淺談組織機(jī)構(gòu)代碼管理數(shù)據(jù)庫中存在問題及處理方法

黎孟軍

(黑龍江省標(biāo)準(zhǔn)化研究院)

網(wǎng)上統(tǒng)一賦碼基本保證了重碼錯(cuò)碼問題的不再發(fā)生，使組織機(jī)構(gòu)代碼的唯一性得到根本保障。但是，在數(shù)據(jù)庫中有相當(dāng)數(shù)量的數(shù)據(jù)從有效期時(shí)間上看已無法保證實(shí)時(shí)性，即存在沉淀數(shù)據(jù)問題。大量的沉淀數(shù)據(jù)問題直接影響到數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，如不能及時(shí)解決，會(huì)對數(shù)據(jù)庫質(zhì)量產(chǎn)生危害，更不利于組織機(jī)構(gòu)代碼的深層次應(yīng)用。

一、沉淀數(shù)據(jù)問題的分析

沉淀數(shù)據(jù)問題就黑龍江省情況主要有以下幾類:

1.組織機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行，但代碼證已過期

據(jù)黑龍江省統(tǒng)計(jì)，自1993年全省統(tǒng)一頒發(fā)組織機(jī)構(gòu)代碼證至今，全省已有38萬個(gè)組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)取了代碼證，但其中到期應(yīng)換證而沒有換證的占有相當(dāng)比重(約占30%)。

2.組織機(jī)構(gòu)停業(yè)或休業(yè)，機(jī)構(gòu)存在但代碼證過期

這種類型主要是國有和集體企業(yè)。因企業(yè)經(jīng)營狀況不佳等原因，企業(yè)在工商部門注冊仍有效，但長期沒有經(jīng)營活動(dòng)，這種情況在大中型城市有一定數(shù)量存在。

3.組織機(jī)構(gòu)已合并、改組、改制，但原辦代碼證沒有交回

組織機(jī)構(gòu)合并、改組現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)。如:原國有及集體企業(yè)合并、改組為股份制企業(yè);會(huì)計(jì)事務(wù)所合并、改組為公司;原國辦律師事務(wù)所合并、改制為合伙制律師事務(wù)所;大專院校合并為綜臺(tái)性大學(xué);等等。

4.組織機(jī)構(gòu)已撤銷，代碼證沒有交回

據(jù)在我省范圍內(nèi)統(tǒng)計(jì)，由于組織機(jī)構(gòu)已撤銷造成沉淀數(shù)據(jù)的情況占沉淀數(shù)的30%左右。

5.組織機(jī)構(gòu)登記發(fā)生變化，沒有在原代碼申領(lǐng)部門進(jìn)行登記處理而產(chǎn)生的沉淀數(shù)據(jù)

如因機(jī)構(gòu)遷移發(fā)生異地登記注冊的，因登記機(jī)構(gòu)發(fā)生變更重新登記的。這類情況多伴有名稱變更，因而常常被作為新申領(lǐng)代碼進(jìn)行處理。

二、沉淀數(shù)據(jù)產(chǎn)生的原因

就黑龍江省代碼數(shù)據(jù)庫中沉淀數(shù)據(jù)產(chǎn)生的原因來看，主要有3種情況:

1.機(jī)構(gòu)登記批準(zhǔn)部門與代碼申領(lǐng)部門之間缺少信息溝通渠道

雖然代碼已經(jīng)在工商、民政、編辦等機(jī)構(gòu)登記批準(zhǔn)部門中得到一定的應(yīng)用，但由于種種原因質(zhì)監(jiān)部門與機(jī)構(gòu)登記批準(zhǔn)部門之間沒有建立信息溝通渠道。機(jī)構(gòu)登記批準(zhǔn)部門有關(guān)登記、批準(zhǔn)、變更、撤銷的信息不能及時(shí)傳送到代碼頒證部門，使代碼數(shù)據(jù)庫難以進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。如工商部門每年都進(jìn)行企業(yè)登記清理工作，但清理后被廢置的企業(yè)信息從不通報(bào)技術(shù)監(jiān)督部門。

2.組織機(jī)構(gòu)代碼應(yīng)用部門沒有建立對代碼證的審核制度

機(jī)構(gòu)代碼已在黑龍江省工商、稅務(wù)、銀行、外資、海關(guān)、物價(jià)、財(cái)政、民政、編辦、公安、工會(huì)等十幾個(gè)部門中得到應(yīng)用，但多數(shù)應(yīng)用部門僅查驗(yàn)有無代碼證，而對代碼證的有效性并不審查。在今年海關(guān)進(jìn)行的電子口岸聯(lián)檢工作中發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)還拿很早以前發(fā)的代碼證來進(jìn)行聯(lián)檢。銀行系統(tǒng)對代碼證有效性和審核也不統(tǒng)一，有的查驗(yàn)有效期，有的就只看有無代碼證。

代碼應(yīng)用部門沒有建立正常的代碼證審核制度，使申領(lǐng)了代碼證的機(jī)構(gòu)忽視代碼證的年檢、換證，造成大量機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)沉淀。

3.組織機(jī)構(gòu)代碼管理部門在管理上還存在問題

組織機(jī)構(gòu)代碼工作雖然是一項(xiàng)政府性行為的工作，但由于起步晚，在社會(huì)上被認(rèn)識的程度還不夠，使代碼工作在管理方法上和管理力度上都有缺陷。代碼工作相對于標(biāo)準(zhǔn)化、計(jì)量、質(zhì)量監(jiān)督等項(xiàng)工作來講，代碼工作普遍不如標(biāo)準(zhǔn)化等工作受重視。因此在對工作認(rèn)識上，在部門之間協(xié)調(diào)上，在管理力度上都存在不足。

三、沉淀數(shù)據(jù)的處理

黑龍江省針對沉淀數(shù)據(jù)的具體情況采用多種方式解決沉淀數(shù)據(jù)問題。

1.加強(qiáng)與工商、民政、編辦等部門的工作協(xié)調(diào)，獲得組織機(jī)構(gòu)廢止信息，并與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行比對，對確定廢止的即進(jìn)行數(shù)據(jù)清理。

2.加強(qiáng)對各級代碼頒證機(jī)構(gòu)的管理。凡是涉及機(jī)構(gòu)登記變更、機(jī)構(gòu)遷移的，必須要求在原申領(lǐng)頒證部門進(jìn)行遷出處理。對機(jī)構(gòu)合并、轉(zhuǎn)制、變更的，除要求交回所有的代碼證外，還要求出示有關(guān)合并、轉(zhuǎn)制、變更申請報(bào)批文件，并根據(jù)具體情況進(jìn)行保留、廢止處理。

3.加強(qiáng)與應(yīng)用部門的協(xié)調(diào)，在應(yīng)用中加強(qiáng)對代碼證有效期的審驗(yàn)，促進(jìn)沉淀數(shù)據(jù)進(jìn)行換證、年檢。

4.每年對數(shù)據(jù)庫的沉淀數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行一次匯總，在分類后送交有關(guān)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)部門進(jìn)行復(fù)核，確定廢止的及時(shí)進(jìn)行廢止處理。

5.對確認(rèn)仍活動(dòng)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行電話、信函通知，要求其盡快進(jìn)行年檢、換證。

采取以上做法后，僅今年全省就處理了沉淀數(shù)據(jù)1萬多個(gè)。

但是，從我們處理沉淀數(shù)據(jù)的結(jié)果來看，光靠我們自身的努力還是不夠的，還不可能從根本上解決沉淀數(shù)據(jù)問題。要保證沉淀數(shù)據(jù)問題的解決必須在發(fā)生沉淀數(shù)據(jù)的原因上做文章，即徹底消除造成沉淀數(shù)據(jù)的原因，這樣才能有效保證數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。