文書檔案信息化與計(jì)算機(jī)管理

周 雅

(深圳市麒麟山療養(yǎng)院，廣東深圳 518055)

在日常行政管理中，將各種行政性公文，如請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決策文件，經(jīng)過檔案工作者歸檔整理后形成文書檔案保存。若按照以往傳統(tǒng)方式，需要對(duì)每份文件進(jìn)行檢索、選取，再進(jìn)行歸檔，整個(gè)過程完全手工操作，消耗大量的人力和時(shí)間，效率極低。而使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理則方便、快捷，工作人員也將從高強(qiáng)度的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，做到人盡其用。根據(jù)文書檔案管理業(yè)務(wù)量的大小，現(xiàn)有人員能很好地完成從發(fā)文、收文、整理直到文件歸檔等一系列工作，不用等到全部整理好后年底統(tǒng)一歸檔，計(jì)算機(jī)管理可以隨時(shí)將審閱完的文件立刻歸檔。因此，如何抓住信息化發(fā)展機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息來(lái)源的優(yōu)勢(shì)，是擺在每個(gè)檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

1 文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

信息化為檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務(wù)水平不可或缺的途徑。

1.1 信息化管理省時(shí)、省力

傳統(tǒng)檔案錄入只能是手工操作，從檔案立卷到歸檔，包括文件分類、文件組卷、擬寫案卷標(biāo)題、填寫卷內(nèi)目標(biāo)和備考表、排列案卷順序、編寫案卷號(hào)等程序。這些都要按一定規(guī)范嚴(yán)格書寫，既耗費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)人力。而同樣工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作，不管是起草文件、傳輸文件或統(tǒng)計(jì)分類、存儲(chǔ)以及查詢，都會(huì)變得簡(jiǎn)捷、有序，與傳統(tǒng)操作相比大大地提高了工作效率。

1.2 信息化管理改變了存檔方式

以往，檔案管理是靠手工操作，紙制文件存放需要大量空間，歸檔和查詢需要較長(zhǎng)時(shí)間，這給檔案管理者和檔案利用者都帶來(lái)了不便。而使用計(jì)算機(jī)管理后情況就不同了，文件歸檔方式有了根本的變化。文件可分散式歸檔，文件排序以部門為單位，按照時(shí)間順序，隨時(shí)進(jìn)行編號(hào)歸檔。檔案信息與載體實(shí)現(xiàn)了分離利用，還可與其它信息建立互聯(lián)，能保證較高的查全、查準(zhǔn)率。檔案利用者能夠在短時(shí)間內(nèi)找到想要的文件。與傳統(tǒng)手工操作相比較，信息化管理為檔案管理和檔案利用都帶來(lái)了便利。

1.3 增強(qiáng)了文件的保密性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供，盡管查閱者只需查詢卷中的一份或幾份文件，也要把一整卷文件提供給其翻閱，查閱者就能夠看到整卷檔案內(nèi)容，這樣就不能保證文檔管理的保密性要求。而信息化管理解決了這一問題，可以將整卷檔案分為單份文件提供給查閱者，這樣既節(jié)省了查閱者的時(shí)間，又增強(qiáng)了文件的保密性。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，密碼技術(shù)的使用、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)、電子文件資料真?zhèn)巫R(shí)別技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為檔案管理工作對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證，有了這些基本安全措施的保證，則增強(qiáng)了檔案文書的安全保密性。

1.4 超大的存儲(chǔ)量

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，電子文件的傳遞以及共享不再受到距離和時(shí)間的限制。計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)大量的電子文件，這樣可以將檔案室中所有文件信息全部存儲(chǔ)起來(lái)。計(jì)算機(jī)超大的存儲(chǔ)量是實(shí)際空間所無(wú)法比擬的，這也更加方便檔案查閱。

1.5 提高了文件傳遞速度

原始文件傳遞方式是利用文件交換站，經(jīng)過文書取文、發(fā)文、再收文等程序，傳閱時(shí)間很長(zhǎng)，傳送時(shí)間受到約束，還有可能會(huì)由于一些人為因素造成文件丟失、毀壞而延誤文件傳送，影響了文件歸檔，給檢索和查閱帶來(lái)不便。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞可采用多種形勢(shì)傳輸，如群發(fā)、大量發(fā)送、指定發(fā)送、定時(shí)發(fā)送，即時(shí)發(fā)送等，網(wǎng)絡(luò)傳閱文件具有很高的工作效率，可以花很少的時(shí)間就能安全閱讀和審批大量文件，真正做到事半功倍。

2 文書檔案信息化管理的建議

雖然電子文件具有便于檢索利用、方便查找、節(jié)省空間、存儲(chǔ)量大、省時(shí)省力、效率高等優(yōu)點(diǎn)，但是電子公文的法律效力還未得到確認(rèn)，在目前情況下紙制文件有著繼續(xù)存在的必要。

利用計(jì)算機(jī)管理檔案，與傳統(tǒng)檔案管理相比有很大的優(yōu)勢(shì)。然而，只掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不能很好地對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔、檢索和利用，同樣只有很強(qiáng)的文書檔案管理業(yè)務(wù)水平，不了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也無(wú)法做到文書檔案信息化管理工作。因此，要實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理，需要既懂得檔案管理又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。目前，既懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才比較缺乏，檔案管理的信息化建設(shè)往往需要多人合作才能共同完成。因此，檔案工作者需要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的理論素養(yǎng)，充實(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)。通過組織定期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，能夠使檔案工作者的信息化管理能力得到整體提高，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，做一個(gè)真正合格的檔案管理與高水平計(jì)算機(jī)管理的復(fù)合型人才。應(yīng)加大對(duì)檔案管理的重視程度，注重檔案人員的培養(yǎng)，對(duì)內(nèi)加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)外吸收各方面人才，并善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大、充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍。

3 結(jié)語(yǔ)

文書檔案信息化與計(jì)算機(jī)管理是檔案管理發(fā)展方向，如何做好傳統(tǒng)文件管理與計(jì)算機(jī)信息化管理相結(jié)合，是目前檔案管理者需要探討的問題。我們既可以用傳統(tǒng)方法收集、歸檔、鑒定、整理文件，又可以用計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入、檢索、查找等工作，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力。在工作中不斷學(xué)習(xí)，使傳統(tǒng)手工操作的檔案管理與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息化管理很好地結(jié)合起來(lái)，做好文書檔案工作。

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