、提高高校學(xué)生檔案管理工作的新舉措

1、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。國(guó)家教育、人事、檔案等有關(guān)部門有必要依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢(shì)，出臺(tái)具有較強(qiáng)針對(duì)性和操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和評(píng)價(jià)體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，細(xì)化檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的基本規(guī)范和工作要求，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性，為高校學(xué)生檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。

2、完善體制機(jī)制，提升管理成效。加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)，成立有校領(lǐng)導(dǎo)參加的專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，明確牽頭單位和協(xié)同單位的具體職責(zé)，確立聯(lián)席會(huì)議等制度，定期整理、階段歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接，增強(qiáng)工作的動(dòng)態(tài)性，杜絕疏漏、臨時(shí)突擊等現(xiàn)象。積極創(chuàng)造條件，適當(dāng)增加人員和經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和使命感。建立考核評(píng)價(jià)制度，定期組織抽樣檢查和系統(tǒng)考核，強(qiáng)化過程管理和監(jiān)督。

3、鼓勵(lì)建設(shè)開發(fā)，豐富檔案內(nèi)容。給予高校一定的自主權(quán)，鼓勵(lì)高校結(jié)合自身教育教學(xué)和人才培養(yǎng)改革的實(shí)際情況，根據(jù)用人單位挖掘人才和學(xué)生個(gè)性發(fā)展的需要，進(jìn)行豐富檔案內(nèi)容的有益探索，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程。部分高校建立學(xué)生誠(chéng)信檔案、心理檔案，推進(jìn)素質(zhì)學(xué)分、德育答辯等，力求全面反映學(xué)生的思想心理、綜合素質(zhì)、實(shí)踐能力，使檔案更具個(gè)性特征，具有較高的借鑒價(jià)值。

4、做好宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)。高校應(yīng)通過入學(xué)教育、課堂教學(xué)、實(shí)踐活動(dòng)、就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)教育等環(huán)節(jié)向?qū)W生講解檔案的基本知識(shí)、管理規(guī)范以及相關(guān)的法律法規(guī)，增進(jìn)學(xué)生對(duì)檔案和檔案管理的了解，使學(xué)生認(rèn)真對(duì)待自己的檔案。結(jié)合學(xué)風(fēng)建設(shè)，教育學(xué)生尊重檔案，通過刻苦學(xué)習(xí)、認(rèn)真實(shí)踐，在完善自我的過程中不斷充實(shí)檔案，對(duì)自己的未來負(fù)責(zé)。

5、應(yīng)用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務(wù)。隨著高校教學(xué)改革和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案載體正面臨著更新?lián)Q代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。當(dāng)前招生、學(xué)籍、就業(yè)等都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這為學(xué)生電子檔案的建設(shè)創(chuàng)造了條件。學(xué)?？梢哉细鞣矫嫘畔①Y源，通過高速掃描、數(shù)碼成像、大容量存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，開發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，通過一定審批程序，為學(xué)生和社會(huì)提供便捷、準(zhǔn)確的咨詢、查詢、檢索、認(rèn)證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù)，而且可以實(shí)現(xiàn)遺留檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理和學(xué)生檔案意識(shí)的網(wǎng)絡(luò)教育，從而大大提高工作效率和質(zhì)量。

［1］任永輝.高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2007.3.1.

［2］王偉.高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2009.2.

［3］姜海燕.新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策思考［J］.時(shí)代人物，2008.2.