徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案網(wǎng)站建設(shè)的思考

隗 然 上海鐵路局土地房產(chǎn)管理處

鐵路是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的大動(dòng)脈，是國(guó)家重要的基礎(chǔ)設(shè)施和大眾化的交通工具。鐵路用地管理檔案是鐵路部門取得和開發(fā)利用鐵路用地活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是維護(hù)鐵路用地權(quán)益的法律憑證，是鐵路用地管理部門履行職責(zé)的重要依據(jù)，是有效管理鐵路用地的基礎(chǔ)條件。徐州區(qū)域的鐵路用地管理檔案由徐州鐵路土房所進(jìn)行管理。2008 年鐵路生產(chǎn)力布局調(diào)整后，徐州鐵路地區(qū)劃歸上海鐵路局。上海鐵路局管轄鐵路用地面積在全國(guó)18 個(gè)鐵路局中名列第7 位。上海鐵路局的區(qū)域多為長(zhǎng)江三角洲及沿長(zhǎng)江經(jīng)濟(jì)區(qū)，是中國(guó)經(jīng)濟(jì)最發(fā)達(dá)的地區(qū)之一，徐州是其北大門。地理位置的特殊性是徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案網(wǎng)站建立的迫切之需。

1 徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站建設(shè)的內(nèi)容

上海鐵路局的鐵路用地管理模式是路局、地區(qū)土房所、基層站段三級(jí)管理的形式。鐵路用地管理檔案由徐州、蚌埠、南京、上海、杭州五個(gè)土房所立卷和歸檔，鐵路用地的日常維護(hù)監(jiān)管由基層站段承擔(dān)。盡管各地區(qū)土房所對(duì)基層管地單位配備了有利于工作的圖紙及相關(guān)檔案資料，但是實(shí)際工作中碰到問題仍需要去地區(qū)土房所進(jìn)行查檔。通過對(duì)工作性質(zhì)和用戶群的分析，徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建設(shè)面向用戶，分為檔案目錄信息、檔案全文信息及圍繞檔案工作開展的欄目三大板塊。

檔案目錄信息欄目的建設(shè)：檔案目錄信息分為介紹性目錄信息和檢索性目錄信息兩類。徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的介紹性目錄信息以電子文本的形式對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的檔案情況進(jìn)行說明和總結(jié)，稱為檔案概況。檢索性目錄信息以既有的鐵路用地管理報(bào)表系統(tǒng)中存在的檔案查詢數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，建立目錄查詢。

檔案全文信息欄目的建設(shè)：按照鐵道部鐵運(yùn)［2007］142 號(hào)文件《關(guān)于印發(fā)<鐵路用地管理檔案工作暫行辦法>的通知》要求，鐵路用地管理檔案分為權(quán)屬管理檔案、監(jiān)察管理檔案、利用管理檔案、規(guī)劃管理檔案、綜合管理檔案和國(guó)有土地使用證六大類，同時(shí)對(duì)鐵路用地管理檔案的分類、整理、編碼等做了詳細(xì)的規(guī)定和要求，徐州區(qū)域鐵路用地管理檔案以該文件的要求為標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善相關(guān)內(nèi)容。

其他欄目建設(shè)：鐵路用地的管理離不開地籍圖，在日常工作中會(huì)產(chǎn)生大量的照片資料，檔案的管理也需要規(guī)章制度的約束及借閱的規(guī)范。因此建立鐵路用地圖、法規(guī)選編、珍貴老照片、工作職責(zé)、借閱制度、業(yè)務(wù)園地等相關(guān)欄目。

2 徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站建設(shè)的步驟

上海鐵路局現(xiàn)運(yùn)行的辦公系統(tǒng)是包括路局機(jī)關(guān)、各地區(qū)辦事處及運(yùn)輸站段等單位共享的一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，由上海鐵路局信息技術(shù)所管理。經(jīng)過與技術(shù)部門溝通，認(rèn)可徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案的網(wǎng)站可以共享此平臺(tái)。

2.1 確立用戶對(duì)象，分級(jí)別加強(qiáng)網(wǎng)站安全性管理和建設(shè)

上海鐵路局鐵路用地管理模式為路局、地區(qū)土房所、基層站段三級(jí)管理，鐵路用地的資產(chǎn)性越來越明顯，因此徐州鐵路區(qū)域用地管理檔案網(wǎng)站的對(duì)象是這些層面的鐵路用地管理人員。網(wǎng)站訪問管理權(quán)限由此可以分為四級(jí)。徐州區(qū)域的鐵路用地管理檔案存放在徐州土房所，所以徐州土房所的檔案人員承擔(dān)網(wǎng)頁的建設(shè)、維護(hù)和管理工作，作為管理員設(shè)為0 級(jí)。一級(jí)為基層管地單位的土管人員，可以開放與其工作相關(guān)的鏈接，使在工作中形成的資料數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高工作效率。二級(jí)為各地區(qū)土房所工作人員，有選擇開放相關(guān)欄目，為工作提供便利。三級(jí)為路局的管理人員，允許其訪問與工作相關(guān)的欄目。

2.2 多層面多角度采集數(shù)據(jù)，為鐵路土地檔案信息化建設(shè)提供準(zhǔn)確信息源

既有電子文件生成徐州區(qū)域鐵路用地管理檔案網(wǎng)站的欄目?jī)?nèi)容。日常工作中產(chǎn)生的電子文件，圖像、圖形、聲音等、都可以歸到鐵路用地圖、法規(guī)選編、珍貴老照片、工作職責(zé)、借閱制度、業(yè)務(wù)園地等相關(guān)欄目進(jìn)行維護(hù)，充實(shí)網(wǎng)站信息內(nèi)容。

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是徐州區(qū)域鐵路用地管理檔案網(wǎng)站的核心組成。這部分的重要工作是以權(quán)屬檔案的數(shù)字化為“領(lǐng)頭羊”，不斷完善網(wǎng)站內(nèi)容的維護(hù)。檔案數(shù)字化是檔案信息化工作的重中之重，是一項(xiàng)工作量巨大，并且有一定難度，但同時(shí)也是一件一勞永逸的事情。以網(wǎng)站的創(chuàng)建為契機(jī)，同時(shí)做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，完成一卷，上網(wǎng)維護(hù)一卷，不僅使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作有清楚的掌控，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案的數(shù)字化工作有整體的推動(dòng)作用。

加強(qiáng)對(duì)日常工作產(chǎn)生檔案的收集。使檔案網(wǎng)站的內(nèi)容更豐富，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確資料，為鐵路用地管理工作提供有力保障，把徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站變成近在咫尺的“檔案室”。

3 徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站建設(shè)的意義和效果

徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建立是當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下的必然產(chǎn)物。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步入一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類社會(huì)的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建立將使土地檔案在利用方式上發(fā)生根本變化。由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，使鐵路用地管理檔案的管理和利用更加科學(xué)化。當(dāng)遠(yuǎn)在上海的路局土房處要查看徐州區(qū)域的相關(guān)鐵路用地管理檔案不再有復(fù)印后再傳真之繁，或者舟車顛簸之辛。這種不需要利用實(shí)物，不受任何時(shí)間、空間的限制，根據(jù)權(quán)限的不同進(jìn)入檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)查詢所需要的信息，將大大提高檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。

徐州鐵路區(qū)域用地檔案網(wǎng)站的建立是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下中國(guó)鐵路發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)鐵路土地檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使整個(gè)鐵路土地檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使鐵路土地檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少鐵路土地檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，推動(dòng)整個(gè)鐵路土地檔案的發(fā)展。