科技電子檔案的整理保存措施

唐麗英

(濮陽(yáng)市林業(yè)科學(xué)院，河南 濮陽(yáng) 457000)

隨著社會(huì)進(jìn)入高科技信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人們工作、生活的各個(gè)領(lǐng)域，科學(xué)研究科技推廣、應(yīng)用工作也相應(yīng)的發(fā)生了大的變革，工作過(guò)程中產(chǎn)生了大量以磁盤(pán)、光盤(pán)等形式為介質(zhì)的電子文件，這些電子文件極大地方便了文件信息傳遞、數(shù)據(jù)共享，在很大的程度上提高了工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，也使得科技檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步向電子文件檔案過(guò)渡。因此，如何正確理解科技電子檔案的概念、分類(lèi)和特性，進(jìn)一步做好科技電子檔案管理工作，就成了科技檔案工作者的全新課題。

一 科技電子檔案的概念與分類(lèi)

當(dāng)前，科技系統(tǒng)各級(jí)主管部門(mén)和生產(chǎn)、科研及技術(shù)推廣等企事業(yè)單位或個(gè)人在生產(chǎn)、科研、教學(xué)和基本建設(shè)等科技活動(dòng)中，各種材料上報(bào)均由網(wǎng)絡(luò)申報(bào)系統(tǒng)自動(dòng)生成、自動(dòng)上報(bào)，各種材料的寫(xiě)作也由傳統(tǒng)的手工制作轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)操作，尤其是科研活動(dòng)中各種紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理、圖表繪制也均由各種各樣的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件和繪圖軟件完成。因此而形成大量以磁盤(pán)、光盤(pán)等形式為介質(zhì)的的電子文本、電子圖形、電子圖表、電子聲像、電子程序、電子數(shù)據(jù)等形態(tài)的文件材料，這些材料經(jīng)過(guò)分類(lèi)、整理并歸檔保存，就形成了科技電子檔案。

科技電子檔案忠實(shí)記錄了新時(shí)期科研、科技應(yīng)用活動(dòng)的全部過(guò)程，是科技檔案的重要組成部分，歸納起來(lái)主要可以分為以下幾種：科研類(lèi)檔案、技術(shù)推廣類(lèi)檔案、規(guī)劃設(shè)計(jì)或?qū)ｎ}調(diào)研類(lèi)檔案、儀器設(shè)備類(lèi)檔案、國(guó)際交流類(lèi)檔案、行政管理檔案、基建及其他檔案等。隨著科技檔案數(shù)字化發(fā)展，做好電子檔案數(shù)據(jù)的保存、積累與利用，是今后一個(gè)時(shí)期科技部門(mén)檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)。

二 科技電子檔案的特性

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，國(guó)家、部、省各級(jí)的科學(xué)研究、技術(shù)推廣活動(dòng)均采用網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)，省去了許多繁文縟節(jié)。電子文件的優(yōu)越性就可以明顯的表現(xiàn)出來(lái)。

1.信息存儲(chǔ)的高密度性

科技電子檔案以磁盤(pán)、光盤(pán)等為存貯介質(zhì)，存貯信息量大，減少了紙質(zhì)檔案存放量，在將來(lái)可實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的“微型化”。

2.正確、高速的檢索率

科技電子檔案檢索依靠計(jì)算機(jī)操作，計(jì)算機(jī)最大的優(yōu)點(diǎn)是運(yùn)算速度快，查詢(xún)處理大規(guī)模和超大規(guī)模數(shù)據(jù)方便，可滿(mǎn)足各種途徑的檢索要求，如：分類(lèi)號(hào)、關(guān)鍵詞、責(zé)任者等等，而且數(shù)據(jù)量越大，越能體現(xiàn)出它的優(yōu)勢(shì)。

3.共享性和易復(fù)制性

科技電子檔案使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，操作簡(jiǎn)單，易于復(fù)制和傳輸，可同時(shí)供許多人使用，提高了工作效率和檔案的利用效率。

4.多媒體集成性

科技電子檔案中的文本、圖形、圖像、聲音和視頻等多種形式的信息可以通過(guò)計(jì)算機(jī)綜合處理，使文字、聲音、圖形、圖像一體化，并能對(duì)這些信息加以變換、創(chuàng)作和加工，綜合表達(dá)科技活動(dòng)的全過(guò)程，并增加信息表現(xiàn)力，豐富其顯示效果。

同時(shí)，科技電子檔案也有其弊端，如：重要文件資料對(duì)操作軟件的依賴(lài)性將成為電子檔案收集的一大難題;適合電子文件載體的物理、化學(xué)性質(zhì)的管要求相對(duì)紙質(zhì)檔案高，長(zhǎng)期保存具有一定的困難;安全性較差，易受病毒等惡意程序的攻擊或操作失誤而使原始電子文件丟失、改變或剽竊;電子文件便于修改、便于復(fù)制的特性，使其原始性、真實(shí)性容易遭到破壞，最能體現(xiàn)檔案原始記錄的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。

三 電子文件檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好科技電子檔案整理工作，可以按科研科技業(yè)務(wù)、科研生產(chǎn)設(shè)備、聲音影像等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理，然后再按各個(gè)具體的科研、教學(xué)、推廣、生產(chǎn)項(xiàng)目分別整理組盤(pán)歸檔。

1.科技業(yè)務(wù)檔案整理

科技業(yè)務(wù)檔案包括科研類(lèi)檔案、技術(shù)推廣類(lèi)檔案、規(guī)劃設(shè)計(jì)或?qū)ｎ}調(diào)研類(lèi)檔案。這些業(yè)務(wù)檔案在整理歸檔時(shí)，要按照各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的檔案管理要求，在數(shù)據(jù)信息整理時(shí)按檔案年份、檔案類(lèi)型、檔案保管期限進(jìn)行組盤(pán)輸入歸檔。第一將不同年份、不同保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。第二將不同類(lèi)型檔案分盤(pán)、同一類(lèi)型檔案集中在同一盤(pán)上，以便查閱利用。為了確保電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中組盤(pán)，然后以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題建立檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。沒(méi)有電子文檔而只有紙質(zhì)文件的檔案，要對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，建立起電子檔案，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。處理完畢的電子檔案由檔案工作者根據(jù)檔案的重要性，確定密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.儀器設(shè)備類(lèi)檔案整理

儀器設(shè)備類(lèi)檔案主要包括專(zhuān)業(yè)設(shè)備儀器說(shuō)明書(shū)、圖紙資料、照片、鑒定證書(shū)及各種設(shè)備在使用維修中形成的記錄和其他科技文件材料。當(dāng)前，科技系統(tǒng)各單位引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且各單位的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

3.聲音影像電子檔案

聲像電子文件是指本單位開(kāi)展的科研、技術(shù)推廣、規(guī)劃設(shè)計(jì)或?qū)ｎ}調(diào)研等各種重大活動(dòng)及會(huì)議中形成的有保存價(jià)值的照片、底片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料的載體，由專(zhuān)業(yè)人員將拍攝的磁帶、照片和說(shuō)明及其它載體直接刻錄成光盤(pán)，轉(zhuǎn)交給檔案人員存檔?？蒲?、技術(shù)推廣、規(guī)劃設(shè)計(jì)或?qū)ｎ}調(diào)研等專(zhuān)題活動(dòng)的聲像電子文件，必須與本項(xiàng)活動(dòng)其他電子文件一同歸檔，以方便查閱和利用。

四 科技電子檔案的保存

1.為電子文件檔案創(chuàng)造良好的環(huán)境條件

(1)保證適宜的溫濕度。電子文件在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。實(shí)驗(yàn)證明，存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)濕度為40%±5%。

(2)防止灰塵影響。灰塵會(huì)對(duì)電子文件載體的造成物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞，致使磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等載體產(chǎn)生污染、劃傷、腐蝕、降解及酶和有機(jī)酸損毀等損壞現(xiàn)象，造成記錄信息的損毀、消失及數(shù)據(jù)丟失。所以，在保存載體時(shí)要用專(zhuān)用塑料袋包裝、密封，隔離灰塵。

(3)防止外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

(4)防止紫外線(xiàn)和有害氣體的影響。紫外線(xiàn)能使電子文件載體材料的盤(pán)基和帶基老化、強(qiáng)度下降，并能破壞磁性載體的穩(wěn)定性，影響磁性記錄的讀號(hào)效果。二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等氣體，能腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。所以在存放磁性載體時(shí)，一定要遠(yuǎn)離光照，避免有毒氣體。

2.科學(xué)管理

(1)磁盤(pán)管理。①統(tǒng)一使用3.5寸高密盤(pán)保存。②把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。③加強(qiáng)病毒防范、檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。④對(duì)加密盤(pán)的管理。對(duì)存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名的電子文件，應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件后再歸檔保存。⑤在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(zhǎng)久保存。

(2)光盤(pán)管理。規(guī)范存放和使用，光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免磨擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。

(3)提高電子文件的技術(shù)保護(hù)。保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。

(4)定期復(fù)制。不管磁盤(pán)還是光盤(pán)，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

五 結(jié)語(yǔ)

隨著信息高速公路的快速發(fā)展，電子文件將更加普及，電子文件的整理與保存也日顯重要。要提高電子文件的保存時(shí)間，需要不斷地提高保存技術(shù)，要進(jìn)一步改進(jìn)電子文件的載體特性，從而延長(zhǎng)電子文件的壽命。

[1]戴慧芳，李雙飛.農(nóng)業(yè)科技電子檔案管理初探[J].湖南農(nóng)業(yè)科學(xué)，2009(3)：113—114.

[2]盛年紅.電子文件與電子檔案管理的研究[J].機(jī)電兵船檔案，2008.(1)：46—47.