網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高職院校檔案資源共享途徑探析

□文/秦美峰

（東營職業(yè)學(xué)院 山東·東營）

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開檔案信息資源的整合和共享，只有實(shí)現(xiàn)信息資源共享，才能提高資源利用率。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息資源與日俱增，用戶對(duì)信息的需求量也在突飛猛進(jìn)，隨之信息傳遞和存儲(chǔ)方式也發(fā)生了巨大的變化。高職院校應(yīng)加大資源整合力度，努力探索資源共享途徑，提升檔案資源利用率。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高職院校檔案資源共享的現(xiàn)狀

1、高職院校各自為政，資源無法實(shí)現(xiàn)共享。目前，高職院校大多都各自為政，互不往來，依然延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式。缺乏與其他院校協(xié)作交流的意識(shí)，依賴于傳統(tǒng)檔案管理辦法，從而導(dǎo)致了檔案資源無法實(shí)現(xiàn)共享。

2、管理制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，阻礙了信息交互。各高職院校的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，難以實(shí)現(xiàn)館際之間的信息交互。例如，各高職院校根據(jù)各自檔案管理工作需要都制定了各自的管理細(xì)則和辦法，這樣不僅造成了各校管理制度的重復(fù)，還是對(duì)管理人員勞動(dòng)力的一種浪費(fèi)。同時(shí)，各校之間在制定管理制度時(shí)缺乏溝通交流，制定的細(xì)則辦法常常會(huì)相互沖突，各校館際之間的信息交互受到了嚴(yán)重阻礙。

3、技術(shù)水平的高低，制約著檔案管理利用效率。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，在用戶查找檔案時(shí)，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，很是不便。各高職院校一旦實(shí)現(xiàn)了館際間的資源共享，跨館檢索也甚是繁瑣，用戶往往先查找所需信息在那個(gè)檔案館，之后才能到公共檢索界面再行檢索查找，這無形中會(huì)耗費(fèi)用戶的查找時(shí)間；我們不妨可以考慮利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案資源跨館聯(lián)合索引實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索，這樣不僅能及時(shí)查閱到所需的檔案信息，還提高了利用效率。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高職院校檔案資源共享的途徑

1、構(gòu)建個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，提升資源共享水平。各高職院校利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，整合分散資源，實(shí)現(xiàn)信息共享。各校應(yīng)依據(jù)自身資源特征及分布特點(diǎn)來制定個(gè)性化共享模式，使檔案資源共享水平得到提升。一是搭建網(wǎng)絡(luò)式資源共享模式。各高職院校相互交流，在信息交換上制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，由此針對(duì)若干并列關(guān)系的信息系統(tǒng)，搭建網(wǎng)絡(luò)式資源共享模式，實(shí)現(xiàn)信息自由交互共享；二是搭建匯合式資源共享模式。針對(duì)那些層級(jí)分明的金字塔式信息系統(tǒng)，可以搭建匯合式資源共享模式，構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息中心，該中心承擔(dān)與其他分支系統(tǒng)信息中心聯(lián)絡(luò)并傳遞信息的任務(wù)，并協(xié)調(diào)組織各層級(jí)間的關(guān)系，從而使資源共享水平得以提升。

2、知識(shí)協(xié)同促進(jìn)信息協(xié)同，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。目前，多數(shù)發(fā)達(dá)國家的檔案信息平臺(tái)都已經(jīng)摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了知識(shí)協(xié)同檔案管理模式。知識(shí)協(xié)同促進(jìn)信息協(xié)同，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，不僅使檔案信息交換和存儲(chǔ)的成本減少，還使信息獲取的便捷性大大提升。高職院校利用知識(shí)協(xié)同，創(chuàng)新檔案資源整合和共享的方法如下：第一，打破體制束縛，構(gòu)建信息協(xié)同管理機(jī)制。各高職院校檔案信息資源歸屬不同的學(xué)校管理，各校館藏合作交流極少。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息與日俱增，信息共享迫在眉睫，因此各高職院校必須沖破各自管理體制的束縛，構(gòu)建一套井然有序的檔案信息協(xié)同管理機(jī)制，確保各校館藏間信息交互的實(shí)現(xiàn)，使信息共享持續(xù)發(fā)展；第二，拓展路徑，加強(qiáng)信息合作交流。各高職院校應(yīng)緊緊圍繞檔案管理熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題，開拓創(chuàng)新合作路徑，促進(jìn)信息交流，如通過選擇編研課題、共同編研、深加工檔案信息等方面進(jìn)行合作；第三，破除條塊管理，構(gòu)建信息檢索平臺(tái)。各高職院校資源實(shí)行條塊管理，各自為政，嚴(yán)重阻礙了信息共享，各校應(yīng)破除條塊管理，構(gòu)建檔案信息協(xié)同檢索平臺(tái)，把孤立的分散的信息資源集結(jié)到信息檢索平臺(tái)中進(jìn)行協(xié)同管理，既提升了資源的利用率，又實(shí)現(xiàn)了信息共享。

3、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建信息系統(tǒng)安全管理體系，確保檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全共享。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，單一被動(dòng)的傳統(tǒng)檔案管理模式已被徹底淘汰，適時(shí)的多觸點(diǎn)主動(dòng)的信息交互模式應(yīng)運(yùn)而生，用戶無論身處何時(shí)何地都能隨時(shí)進(jìn)行信息交互，獲得所需，然而也隨之帶來了一系列信息安全的威脅，系統(tǒng)越來越不穩(wěn)定。因此，各高職院校要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，就必須把檔案信息系統(tǒng)的安全放在首位，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建信息系統(tǒng)安全管理體系，確保檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全共享。第一，運(yùn)用加密技術(shù)防止信息泄密。針對(duì)那些重要檔案和密級(jí)檔案，可以運(yùn)用加密技術(shù)來轉(zhuǎn)變資源格式，達(dá)到外部用戶無法識(shí)別格式而不能訪問的目的，從而杜絕檔案信息泄密；第二，設(shè)置身份認(rèn)證程序，確保資源安全。用戶不同，其身份不同，資源訪問權(quán)限也要有層級(jí)差別，嚴(yán)格身份認(rèn)證程序，確保系統(tǒng)資源安全；第三，利用防火墻技術(shù)確保資源安全共享。利用防火墻搭建安全網(wǎng)關(guān)，不僅控制和監(jiān)督網(wǎng)關(guān)內(nèi)外的信息交互，還檢測(cè)并阻隔任何非法訪問途徑，從而使訪問權(quán)限得到了嚴(yán)格控制，信息資源的安全共享也得到了保證；第四，設(shè)置審計(jì)追蹤，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)訪問警戒機(jī)制。可以設(shè)置審計(jì)追蹤，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)訪問警戒機(jī)制，實(shí)現(xiàn)登錄時(shí)間地址等主要信息的自動(dòng)記錄，對(duì)于入侵網(wǎng)絡(luò)的一些行動(dòng)做到及時(shí)識(shí)別，增強(qiáng)信息系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，確保檔案信息資源安全共享。

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