淺議環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)的外來(lái)文件管理工作

茅文湖

(啟東市環(huán)境監(jiān)測(cè)站，江蘇啟東226200)

文件控制是保證環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)質(zhì)量體系持續(xù)有效運(yùn)行的一個(gè)重要要素，而其中的外來(lái)文件既是環(huán)境監(jiān)測(cè)工作能順利開(kāi)展的重要依據(jù)，又是實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定/認(rèn)可能力確認(rèn)的準(zhǔn)則。要確保外來(lái)文件為現(xiàn)行有效版本，防止過(guò)期、無(wú)效、作廢文件的混用，從而保證環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)、客觀、公正性，在執(zhí)行過(guò)程中，必須對(duì)這些文件進(jìn)行嚴(yán)格管理。

1 外來(lái)文件的范疇

環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)的外來(lái)文件包括兩大類(lèi)，一類(lèi)是指與環(huán)境監(jiān)測(cè)工作有關(guān)的專(zhuān)業(yè)性文件，包括環(huán)境保護(hù)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如監(jiān)測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、污染物排放控制標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)測(cè)技術(shù)規(guī)范等。我國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》的規(guī)定，按照適用范圍劃分為四種:國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而環(huán)境監(jiān)測(cè)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)主要指前三項(xiàng)，即:國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如《地表水環(huán)境質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》 (GB3838－2002);地方標(biāo)準(zhǔn)，如《化學(xué)工業(yè)主要水污染物排放標(biāo)準(zhǔn)》 (DB32/939－2006);行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《環(huán)境空氣顆粒物(PM10和PM2.5)連續(xù)自動(dòng)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)安裝和驗(yàn)收技術(shù)規(guī)范》(HJ 655－2013)等。對(duì)于沒(méi)有明確的測(cè)定規(guī)范的測(cè)試工作，行業(yè)內(nèi)有關(guān)科技文獻(xiàn)或權(quán)威期刊上發(fā)表的方法也可納入外來(lái)文件的范疇。另一類(lèi)是指與實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行有關(guān)的通用性文件，它不是局限于某個(gè)固定的檢定或校準(zhǔn)規(guī)范，而是指導(dǎo)實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的通用基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，如《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》 (GB/T27025－2008/ISO/IEC17025:2005)、 《數(shù)值修約規(guī)則與極限數(shù)值的表示和判定》(GB/T 8170－2008)、《量值溯源要求》(CNAS－CL06:2011)等。

2 外來(lái)文件管理中普遍存在的問(wèn)題

一是不能確保外來(lái)文件的齊備性。環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)不但負(fù)責(zé)對(duì)轄區(qū)內(nèi)水、氣、聲、土壤等各種環(huán)境要素進(jìn)行監(jiān)測(cè)，還須負(fù)責(zé)污染源常規(guī)監(jiān)測(cè)、污染事故應(yīng)急監(jiān)測(cè)、污染事故仲裁監(jiān)測(cè)等，各項(xiàng)工作所依據(jù)的外來(lái)文件范疇廣、種類(lèi)多，因而常常會(huì)出現(xiàn)受控的外來(lái)文件涵蓋不全，不能做到全要素、全過(guò)程覆蓋的現(xiàn)象。

二是不能確保外來(lái)文件的及時(shí)更新。隨著近幾年環(huán)境保護(hù)壓力的不斷增大，環(huán)境監(jiān)管的要求也隨之逐步提高，相應(yīng)的各種環(huán)保法律法規(guī)以及環(huán)境質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、污染物排放標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)文件也在不斷地修訂完善，推陳出新。而監(jiān)測(cè)人員往往偏重于監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，卻忽略了監(jiān)測(cè)依據(jù)的有效、合法，不去跟蹤標(biāo)準(zhǔn)版本的變化，從而直接影響到監(jiān)測(cè)結(jié)果的有效性，導(dǎo)致監(jiān)測(cè)部門(mén)處于非常不利的境地。

三是外來(lái)文件不能做到方便易獲取。要確保環(huán)境監(jiān)測(cè)體系運(yùn)作良好，相應(yīng)文件的受控版本應(yīng)放至對(duì)體系有效運(yùn)作起重要作用的所有場(chǎng)所，以便于工作人員隨時(shí)參詳。而人們常常顧及了固定場(chǎng)所比如分析實(shí)驗(yàn)室的外來(lái)文件發(fā)放，卻忽略了現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)等流動(dòng)場(chǎng)所的外來(lái)文件管理工作。

四是外來(lái)文件新舊版本的混用。外來(lái)文件的管理過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，需要在日常工作中經(jīng)常性地以新?lián)Q舊。但在日常工作中，人們?cè)诎l(fā)放新文件的時(shí)候有時(shí)會(huì)忘了收回失效文件，導(dǎo)致這些無(wú)效文件的繼續(xù)使用，嚴(yán)重時(shí)甚至釀成技術(shù)質(zhì)量事故。

3 規(guī)范外來(lái)文件管理的途徑

為了更好地解決外來(lái)文件管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保環(huán)境監(jiān)測(cè)體系運(yùn)行所依據(jù)的外來(lái)文件始終是現(xiàn)行有效版本，在平時(shí)文件管理工作中應(yīng)注意把被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理，把靜態(tài)管理變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理［1］。

3.1 識(shí)別

查找、選擇與環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)工作性質(zhì)相適應(yīng)、相匹配的文件，這就是外來(lái)文件的識(shí)別過(guò)程。這需要監(jiān)測(cè)部門(mén)暢通信息來(lái)源渠道，確保在最短的時(shí)間內(nèi)獲取最新的信息。主要可通過(guò)以下途徑:一是委托國(guó)家、部門(mén)或地方的標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)部門(mén)定期提供相關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布、更新信息［2］，從中選取自己所需要的標(biāo)準(zhǔn);二是訂購(gòu)每年由國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)編制、中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社出版的《中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)目錄及信息總匯》，全面檢索相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)、更新替換情況;三是定期到環(huán)境保護(hù)部網(wǎng)站及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)部門(mén)網(wǎng)站上檢索標(biāo)準(zhǔn)更新情況。

3.2 購(gòu)置

有效的標(biāo)準(zhǔn)文件必須購(gòu)置由標(biāo)準(zhǔn)化管理部門(mén)正式批準(zhǔn)并公開(kāi)發(fā)布的文本，而不是網(wǎng)站下載打印的版本，或者是購(gòu)買(mǎi)一些“合訂本”，因?yàn)檫@些版本往往摘錄了部分章節(jié)而不是全部，或者由于影印差錯(cuò)，使得標(biāo)準(zhǔn)文件的有效性得不到保障。

3.3 發(fā)放

購(gòu)置的外來(lái)文件應(yīng)納入實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件控制的管理［2］，根據(jù)質(zhì)量體系中受控文件的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，在文件上加蓋“受控”印章后，及時(shí)發(fā)送到相關(guān)人員手中或放至相關(guān)場(chǎng)所，同時(shí)填寫(xiě)《文件發(fā)放/回收登記表》，詳細(xì)記錄領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間等。對(duì)所有現(xiàn)行有效的外來(lái)文件編制“外來(lái)文件清單”予以登記，并及時(shí)更新。

3.4 回收

對(duì)于被替代的舊版本文件，需及時(shí)回收，并填寫(xiě)《文件發(fā)放/回收登記表》，詳細(xì)記錄回收人、回收時(shí)間等。對(duì)于沒(méi)有保留價(jià)值的文件，按照實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)規(guī)定辦理銷(xiāo)毀手續(xù);對(duì)于因工作參考等原因確需保留的文件，需在封面上加蓋“作廢”印章，以對(duì)文件的狀態(tài)進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)，防止錯(cuò)用過(guò)期文件［2］。

4 結(jié)語(yǔ)

環(huán)境監(jiān)測(cè)部門(mén)的外來(lái)文件管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、全過(guò)程管理的工作。加強(qiáng)外來(lái)文件的管理，確保體系運(yùn)行過(guò)程中所有的外來(lái)文件處于現(xiàn)行有效狀態(tài)，才能保證環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的客觀、公正、科學(xué)、準(zhǔn)確。

［1］龍敏.淺談質(zhì)量體系中外來(lái)文件的受控與管理［J］.中國(guó)計(jì)量，2003，(4):27.

［2］閆道廣，李莉，高川.計(jì)量實(shí)驗(yàn)室外來(lái)文件的管理與控制［J］.計(jì)量管理，2009，(4):48－50.