檔案信息化管理模式

周 宇

（河北省水利水電勘測設(shè)計研究院，天津 300250）

信息化管理是指對人類社會信息活動的各種相關(guān)因素（主要是人、信息、技術(shù)和機構(gòu)）進行科學計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)信息資源的合理開發(fā)與有效利用的過程。既包括微觀上對信息內(nèi)容的組織、檢索、加工、服務(wù)等，又包括宏觀上對信息機構(gòu)和信息系統(tǒng)的管理。如何做好檔案信息化管理是檔案人員提供全方位檔案信息服務(wù)的重要問題。

1 管理系統(tǒng)軟件問題

1.1 管理系統(tǒng)軟件對設(shè)備的要求

檔案保管環(huán)境離不開硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，檔案室計算機及其配套設(shè)施的配置，促進了檔案現(xiàn)代化管理。硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的應用，加快了檔案信息化的步伐，掃描儀設(shè)備的配備，可將紙質(zhì)檔案資料全文原貌逐頁存儲為圖像文件，較好地保護了檔案原件。這就要求檔案室配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。

完整的檔案管理單單配備硬件環(huán)境是不夠的，還應配有相關(guān)軟件環(huán)境。圖片處理軟件提供專業(yè)的圖像編輯與處理；文字處理軟件能統(tǒng)一文字格式，使版面美觀統(tǒng)一化；系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺，做好檔案前期準備工作。

1.2 管理系統(tǒng)軟件的管理模式

檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“兩手抓”工作模式，使紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案一體化。避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

1.3 管理系統(tǒng)軟件的選擇

根據(jù)單位性質(zhì)和自身需要的不同，選擇適合本單位的管理軟件系統(tǒng)。購買管理軟件主要從以下幾個方面選擇：

（1）做好本單位檔案需求分析；

（2）檔案管理軟件要與硬件配置相結(jié)合；

（3）管理軟件的性能要符合檔案管理的要求；

（4）選擇專業(yè)可靠的軟件開發(fā)、服務(wù)商；

（5）性價比要合理。

我單位是水利水電系統(tǒng)的勘測設(shè)計院，采用的是清華紫光數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。從2000年應用該系統(tǒng)后，實現(xiàn)了檔案文件的信息化管理，從原來的人工查找紙質(zhì)文件變成了系統(tǒng)軟件信息檢索，節(jié)省了檔案人員勞動力，提高了工作效率。

2 電子文件的管理要求

管理軟件的服務(wù)對象是電子文件，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。要實現(xiàn)檔案信息化管理，對電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計，必須嚴格按照 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 的要求去做，保證實物載體與電子文件的一致性。

2.1 電子檔案的收集和借閱

收集和管理好電子檔案為提供更好的檔案利用資源做好鋪墊，電子信息化的飛速發(fā)展，檔案管理工作也更多元化，借閱者可通過查詢系統(tǒng)客戶端瀏覽檔案。因此檔案部門要制訂密級標準，對檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定。嚴格按照保密級別對外開放電子檔案，并做好借閱瀏覽授權(quán)工作。檔案人員應嚴格遵守檔案工作的各項制度和要求，以更好地保護和使用檔案。

2.2 電子文件管理要完整和規(guī)范

檔案管理逐步向信息化轉(zhuǎn)變，應使電子文件管理與檔案系統(tǒng)管理同步化，達到文檔一體化管理要求。根據(jù)不同的電子文件提出不同的管理要求，檔案部門要對元數(shù)據(jù)和背景信息項提出歸檔要求，包括文件的格式、結(jié)構(gòu)、運行環(huán)境，文件處理軟件、字處理和制圖軟件等元數(shù)據(jù)，并及時做好備注說明，做好隨時更新軟件的準備。檔案人員在接收電子檔案時，應將電子文件與實物仔細核對，保證收到的電子文件是最終版本。以實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。

2.3 電子文件管理的安全和保密

電子文件歸檔目前以光盤歸檔為主，應按檔案種類分別整理組盤。安全性體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)不丟失、不受破壞、不被不法分子所利用，也體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)使用中設(shè)置進網(wǎng)的權(quán)限、嚴格劃分安全等級、服務(wù)器單機管理、服務(wù)區(qū)域設(shè)置、人員鎖定、主機開關(guān)時間、病毒檢測系統(tǒng)安裝等。管理好網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的同時，為了保證電子文件的真實性，完整性和安全性要明確權(quán)限責任，系統(tǒng)應賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉(zhuǎn)及歸檔各個環(huán)節(jié)的權(quán)限，對收文、發(fā)文、文件歸檔各個程序、各個工作環(huán)節(jié)的責任人及權(quán)限進行設(shè)置。做到在收發(fā)電子檔案時明確簽收、登記、審核、催辦、擬辦、承辦等工作環(huán)節(jié)的責任人，并對辦理完畢的電子文件隨時入庫，集中保管，統(tǒng)一處理。對電子文件形成的全過程實行監(jiān)督和指導，保證收到的電子文件的真實性。

3 檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)

3.1 檔案管理人員應具備良好的政治素質(zhì)

3.1.1 強烈的事業(yè)心

事業(yè)心是一種堅定的職業(yè)信念，是成就一番事業(yè)的奮斗精神和熱愛工作的積極態(tài)度，是一種高尚的情操。檔案事業(yè)和其他各種事業(yè)一樣，在發(fā)展過程中會遇到許多困難和挫折。只有具備敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)、創(chuàng)業(yè)和樂業(yè)的事業(yè)心，才能使檔案人員有知難而進的信心和決心。

3.1.2 高度的責任心

作為檔案工作者，不僅要把工作做好,更重要的是要管理、利用、維護好檔案的完整和安全，保證將來的開發(fā)利用。

3.1.3 勇于創(chuàng)新精神

樹立勇于創(chuàng)新的進取心，提高創(chuàng)新能力,運用創(chuàng)新手段，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，保持檔案工作的生機和活力,促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。只有創(chuàng)新才能使檔案事業(yè)適應時代發(fā)展的需要。

3.2 職業(yè)道德素質(zhì)

檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，在工作中一絲不茍，不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到，按照法律和工作紀律為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是檔案專業(yè)人員職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。

3.3 知識素質(zhì)

管理人員應積極鉆研業(yè)務(wù)，加強學習專業(yè)知識及與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的知識，在工作中不斷改進，掌握新本領(lǐng)，提高業(yè)務(wù)水平和對做好檔案工作的認識。

檔案信息化管理工作是由電子檔案、必要的管理系統(tǒng)、檔案專業(yè)人員三個基本要素構(gòu)成的。三者缺一不可，在管理系統(tǒng)平臺上管理合理、正確的電子檔案是具有高素質(zhì)的檔案職業(yè)者在檔案事業(yè)信息化發(fā)展中的必然趨勢。

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