談建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理

陳秀華

(江蘇省礦業(yè)工程集團(tuán)有限公司，江蘇徐州 221006)

建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理是整個(gè)工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工程，它是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映，是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù);對(duì)工程檔案進(jìn)行管理與監(jiān)督，應(yīng)貫穿于整個(gè)建設(shè)過程中的方方面面。因此，保證工程檔案的完整、系統(tǒng)，加強(qiáng)工程檔案的管理工作非常重要。

1 建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要意義

1)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是整個(gè)建設(shè)過程的直接記錄和真實(shí)反映，它把整個(gè)建設(shè)過程完整地鏈接起來并永久地保存，因此它是建設(shè)過程中形成的技術(shù)成果，是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。很多項(xiàng)目在建設(shè)開工前，已經(jīng)形成了大量的文件材料，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生和積累。若把文件積累的過程從建設(shè)工程項(xiàng)目中剔除，建設(shè)工程項(xiàng)目根本無法成立和開展工作。

2)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量直接反映了整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量。建設(shè)工程作為一種特殊的產(chǎn)品，不但具有一般產(chǎn)品共有的質(zhì)量特性，其質(zhì)量還具有特定的六個(gè)內(nèi)涵:適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境的協(xié)調(diào)性。工程建設(shè)的不同階段，對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量的形成起著不同的作用和影響。因此，記錄整個(gè)建設(shè)過程的工程檔案，直接反映了建設(shè)工程的管理和質(zhì)量的好壞。所以評(píng)價(jià)建設(shè)工程的質(zhì)量，應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)進(jìn)行綜合全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。

2 建設(shè)工程項(xiàng)目中檔案資料管理中的不足

1)工程檔案管理普遍存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點(diǎn)，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多人認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對(duì)形成的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;并且造成整理不規(guī)范，接收審查把關(guān)不嚴(yán)。

2)工程項(xiàng)目建設(shè)具有周期長、時(shí)間跨度大、涉及面廣等特點(diǎn)，易造成文件材料的丟失和歸檔滯后。工程項(xiàng)目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個(gè)單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。工程建設(shè)周期持續(xù)時(shí)間長，使得檔案工作一直處于不斷的運(yùn)動(dòng)和補(bǔ)充狀態(tài)。參與建設(shè)的各個(gè)單位的階段性資料不能及時(shí)收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

3)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一些隨機(jī)文件和過程性文件重視不夠。處理這些文件的隨意性比較嚴(yán)重，經(jīng)常用后就扔，很難做到及時(shí)歸檔，極易造成過程性文件丟失。施工過程中臨時(shí)發(fā)生的變更，不能及時(shí)反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序不規(guī)范，容易導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實(shí)。

4)檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時(shí)不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項(xiàng)目建設(shè)全過程中的資料不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項(xiàng)目建設(shè)人員對(duì)項(xiàng)目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點(diǎn)，極易造成文件材料不能保持有機(jī)聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

3 加強(qiáng)工程檔案管理及監(jiān)控措施和方法

3.1 按集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全管理制度

建立健全檔案管理制度，建立工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。在工程項(xiàng)目開始起動(dòng)時(shí)就建立起一套符合工程建設(shè)特性的檔案管理制度，把檔案工作的基本要求與工程項(xiàng)目的管理有機(jī)地結(jié)合起來，首先從規(guī)章制度上理順關(guān)系，明確各建設(shè)單位的職責(zé)，規(guī)范文件、檔案的管理方法。為了確保檔案工作與工程項(xiàng)目建設(shè)的同步進(jìn)行，應(yīng)指定專人管理工程項(xiàng)目檔案，將檔案工作納入到工作職責(zé)范圍中，確保檔案材料始終處于管控之中。建立起統(tǒng)一的檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確分類方案和保管期限，確保檔案整理工作有章可循。

3.2 充分發(fā)揮合同的作用，把檔案管理納入合同管理

充分發(fā)揮合同的作用，在與監(jiān)理、設(shè)計(jì)和施工單位簽訂合同協(xié)議時(shí)，檔案管理部門要積極參與合同文件中有關(guān)檔案管理?xiàng)l款的談判，設(shè)立專門條款，直接把項(xiàng)目的檔案收集、歸檔的要求與進(jìn)度寫入合同，明確各參建單位在檔案管理方面的違約責(zé)任和懲罰措施，罰則中明確占質(zhì)量保證金的比例，以法律的形式為工程檔案的管理保駕護(hù)航，從而確保工程檔案的完整性和系統(tǒng)性。檔案管理部門積極參與合同的支付控制，對(duì)其進(jìn)行密切跟蹤、考核，以取得檔案管理的主動(dòng)權(quán)。

3.3 根據(jù)文件材料產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律，采用全過程管理模式

根據(jù)文件材料產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律，結(jié)合項(xiàng)目工程的實(shí)際情況，將檔案管理的要求與措施貫徹于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，逐步理順項(xiàng)目文件的歸檔渠道，固化歸檔業(yè)務(wù)流程，隨時(shí)收集積累項(xiàng)目各階段的文件材料，使文件材料全過程受控。在檔案行政管理部門和工程主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，及各參建單位的全方位參與下，實(shí)行事前介入、事中控制、事后審核驗(yàn)收把關(guān)的管理模式，確保工程檔案的完整性。從項(xiàng)目建設(shè)開始，建立對(duì)口的檔案機(jī)構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤和掌握工程建設(shè)的進(jìn)度，確保工程項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和檔案的移交與工程項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，達(dá)到對(duì)過程文件的全面控制。

3.4 掌握文件材料形成規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理

向前延伸管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。對(duì)文件檔案實(shí)施全面的一體化管理，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來，在所有參與建設(shè)的單位之間建立起統(tǒng)一的收發(fā)端口、統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系等，使文件、檔案達(dá)到最佳的管理和利用效果。同時(shí)要強(qiáng)調(diào)宏觀管理與微觀整理齊頭并進(jìn)，宏觀管理上強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)、歸檔控制;微觀整理上要加強(qiáng)實(shí)體管理，注重維護(hù)原貌，保持文件有機(jī)聯(lián)系，便于利用和安全保管。

3.5 提高工程檔案管理效率，推行檔案信息化管理

利用信息技術(shù)，由獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)到與其他信息系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)文檔一體的全程管理，提升工程檔案管理的信息化水平。要將文件與檔案的管理融入到項(xiàng)目管理系統(tǒng)中去，使檔案管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)完成無縫連接。促使項(xiàng)目文件材料的收集、整理與項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文件、檔案網(wǎng)上即時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的有效監(jiān)控及動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率。

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