淺談青年檔案工作者的工作新思路

張 玉

（1.江蘇建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 徐州 221116；2.中國礦業(yè)大學(xué)，江蘇 徐州 221116）

一、檔案管理制度的現(xiàn)狀

隨著政黨政治進(jìn)入我國歷史，政府部門對(duì)于檔案的管理也較為重視，這也就讓檔案管理逐步由一項(xiàng)單純的記錄、整理、保存的工作發(fā)展成了兼有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的系統(tǒng)性活動(dòng)。檔案管理工作之所以存在并發(fā)展著，它必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，其中用處最廣泛的即為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。由于我國大部分人對(duì)檔案的作用及其管理策略認(rèn)識(shí)不足，我國的檔案管理仍然相對(duì)落后?，F(xiàn)代化的檔案管理工作是一個(gè)由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)，由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理，由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理，由手工管理到計(jì)算機(jī)智能管理，由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)的發(fā)展轉(zhuǎn)變過程，這需要相應(yīng)的技術(shù)支持和制度保障。我國現(xiàn)行的檔案管理制度還沒能真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，其剛性缺陷主要有以下幾點(diǎn)：

（一）組織機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

檔案工作對(duì)于一個(gè)單位有著重要的意義，科學(xué)合理地利用檔案資源可為單位帶來巨大的效益，如嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案可為內(nèi)部招聘和人才選拔提供重要的客觀依據(jù)，也可從中看出機(jī)構(gòu)的組織問題和漏洞，對(duì)于應(yīng)時(shí)而變的改革意義非凡。這種效益在我國還沒被充分地發(fā)掘出來，導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，從源頭上造成了檔案管理的混亂。

（二）監(jiān)管制度形同虛設(shè)，應(yīng)用體系有待完善

檔案的管理是一個(gè)收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等一系列工作的綜合，在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)上的失誤都會(huì)造成檔案的流失、積壓，在需要用到檔案的時(shí)候很容易出現(xiàn)檔案難以找尋的現(xiàn)象。［1］38此外，現(xiàn)行的檔案借閱制度和銷毀制度可以說是漏洞百出，借出的檔案時(shí)常不履行正規(guī)的借閱手續(xù)，有借無還的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，還有些別有用心的人會(huì)在借閱后對(duì)檔案進(jìn)行有利于自己的修改，使得檔案喪失了本身的真實(shí)性并損害了檔案的利用價(jià)值。

（三）人事關(guān)系給檔案的嚴(yán)肅管理帶來了壓力

由于負(fù)責(zé)檔案管理的人員以青年工作者為主，他們往往剛到單位不久，被安排分管枯燥且看似意義不大的檔案管理工作。上級(jí)的壓力以及人際交往的壓力迫使其難以將檔案管理真正的嚴(yán)肅化、正規(guī)化。這歸根結(jié)底是剛剛進(jìn)入工作崗位的工作者對(duì)原則與靈活的權(quán)衡掌握有待錘煉造成的。

二、青年工作者的獨(dú)特工作優(yōu)勢(shì)

盡管青年工作者大部分情況下作為新人在檔案管理工作中有諸多的壓力和劣勢(shì)，但其自身同樣有著獨(dú)特之處以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的工作。［2］159現(xiàn)代化的檔案管理工作是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化管理理念的高要求工作，同時(shí)也是工作量大、工作要求細(xì)致的工作。這樣的工作恰恰符合了青年工作者自身的條件，使其長(zhǎng)處可得到充分利用。

（一）青年工作者往往具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)

青年工作者往往比機(jī)構(gòu)中的老員工具有更高的受教育程度，他們與計(jì)算機(jī)的接觸更加廣泛，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也更加熟練。在檔案的現(xiàn)代化管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以大幅度地提高檔案管理的工作效率，讓大規(guī)模、大容量的數(shù)據(jù)整理變得輕松起來。與此同時(shí)，青年工作者也更容易接受新的知識(shí)和技術(shù)，這對(duì)于他們較快地融入到工作中去有著重要意義。

（二）青年工作者更具有創(chuàng)造性的思維

由于成長(zhǎng)環(huán)境、受教育環(huán)境的差異以及受體制內(nèi)規(guī)則影響較小，青年工作者可以利用他們所掌握的信息處理技術(shù)創(chuàng)造性地來完成檔案管理工作。如中海石油煉化有限責(zé)任公司惠州煉化分公司申報(bào)的“南海石化煉油項(xiàng)目”，該項(xiàng)目利用了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)自動(dòng)歸檔接口，文控系統(tǒng)自動(dòng)歸檔接口，OA系統(tǒng)自動(dòng)歸檔接口等技術(shù)，這個(gè)項(xiàng)目被評(píng)定為“全國建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程”，這個(gè)檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了過去的人工檔案整理和初步的計(jì)算機(jī)運(yùn)用，青年檔案工作者則可以對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)用較快上手，較快掌握，并在機(jī)構(gòu)中進(jìn)行使用教學(xué)及推廣，以便于及早地實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。

三、青年工作者檔案管理的創(chuàng)造性意見

青年檔案工作者提高工作能力的原則是揚(yáng)長(zhǎng)避短，具體而言，就是要發(fā)揮出自己的知識(shí)優(yōu)勢(shì)、創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)、習(xí)慣、品格優(yōu)勢(shì)，同時(shí)將短處通過合適的方法轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢(shì)。下面將根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)具體而言：

（一）青年工作者的知識(shí)優(yōu)勢(shì)、創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)

青年工作者在工作中要善于思考，將自己所掌握的知識(shí)和技術(shù)運(yùn)用到工作中去，同時(shí)還要利用自己更易于接受新知識(shí)的優(yōu)勢(shì)多充電，多學(xué)習(xí)。［3］73由于企業(yè)招聘結(jié)構(gòu)與崗位安排并不能完全按照員工所主修的科目進(jìn)行，因此存在很多非計(jì)算機(jī)專業(yè)、非管理專業(yè)員工來從事檔案管理工作。具有一定管理學(xué)和計(jì)算機(jī)專業(yè)基礎(chǔ)的員工可運(yùn)用所學(xué)的C語言和管理理念來對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，提出方案并爭(zhēng)取上級(jí)批準(zhǔn)，不斷對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。與此同時(shí)，青年檔案工作者還應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起檔案管理現(xiàn)代化改革的責(zé)任，通過軟件和硬件的拓展創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案的輸入、輸出應(yīng)用，將檔案閱覽、復(fù)制、咨詢、展覽等服務(wù)活動(dòng)落實(shí)，為機(jī)構(gòu)創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）青年工作者要明確檔案管理工作的職業(yè)道德和工作原則

檔案管理工作需要遵循的基本原則包括統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案完整與安全以及便于利用。維護(hù)檔案完整一方面指的是要在數(shù)量上保證檔案齊全，另一方面指的是要在質(zhì)量上保持檔案間的有機(jī)聯(lián)系，使之成為一個(gè)系統(tǒng)性、有條理、有邏輯的整體。而維護(hù)檔案安全則既包括力求檔案本身不受損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，也指保護(hù)檔案免遭蓄意的破壞、篡改、毀失。青年工作者要發(fā)揮年輕人細(xì)心耐心的特點(diǎn)，在掌握檔案的總體情況的前提下，對(duì)檔案體系進(jìn)行調(diào)整，按照邏輯關(guān)系和時(shí)間順序，以便于使用和查閱為原則進(jìn)行再調(diào)整。同時(shí)，對(duì)檔案的保護(hù)也可通過將紙質(zhì)檔案電子化來進(jìn)行，一般的查閱活動(dòng)通過計(jì)算機(jī)終端來實(shí)現(xiàn)，當(dāng)需要法律證據(jù)或類似的嚴(yán)謹(jǐn)事實(shí)依據(jù)的時(shí)候抽調(diào)原件，通過嚴(yán)格的借閱審查手續(xù)來保證檔案的安全。［4］34

（三）規(guī)范借閱手續(xù)

在現(xiàn)實(shí)的管理工作中，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求或時(shí)間緊迫等原因造成的借閱手續(xù)難以正規(guī)化辦理的現(xiàn)象，青年工作者可在保證檔案安全的前提下，將檔案借閱的手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，將需要嚴(yán)格審查的幾個(gè)主要方面（借檔人登記、歸還時(shí)間登記、保證人批準(zhǔn)、主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱前后檔案內(nèi)容比對(duì)）進(jìn)行審查之后，在手續(xù)上節(jié)約時(shí)間。［5］201同時(shí)還應(yīng)該明確檔案借閱管理?xiàng)l例并嚴(yán)格執(zhí)行，由檔案管理的主管人進(jìn)行條例制定，由下屬負(fù)責(zé)檔案借閱的主要業(yè)務(wù)，下屬直接聽命于直屬上司，避免越權(quán)行為的發(fā)生。

四、結(jié)語

通過研究和探索，我得出了青年檔案工作者創(chuàng)新性工作的思路：善于思考并運(yùn)用新知識(shí)、創(chuàng)新管理模式來保證檔案安全，通過制度完善來避免檔案管理漏洞。相信在諸多有志青年檔案工作者的努力下，我國的檔案管理現(xiàn)代化改革會(huì)取得碩果。

［1］蘇東水.管理學(xué)［M］.北京：東方出版社，2001.

［2］楊靜.怎樣加強(qiáng)檔案工作者的綜合素質(zhì)［J］.山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（3）.

［3］代圓圓.淺談科學(xué)規(guī)范做好檔案管理工作的要點(diǎn)［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（3）.

［4］王穎.淺談高?？蒲袡n案管理［J］.淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）.

［5］安文革，解靜香.如何做好檔案管理的保密工作［J］.管理學(xué)家，2010（7）.